Membangun Tim Otomasi: Bagian 2 dari Seri Model Operasional
Catatan Editor: Ini adalah tulisan kedua dalam seri tiga bagian. Mulai seri dengan membaca Manfaat Model Operasional Otomasi (Bagian 1).
Di tulisan sebelumnya, saya membagikan bagaimana model operasi otomasi merupakan kunci untuk menskalakan otomasi di seluruh organisasi dengan sukses. Tanpa ketangguhan yang diperoleh dari model operasi otomasi, banyak perusahaan tidak mencapai manfaat yang diharapkan dari program otomasi mereka.
Bagian kedua (tulisan ini) dari seri ini fokus pada bagaimana sponsor eksekutif otomasi dan berbagai fungsi pelaksana (yang disorot dalam grafik di bawah) bekerja sama sebagai tim untuk mencapai nilai dari robotic process automation (RPA) dalam skala besar.
Manfaat bagi unit bisnis dan TI untuk memiliki model operasi otomasi adalah mencapai keseimbangan yang tepat antara inovasi dan kontrol. Secara teoretis, standarisasi proses bisnis untuk menciptakan efisiensi, efektivitas biaya, dan penggunaan kembali di seluruh pasar dan wilayah akan didukung oleh setiap karyawan. Namun, pemimpin pasar regional di perusahaan mungkin juga fokus pada kecepatan, ketangguhan, dan hasil bisnis yang lebih spesifik saat menavigasi realitas yang tidak dapat diramalkan dari pasar lokal mereka.
Tahap awal program RPA, dari memulai hingga menskalakan, adalah titik infleksi kritis ketika cakupan mempercepat dari departemen ke seluruh organisasi. Sebelumnya, saya membagikan karakteristik program untuk mendorong keberhasilan otomasi di seluruh empat tahap spektrum kematangan otomasi:
- Buktikan
- Berdirikan
- Perluas
- Menskalakan otomasi
Merekrut bakat yang tepat dan memiliki sponsor yang sesuai di setiap tahap program otomasi sangat penting untuk keberhasilan.
Dari pengalaman saya, ada berbagai jenis sponsor eksekutif yang diperlukan untuk bergerak dari satu tahap ke tahap lainnya seperti yang ditunjukkan dalam gambar di bawah. Model operasi otomasi memungkinkan sponsor tersebut paling efektif karena ada klarifikasi peran dan proses yang jelas untuk berbagai bagian organisasi bekerja sama.
Penggerak: Menyelenggarakan perpindahan dari buktikan menjadi berdirikan
Tahap buktikan program otomasi menawarkan kesempatan besar untuk menginsiasi ide otomasi dan mendapatkan momentum dengan juara bisnis dengan melakukan pilot cara baru beroperasi. Pada tahap ini, sangat penting untuk membuktikan nilai bagi entusias proyek yang menyelenggarakan pilot RPA. Realisasi nilai pada tahap buktikan mendorong perusahaan untuk berinvestasi lebih lanjut dan mendirikan kemampuan otomasi untuk perusahaan.
Tahap awal menemukan nilai RPA dapat membuat terkesima seperti yang terjadi di perusahaan asuransi American Fidelity. "Segera setelah saya melihat demo RPA, saya menyadari dua hal: pertama, jika itu benar, itu akan mengubah segalanya, dan kedua, ada begitu banyak cara RPA dapat membantu perusahaan kami," kata Shane Jason Mock, Vice President of Research and Development.
Entusias proyek yang membantu memulai tahap buktikan biasanya perlu bekerjasama dengan yang saya sebut 'penggerak.' Penggerak adalah juara bisnis yang sangat penting untuk mendirikan pusat keunggulan otomasi (CoE). Istilah penggerak menggambarkan seseorang yang dapat dengan efektif menjelaskan nilai otomasi kepada unit bisnis lain, merekrut bakat untuk tim RPA, dan menarik pendanaan awal.
Penggerak perlu menjadi eksekutif berpengaruh (misalnya kepala excelensi proses global) yang dapat menyebarkan potensi otomasi penuh untuk perusahaan untuk membenarkan investasi ke CoE—dan membenarkan investasi CoE di atas prioritas yang bersaing.
Progresi ke tahap berdirikan penting karena membangun fondasi bakat dan fungsi terpusat yang akan menyampaikan RPA ke organisasi. Grafik di bawah menjelaskan peran yang biasanya membentuk CoE terpusat.
Dalam praktik, peran ini diwujudkan oleh beberapa orang di hari-hal awal sebelum menjadi posisi yang terpisah. Penting untuk dicatat bahwa meskipun daftar ini mungkin tampak menakutkan, ini tidak harus pegawai baru. Mereka dapat menjadi peran yang ada dalam organisasi yang biasanya dikumpulkan di bawah payung CoE atau dimanfaatkan dari tim-tim yang sudah ada sebelumnya.
CoE terpusat sangat penting untuk memecahkan beberapa masalah penting di awal tahap berdirikan. Sebelum pembentukan CoE, setiap proses dibangun sebagai proyek otomatisasi terpisah, yang mahal dan menghasilkan kualitas atau praktik yang tidak konsisten.
Dengan mengkonsentrasi himpunan keterampilan dan membangun praktik yang konsisten, seperti proses delapan langkah dalam diagram di atas, CoE meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya untuk menyampaikan otomasi. CoE juga biasanya paling berposisi baik untuk mengkonsentrasi pengadaan perangkat lunak otomasi dan mengelola lisensi.
Namun, seiring program otomasi mematang di tahap berdirikan, otonomi yang dibutuhkan oleh pemimpin pasar lokal dan unit bisnis dapat menjadi titik gesekan dengan CoE terpusat jika tidak ditangani dengan kerangka kerja yang konsisten. Inilah tempat CoE mulai kesulitan tanpa sponsor eksekutif yang tepat yang dapat mendirikan komite pengarah global dan mendukung CoE dengan model operasional yang matang untuk otomasi.
Untuk keluar dari tahap berdirikan, Anda akan ingin memiliki strategi tentang elemen program mana yang akan difederasi—artinya unit bisnis memiliki otonomi untuk mengendalikan nasib mereka sendiri (catatan: bagian tiga dari seri ini akan membahas ini secara detail). Ini membutuhkan jenis sponsor eksekutif otomasi yang berbeda untuk memastikan partisipasi, menegakkan tata kelola, dan mengkonsentrasi pendanaan dari berbagai bagian perusahaan dan pasar regional.
Steward Digital: Menyelenggarakan perpindahan dari berdirikan menjadi perluas
Jenis sponsor yang diperlukan untuk berhasil bergerak melebihi tahap berdirikan adalah yang saya sebut 'steward digital.' Steward digital memahami proses bisnis global yang melintasi unit bisnis. Mereka:
- Secara budaya mampu menavigasi organisasi
- Secara teknis cakap untuk menghubungkan RPA dengan semua teknologi lainnya yang digunakan di seluruh organisasi
- Cakap dalam mengarahkan elemen manajemen perubahan yang diperlukan untuk inovasi
Steward digital adalah pemimpin opini yang dihormati tinggi tetapi dapat berasal dari garis bisnis apa pun. Orang ini adalah laporan langsung dari C-Suite (setidaknya) dan nyaman bekerja dengan pemangku kepentingan secara global.
Sementara penggerak merekrut bakat dan pendanaan ke CoE untuk sentralisasi pengembangan RPA, steward digital melangkah lebih jauh untuk merekrut eksekutif berpengaruh ke komite pengarah.
Lacak Otomasi Cepat: Mempercepat perpindahan langsung ke perluas
Sebelumnya dalam tulisan ini, saya memperkenalkan cerita American Fidelity dan pilot yang mereka selesaikan pada tahap buktikan otomasi yang membuat terkesima ketika tim mereka pertama kali melihatnya. Cerita tidak berakhir di sana. Kesemuan awal itu mengarah pada RPA memainkan peran kunci dalam mengaktifkan model bisnis digital baru untuk melayani pelanggan.
"Robot memungkinkan kami untuk menciptakan pengalaman butik, disesuaikan, unik bagi setiap pelanggan—dalam skala besar. Robot telah memungkinkan kami untuk menjadi lebih dipersonalisasi dengan setiap pelanggan. Kami tidak akan pernah mencoba ini dengan tim manusia; itu hanya akan membutuhkan terlalu banyak waktu," kata Mock.
American Fidelity meluncur cepat dari pilot kecil untuk mengaktifkan pengalaman pelanggan yang sepenuhnya baru.
Baca cerita lengkap American Fidelity.
Hari ini, saya melihat banyak pelanggan menyelesaikan otomasi dengan lebih ambisius dari awal sebagai bagian dari transformasi digital perusahaan untuk menciptakan keunggulan kompetitif.
Perusahaan ini memiliki beberapa hal bersama yang memungkinkan mereka untuk mempercepat ke tahap perluas:
- Dari awal, sponsor eksekutif memiliki karakteristik steward digital yang dijelaskan di atas.
- Teknologi RPA sudah dipahami dengan baik dalam C-Suite dan pipa otomasi dibuat dengan pendekatan top-down yang dijelaskan dalam bagian satu dari seri ini.
- Otomasi proses kompleks yang bekerja di seluruh unit bisnis alami karena mereka memiliki pemilik proses global atau komite pengarah yang sudah ada.
Tulisan berikutnya (dan terakhir) dalam seri ini akan merinci tindakan dan keputusan yang diambil pada tahap perluas untuk mencapai skala penuh. Tahap perluas adalah titik kritis di mana minat awal dari C-suite dapat memudar atau diperkuat, tergantung seberapa baik program otomasi terikat dengan tujuan transformasi yang lebih luas.
Tahap perluas biasanya ditandai tidak hanya dengan menggunakan pengembang profesional untuk bergerak ke proses yang lebih kompleks, tetapi juga dengan perkenalan pengembangan warga untuk otomasi individual.
Bagian tiga dari seri ini akan membahas bagaimana memperluas produsen otomasi dengan mengembangkan pengembang warga, kunci untuk menskalakan otomasi. Tujuan akhir dari skala adalah mengembangkan model operasi otomasi menjadi kerangka untuk inovasi digital seluruh perusahaan.
