Panduan Lengkap Pemeriksaan Kesesuaian Proses: Memastikan Kepatuhan dan Efisiensi

Sama halnya dengan analitik bisnis, saya juga suka cerita detektif. Sebenarnya, analis proses yang mencari petunjuk masalah proses berperan seperti detektif. Seperti yang dikatakan Sherlock Holmes: "Merupakan kesalahan besar untuk menyimpulkan sebelum memiliki data." Sebagai detektif yang baik, saya mengandalkan data process mining dalam investigasi saya.

Jika Anda belum pernah mendengar tentang process mining, kami menyarankan Anda membaca artikel ini terlebih dahulu.

Process mining seperti kaca pembesar yang membantu Anda mengecilkan detail proses dan menemukan tanda-tanda perilaku yang tidak sesuai. Kuncinya adalah memahami apakah investigasi Anda berjalan di arah yang benar.

Semua pemilik proses dan analis bekerja untuk mengidentifikasi apakah eksekusi proses berjalan sesuai rencana. Jika Anda meminta mereka menggambar prosesnya, mereka akan mencetak grafik ideal pada kertas:

Grafik (di atas) akurat secara teori, tetapi dalam praktiknya, grafik seringkali berbeda. Karyawan tidak selalu menuruti rencana, kadang melanggar aturan kecil, mengulang beberapa tugas, atau salah berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Simpangan kecil yang tampak tidak berarti dari perencanaan proses awal ini menyebabkan pelanggan tidak puas, pekerjaan yang tertunda, dan bahkan kerugian keuangan. Menemukan ketidakefisienan ini dapat membantu organisasi menetapkan arah untuk optimasi proses dan performa yang lebih tinggi.

Process mining membantu menemukan ketidakefisienan tersebut dengan mengumpulkan data perusahaan dan mentransformasikannya menjadi grafik proses yang sebenarnya, yang mungkin terlihat seperti ini:

Perhatikan perbedaan antara kedua grafik? Itulah yang dimaksud dengan pemeriksaan kesesuaian (conformance checking)—mengidentifikasi bagaimana situasi aktual berbeda dari persepsi orang. Atau membandingkan data sistem IT dengan pengetahuan dan pendapat manusia.

Pemeriksaan kesesuaian adalah cara cepat untuk memahami mengapa Anda kehilangan uang sepanjang proses, apa alasan pengiriman terlambat, dan apa yang menyebabkan kendala.

Pemeriksaan kesesuaian adalah teknik process mining yang membantu Anda mencapai efisiensi proses yang lebih tinggi, dan dimulai dengan menemukan hal-hal yang salah.

Pemeriksaan Kesesuaian dalam Praktik

Pemeriksaan kesesuaian lebih mudah dijelaskan dalam praktiknya daripada dalam kata-kata. Jadi, mari kita mulai!

Dengan UiPath Process Mining, Anda dapat melakukan analisis pemeriksaan kesesuaian di tab pemeriksaan kesesuaian yang ditentukan.

Jika Anda ingin melihat seberapa besar perbedaan proses aktual dari proses ideal, pindah ke tab model referensi. Bersama dengan pemilik proses dan center of excellence (CoE) process mining, Anda dapat membangun grafik proses ideal di UiPath Process Mining.

Grafik proses ideal akan mewakili visi tim tentang bagaimana hal-hal seharusnya bekerja. Kemudian, algoritma pemeriksaan kesesuaian UiPath akan memetakan grafik tersebut dengan data dari salah satu sistem IT Anda (Oracle, SAP®, Salesforce, dan lainnya).

Akibatnya, grafik proses ideal (juga disebut model referensi) akan tumpang tindih dengan grafik proses aktual dalam satu dasbor. Langkah yang cocok akan muncul dalam biru dan perbedaan dalam kuning, seperti pada gambar di bawah ini.

Dari sana Anda dapat memulai analisis pemeriksaan kesesuaian. UiPath Process Mining memiliki berbagai algoritma yang menyederhanakan analisis dengan memberikan petunjuk cepat tentang potensi masalah. Tanda-tanda paling umum dari simpangan proses adalah langkah proses yang tidak ditentukan dan langkah proses yang dilewati.

Langkah proses yang tidak ditentukan adalah aktivitas yang tidak terencana yang terus dieksekusi orang. Ini adalah skenario umum ketika tim melakukan sesuatu yang seharusnya tidak dilakukan, menambahkan langkah ekstra ke dalam proses. UiPath Process Mining menyorot kotak aktivitas tersebut dalam kuning:

Tugas analis proses adalah memahami mengapa langkah-langkah ini ada sama sekali. Seperti detektif yang mencari motif:

• Apakah langkah-langkah tersebut direncanakan?
• Apa alasan langkah ekstra tersebut?
• Apakah langkah ekstra terjadi di bagian proses yang salah?
• Bagaimana langkah ekstra mempengaruhi efisiensi proses?

Dalam kasus lain, karyawan tidak melakukan tugas tertentu dan melewati langkah proses yang telah ditentukan. Langkah-langkah tersebut muncul di tab kesesuaian UiPath Process Mining sebagai langkah proses yang dilewati. Anda dapat mengidentifikasi langkah yang dilewati dengan mengikuti panah kuning yang menghubungkan dua kotak aktivitas biru.

Jika panah kuning bergerak berlawanan dengan alur proses (lihat gambar di bawah ini), itu berarti pekerjaan ulang. Benar, setiap panah kuning menunjukkan tempat dalam proses di mana karyawan mengerjakan ulang pekerjaan dari suatu alasan (dan seharusnya tidak terjadi). Proses yang halus berarti sedikit atau tidak ada pekerjaan ulang.

Langkah yang dilewati dapat mengurangi kualitas pekerjaan dan menurunkan kepuasan pelanggan serta karyawan. Langkah yang dilewati juga dapat mengakibatkan pekerjaan ulang, yang menyebabkan keterlambatan pengiriman, kepuasan pelanggan yang rendah, dan bahkan kerugian keuangan.

Analis proses tidak pernah boleh meremehkan kekuatan masalah kecil—memecahkannya dapat menghemat sebagian besar arus kas di akhir tahun.

Kemampuan Diperluas untuk Pemeriksaan Kesesuaian

Ada lagi! UiPath Process Mining memungkinkan Anda memasukkan aturan bisnis dan indikator kinerja kunci (KPI) ke dalam analisis Anda.

Apa itu aturan bisnis tersebut?

Proses kompleks umum, seperti purchase-to-pay (P2P) atau order-to-cash (O2C), dapat memiliki struktur yang berbeda di setiap perusahaan dan industri. Dengan mempertimbangkan tujuan strategis perusahaan, pemilik proses dapat menetapkan pelacakan untuk aturan proses dan KPI.

Misalnya, untuk bisnis e-commerce (seperti Amazon atau Alibaba), sangat penting untuk menjaga kecepatan layanan pelanggan yang tinggi. Oleh karena itu, di UiPath Process Mining, pemilik proses layanan pelanggan dapat menetapkan KPI: "Permintaan pelanggan harus dijawab dalam 24 jam."

Atau, kembali ke contoh P2P kami, aturan bisnis dapat berupa: "Pesanan pembelian tidak dapat disetujui dan dibayar oleh karyawan yang sama."

Anda dapat menentukan semua aturan dan KPI ini di tag manager UiPath Process Mining. Tag manager menyediakan dasbor cepat untuk wawasan yang mencantumkan semua pelanggaran kasus. Dasbor juga menurut tingkat pentingnya pelanggaran berdasarkan frekuensi kasus dan jumlahnya.

Teknologi terintegrasi platform UiPath memungkinkan Anda tetap mengawasi segala sesuatu. Setiap pelanggaran aturan yang terdeteksi oleh Process Mining secara otomatis memberi peringatan kepada pemangku kepentingan melalui UiPath Action Center. Dari sana, Anda dapat mengambil tindakan segera dengan menyiapkan robot perangkat lunak, mengubah susunannya, atau melaporkan untuk tindakan lain.

Kombinasi UiPath Process Mining dan Action Center sangat membantu bagi analis bisnis, seperti Dr. Watson bagi Sherlock Holmes.

Tindakan Berdasarkan Wawasan Process Mining

Setelah analisis pemeriksaan kesesuaian, kumpulkan hasilnya dan sesuaikan temuan Anda dengan konteks perusahaan. Jika Anda adalah analis bisnis, tujuan Anda adalah menentukan alasan ketidakefisienan proses dan menyarankan tindakan.

Gunakan wawasan process mining dalam laporan Anda untuk mendukung kesimpulan Anda. Data akan mendukung saran Anda dan membantu Anda mempercepat transformasi digital di seluruh organisasi. Dan jangan lupa untuk menambahkan elemen manusia ke dalam persamaan. Bergantung pada baik data maupun pendapat para ahli, Anda akan mendapatkan gambaran holistik tentang proses dan meningkatkan kebahagiaan serta produktivitas karyawan.

Kuasai analisis bisnis Anda dengan menerapkan wawasan menjadi tindakan dengan kombinasi kuat RPA dan process mining dengan mengklaim salinan gratis white paper terbaru kami.

Selamat menambang!