Perbedaan Antara Otomatisasi Alur Kerja Pribadi &Bisnis (dan Mengapa Anda Membutuhkan Keduanya)

Karena otomatisasi menjadi prioritas bagi para pemimpin C-suite, narasi yang muncul memiliki celah di tengahnya. Kita semua berbicara tentang otomatisasi, tetapi beberapa dari kita berbicara tentang otomatisasi pribadi—pada tingkat individu. Dan beberapa dari kita berbicara tentang otomatisasi alur kerja bisnis—mencakup banyak departemen dan fungsi, seringkali di back office.

Kedua jenis otomatisasi ini penting bagi perusahaan yang sepenuhnya otomatis, tetapi wacana menjadi membingungkan. Dan berfokus hanya pada satu jenis atau yang lain membatasi seberapa besar kita dapat memikirkan otomatisasi. Kita perlu membingkai ulang percakapan untuk berbicara lebih holistik tentang bagaimana otomatisasi dapat mendorong transformasi digital.

Bagaimana kita bisa sampai di sini?

Mengapa wacana berkembang seperti ini? Terutama karena bias konfirmasi. Vendor, analis, dan reporter cenderung mengetahui atau melayani satu sisi pasar lebih baik daripada yang lain, jadi mereka membicarakannya lebih banyak dengan cara yang mendukung pandangan mereka. Perbedaannya, serta kombinasinya, itulah yang akan saya jelaskan di postingan ini.

Mengotomatiskan pekerjaan pendek dan panjang

Model mental yang berguna untuk kita manfaatkan dalam memikirkan hal ini adalah fenomena distribusi ekor panjang.

Di satu sisi, banyak otomatisasi alur kerja bisnis dipilih oleh center of excellence (CoE) secara top-down. Mereka sering terjadi, dan mengotomatiskannya memiliki dampak yang signifikan. Misalnya, otomatisasi seperti menutup pembukuan di bidang akuntansi, atau manajemen pasien di bidang perawatan kesehatan. Mereka adalah ekor pendek dari ide otomatisasi.

Di sisi lain, ada banyak otomatisasi yang lebih pribadi, dan cakupannya lebih kecil secara individual--seperti analis keuangan yang melakukan penelitian pada perusahaan tertentu, menghasilkan laporan harian dengan data dari berbagai sistem. Tetapi ketika Anda menambahkannya, otomatisasi pribadi ini secara kolektif membuat volume pekerjaan yang jauh lebih besar yang terjadi setiap hari. Ini adalah panjang ekor peluang otomatisasi. Saya menulis tentang ini lebih luas di artikel sebelumnya.

Membandingkan otomatisasi alur kerja pribadi dan bisnis

Mungkin akan membantu untuk melihat terlebih dahulu karakteristik kedua jenis otomatisasi secara berdampingan, lalu kita akan menggali masing-masing secara lebih rinci. Anda dapat mengklik tabel di bawah ini untuk melihatnya lebih detail.

Otomasi alur kerja bisnis

Mari gali lebih jauh otomatisasi alur kerja skala perusahaan. Sangat membantu untuk mengingat bahwa perusahaan modern semakin menjadi serangkaian alur kerja digital. Pada intinya, alur kerja tersebut sering kali merupakan perpindahan data antar aplikasi. Kami telah memberikan contoh akuntansi dan manajemen pasien sebelumnya, tetapi biasanya ada ribuan proses berulang ini yang terjadi setiap saat dalam suatu organisasi.

Karena proses ini lebih jarang berubah, masuk akal bahwa jenis alur kerja ini semuanya sudah otomatis terprogram. Tapi mereka tidak. Sistem terputus dan pendekatan tradisional untuk mengintegrasikannya melalui proyek pengembangan klasik terlalu mahal untuk sebagian besar alur kerja. Jadi, orang-orang turun tangan untuk mengisi kekosongan.

Seperti yang dapat Anda lihat dalam kasus penggunaan di bawah ini, proses klaim asuransi melibatkan 10 langkah, dan 100% didorong oleh seseorang. Tetapi ketika Anda menerapkan otomatisasi ke proses, itu mengurangi keseluruhan proses menjadi lima langkah, dengan robot mengambil tiga di antaranya. Dan Anda dapat meningkatkan kapasitas dengan jumlah orang yang sama. Ini membebaskan orang untuk memproses lebih banyak pekerjaan dan menangani jenis tugas yang lebih kompleks dan berpusat pada orang dengan lebih hati-hati. Selain itu, alur kerja menjadi kurang rentan terhadap kesalahan dan jauh lebih tangguh dalam menghadapi perubahan kondisi bisnis - sangat mengurangi risiko dalam bisnis.

Kasus Penggunaan:Pemrosesan Klaim Asuransi

Pada dasarnya, otomatisasi merampingkan bisnis pada tingkat yang mendasar. Ini adalah transformasi digital yang diwujudkan.

Untuk otomatisasi alur kerja bisnis, sangat penting bagi Anda untuk bekerja sama dengan vendor 'utamakan otomatisasi' dengan keahlian dan spesialisasi mendalam dalam teknologi ini. McKinsey memperkirakan:“Sekitar 60% pekerjaan memiliki setidaknya 30% aktivitas mereka yang dapat diotomatisasi.” Pada skala dan kedalaman itu, Anda membutuhkan mitra dengan keahlian.

Selain itu, Anda memerlukan vendor dengan jaringan luas yang dapat memberi Anda pengetahuan teknologi dan menghubungkan Anda dengan mitra dengan keahlian industri dan geografis.

Otomatisasi alur kerja bisnis biasanya merupakan hal pertama yang dikejar perusahaan karena manfaatnya sangat jelas.

Namun, jika perusahaan hanya fokus pada ekor pendek, maka mereka cenderung mengambil buah yang menggantung rendah dan berhenti segera setelahnya. Namun, masih banyak pekerjaan yang tinggal di tingkat pribadi, dan ke sanalah kami melangkah selanjutnya untuk skala besar dalam program otomatisasi.

Otomasi pribadi

Otomatisasi pribadi berarti mengadopsi 'robot untuk setiap orang™' di perusahaan. Ini berarti membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan menambah mereka dengan robot yang melakukan tugas berulang dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Perusahaan dapat membuat dan mendistribusikan otomatisasi pribadi kepada karyawan atau memberi mereka kekuatan untuk membangun otomatisasi pribadi untuk menangani tugas-tugas unik itu sendiri. Jika kita melihat kembali ke ekor panjang otomatisasi, otomatisasi pribadi ini dapat menambahkan hingga skala yang signifikan dan mendorong ROI skala besar.

UiPath telah bekerja dengan pelanggan perintis di bidang ini dan kami menemukan bahwa jenis otomatisasi pribadi yang umum membantu karyawan dengan pekerjaan yang terbagi dalam lima kelompok utama:perencanaan, penelitian, pengambilan tindakan, pengelolaan data, dan produktivitas pribadi.

Ini dapat sangat bervariasi, menurut industri dan peran. Misalnya, di perusahaan asuransi, penjamin emisi dapat menggunakan otomatisasi pribadi untuk mengekstrak data dari sistem pihak ketiga untuk menilai risiko. Manajer hubungan di perusahaan asuransi dapat mengatur otomatisasi pribadi untuk memvalidasi dan merekonsiliasi data dalam sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Petugas klaim asuransi dapat bekerja dengan robot untuk segera mengambil tindakan guna menyelesaikan insiden pelanggan.

Dengan robot di sisi mereka, orang menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan mendapatkan waktu kembali untuk fokus pada pekerjaan yang mereka lakukan lebih baik daripada robot (menangani kompleksitas, membuat asosiasi, menangani abstraksi). Orang dapat menyerahkan pekerjaan kepada robot, atau mereka dapat bekerja berdampingan dengan robot. Karyawan juga dapat mengatur otomatisasi yang digerakkan oleh peristiwa sehingga robot mengawasi hal-hal yang terjadi di desktop. Ketika suatu peristiwa terjadi (misalnya, seorang karyawan masuk ke sistem dan mengambil tindakan), robot secara otomatis mulai bekerja. Ada banyak cara orang dapat bekerja dengan robot untuk mendukung pekerjaan mereka sehari-hari. Hasilnya adalah peningkatan produktivitas, peningkatan keterlibatan karyawan, dan penurunan tingkat kesalahan.

Menjalankan robot yang efektif untuk setiap program orang dalam skala besar membutuhkan pelatihan, manajemen, dan tata kelola. Saat Anda menerapkan otomatisasi pribadi tanpa struktur, Anda berisiko mengalami sprawl otomatisasi. Chief information officer (CIO) sudah familiar dengan rasa sakit dari penyebaran teknologi. Menurut laporan tren Blissfully SaaS 2019, perusahaan menggunakan “rata-rata 137 aplikasi SaaS unik”—meningkat 30% dari 2018. Otomatisasi pribadi tanpa tata kelola menciptakan efek yang sama di sekitar program otomatisasi. Jadi, sangat penting bahwa saat Anda mulai mengaktifkan otomatisasi pribadi, pastikan Anda meluncurkan alat tata kelola yang sesuai.

Berikut adalah studi pelanggan yang hebat tentang bagaimana dentsu memanfaatkan otomatisasi pribadi dengan meluncurkan visi mereka tentang robot untuk setiap orang di dalam perusahaan.

Visi UiPath tentang perusahaan yang sepenuhnya otomatis memanfaatkan kedua jenis otomatisasi.

Poin terakhir yang perlu dipertimbangkan dalam memahami dua jenis otomatisasi adalah bahwa tidak cukup menjadi hebat dalam otomatisasi pribadi atau otomatisasi alur kerja bisnis. Anda harus hebat dalam keduanya.

Visi UiPath dari perusahaan yang sepenuhnya otomatis adalah di mana platform otomatisasi kami tidak hanya memungkinkan setiap jenis, tetapi juga menjembatani celah dan menghubungkannya dengan mulus untuk memperkuat manfaatnya.

Pendekatan holistik ini memiliki manfaat di luar manfaat yang lebih universal dari sistem yang lebih sedikit, transfer keterampilan yang lebih baik, dan jalur dukungan yang lebih jelas ketika diterapkan pada otomatisasi. Ini meningkatkan hasil di seluruh siklus hidup otomatisasi. Untuk memberikan beberapa contoh:

• Pandangan di antara otomatisasi pribadi dan alur kerja bisnis adalah tambang emas untuk menentukan target otomatisasi terbaik berikutnya.

• Saat implementasi, Anda dapat menjembatani jarak tempuh terakhir antara alur kerja bisnis dan efisiensi pribadi dengan memungkinkan orang-orang dengan cepat mengotomatiskan tugas-tugas pribadi unik yang pasti diperlukan untuk memberi makan alur kerja perusahaan baru.

• Anda dapat mengatur potensi distribusi otomatisasi tersebut berdasarkan nilai dan risiko. Jika mereka dapat memberikan nilai yang serupa dengan yang lain, otomatisasi dapat didistribusikan dengan tepat atau bahkan diintegrasikan ke dalam versi alur kerja bisnis yang akan datang. Atau, Anda dapat memastikan bahwa otomatisasi yang dikembangkan secara pribadi tetap seperti itu—hanya tersedia untuk penulis, tetapi dengan kemampuan audit terpusat bila diperlukan.

• Secara lebih luas, Anda dapat dengan mudah mendapatkan satu tampilan interaksi setiap pengguna dengan setiap alur kerja, menambahkan warna ke semua hal di atas.

Pilihan antara otomatisasi pribadi dan otomatisasi alur kerja bisnis bukanlah pilihan yang perlu Anda buat. Perusahaan perintis menyadari bahwa dengan visi otomatisasi holistik, Anda lebih cepat mendapatkan manfaat transformatif dari otomatisasi yang menjangkau produktivitas pengguna akhir dan ROI perusahaan.

Jika Anda menikmati artikel ini, pastikan dan bergabunglah dengan kami untuk UiPath Langsung upcoming yang akan datang menunjukkan. Jangan lewatkan kesempatan Anda untuk mendengar CEO UiPath Daniel Dines mendiskusikan visinya untuk perusahaan yang sepenuhnya otomatis (dan dia akan menjawab pertanyaan dari audiens):

Terima kasih khusus kepada Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George, dan Kate McDaniel atas kolaborasi, curah pendapat, dan kontribusi mereka pada postingan ini.