Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Pemeriksaan Kesesuaian

Sama seperti saya menyukai analitik bisnis, saya juga menyukai cerita detektif. Di satu sisi, seorang analis proses yang mencari petunjuk tentang masalah proses berubah menjadi detektif. Dan seperti yang akan dikatakan Sherlock Holmes:"Adalah kesalahan besar untuk berteori sebelum seseorang memiliki data." Sebagai detektif yang baik, saya mengandalkan proses penambangan data dalam penyelidikan saya.

Jika Anda belum pernah mendengar tentang proses penambangan sebelumnya, kami sarankan Anda membaca artikel ini terlebih dahulu.

Penambangan proses seperti kaca pembesar yang membantu Anda memperbesar detail proses dan menemukan tanda-tanda perilaku buruk. Triknya adalah memahami apakah penyelidikan Anda bergerak ke arah yang benar.

Semua pemilik proses dan analis bekerja untuk mengidentifikasi apakah eksekusi proses berjalan sesuai rencana. Jika Anda meminta mereka untuk menggambar proses mereka, mereka akan membuat grafik yang ideal di atas kertas:

Grafik (di atas) akurat secara teori, tetapi dalam praktiknya, grafiknya seringkali berbeda. Karyawan tidak selalu mengikuti rencana, terkadang melewatkan aturan kecil, mengulang beberapa tugas, atau salah berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Penyimpangan yang tampaknya kecil dari perencanaan proses awal ini menyebabkan pelanggan tidak senang, pekerjaan tertunda, dan bahkan kerugian finansial. Menemukan inefisiensi ini dapat membantu organisasi menetapkan arah untuk pengoptimalan proses dan kinerja yang lebih tinggi.

Penambangan proses membantu menemukan ketidakefisienan tersebut dengan mengumpulkan data perusahaan dan mengubahnya menjadi grafik proses asli, yang mungkin terlihat seperti ini:

Perhatikan perbedaan antara dua grafik? Inilah yang dimaksud dengan pemeriksaan kesesuaian—mengidentifikasi bagaimana situasi aktual berbeda dari persepsi orang. Atau membandingkan data sistem TI dengan pengetahuan dan pendapat manusia.

Pemeriksaan kesesuaian adalah cara cepat untuk memahami mengapa Anda kehilangan uang selama proses berlangsung, apa alasan keterlambatan pengiriman, dan apa yang menyebabkan kemacetan.

Pemeriksaan kesesuaian adalah teknik penambangan proses yang membantu Anda mencapai efisiensi proses yang lebih tinggi, dan dimulai dengan menemukan hal-hal yang salah.

Tindakan pemeriksaan kesesuaian

Pemeriksaan kesesuaian lebih mudah dijelaskan dalam praktik daripada dengan kata-kata. Jadi, mari selami!

Dengan UiPath Process Mining, Anda dapat melakukan analisis pemeriksaan kesesuaian di tab kesesuaian yang ditentukan.

Jika Anda ingin melihat betapa berbedanya proses sebenarnya dari proses ideal, lanjutkan ke tab model referensi. Bersama dengan pemilik proses dan pusat keunggulan proses penambangan (CoE), Anda dapat membuat grafik proses yang ideal di Penambangan Proses UiPath.

Grafik proses yang ideal akan mewakili visi tim tentang bagaimana segala sesuatunya harus bekerja. Kemudian, algoritme pemeriksaan kesesuaian UiPath akan memetakan grafik tersebut dengan data dari sistem TI Anda (Oracle, SAP®, Salesforce, dan lainnya).

Akibatnya, grafik proses yang ideal (juga disebut model referensi) akan tumpang tindih dengan grafik proses yang sebenarnya dalam satu dasbor. Langkah-langkah yang cocok akan muncul warna biru dan perbedaan warna kuning, seperti pada gambar di bawah ini.

Dari sana Anda dapat memulai analisis pemeriksaan kesesuaian. UiPath Process Mining memiliki berbagai algoritme yang menyederhanakan analisis dengan memberikan petunjuk cepat tentang masalah potensial. Dua tanda paling umum dari penyimpangan proses adalah langkah proses yang tidak ditentukan dan langkah-langkah proses yang dilewati.

Langkah-langkah proses yang tidak ditentukan adalah kegiatan yang tidak direncanakan yang terus dilakukan orang. Ini adalah skenario umum ketika tim melakukan sesuatu yang tidak seharusnya mereka lakukan, menambahkan langkah ekstra ke dalam proses. UiPath Process Mining menyoroti kotak aktivitas tersebut dengan warna kuning:

Tugas analis proses adalah memahami mengapa langkah-langkah ini ada. Seperti detektif yang mencari motif:

• Apakah langkah-langkah itu direncanakan?

• Apa alasan untuk langkah tambahan tersebut?

• Apakah langkah tambahan terjadi di bagian proses yang salah?

• Bagaimana langkah ekstra memengaruhi efisiensi proses?

Dalam kasus lain, karyawan tidak melakukan tugas tertentu dan melewatkan langkah-langkah proses yang telah ditentukan. Itu muncul di tab kesesuaian Penambangan Proses UiPath sebagai langkah-langkah proses yang dilewati. Anda dapat mengidentifikasi langkah-langkah yang dilewati dengan mengikuti panah kuning yang menghubungkan dua kotak aktivitas biru.

Jika panah kuning bergerak berlawanan dengan arah aliran proses (lihat gambar di bawah), itu berarti pengerjaan ulang. Itu benar, setiap panah kuning menunjukkan tempat dalam proses di mana karyawan mengulang pekerjaan untuk beberapa alasan (dan itu tidak boleh terjadi). Proses yang mulus menyiratkan sedikit atau tanpa pengerjaan ulang.

Melewatkan langkah dapat mengurangi kualitas kerja dan menurunkan kebahagiaan pelanggan dan karyawan. Langkah yang dilewati juga dapat mengakibatkan pengerjaan ulang, yang menyebabkan keterlambatan pengiriman, kepuasan pelanggan yang rendah, dan bahkan kerugian finansial.

Analis proses tidak boleh meremehkan kekuatan masalah kecil—menyelesaikannya dapat menghemat sebagian besar arus kas di akhir tahun.

Kemampuan yang diperluas untuk pemeriksaan kesesuaian

Masih ada lagi! UiPath Process Mining memungkinkan Anda memasukkan aturan bisnis dan indikator kinerja utama (KPI) ke dalam analisis Anda.

Apa aturan bisnis itu?

Proses kompleks yang umum, seperti pembelian-untuk-bayar (P2P) atau pesanan-ke-tunai (O2C), dapat memiliki struktur yang berbeda di seluruh perusahaan dan industri. Dengan mempertimbangkan tujuan strategis perusahaan, pemilik proses dapat mengatur pelacakan untuk aturan proses dan KPI.

Misalnya, untuk bisnis e-niaga (seperti Amazon atau Alibaba), sangat penting untuk menjaga kecepatan tinggi dukungan pelanggan. Jadi, di UiPath Process Mining, pemilik proses layanan pelanggan dapat menetapkan KPI:“Permintaan pelanggan harus dijawab dalam waktu 24 jam.”

Atau, kembali ke contoh P2P kami, aturan bisnis dapat berupa:“Pesanan pembelian tidak dapat disetujui dan dibayar oleh karyawan yang sama.”

Anda dapat menentukan semua aturan dan KPI ini di pengelola tag UiPath Process Mining. Pengelola tag memberi Anda dasbor cepat yang mencantumkan semua pelanggaran kasus. Dasbor juga mengurutkan tingkat kepentingan pelanggaran berdasarkan frekuensi dan jumlah kasus.

Teknologi terintegrasi dari Platform UiPath memungkinkan Anda tetap di atas segalanya. Setiap pelanggaran aturan yang terdeteksi oleh Process Mining secara otomatis memperingatkan pemangku kepentingan melalui UiPath Action Center. Dari sana, Anda dapat mengambil tindakan segera dengan menyiapkan robot perangkat lunak, mengatur ulang, atau melaporkan tindakan lain.

Kombinasi UiPath Process Mining dan Action Center sangat membantu analis bisnis seperti halnya Dr. Watson bagi Sherlock Holmes.

Bertindak berdasarkan wawasan penambangan proses

Setelah analisis pemeriksaan kesesuaian, kumpulkan hasilnya dan sesuaikan temuan Anda dengan konteks perusahaan. Jika Anda seorang analis bisnis, tujuan Anda adalah menentukan alasan ketidakefisienan proses dan menyarankan tindakan.

Gunakan wawasan penambangan proses dalam laporan Anda untuk mendukung kesimpulan Anda. Data akan mendukung saran Anda dan membantu Anda mempercepat transformasi digital di seluruh organisasi. Dan jangan lupa untuk menambahkan manusia ke persamaan. Mengandalkan data dan pendapat para ahli, Anda akan mendapatkan gambaran menyeluruh tentang proses tersebut serta meningkatkan kebahagiaan dan produktivitas karyawan.

Kuasai analisis bisnis Anda dengan mengambil wawasan ke dalam tindakan dengan kombinasi kuat RPA dan penambangan proses dengan mengklaim salinan buku putih terbaru kami secara gratis.

Selamat menambang!