Otomasi hutang usaha:Memerangi penipuan pembayaran satu per satu
Mengotomatiskan hutang dagang memberi akuntan ketenangan pikiran atas risiko penipuan dan juga menyederhanakan seluruh proses, mulai dari keputusan pembelian untuk menagih persetujuan dengan pembayaran elektronik yang termasuk dalam pengalaman
Mengucapkan kata 'akuntansi' dapat dengan cepat mengosongkan ruangan atau meninggalkan Anda dengan audiens yang berkurang telinganya. Meskipun ada pembayaran dan faktur di hampir semua perusahaan, proses akuntansi seringkali dapat dipenuhi dengan sedikit minat dan inovasi. Otomasi dan perubahan teknologi telah menyempurnakan perangkat lunak keuangan dan alat online, namun, prosedur akuntansi standar, seperti hutang, tetap sangat membosankan dan manual. Dengan meningkatnya pembayaran penipuan — 63% bisnis mengalami lebih banyak penipuan dan kerugian pada tahun 2018 daripada sebelumnya — otomatisasi hutang dengan cepat menjadi satu-satunya cara untuk menghadapi kecanggihan penjahat modern. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mencapai tingkat pengawasan yang sama sekali baru ketika mereka mengotomatiskan proses pembayaran. Begini caranya:
Kontrol kredensial pengguna dan akses
Mengontrol, dan yang lebih penting mengetahui, siapa yang dapat meminta dan melakukan pembayaran adalah langkah pertama dalam mengatasi penipuan. Otomatisasi hutang usaha memberikan solusi mudah untuk ini karena setiap faktur dan permintaan pembayaran langsung diarahkan melalui saluran yang telah ditentukan sebelumnya untuk persetujuan. Akses pengguna karyawan juga dikontrol secara ketat di sebagian besar solusi otomatisasi AP, dengan memungkinkan administrator menyesuaikan kredensial pengguna berdasarkan peran pekerjaan atau faktor lainnya.
Menurut laporan AFP , lebih dari sepertiga penipuan pembayaran sebenarnya berasal dari internal, yang melibatkan karyawan yang disewa. Dalam sistem hutang usaha manual, setiap karyawan dapat mengotorisasi pembayaran dan pembayaran tidak akan terdeteksi. Oleh karena itu, mengotomatisasi hutang dagang hanya mengizinkan karyawan tertentu mengakses data yang disimpan secara elektronik dan solusi ini bahkan dapat mengatur sistem check and balances internal.
Laporan dan pemberitahuan sesuai permintaan
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) memperkirakan rata-rata 16 bulan sebelum skema penipuan terdeteksi. Merangkul otomatisasi hutang dagang akan menghilangkan pencarian ini karena menawarkan akuntabilitas dengan setiap pembayaran dicatat dalam sistem digital, secara instan menciptakan jejak audit. Hal ini tidak hanya memungkinkan detail transaksi ditemukan secara efisien jika bisnis mencurigai aktivitas penipuan, tetapi juga dapat membantu mencegahnya sepenuhnya. Alat pendeteksi penipuan otomatis, seperti pembayaran positif, juga dapat disiapkan dengan otomatisasi hutang akun untuk melawan penipuan cek dan penipuan phishing.
Solusi otomatisasi hutang usaha sering kali dapat melacak perubahan harga, melacak peningkatan volume faktur, mengidentifikasi faktur yang hilang, dan melalui pemberitahuan langsung, menandai setiap modifikasi atau aktivitas yang belum diverifikasi. Beberapa solusi menawarkan laporan sesuai permintaan serta jejak audit faktur dan pembayaran untuk memberi administrator kekuatan untuk mengetahui dengan tepat tindakan mana yang telah diambil pada setiap faktur kapan saja. Tindakan pemberitahuan tambahan juga dapat meningkatkan keamanan. Misalnya, ketika informasi vendor berubah, pemberitahuan email instan dapat dikirim ke administrator pembayaran.
Setel alur kerja dan proses
Proses utang usaha dapat menghasilkan segunung dokumen dan persetujuan. Mengotomatiskan sistem dapat mengurangi volume ini tetapi juga mengatur alur kerja standar dan praktik terbaik. Ini mencakup pemusatan semua aktivitas dan mematuhi langkah demi langkah untuk melewati setiap fase persetujuan dan pembayaran.
Secara manual, pembayaran dapat dengan mudah gagal, tetapi ketika diotomatisasi di cloud, seluruh proses persetujuan dan alur kerja dapat diselesaikan dari mana saja. Alur kerja yang ditetapkan ini dapat mencakup memastikan jumlah yang ditagih sudah benar, bahwa semua pihak terkait diberi tahu, atau menyetujui pengeluaran pada interval yang sesuai.
Hutang dapat menjadi bagian akuntansi yang membuat frustrasi dan memakan waktu bagi para profesional keuangan. Mengotomatiskan hutang dagang memberi akuntan ketenangan pikiran atas risiko penipuan dan juga merampingkan seluruh proses, mulai dari keputusan pembelian hingga persetujuan faktur dengan pembayaran elektronik yang termasuk dalam pengalaman. Ini adalah contoh lain bagaimana transformasi digital dapat menghemat waktu dan sumber daya organisasi, dan dalam hal ini, membantu mencegah kerugian akibat penipuan.
Catherine Dahl adalah CEO Beanworks, solusi otomatisasi utang dagang terkemuka. Sebagai Chartered Professional Accountant (CPA) dan Certified Management Accountants (CMA) dengan lebih dari 25 tahun pengalaman akuntansi dan manajemen operasional, Catherine mempertahankan perspektif unik ke dalam industri akuntansi pada umumnya. Dia telah menggunakan wawasan ahli ini untuk mengarahkan Beanworks selama lima tahun terakhir dan membangun perusahaan yang berkembang dengan staf yang berkembang pesat dan bermotivasi tinggi.
