Otomatisasi Alur Kerja Pribadi vs. Bisnis: Mengapa Keduanya Esensial untuk Sukses

Saat otomatisasi menjadi prioritas untuk para pemimpin C-suite, narasi yang muncul memiliki retakan tepat di tengah. Kita semua berbicara tentang otomatisasi, tetapi sebagian dari kita berbicara tentang otomatisasi pribadi—pada tingkat individu. Dan sebagian dari kita berbicara tentang otomatisasi alur kerja bisnis—meluas di banyak departemen dan fungsi, sering di back office.

Kedua jenis otomatisasi ini adalah inti dari perusahaan sepenuhnya terotomatisasi™, tetapi wacana telah menjadi membingungkan. Dan fokus pada hanya satu jenis atau yang lain membatasi seberapa besar kita dapat memikirkan otomatisasi. Kita perlu meramai ulang percakapan untuk berbicara lebih holistik tentang bagaimana otomatisasi dapat mendorong transformasi digital.

Bagaimana kita sampai di sini?

Mengapa wacana berkembang dengan cara ini? Sebagian besar karena confirmation bias. Vendor, analis, dan pemberita cenderung mengetahui atau memenuhi satu sisi pasar lebih baik dari yang lain, jadi mereka membicarakannya lebih banyak dengan cara yang mendukung pandangan mereka. Perbedaan, serta kombinasi, adalah apa yang akan saya jelaskan dalam postingan ini.

Mengotomatisasi ekor pendek dan panjang pekerjaan

Model mental yang berguna bagi kita untuk memanfaatkan dalam memikirkan ini adalah fenomena distribusi ekor panjang.

Salah satu sisi, banyak otomatisasi alur kerja bisnis dipilih oleh pusat keunggulan (CoE) secara top-down. Mereka terjadi dengan sering, dan mengotomatisasinya memiliki dampak signifikan. Misalnya, otomatisasi seperti menutup buku di akuntansi, atau manajemen pasien di perawatan kesehatan. Mereka adalah ekor pendek dari ide otomatisasi.

Di sisi lain, ada sekelompok luas otomatisasi yang lebih pribadi, dan individu lebih kecil dalam cakupan—seperti analis keuangan yang melakukan riset tentang perusahaan tertentu, menghasilkan laporan harian dengan data dari beberapa sistem. Namun ketika Anda menjumlahkannya, otomatisasi pribadi ini secara kolektif membentuk volume pekerjaan yang jauh lebih besar yang terjadi setiap hari. Ini adalah ekor panjang peluang otomatisasi. Saya menulis tentang ini lebih luas dalam artikel sebelumnya.

Membandingkan otomatisasi alur kerja pribadi dan bisnis

Mungkin akan membantu untuk pertama kali melihat karakteristik dari kedua jenis otomatisasi berdampingan, dan kemudian kita akan membahas setiap satu secara lebih rinci. Anda dapat mengklik tabel di bawah untuk melihatnya dengan lebih detail.

Otomatisasi alur kerja bisnis

Mari kita selami otomatisasi alur kerja skala perusahaan lebih jauh lagi. Berguna untuk diingat bahwa perusahaan modern semakin merupakan serangkaian alur kerja digital. Pada intinya, alur kerja tersebut seringkali adalah data yang bergerak antara aplikasi. Kami telah memberikan contoh akuntansi dan manajemen pasien sebelumnya, tetapi biasanya ada ribuan proses berulang ini yang terjadi sepanjang waktu dalam suatu organisasi.

Karena proses-proses ini jarang berubah, masuk akal jika jenis alur kerja ini semuanya sudah diotomatisasi secara terprogram. Tetapi mereka tidak. Sistem-sistem ini terputus dan pendekatan tradisional untuk mengintegrasikannya melalui proyek pengembangan klasis terlalu mahal untuk sebagian besar alur kerja. Jadi, orang-orang ikut serta untuk mengisi kesenjangan.

Seperti yang Anda lihat dalam use case di bawah, proses klaim asuransi melibatkan 10 langkah, dan 100% didorong oleh orang. Namun ketika Anda menerapkan otomatisasi ke dalam proses, itu mengurangi seluruh proses menjadi lima langkah, dengan robot mengambil tiga di antaranya. Dan Anda dapat meningkatkan kapasitas dengan jumlah orang yang sama. Ini membebaskan orang untuk memproses lebih banyak pekerjaan dan menangani jenis tugas yang lebih kompleks dan berpusat pada manusia dengan lebih hati-hati. Selain itu, alur kerja menjadi lebih sedikit rawan kesalahan dan jauh lebih tangguh di tengah kondisi bisnis yang berubah—yang sangat mengurangi risiko dalam bisnis.

Use Case: Pemrosesan Klaim Asuransi

Menurut sifatnya sendiri, otomatisasi menyederhanakan bisnis pada tingkat fundamental. Ini adalah transformasi digital yang telah wujud.

Untuk otomatisasi alur kerja bisnis, sangat penting bahwa Anda bekerjasama dengan vendor ‘otomatisasi terlebih dahulu’ yang memiliki keahlian dan spesialisasi mendalam dalam teknologi ini. McKinsey memperkirakan: “Lebih dari 60% pekerjaan memiliki setidaknya 30% aktivitas yang dapat diotomatisasi.” Pada skala dan kedalaman tersebut, Anda memerlukan mitra dengan keahlian.

Selain itu, Anda perlu vendor dengan jaringan yang luas yang dapat memberikan Anda pengetahuan teknis dan menghubungkan Anda dengan mitra yang memiliki keahlian industri dan geografis.

Otomatisasi alur kerja bisnis biasanya yang pertama dilachorkan oleh perusahaan karena manfaatnya sangat jelas.

Namun, jika perusahaan hanya fokus pada ekor pendek, maka mereka kemungkinan akan mengambil buah yang mudah dijangkau dan berhenti segera setelah itu. Namun, masih banyak pekerjaan yang ada pada tingkat pribadi, dan inilah tempat kita pergi selanjutnya untuk skala besar dalam program otomatisasi.

Otomatisasi pribadi

Otomatisasi pribadi berarti mengadopsi ‘sebuah robot untuk setiap orang™’ di perusahaan. Ini berarti membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan memperkuat mereka dengan robot yang mengambil tugas-tugas berulang dalam pekerjaan harian mereka. Perusahaan dapat membuat dan mendistribusikan otomatisasi pribadi kepada karyawan atau memberi mereka kekuatan untuk membangun otomatisasi pribadi untuk menangani tugas unik sendiri. Jika kita melihat kembali ke ekor panjang otomatisasi, otomatisasi pribadi ini dapat menumpuk menjadi skala yang signifikan dan mendorong ROI skala besar.

UiPath telah bekerja sama dengan pelanggan pionier di bidang ini dan kami menemukan bahwa jenis otomatisasi pribadi umum membantu karyawan dengan pekerjaan yang jatuh ke dalam lima kelompok utama: perencanaan, riset, mengambil tindakan, mengelola data, dan produktivitas pribadi.

Ini dapat bervariasi sangat signifikan, menurut industri dan peran. Misalnya, di perusahaan asuransi, seorang underwriter dapat menggunakan otomatisasi pribadi untuk mengekstrak data dari sistem pihak ketiga untuk menilai risiko. Manajer hubungan di perusahaan asuransi dapat menyiapkan otomatisasi pribadi untuk memvalidasi dan mendiskonkan data dalam sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Petugas klaim asuransi dapat bekerja dengan robot untuk dengan cepat mengambil tindakan untuk menyelesaikan insiden pelanggan.

Dengan robot di samping mereka, orang menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan mendapatkan waktu kembali untuk fokus pada pekerjaan yang mereka lakukan lebih baik daripada robot (menangani kompleksitas, membuat asosiasi, menangani abstrak). Orang dapat menyerahkan pekerjaan kepada robot, atau mereka dapat bekerja berdampingan dengan robot. Karyawan juga dapat menyiapkan otomatisasi yang dipicu peristiwa sehingga robot mengawasi hal-hal yang terjadi di desktop. Ketika peristiwa terjadi (misalnya, karyawan masuk ke sistem dan mengambil tindakan), robot secara otomatis mulai bekerja. Ada banyak cara orang dapat bekerja dengan robot untuk mendukung pekerjaan sehari-hari mereka. Hasilnya adalah produktivitas yang meningkat, keterlibatan karyawan yang meningkat, dan tingkat kesalahan yang menurun.

Menjalankan program robot untuk setiap orang yang efektif dalam skala besar memerlukan pelatihan, manajemen, dan tata kelola. Saat Anda men-deploy otomatisasi pribadi tanpa struktur, Anda berisiko spread otomatisasi. Chief Information Officers (CIOs) familiar dengan kesakitan spread teknologi. Menurut laporan tren SaaS Blissfully tahun 2019, perusahaan menggunakan “137 aplikasi SaaS unik secara rata-rata”—kenaikan 30% dari 2018. Otomatisasi pribadi tanpa tata kelola menciptakan efek yang sama di sekitar program otomatisasi. Jadi, sangat penting bahwa saat Anda mulai mengaktifkan otomatisasi pribadi, pastikan Anda meluncurkan alat tata kelola yang sesuai.

Ini adalah studi kasus pelanggan yang bagus tentang bagaimana dentsu memanfaatkan otomatisasi pribadi dengan meluncurkan visi mereka tentang robot untuk setiap orang di dalam perusahaan.

Visi UiPath tentang perusahaan sepenuhnya terotomatisasi memanfaatkan kedua jenis otomatisasi.

Pertimbangan terakhir untuk dipahami dalam memahami kedua jenis otomatisasi adalah tidak cukup untuk menjadi hebat dalam otomatisasi pribadi atau otomatisasi alur kerja bisnis. Anda perlu hebat di keduanya.

Visi UiPath tentang perusahaan sepenuhnya terotomatisasi adalah di mana platform otomatisasi kami tidak hanya memungkinkan setiap jenis, tetapi juga menyelimuti retakan dan menyambungkannya secara mulus untuk memperkuat manfaatnya.

Pendekatan holistik ini memiliki manfaat di luar manfaat yang lebih universal dari sistem yang lebih sedikit, transfer keterampilan yang lebih baik, dan garis dukungan yang lebih jelas saat diterapkan pada otomatisasi. Ini meningkatkan hasil di seluruh siklus hidup otomatisasi. Untuk beberapa contoh:

• Pandangan di seluruh otomatisasi pribadi dan alur kerja bisnis adalah tambang emas untuk menentukan target otomatisasi terbaik berikutnya.
• Pada implementasi, Anda dapat menyelimuti mil terakhir antara alur kerja bisnis dan efisiensi pribadi dengan memungkinkan orang untuk dengan cepat mengotomatisasi tugas pribadi unik yang pasti diperlukan untuk memberi makan alur kerja perusahaan baru.
• Anda dapat mengatur potensi distribusi otomatisasi tersebut berdasarkan nilai dan risiko. Jika mereka dapat memberikan nilai yang serupa kepada orang lain, otomatisasi dapat didistribusikan dengan tepat atau bahkan diintegrasikan ke dalam versi masa depan dari alur kerja bisnis. Atau, Anda dapat memastikan bahwa otomatisasi yang dikembangkan pribadi tetap demikian—tersedia hanya untuk pembuat, tetapi dengan auditabilitas terpusat saat diperlukan.
• Secara luas, Anda dapat dengan mudah mendapatkan satu pandangan dari interaksi setiap pengguna dengan setiap alur kerja, menambahkan warna pada semua di atas.

Pilihan di antara otomatisasi pribadi dan otomatisasi alur kerja bisnis bukanlah sesuatu yang harus Anda buat. Perusahaan pionier menyadari bahwa dengan visi otomatisasi holistik, Anda lebih cepat mendapatkan manfaat transformatif otomatisasi yang meluas dari produktivitas pengguna akhir hingga ROI perusahaan.

Jika Anda menyukai artikel ini, pastikan bergabung dengan kami untuk acara UiPath Live yang akan datang. Jangan lewatkan kesempatan untuk mendengar CEO UiPath Daniel Dines membahas visinya tentang perusahaan sepenuhnya terotomatisasi (dan dia akan menerima pertanyaan dari penonton):

Terima kasih khusus kepada Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George, dan Kate McDaniel atas kolaborasi, brainstorming, dan kontribusi mereka pada postingan ini.