Mempercepat Transformasi Digital:Memperkenalkan Roda Gila Otomatisasi

Sebagai seseorang yang beruntung menghabiskan waktu bersama para pemimpin otomatisasi perusahaan besar, saya telah memperhatikantren baru muncul.

Saat ini, mereka berbicara tentang bagaimana menskalakan program otomasi mereka di luar hambatan proses yang paling jelas yang membuktikan RPA nyata. Namun, banyak perusahaan tidak tahu bagaimana merancang sistem secara sistematis untuk mengungkap apa yang harus diotomatisasi selanjutnya.

Tetapi ada cara baru untuk mengelola otomatisasi yang dapat membantu Anda melewati jurang dan membuat program mandiri. Dalam postingan ini saya memandu Anda melalui konsep "roda gila otomatisasi" dan membantu Anda memahami bagaimana hal itu membantu para inovator menskalakan program mereka lebih cepat.

Konsep roda gila telah menjadi populer dalam beberapa tahun terakhir dalam literatur bisnis. Mungkin contoh yang paling terkenal adalah roda gila Amazon, yang dipetakan oleh perusahaan pada tahun 2001. Seperti yang dijelaskan dalam buku Brad Stone, The Everything Store .

Tampilannya seperti ini:

Sumber

roda gila otomatis adalah pola serupa yang menggambarkan bagaimana konsumsi otomatisasi mengarah pada ide-ide baru untuk otomatisasi, dan pada akhirnya penciptaan otomatisasi oleh pengguna akhir yang memberi makan program dan memutar roda gila lebih cepat. Dengan demikian, ada momentum yang lebih besar untuk otomatisasi karena semakin meluas di organisasi.

Berikut adalah tampilan roda gila otomatisasi.

Ini hanyalah bingkai terakhir dengan semua elemen disatukan. Tonton videonya—ini akan menunjukkan cara menerapkannya ke perusahaan Anda. Kemudian kembali ke pos dan saya akan menjelaskan apa yang terjadi secara lebih rinci.

Oke – mari kita telusuri langkah demi langkah ini.

Langkah 1:Pusat keunggulan (CoE) membangun otomatisasi

Roda gila dimulai dengan pendekatan top-down yang menampilkan otomatisasi pembangunan tim terpusat untuk perusahaan pada umumnya. Otomatisasi dipilih berdasarkan skala dampak dan ROI yang dimilikinya di seluruh organisasi.

Proses yang dipilih untuk otomatisasi biasanya memiliki kemacetan yang terkenal. Mereka biasanya sering terjadi, memiliki varians rendah dalam eksekusi, dan mudah otomatis. Jenis otomatisasi ini adalah buah yang tergantung rendah untuk CoE. Mereka membawa nilai besar.

Proses menentukan tugas mana yang akan diotomatisasi biasanya melibatkan semacam analisis ROI. Di masa lalu, hal ini sering dilakukan dalam spreadsheet – hari ini, pelanggan menggunakan UiPath Automation Hub, yang menampilkan semua alat yang diperlukan untuk menganalisis ide otomatisasi.

Contoh sederhana dari otomatisasi top-down adalah pemrosesan faktur. Membayar faktur vendor adalah tugas yang sering dilakukan – mungkin terjadi puluhan ribu kali sebulan. Ada sedikit nilai tambah dalam melakukan pekerjaan, dan itu rutin.

Tidak ada yang suka memproses faktur, tetapi ini adalah pekerjaan yang harus dilakukan. CoE menghitung nilai dari setiap potensi otomatisasi, dan menyusun peringkatnya untuk memutuskan apa yang harus dikerjakan.

Otomatisasi proses awal ini biasanya otomatisasi tanpa pengawasan. Otomatisasi tanpa pengawasan sering kali berjalan di latar belakang tanpa interaksi pengguna apa pun, tetapi otomatisasi itu menggerakkan roda gila.

Langkah 2:CoE memberikan otomatisasi kepada karyawan

Selanjutnya, perusahaan membuat otomatisasi yang dihadiri. Ini dikirim ke desktop karyawan melalui Asisten UiPath. Otomatisasi dimulai oleh atau dikerjakan bersama-sama dengan karyawan.

Misalnya, bayangkan sebuah pusat kontak di mana begitu agen mulai berbicara dengan pelanggan, robot bergerak melalui berbagai sistem untuk mengumpulkan semua informasi tentang pelanggan (misalnya pembelian terakhir mereka, status pengiriman saat ini). Sebelum RPA, agen harus bekerja di banyak sistem yang berbeda saat berbicara dengan pelanggan untuk memunculkan data ini – tetapi dengan otomatisasi yang hadir, robot dapat melakukan semuanya untuk mereka.

Langkah 3:Karyawan menggunakan otomatisasi

Setelah didistribusikan, karyawan mulai menggunakan otomatisasi.

Bekerja dengan robot biasanya mengarah pada momen pencerahan bagi karyawan. Sebelum pengalaman ini, mereka mungkin takut dengan robot perangkat lunak atau tidak mengerti bagaimana mereka seharusnya bekerja dengan otomatisasi. Namun begitu mereka mulai melihat bagaimana otomatisasi membuat hidup mereka lebih mudah, mereka mulai mengadopsinya dengan lebih mudah.

Yang terjadi selanjutnya adalah bagaimana roda gila mulai mendapatkan momentum.

Langkah 4:Karyawan mengirimkan ide ke CoE

Setelah karyawan memahami cara kerja otomatisasi dan bagaimana otomatisasi menjadikan bagian dari pekerjaan mereka lebih baik, mereka menginginkan lebih. Mereka menginginkan otomatisasi untuk bagian lain dari pekerjaan mereka. Mereka melihat bahwa tidak ada yang dipecat (robot tidak mengambil pekerjaan mereka), sehingga mereka merasa nyaman dan mulai berbagi ide untuk proses yang dapat diotomatisasi.

Katakanlah, misalnya, saya seorang manajer departemen dan CoE telah memberi saya robot untuk mengumpulkan data harian dari banyak sistem dan mengimpor data untuk membuat laporan ke Microsoft Excel. Saya suka Robot Laporan saya. Saya ingin lebih banyak robot seperti itu. Saya memiliki beberapa ide yang saya bagikan dengan CoE saya.

Misalnya, setelah CoE meluncurkan lima otomatisasi pertama di Perusahaan Asuransi Kendaraan Bermotor Negara, karyawan kembali dengan daftar lebih dari seratus ide otomatisasi untuk menggantikan pekerjaan biasa yang tidak ingin mereka lakukan lagi.

Langkah 5:CoE membangun otomatisasi

Berkat saran karyawan, CoE memiliki ide baru untuk membangun otomatisasi. Ide yang mungkin tidak pernah mereka pikirkan. Tetapi mereka adalah ide otomatisasi proses yang memiliki potensi luar biasa. CoE akan menganalisis ide otomatisasi dan membangun ide yang memiliki ROI terbesar.

Seperti yang Anda lihat, kita kembali ke awal. Mereka meluncurkan otomatisasi tersebut kepada karyawan dan roda gila otomatisasi terus menambah kecepatan.

Saat roda gila otomatisasi mulai menambah kecepatan, manfaat dari program mulai terlihat dengan jelas:

• Peningkatan produktivitas

• Karyawan yang lebih bahagia

• Pelanggan yang lebih puas

Melihat nilai dan ROI, perusahaan berinvestasi lebih banyak lagi dalam program otomatisasi dan roda terus berputar.

Kemudian, sesuatu yang luar biasa terjadi.

Ada terobosan yang memicu gigi lain ke roda gila. Beberapa karyawan menjadi begitu terpikat oleh kemungkinan otomatisasi sehingga mereka mulai mengutak-atik otomatisasi proses itu sendiri. Mereka membangun otomatisasi untuk meningkatkan alur kerja pribadi mereka sendiri. Mereka melihat cara mereka bekerja dan melihat 10 menit di sini, atau 20 menit di sana, yang dapat dihemat oleh robot perangkat lunak yang melakukan pekerjaan untuk mereka.

Langkah 6:Pengembang warga membangun ide mereka sendiri

Karyawan ini—yang biasanya sedikit lebih paham secara teknis—dikenal sebagai pengembang warga. Mereka mengunduh UiPath StudioX dan mulai membuat. StudioX adalah alat tanpa kode yang memudahkan pengembang warga untuk mengotomatiskan tugas pekerjaan biasa mereka. Tidak perlu banyak belajar bagaimana melakukan ini. Kebanyakan orang siap untuk pergi setelah satu hari pelatihan.

Sekarang, robot mereka dimuat dengan otomatisasi yang disediakan perusahaan dan yang mereka buat sendiri. Misalnya, mereka mungkin memiliki otomatisasi pemrosesan faktur yang dijelaskan sebelumnya, otomatisasi 'mulai hari saya' yang memasukkan mereka ke dalam semua aplikasi mereka dan mengatur kalender mereka, dan kemudian beberapa otomatisasi kecil yang unik bagi mereka.

Langkah 7:Kirimkan kode ke CoE

Untuk memastikan mereka aman dan terlindungi, otomatisasi yang dipersonalisasi diperiksa ke dalam CoE.

Langkah 8:CoE mengatur otomatisasi

CoE juga akan menerapkan bentuk tata kelola lainnya. Misalnya, mereka akan menambahkan fungsionalitas jika perlu atau menyesuaikan agar sesuai dengan praktik terbaik. Mereka juga akan menilai kegunaan otomatisasi untuk orang lain. Dan di sinilah kami memutar roda gila otomatisasi lebih cepat.

Langkah 9:CoE memberikan otomatisasi kepada karyawan

Ketika seorang pengembang warga menciptakan otomatisasi yang dapat didistribusikan ke seluruh perusahaan, maka roda gila mengambil peralatan lain. CoE hadir dengan ide dan otomatisasi bangunan untuk semua orang, karyawan mengirimkan ide untuk CoE untuk dibangun, dan sekarang Anda juga memiliki karyawan yang membangun otomatisasi.

Ini dapat memiliki dampak besar pada organisasi. Misalnya, Nielsen baru saja mendistribusikan otomatisasi ke 3.000 karyawan yang awalnya dibuat oleh satu karyawan di Polandia untuk diri mereka sendiri.

Pada titik ini, program otomatisasi sedang berdengung. Fenomena roda gila membantu memunculkan sejumlah besar ide otomatisasi, dan pengembangan robot tersebar di seluruh perusahaan saat karyawan terlibat dalam permainan dengan menyarankan ide dan membangun otomatisasi mereka sendiri.

Roda gila memungkinkan RPA menjadi akselerator transformasi digital karena pekerjaan diubah dari alur kerja manual, lintas aplikasi, yang digerakkan manusia menjadi alur kerja digital dan otomatis yang diatur oleh manusia. Perusahaan telah berevolusi, dan cara lama bekerja adalah kenangan yang jauh. Yang paling penting, tantangan penskalaan program otomatisasi dan melintasi jurang telah hilang. Semuanya hanya menopang dirinya sendiri.

Kami tidak menggali terlalu dalam ke produk di sini di posting ini. Sebaliknya kami fokus pada konsep. Namun, saya akan kembali dengan bagian kedua yang menunjukkan bagaimana Platform UiPath dapat membantu Anda menjalankan roda gila.

Siap membuat flywheel otomatisasi di perusahaan Anda? Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu.

Baca selanjutnya :4 Pilar Perusahaan yang Sepenuhnya Otomatis