Mencapai Otomatisasi Penuh: Menskalakan dan Mempersonalisasi Model Operasi Otomatisasi (Bagian 3)

Catatan Editor: ini adalah artikel ketiga dalam seri tiga bagian. Mulai seri dengan membaca Benefits of an Automation Operating Model (Part 1).

Dalam bagian ketiga dari seri ini (artikel ini), kita beralih ke titik balik kunci tempat otomatisasi melewati ambang dan menyebar dengan cepat untuk menyentuh setiap karyawan. Titik balik adalah otomatisasi dalam skala tetapi dipersonalisasi untuk individu.

Mencapai skala berarti center of excellence (CoE) otomatisasi membangun otomatisasi yang:

• Melintasi banyak departemen
• Melintasi aplikasi perusahaan
• Menggunakan banyak teknologi seperti artificial intelligence (AI) dan chatbot

Namun terobaan yang sebenarnya adalah memberdayakan setiap karyawan untuk menggunakan, menciptakan, dan mendapat manfaat dari otomatisasi.

UiPath membayangkan memungkinkan setiap pelanggan untuk menyampaikan ‘seorang robot untuk setiap orang’ di organisasi mereka. Seorang robot untuk setiap orang memungkinkan semua karyawan untuk bekerja lebih cerdas dengan menggunakan robot perangkat lunak untuk membantu tugas sehari-hari mereka.

Untuk mencapai potensi penuh otomatisasi, organisasi membutuhkan tiga dimensi yang bekerja bersama:

1. Kepemimpinan menciptakan target otomatisasi untuk mendorong eksekusi
2. CoE yang mampu menciptakan otomatisasi kompleks yang mendorong nilai besar
3. Robot perangkat lunak di setiap desktop sebagai asisten digital yang mendorong adopsi massal

Model operasi otomatisasi adalah rencana terstruktur untuk melaksanakan masing-masing secara bersamaan. Ini menciptakan keselarasan antara kepemimpinan, CoE, dan unit bisnis di enam elemen program yang ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.

Sumber: UiPath

Tanpa model operasi otomatisasi, program dapat hancur menjadi daftar proyek yang membingungkan. Pendekatan taktis dan berbasis proyek terhadap otomatisasi secara tak terelakkan mengarah pada kasus penggunaan “buah rendah”. Ini adalah salah satu jebakan umum yang mencegah Robotic Process Automation (RPA) menskalakan. Apa yang paling sering saya saksikan dalam situasi ini adalah bahwa program otomatisasi hampir sepenuhnya tergantung pada preferensi manajer tingkat menengah daripada terikat pada tujuan perusahaan yang lebih luas.

Target Program dan Rencana Eksekusi

Saya meminta pelanggan yang menjalankan otomatisasi dalam skala untuk berbagi apa yang membuat mereka berhasil, pola umum muncul:

1. Pertama, mereka memulai dengan visioning dan perencanaan eksekutif
2. Selanjutnya, setiap pemimpin unit bisnis selaras dengan berkomitmen pada hasil bisnis
3. Terakhir, karyawan di setiap unit bisnis menciptakan ide untuk memenuhi target tahunan

Misalnya, saya baru saja ikut serta dalam percakapan dengan chief financial officer (CFO) di organisasi pelanggan UiPath tempat dia menginspirasi timnya untuk mengadopsi otomatisasi berdasarkan visi masa depan yang menarik. Visi yang dimiliki olehnya adalah sesuatu yang dapat dipahami oleh semua orang secara instan. Dia meminta beberapa menit untuk memulai rapat karyawan tentang otomatisasi. Dalam waktu kurang dari 15 menit, eksekutif menyampaikan bagaimana otomatisasi akan mempengaruhi:

• Kinerja keuangan
• Posisi kompetitif
• Peningkatan keterampilan karyawan

Dia juga menjelaskan bagaimana otomatisasi akan membantu mereka selaras dengan tren teknologi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan selama lima tahun ke depan.

Setelah rapat, saya memuji CFO pada pembukaannya. Sementara menghargai, dia cepat untuk menyatakan bahwa menyelaraskan tim dalam penggunaan otomatisasi membutuhkan lebih dari sekadar visi.

Dia mengingatkan saya bahwa perusahaan dengan visi hebat seringkali dikalahkan oleh pesaing dalam lanskap bisnis yang berubah cepat saat ini. Dia menekankan bahwa operasionalisasi visi berarti menciptakan target keuangan konkret per unit bisnis menggunakan benchmark eksternal dari potensi otomatisasi.

CFO mengatakan bahwa setelah menetapkan target otomatisasi tahunan per unit bisnis, dia mengharapkan setiap pemimpin unit bisnis untuk memecahnya menjadi departemen atau area fungsional. Mereka harus menggunakan siklus anggaran tahunan untuk merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi target ini.

Mari kita pertimbangkan contoh fiktif. Dalam contoh kita, tujuan tingkat perusahaan adalah memotong $250 juta dalam biaya operasional dalam satu tahun. Setiap unit bisnis diwajibkan untuk berkontribusi pada tujuan itu dan persyaratan itu melengkung ke departemen di dalam setiap unit bisnis. Dalam contoh yang ditunjukkan dalam diagram di bawah ini, departemen pertama akan memiliki target $10 juta untuk berkontribusi pada penghematan biaya operasional (lihat langkah satu dalam diagram).

Klik gambar di atas untuk melihat versi yang lebih besar dari gambar.

Karyawan dari departemen tersebut dapat mengajukan ide otomatisasi melalui UiPath Automation Hub untuk memenuhi tujuan departemen. UiPath Automation Hub memfasilitasi pengumpulan dan manajemen pipeline otomatisasi organisasi (disorot oleh langkah dua dalam diagram). Ini penting untuk manajemen perubahan: jika karyawan tidak memiliki suara dalam menciptakan masa depan, mereka seringkali tidak sepenuhnya membeli visi masa depan.

Sekarang inilah resep rahasia: CoE membangun “delivery factory” di dalam setiap departemen. Delivery factory (ditunjukkan dalam langkah tiga dalam diagram di atas) dapat meningkatkan atau menurunkan skala berdasarkan tujuan organisasi. Delivery factory juga dapat mempertimbangkan urgensi organisasi untuk mencapai hasil bisnis yang ditargetkan. Pabrik dapat didampingi oleh:

• Sumber daya CoE sebagai layanan bersama untuk unit bisnis
• Konsultan luar yang dipekerjakan sesuai permintaan
• Pengembang waktu penuh yang dipekerjakan secara langsung di dalam unit bisnis
• Citizen developers yang membangun otomatisasi untuk tim mereka (selain pekerjaan sehari-hari mereka)

Saya menyebutnya pabrik karena itulah tempat nilai dihasilkan, yang membantu mendorong hasil bisnis departemen. Untuk tujuan contoh kita, katakanlah delivery factory membantu menyampaikan $10 juta dalam penghematan untuk tahun itu. Dengan menyampaikan dan mendukung otomatisasi terutama dari dalam unit bisnis (lihat langkah empat dalam diagram), unit bisnis dapat mengontrol nasibnya sendiri dan bergerak dengan kecepatannya sendiri dengan tata kelola yang disediakan oleh CoE.

Pengukuran Nilai

Target keuangan telah ditetapkan untuk setiap unit bisnis oleh kepemimpinan. Check.

Analitik yang membaca data dari software bots secara otomatis mengalir ke dasbor eksekutif untuk menunjukkan progres dalam mencapai target. Check.

Karyawan di setiap departemen menyampaikan nilai menggunakan otomatisasi untuk memenuhi tujuan departemen. Check.

Dalam langkah lima dari diagram di atas, satu set standar metrik operasional dan keuangan digunakan untuk mengukur nilai otomatisasi yang direalisasikan. Ketika pemimpin memilih metrik standar, mereka harus memutuskan apakah ‘penghematan biaya keras’ benar-benar menceritakan seluruh cerita. Dalam contoh kita, mengurangi biaya operasional sebesar $250 juta adalah penghematan biaya keras.

Eksekutif mengapresiasi penghematan biaya keras karena dapat diukur segera. Namun, mereka juga memahami bahwa sebagian besar nilai yang substansial seringkali lebih sulit untuk diukur (seperti pengurangan biaya, loyalitas karyawan, dan pengurangan risiko). Membuka nilai itu dan mengukurnya adalah yang meningkatkan program otomatisasi menjadi pilar kunci dari transformasi digital.

Saya telah melihat eksekutif menyajikan pengukuran nilai otomatisasi sebagai:

• Pengurangan biaya: Ketika perusahaan meningkatkan pendapatan dengan kemampuan otomatisasi yang terpadu, pertumbuhan jumlah karyawan dapat diperluas dengan tingkat yang lebih lambat.
• Loyalitas karyawan: Ketika karyawan melepaskan pekerjaan berulang dan berbasis aturan menggunakan RPA, mereka membebaskan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bermakna. Robot perangkat lunak seperti aktivitas lain yang meningkatkan moral seperti program kesehatan karyawan atau perawatan anak gratis. Semuanya dikenal mengurangi biaya turnover dan rekrutmen karyawan.
• Pengurangan risiko: RPA memungkinkan auditor untuk beroperasi pada tingkat yang jauh lebih tinggi dan meningkatkan kualitas audit. Mengotomatisasi tugas yang tidak memerlukan penilaian auditor meningkatkan kualitas audit karena memungkinkan auditor untuk fokus pada pengecualian untuk mengurangi risiko. Software bot mencatat data log untuk setiap tindakan yang mereka lakukan dalam proses bisnis jadi auditor suka transparansinya.

Penghematan “biaya lunak” di atas tidak mencakup driver nilai lain seperti dampak positif pada pendapatan dan pengalaman pelanggan yang seringkali menjadi driver utama untuk otomatisasi. Dari pengalaman saya, eksekutif akan ingin mengukur perbaikan biaya lunak ini dan driver nilai pendapatan secara konservatif dan menyampaikannya sampingan dengan penghematan biaya operasional langsung.

Ekspansi Unit Bisnis Tambahan

Dalam langkah enam dari diagram, wawasan tentang nilai digunakan oleh sponsor eksekutif untuk berbagi keberhasilan otomatisasi dengan pemimpin departemen lain. Biasanya, departemen tersebut akan ingin mendirikan program otomatisasi mereka sendiri. Ketika CoE memungkinkan unit bisnis baru, model operasi otomatisasi adalah model interaksi antara unit bisnis dan CoE yang berfungsi sebagai perjanjian tentang cara beroperasi dan membangun delivery factory mereka sendiri.

Ulangi dan ulangi untuk setiap departemen atau area fungsional berikutnya. Ini menciptakan titik balik (yang saya bicarakan di awal artikel ini) tempat otomatisasi dengan cepat menyebar di seluruh organisasi.

Bacaan terkait: How to Evangelize RPA Within Your Organization

Struktur Organisasi

Dalam blog saya Empowering Every Employee To Be An Automation Hero, saya memperkenalkan ide bahwa pergeseran besar dalam pengaruh akan terjadi. Dalam pergeseran itu, karyawan yang terdekat dengan proses bisnis akan diberdayakan untuk mengambil peran yang semakin sentral dalam program otomatisasi dengan:

• Mengajukan ide otomatisasi
• Mendokumentasikan tugas atau langkah dalam proses
• Menyampaikan efisiensi operasional dengan menggunakan otomatisasi setiap hari dengan robot perangkat lunak di desktop mereka yang dibuat oleh pengembang profesional
• Menciptakan otomatisasi tugas sederhana untuk diri sendiri atau untuk orang lain di tim mereka (citizen developer)

Faktanya, beberapa pelanggan inovatif telah sepenuhnya memgamekan proses ini dengan CoE memberikan penghargaan dan pengakuan kepada kontributor non-teknis untuk ide dan otomatisasi teratas.

Struktur organisasi berubah seiring kematangan program dari terpusat menjadi “federasi”. Ini berarti seiring karyawan di dalam unit bisnis mendapatkan kemampuan yang semakin besar, tim CoE terpusat mengubah hak cipta mereka untuk mendukung kualitas solusi, tata kelola, dan kontrol daripada hanya pengembangan.

Misalnya, saya memiliki pelanggan yang memiliki IT CoE terpisah dan finance business unit CoE. Mereka memulai dengan CoE terpusat tetapi seiring waktu mengubah struktur organisasi menjadi model yang lebih federasi karena departemen keuangan menjadi lebih matang dan mampu. Unit bisnis keuangan melihat nilai dalam mengontrol nasib mereka sendiri dan memprioritaskan pendanaan untuk merekrut staf mereka sendiri.

CoE di IT ada untuk menyediakan kontrol dan kepatuhan untuk keuangan tetapi melayani unit bisnis lain di luar keuangan yang tidak memiliki tingkat staf yang sama dengan cara yang lebih langsung.

Kualitas Solusi

Tidak semua ide otomatisasi yang diserahkan ke CoE akan cukup substansial untuk diprioritaskan untuk diimplementasikan. Setiap ide yang telah diserahkan dan tidak diotomatisasi adalah titik nyeri yang belum terpecahkan.

Dengan mengaktifkan unit bisnis seperti yang dijelaskan di atas, Anda dapat menghilangkan titik nyeri ini. Namun, dalam semua kasus, CoE akan terlibat dalam kontrol dan jaminan kualitas. CoE bertanggung jawab untuk menyediakan standar, templat, dan metodologi untuk seluruh organisasi.

Memastikan kualitas solusi dapat menjadi area geretakan antara CoE dan pengembang individual di unit bisnis yang berinovasi untuk membantu mendorong hasil bisnis. Pendekatan yang berhasil yang telah saya lihat adalah bahwa CoE terlibat dengan bekerja sama dengan HR atau Departemen Pembelajaran untuk menyampaikan pelatihan sebagai rencana pembelajaran individual dengan tingkat sertifikasi tertentu.

CoE akan ingin menciptakan perpustakaan komponen yang dapat digunakan kembali yang dibagikan melalui UiPath Automation Hub. Ini menyediakan cara standar untuk menyelesaikan tugas yang dapat diulang seperti masuk ke aplikasi dengan kontrol keamanan yang tepat. Pengembang di dalam unit bisnis dapat memulai dengan memanfaatkan komponen yang dapat digunakan kembali yang disertifikasi oleh CoE untuk membangun otomatisasi dengan tingkat kualitas yang tinggi.

Tata Kelola dan Kontrol

Sementara pendekatan model operasi otomatisasi ini memberikan otonomi yang besar kepada setiap unit bisnis, CoE harus menyediakan fungsi tata kelola dan kontrol. Misalnya, jalur ke produksi untuk solusi akan mencakup phase gates untuk memastikan kualitas kode dan kepatuhan terhadap semua kebijakan dan standar.

Berikut beberapa contoh bagaimana kontrol CoE membantu menciptakan model interaksi antar departemen untuk menskalakan dengan cepat:

• Visibilitas instan dari semua proyek otomatisasi untuk mencegah pekerjaan duplikat atau bekerja dalam silo
• Mengidentifikasi otomatisasi nilai tinggi yang dibuat oleh unit bisnis individual untuk dibagikan
• Pemeriksaan kualitas dari setiap otomatisasi yang dikembangkan citizen yang dimaksud untuk dikonsumsi oleh orang lain

Seperti yang telah diumumkan oleh seri tiga bagian ini, perusahaan yang paling ambisi beralih untuk mengubah model operasi otomatisasi menjadi kerangka kerja yang asli untuk bisnis digital. Sementara peluang yang lebih luas untuk otomatisasi mungkin universal, strategi dan kebutuhan operasional yang sebenarnya di satu unit bisnis, departemen, atau wilayah dapat sangat berbeda dari yang lain.

Dalam skala besar, otomatisasi tidak lagi didorong sepenuhnya oleh profesional RPA di CoE. Anda telah berhasil mencapai skala ketika setiap karyawan dapat memanfaatkan inovasi ini dengan asisten digital mereka sendiri. Asisten digital adalah robot attended yang berfungsi sebagai mekanisme transformasi digital di setiap desktop.

Jika Anda siap untuk membuat model operasi otomatisasi nyata di organisasi Anda, saya merekomendasikan untuk mengambil satu waktu untuk memulai program.

Mulai kursi Automation Operating Model Foundations selama tiga hari, dipimpin instruktur. Ini akan memberi Anda alat untuk mengoptimalkan investasi otomatisasi Anda dan pemahaman rinci tentang deskripsi dan definisi komponen, interaksi, dan proses inti. Kurs diikuti oleh workshop jumpstart selama dua hari untuk memungkinkan peserta menggunakan keterampilan baru mereka untuk menerapkan ke kebutuhan unik organisasi mereka secara real time. Dan tim Automation Consulting kami menyediakan bantuan di lingkungan workshop yang ditentukan. Hubungi kami untuk mengetahui lebih banyak tentang kurs-kurs ini.