Tiga Manfaat Mengotomatiskan Hutang Usaha

Manajer rantai pasokan telah lama menghadapi tantangan dalam hal proses hutang dagang dan procure-to-pay (P2P). Meskipun pergeseran ke digital terjadi di semua industri, banyak organisasi masih mengandalkan proses AP manual berbasis kertas untuk menyetujui dan membayar faktur. Hal ini menciptakan banyak masalah — termasuk kurangnya kontrol seputar waktu pembayaran kepada pemasok, pengecualian faktur yang menghabiskan waktu staf yang berharga, dan visibilitas yang buruk bagi tim keuangan dan pemasok Anda.

Kabar baiknya adalah bahwa dengan beralih ke digital dalam proses utang usaha organisasi Anda, Anda dapat menghilangkan proses yang lambat dan rawan kesalahan yang merupakan akar penyebab banyak masalah dengan pemasok Anda. Dengan demikian, Anda akan memangkas biaya, mengoptimalkan arus kas, mendapatkan visibilitas real-time ke dalam hutang yang belum dibayar dan mencegah potensi gangguan rantai pasokan sebelum terjadi.

Hilangkan Pengecualian Faktur

Di dunia yang ideal, pengecualian faktur akan jarang terjadi. Tetapi bagi banyak organisasi yang masih mengandalkan proses AP yang sudah ketinggalan zaman, bukan itu masalahnya. Faktanya, studi terbaru dari Ardent Partners menemukan bahwa 62% profesional AP setuju bahwa pengecualian faktur memberi mereka sakit kepala terbesar dalam keseharian mereka.

Pengecualian faktur tidak hanya membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan, tetapi juga menghasilkan siklus pembayaran yang tidak konsisten.

Sebagai manajer rantai pasokan, Anda mungkin mengerti mengapa AP ingin menghilangkan pengecualian faktur. Tetapi Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda harus peduli.

Bayangkan faktur pemasok ditahan karena barang belum diterima dan AP tidak dapat melakukan pencocokan tiga arah. Dalam skenario ini, banyak pemasok akan menempatkan pelanggan pada penangguhan kredit. Beberapa bahkan mungkin menghentikan pengiriman barang tambahan sama sekali.

Bahkan jika keadaan tidak se-ekstrim itu, pemasok Anda tidak dibayar tepat waktu. Dalam skenario kasus terbaik, ini mengarah pada hubungan pemasok yang buruk dan ketidakstabilan bagi pemasok yang berada dalam posisi kas yang sulit.

Menskalakan Peluang Diskon Bayar Awal

Sementara pandemi COVID-19 mengganggu rantai pasokan di seluruh dunia, tidak semua organisasi merasakan tingkat kesulitan yang sama. Mereka yang memiliki proses otomatis menggunakan platform software-as-a-service (SaaS) dapat dengan cepat beralih ke tenaga kerja jarak jauh tanpa terlalu banyak kesulitan. Di area AP, itu berarti karyawan dapat menangani faktur dari mana saja — dan dalam skala besar.

Jika seorang manajer keuangan ingin membayar ratusan atau ribuan pemasok lebih awal untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal, itu tidak masalah. Di sisi lain, jika mengoptimalkan arus kas adalah tujuannya, menahan pembayaran hingga hari terakhir yang memungkinkan dapat dengan mudah dijadwalkan.

Memberikan Visibilitas Dalam Proses AP dan P2P

Semakin banyak visibilitas yang Anda miliki ke dalam rantai pasokan Anda, semakin mudah untuk memprediksi arus kas, mengidentifikasi potensi gangguan sebelum terjadi, dan membuat keputusan berdasarkan data. Sayangnya, jika Anda mengandalkan alur kerja faktur berbasis kertas, hampir tidak mungkin untuk melihat di mana keadaannya pada titik waktu tertentu.

Dengan mengotomatiskan proses AP/P2P, Anda dapat memperoleh visibilitas 24/7 ke seluruh proses faktur. Ini menghilangkan kejutan dan meningkatkan kecerdasan bisnis, yang memungkinkan Anda untuk terus mengoptimalkan operasi Anda dengan memanfaatkan wawasan waktu nyata.

Jika organisasi Anda masih menggunakan alur kerja AP berbasis kertas, rantai pasokan Anda tidak mungkin seefisien mungkin. Dengan berinvestasi pada alat yang mengotomatiskan proses AP, Anda dapat membuat koneksi digital ke pemasok yang memungkinkan Anda untuk:

• Hindari gangguan rantai pasokan dengan menghindari penangguhan kredit atau penghentian sama sekali;
• Rampingkan pengelolaan data pemasok dengan memiliki semua data yang relevan (mis., W-9 dan informasi rekening bank) di satu tempat;
• Tingkatkan hubungan pemasok dengan memberikan visibilitas status pembayaran dan memastikan mereka dibayar tepat waktu; dan
• Pastikan AP, pembeli internal, dan manajer departemen hanya menghabiskan waktu untuk aktivitas yang menambah nilai.

Tambahkan semuanya, dan otomatisasi AP adalah cara mudah untuk memastikan rantai pasokan Anda terus berjalan secara efisien, sekaligus meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Shan Haq adalah wakil presiden strategi dan pengembangan perusahaan di Transcepta, platform pengadaan-untuk-bayar berbasis cloud.