Percepat Transformasi Digital dengan Flywheel Otomatisasi: Bangun Program Otomatisasi yang Berkelanjutan

Seperti seseorang yang beruntung menghabiskan waktu dengan pemimpin otomatisasi dari perusahaan besar, saya telah melihat tren baru muncul.

Saat ini, mereka berbicara tentang bagaimana menskalakan program otomatisasi mereka di luar kendala proses yang paling jelas yang membuktikan RPA adalah nyata. Namun, banyak perusahaan tidak tahu cara merancang secara sistematis sistem untuk mengungkap apa yang harus diotomatisasi selanjutnya.

Namun ada cara baru untuk mengelola otomatisasi yang dapat membantu Anda menyeberangi jurang dan menciptakan program yang mandiri. Dalam posting ini saya memandu Anda melalui konsep “flywheel otomatisasi” dan membantu Anda memahami bagaimana itu membantu inovator menskalakan program mereka lebih cepat.

Konsep flywheel telah menjadi populer dalam beberapa tahun terakhir dalam literatur bisnis. Contoh yang paling terkenal adalah flywheel Amazon, yang dipetakan oleh perusahaan pada 2001. Seperti yang dijelaskan dalam buku Brad Stone, The Everything Store.

Ia terlihat seperti ini:

Sumber

Flywheel otomatisasi adalah pola serupa yang menggambarkan bagaimana konsumsi otomatisasi mengarah pada ide baru untuk otomatisasi, dan pada akhirnya penciptaan otomatisasi oleh pengguna akhir yang memberi makan program dan memutar flywheel lebih cepat. Dalam melakukannya, ada momentum yang lebih besar untuk otomatisasi karena semakin menyebar di organisasi.

Ini adalah tampilan dari bagaimana flywheel otomatisasi terlihat.

Ini hanyalah bingkai akhir dengan semua elemen yang digabungkan. Tonton video—ia akan menunjukkan kepada Anda cara menerapkannya ke perusahaan Anda. Kemudian kembali ke posting dan saya akan menjelaskan apa yang terjadi dengan lebih detail.

Oke – mari kita uraikan ini langkah demi langkah.

Langkah 1: Center of excellence (CoE) membangun otomatisasi

Flywheel dimulai dengan pendekatan top-down yang melibatkan tim terpusat yang membangun otomatisasi untuk perusahaan secara keseluruhan. Otomatisasi dipilih berdasarkan skala dampak dan ROI yang mereka miliki di seluruh organisasi.

Proses yang dipilih untuk diotomatisasi biasanya memiliki kendala yang terkenal. Mereka biasanya terjadi sering, memiliki variansi rendah dalam eksekusi, dan mudah diotomatisasi. Jenis otomatisasi ini adalah buah rendah untuk CoE. Mereka membawa nilai besar.

Proses untuk menentukan tugas mana yang harus diotomatisasi biasanya melibatkan beberapa jenis analisis ROI. Dulu ini sering dilakukan dalam spreadsheet – saat ini, pelanggan menggunakan UiPath Automation Hub, yang menawarkan semua alat yang diperlukan untuk menganalisis ide otomatisasi.

Contoh sederhana dari otomatisasi top-down adalah pemrosesan faktur. Membayar faktur vendor adalah tugas yang sering – terjadi mungkin puluhan ribu kali sebulan. Tidak ada banyak nilai tambah dalam melakukan pekerjaan, dan ini rutin.

Tidak ada yang suka memproses faktur, tetapi ini adalah pekerjaan yang harus dilakukan. CoE menghitung nilai dari setiap potensi otomatisasi, dan menyusunnya untuk memutuskan apa yang akan dikerjakan.

Otomatisasi proses awal ini biasanya adalah otomatisasi unattended. Otomatisasi unattended sering berjalan di latar belakang tanpa interaksi pengguna tetapi mereka memutar flywheel.

Langkah 2: CoE menyediakan otomatisasi kepada karyawan

Selanjutnya, perusahaan menciptakan otomatisasi attended. Ini dikirimkan ke desktop karyawan melalui UiPath Assistant. Otomatisasi dimulai oleh atau bekerja bersama dengan karyawan.

Misalnya, bayangkan sebuah contact center tempat begitu seorang agen mulai bicara dengan pelanggan, robot bergerak melalui berbagai sistem untuk mengumpulkan semua informasi tentang pelanggan (misalnya pembelian terbaru, status pengiriman saat ini). Sebelum RPA, agen harus bekerja di banyak sistem berbeda sambil bicara dengan pelanggan untuk menampilkan data ini – tetapi dengan otomatisasi attended, robot dapat melakukannya semua untuk mereka.

Langkah 3: Karyawan menggunakan otomatisasi

Setelah didistribusikan, karyawan cukup mulai menggunakan otomatisasi.

Bekerja dengan robot biasanya menghasilkan momen penemuan bagi karyawan. Sebelum pengalaman ini mereka mungkin pernah takut akan robot perangkat lunak atau tidak memahami bagaimana mereka seharusnya bekerja dengan otomatisasi. Namun begitu mereka mulai melihat bagaimana otomatisasi membuat hidup mereka lebih mudah, mereka mulai mengadopsi mereka dengan lebih mudah.

Apa yang terjadi selanjutnya adalah bagaimana flywheel mulai mendapatkan momentum.

Langkah 4: Karyawan mengajukan ide ke CoE

Setelah karyawan memahami cara kerja otomatisasi dan bagaimana otomatisasi membuat bagian pekerjaan mereka lebih baik, mereka ingin lebih banyak. Mereka ingin otomatisasi untuk bagian lain dari pekerjaan mereka. Mereka melihat bahwa tidak ada yang dipecat (robot tidak mengambil pekerjaan mereka), jadi mereka merasa nyaman dan mulai berbagi ide untuk proses yang dapat diotomatisasi.

Katakanlah, misalnya, saya adalah manajer departemen dan CoE telah memberikan saya robot untuk mengumpulkan data harian dari banyak sistem dan mengimpor data untuk membuat laporan ke Microsoft Excel. Saya suka Report Robot saya. Saya ingin lebih banyak robot seperti itu. Saya pun beberapa ide yang saya bagikan dengan CoE saya.

Misalnya, setelah CoE meluncurkan lima otomatisasi pertama di State Auto Insurance Companies, karyawan kembali dengan daftar lebih dari seratus ide untuk otomatisasi untuk mengganti pekerjaan rutin yang tidak ingin mereka lakukan lagi.

Langkah 5: CoE membangun otomatisasi

Dank saran karyawan, CoE memiliki ide baru untuk otomatisasi yang akan dibangun. Ide yang mungkin belum pernah mereka pikirkan. Namun ini adalah ide otomatisasi proses yang memiliki potensi luar biasa. CoE akan menganalisis ide otomatisasi dan membangun yang memiliki ROI terbesar.

Seperti yang Anda lihat, kita kembali ke awal. Mereka meluncurkan otomatisasi tersebut kepada karyawan dan flywheel otomatisasi terus berkecepatan.

Saat flywheel otomatisasi mulai berkecepatan, manfaat dari program mulai muncul dengan jelas:

• Produktivitas meningkat
• Karyawan yang lebih bahagia
• Pelanggan yang lebih puas

Melihat nilai dan ROI, perusahaan berinvestasi lebih banyak dalam program otomatisasi dan roda terus berputar.

Kemudian, sesuatu yang luar biasa terjadi.

Ada terobaan yang memicu gigi lain pada flywheel. Beberapa karyawan menjadi sangat terpesona dengan kemungkinan otomatisasi sehingga mereka mulai mengotak-atik otomatisasi proses sendiri. Mereka membangun otomatisasi untuk meningkatkan alur kerja pribadi mereka. Mereka melihat cara mereka bekerja dan melihat 10 menit di sini, atau 20 menit di sana, yang dapat dihemat oleh robot perangkat lunak yang melakukan pekerjaan untuk mereka.

Langkah 6: Citizen developers membangun ide mereka sendiri

Karyawan ini—yang biasanya sedikit lebih cakap teknis—disebut citizen developers. Mereka mengunduh UiPath StudioX dan mulai menciptakan. StudioX adalah alat tanpa kode yang memudahkan citizen developers untuk mengotomatisasi tugas pekerjaan rutin mereka. Tidak perlu banyak untuk mempelajari cara melakukannya. Sebagian besar orang siap setelah satu hari pelatihan.

Sekarang, robot mereka dimuat dengan baik otomatisasi yang disediakan perusahaan dan yang mereka bangun sendiri. Misalnya, mereka mungkin memiliki otomatisasi pemrosesan faktur yang telah dijelaskan sebelumnya, otomatisasi ‘mulai hari saya’ yang memasukkannya ke semua aplikasi mereka dan mengatur kalender mereka, dan kemudian beberapa otomatisasi kecil yang unik bagi mereka.

Langkah 7: Kirim kode ke CoE

Untuk memastikan mereka aman dan terlindungi, otomatisasi pribadi diserahkan ke CoE.

Langkah 8: CoE mengatur otomatisasi

CoE juga akan menerapkan bentuk tata kelola lainnya. Misalnya, mereka akan menambahkan fungsionalitas jika diperlukan atau menyesuaikan dengan praktik terbaik. Mereka juga akan mengevaluasi kegunaan otomatisasi untuk orang lain. Dan itulah tempat kita memutar flywheel otomatisasi lebih cepat lagi.

Langkah 9: CoE menyediakan otomatisasi kepada karyawan

Ketika citizen developer menciptakan otomatisasi yang dapat didistribusikan di seluruh perusahaan, maka flywheel mendapatkan gigi lagi. CoE sedang mencari ide dan membangun otomatisasi untuk semua orang, karyawan mengajukan ide untuk CoE untuk dibangun, dan sekarang Anda memiliki karyawan yang juga membangun otomatisasi.

Ini dapat memberikan dampak besar pada organisasi. Misalnya, Nielsen baru saja mendistribusikan otomatisasi ke 3.000 karyawan yang awalnya dibuat oleh satu karyawan di Polandia untuk dirinya sendiri.

Pada titik ini, program otomatisasi berjalan lancar. Fenomena flywheel membantu mengungkap sejumlah besar ide otomatisasi, dan pengembangan robot tersebar di seluruh perusahaan saat karyawan bergabung dalam permainan dengan menyarankan ide dan membangun otomatisasi mereka sendiri.

Flywheel memungkinkan RPA menjadi akselerator transformasi digital saat pekerjaan diubah dari alur kerja manual, lintas aplikasi, dan didorong manusia menjadi alur kerja terdigitalisasi dan diotomatisasi yang diorkestrasi oleh manusia. Perusahaan telah berkembang, dan cara kerja lama adalah kenangan yang jauh. Yang terpenting, tantangan menskalakan program otomatisasi dan menyeberangi jurang telah hilang. Semuanya hanya bertahan sendiri.

Kami tidak terlalu dalam ke dalam produk di posting ini. Alih-alih kami fokus pada konsepnya. Namun, saya akan kembali dengan bagian dua yang menunjukkan bagaimana UiPath Platform dapat membantu Anda memutar flywheel Anda.

Siap menciptakan flywheel otomatisasi di perusahaan Anda? Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu.

Baca selanjutnya: The 4 Pillars of a Fully Automated Enterprise