Mencapai Potensi Otomatisasi Penuh - Model Pengoperasian Otomatisasi (Bagian 3)

Catatan editor:ini adalah artikel ketiga dari seri tiga bagian. Mulailah serial ini dengan membaca Manfaat Model Operasi Otomatisasi (Bagian 1) .

Di bagian ketiga seri ini (artikel ini), kita beralih ke titik kritis utama di mana otomatisasi melewati ambang batas dan menyebar dengan cepat untuk menyentuh setiap karyawan. Titik kritisnya adalah otomatisasi dalam skala besar tetapi dipersonalisasi untuk individu.

Mencapai skala berarti pusat keunggulan otomatisasi (CoE) sedang membangun otomatisasi yang:

• Rentangkan beberapa departemen

• Rentangkan aplikasi perusahaan

• Gunakan berbagai teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan chatbot

Namun terobosan sebenarnya adalah memberdayakan setiap karyawan untuk menggunakan, membuat, dan memanfaatkan otomatisasi.

UiPath membayangkan memungkinkan setiap pelanggan untuk memberikan 'robot untuk setiap orang' di organisasi mereka. Robot untuk setiap orang memungkinkan semua karyawan bekerja lebih cerdas dengan menggunakan robot perangkat lunak untuk membantu tugas sehari-hari mereka.

Untuk mencapai potensi penuh otomatisasi, organisasi memerlukan tiga dimensi yang bekerja bersama-sama:

1. Kepemimpinan menciptakan target otomatisasi untuk mendorong eksekusi

2. CoE yang mampu menciptakan otomatisasi kompleks yang mendorong nilai besar

3. Robot perangkat lunak di setiap desktop sebagai asisten digital yang mendorong adopsi massal

Model operasi otomatisasi adalah rencana terstruktur untuk dieksekusi pada masing-masing secara bersamaan. Ini menciptakan keselarasan antara kepemimpinan, CoE, dan unit bisnis di enam elemen program yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

Sumber:UiPath

Tanpa model operasi otomatisasi, program dapat larut ke dalam daftar proyek yang membingungkan. Pendekatan taktis berbasis proyek untuk otomatisasi tak terhindarkan mendorong ke kasus penggunaan "buah rendah". Itu adalah salah satu jebakan umum yang mencegah Robotic Process Automation (RPA) dari penskalaan. Apa yang paling sering saya saksikan dalam situasi ini adalah bahwa program otomatisasi hampir semata-mata bergantung pada preferensi manajer tingkat menengah alih-alih terikat pada tujuan perusahaan yang lebih luas.

Target program dan rencana eksekusi

Saat saya meminta pelanggan yang menjalankan otomatisasi dalam skala besar untuk membagikan apa yang membuat mereka sukses, pola umum muncul:

1. Pertama, mereka mulai dengan visi dan perencanaan eksekutif

2. Selanjutnya, setiap pemimpin unit bisnis menyelaraskan dengan berkomitmen pada hasil bisnis

3. Terakhir, karyawan di setiap unit bisnis menciptakan ide untuk memenuhi tujuan tahunan

Misalnya, saya baru-baru ini mengambil bagian dalam percakapan dengan chief financial officer (CFO) di organisasi pelanggan UiPath di mana dia mengilhami timnya untuk mengadopsi otomatisasi berdasarkan visi masa depan yang menarik. Visinya adalah salah satu yang semua orang bisa langsung mengerti. Dia meminta beberapa menit untuk memulai rapat karyawan tentang otomatisasi. Dalam waktu kurang dari 15 menit, eksekutif menyampaikan bagaimana otomatisasi akan berdampak pada perusahaan:

• Kinerja keuangan

• Posisi kompetitif

• Peningkatan keterampilan karyawan

Dia juga menjelaskan bagaimana otomatisasi akan membantu mereka menyelaraskan dengan tren teknologi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan selama lima tahun ke depan.

Setelah pertemuan, saya melengkapi CFO pada pembukaannya. Meski mengapresiasi, dia dengan cepat menunjukkan bahwa menyelaraskan tim dalam menggunakan otomatisasi membutuhkan lebih dari sekadar visi.

Dia mengingatkan saya bahwa perusahaan dengan visi besar sering dikalahkan oleh pesaing dalam lanskap bisnis yang bergerak cepat saat ini. Dia menekankan bahwa mengoperasionalkan visi berarti menciptakan target keuangan yang konkret per unit bisnis menggunakan tolok ukur eksternal dari potensi otomatisasi.

CFO mengatakan bahwa setelah menetapkan tujuan otomatisasi tahunan oleh unit bisnis, ia mengharapkan setiap pemimpin unit bisnis untuk memecahnya berdasarkan departemen atau area fungsional. Mereka harus menggunakan siklus anggaran tahunan untuk merencanakan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi target ini.

Mari kita pertimbangkan contoh fiksi. Dalam contoh kami, tujuan tingkat perusahaan adalah untuk memotong $250 juta dalam biaya operasional dalam setahun. Setiap unit bisnis diharuskan untuk berkontribusi pada tujuan itu dan persyaratan itu mengalir ke departemen dalam setiap unit bisnis. Pada contoh yang ditunjukkan pada diagram di bawah, departemen pertama akan memiliki target $10 juta untuk berkontribusi pada penghematan biaya operasional (lihat langkah pertama dalam diagram).

Klik gambar di atas untuk melihat versi gambar yang lebih besar.

Karyawan departemen tersebut dapat mengirimkan ide otomatisasi melalui UiPath Automation Hub untuk memenuhi tujuan departemen. UiPath Automation Hub memfasilitasi pengumpulan dan pengelolaan saluran otomatisasi organisasi (disorot oleh langkah dua dalam diagram). Ini penting untuk manajemen perubahan:jika karyawan tidak memiliki suara dalam menciptakan masa depan, mereka sering kali tidak sepenuhnya menyetujui visi masa depan.

Sekarang inilah saus rahasianya:CoE membangun "pabrik pengiriman" di setiap departemen. Pabrik pengiriman (ditunjukkan pada langkah tiga diagram di atas) dapat ditingkatkan atau diturunkan berdasarkan tujuan organisasi. Pabrik pengiriman juga dapat mempertimbangkan urgensi organisasi untuk mencapai hasil bisnis yang ditargetkan. Pabrik dapat dikelola menggunakan:

• Sumber daya CoE sebagai layanan bersama ke unit bisnis

• Konsultan luar disewa sesuai permintaan

• Pengembang penuh waktu yang direkrut langsung di dalam unit bisnis

• Pengembang warga yang membangun otomatisasi untuk tim mereka (selain pekerjaan harian mereka)

Saya menyebutnya pabrik karena di sanalah nilai dihasilkan, yang membantu mendorong hasil bisnis departemen. Untuk tujuan contoh kita, katakanlah pabrik pengiriman membantu memberikan penghematan $10 juta untuk tahun ini. Dengan memberikan dan mendukung otomatisasi terutama dari dalam unit bisnis (lihat langkah empat dalam diagram), unit bisnis dapat mengendalikan nasib mereka sendiri dan bergerak dengan kecepatan mereka sendiri dengan tata kelola yang disediakan oleh CoE.

Pengukuran nilai

Target keuangan telah ditetapkan untuk setiap unit bisnis oleh pimpinan. Periksa.

Data pembacaan analitik dari bot perangkat lunak secara otomatis mengalir ke dasbor eksekutif untuk menunjukkan kemajuan dalam mencapai target. Periksa.

Karyawan dalam setiap departemen memberikan nilai menggunakan otomatisasi untuk memenuhi tujuan departemen. Periksa.

Pada langkah lima diagram di atas seperangkat standar metrik operasional dan keuangan digunakan untuk mengukur nilai otomatisasi yang direalisasikan. Ketika para pemimpin memilih metrik standar, mereka harus memutuskan apakah 'penghematan biaya yang sulit' benar-benar menceritakan keseluruhan cerita. Dalam contoh kami, mengurangi biaya operasional sebesar $250 juta adalah penghematan biaya yang sulit.

Para eksekutif menghargai penghematan biaya yang sulit karena mereka segera dapat diukur. Namun, mereka juga memahami bahwa bagian paling substansial dari nilai seringkali lebih sulit untuk diukur (seperti penghindaran biaya, loyalitas karyawan, dan pengurangan risiko). Membuka nilai itu dan mengukurnya adalah apa yang mengangkat program otomasi menjadi pilar utama transformasi digital.

Saya telah melihat para eksekutif menyajikan pengukuran nilai otomatisasi sebagai:

• Penghindaran biaya :Saat perusahaan meningkatkan pendapatan dengan kemampuan otomatisasi skala penuh, pertumbuhan jumlah karyawan dapat ditingkatkan pada tingkat yang lebih lambat.

• Loyalitas karyawan :Ketika karyawan melepaskan pekerjaan mereka yang berulang dan berdasarkan aturan menggunakan RPA, mereka membebaskan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bermakna. Robot perangkat lunak seperti aktivitas peningkatan moral lainnya seperti program kesehatan karyawan atau penitipan anak gratis. Semuanya diketahui dapat mengurangi biaya pergantian dan perekrutan karyawan.

• Pengurangan risiko :RPA memungkinkan auditor untuk beroperasi pada tingkat yang jauh lebih tinggi dan meningkatkan kualitas audit. Mengotomatisasi tugas yang tidak memerlukan penilaian auditor meningkatkan kualitas audit karena memungkinkan auditor untuk fokus pada pengecualian untuk mengurangi risiko. Bot perangkat lunak merekam data log untuk setiap tindakan yang mereka lakukan dalam proses bisnis sehingga auditor menyukai transparansi.

Penghematan “biaya lunak” di atas tidak termasuk pendorong nilai lain seperti dampak positif pada pendapatan dan pengalaman pelanggan yang sering kali dapat menjadi pendorong utama otomatisasi. Dari pengalaman saya, para eksekutif ingin mengukur peningkatan biaya lunak dan pendorong nilai pendapatan ini secara konservatif dan mengomunikasikannya secara berdampingan dengan penghematan biaya operasional langsung.

Perluasan unit bisnis tambahan

Pada langkah enam diagram, wawasan tentang nilai digunakan oleh sponsor eksekutif untuk berbagi keberhasilan otomatisasi dengan para pemimpin departemen lainnya. Biasanya, departemen tersebut ingin membuat program otomatisasi mereka sendiri. Ketika CoE mengaktifkan unit bisnis baru, model operasi otomatisasi adalah model interaksi antara unit bisnis dan CoE yang berfungsi sebagai kesepakatan tentang cara mengoperasikan dan membangun pabrik pengiriman mereka sendiri.

Bilas dan ulangi untuk setiap departemen atau area fungsional yang berurutan. Ini menciptakan titik kritis (yang saya bicarakan di awal artikel ini) di mana otomatisasi berkembang pesat di seluruh organisasi.

Bacaan terkait :Cara Menginjili RPA Dalam Organisasi Anda

Struktur organisasi

Dalam blog saya Memberdayakan Setiap Karyawan Untuk Menjadi Pahlawan Otomasi, saya memperkenalkan gagasan bahwa perubahan besar dalam pengaruh akan segera terjadi. Dalam pergeseran itu, karyawan yang paling dekat dengan proses bisnis akan diberdayakan untuk mengambil peran yang lebih penting secara progresif dalam program otomatisasi dengan:

• Mengirimkan ide otomatisasi

• Mendokumentasikan tugas atau langkah-langkah dalam suatu proses

• Memberikan efisiensi operasional dengan menggunakan otomatisasi setiap hari dengan robot perangkat lunak di desktop mereka yang dibuat oleh pengembang profesional

• Membuat otomatisasi tugas sederhana untuk diri mereka sendiri atau orang lain di tim mereka (pengembang warga)

Faktanya, beberapa pelanggan inovatif telah sepenuhnya mengubah proses ini dengan CoE memberikan penghargaan dan pengakuan kepada kontributor non-teknis untuk ide dan otomatisasi teratas.

Struktur organisasi berubah seiring dengan matangnya program dari terpusat menjadi “federasi”. Artinya, seiring dengan semakin meningkatnya kemampuan karyawan dalam unit bisnis, tim CoE yang terpusat mengubah piagam mereka untuk mendukung kualitas solusi, tata kelola, dan kontrol, bukan hanya pengembangan.

Misalnya, saya memiliki pelanggan yang memiliki CoE IT dan CoE unit bisnis keuangan yang terpisah. Mereka memulai dengan CoE terpusat tetapi seiring waktu mengubah struktur organisasi menjadi model yang lebih federasi karena departemen keuangan menjadi lebih matang dan mampu. Unit bisnis keuangan melihat nilai dalam mengendalikan nasib mereka sendiri dan memprioritaskan pendanaan untuk mempekerjakan staf mereka sendiri.

CoE di bidang TI ada untuk memberikan kontrol dan kepatuhan terhadap keuangan tetapi melayani unit bisnis lain di luar keuangan yang tidak memiliki tingkat kepegawaian yang sama dengan cara yang lebih praktis.

Kualitas solusi

Tidak setiap ide otomasi yang diajukan ke CoE akan cukup substansial untuk diprioritaskan untuk diimplementasikan. Setiap ide yang telah diajukan dan tidak otomatis adalah titik sakit yang belum terpecahkan.

Dengan mengaktifkan unit bisnis seperti yang dijelaskan di atas, Anda dapat menghilangkan titik-titik sakit ini. Namun, dalam semua kasus, CoE akan terlibat dalam kontrol kualitas dan jaminan. CoE bertanggung jawab untuk menyediakan standar, template, dan metodologi ke seluruh organisasi.

Memastikan kualitas solusi dapat menjadi area gesekan antara CoE dan pengembang individu di unit bisnis yang berinovasi untuk membantu mendorong hasil bisnis. Pendekatan sukses yang saya lihat adalah bahwa CoE terlibat melalui kerja sama dengan Departemen SDM atau Pembelajaran untuk memberikan pelatihan sebagai rencana pembelajaran individu dengan tingkat sertifikasi tertentu.

CoE ingin membuat pustaka komponen yang dapat digunakan kembali yang dibagikan melalui UiPath Automation Hub. Ini memberikan cara standar untuk menyelesaikan tugas berulang seperti masuk ke aplikasi dengan kontrol keamanan yang tepat. Pengembang dalam unit bisnis dapat memulai dengan menggunakan komponen yang dapat digunakan kembali ini yang disertifikasi oleh CoE untuk membangun otomatisasi dengan kualitas tingkat tinggi.

Tata kelola dan kontrol

Sementara pendekatan model operasi otomatisasi ini memberikan otonomi yang besar kepada setiap unit bisnis, CoE harus menyediakan fungsi tata kelola dan kontrol. Misalnya, jalur produksi untuk solusi akan mencakup gerbang fase untuk memastikan kualitas kode dan kepatuhan terhadap semua kebijakan dan standar.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana kontrol CoE membantu menciptakan model interaksi antar departemen untuk ditingkatkan dengan cepat:

• Visibilitas instan dari semua proyek otomatisasi untuk mencegah pekerjaan duplikat atau bekerja dalam silo

• Mengidentifikasi otomatisasi bernilai tinggi yang dibuat oleh unit bisnis individu untuk berbagi

• Pemeriksaan kualitas otomatisasi yang dikembangkan oleh warga yang dimaksudkan untuk dikonsumsi oleh orang lain

Seperti yang telah ditunjukkan oleh seri tiga bagian ini, perusahaan paling ambisius berporos untuk mengubah model operasi otomasi menjadi kerangka kerja asli untuk bisnis digital. Sementara peluang yang lebih luas untuk otomatisasi mungkin bersifat universal, strategi aktual dan kebutuhan operasional di satu unit bisnis, departemen, atau wilayah mungkin sangat berbeda dari yang lain.

Dalam skala besar, otomatisasi tidak lagi hanya didorong oleh para profesional RPA di CoE. Anda telah berhasil mencapai skala ketika setiap karyawan dapat memanfaatkan inovasi ini dengan asisten digital mereka sendiri. Asisten digital adalah robot yang hadir yang berfungsi sebagai mekanisme transformasi digital di setiap desktop.

Jika Anda siap untuk membuat model operasi otomatisasi menjadi nyata di organisasi Anda, sebaiknya luangkan waktu seminggu untuk memulai program.

Mulai kursus Yayasan Model Operasi Otomasi yang dipimpin oleh instruktur selama tiga hari. Ini akan memberi Anda alat untuk mengoptimalkan investasi otomatisasi Anda dan pemahaman terperinci tentang deskripsi dan definisi komponen, interaksi, dan proses inti. Kursus ini diikuti dengan lokakarya jumpstart dua hari untuk memungkinkan para peserta menggunakan keterampilan baru mereka untuk diterapkan pada kebutuhan unik organisasi mereka secara real time. Dan tim Konsultasi Otomasi kami memberikan bantuan di lingkungan bengkel yang ditentukan. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang kursus ini.