Mengapa Bisnis Perlengkapan Kantor Membutuhkan EDI di Cloud
Industri perlengkapan kantor bertujuan untuk menyediakan kliennya — yang terdiri dari berbagai ukuran perusahaan, entitas publik, dan organisasi non-bisnis — dengan semua peralatan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Pemasok mungkin berbasis lokal atau internasional, harga diperbarui secara real time dan tingkat stok diubah setiap hari.
Dengan ekspektasi yang begitu ketat, ada kebutuhan nyata untuk transaksi berbasis EDI. Perangkat lunak ini membantu perusahaan dengan cepat menyelesaikan banyak tugas penting mereka seperti menempatkan dan menerima pesanan, menginformasikan atau menerima pembaruan pada barang yang dikirim, dan bertukar faktur yang sesuai dengan hukum.
Berikut cara migrasi ke solusi EDI berbasis cloud dapat membantu memajukan tiga jenis pertukaran:pesanan, catatan saran pengiriman, dan faktur.
Reaktivitas dan Efisiensi
Dalam dunia yang terus berubah, pemilik bisnis harus tetap berada di depan kurva. EDI menawarkan kemampuan untuk menjadi reaktif, mudah beradaptasi, dan efisien.
Ketika klien memesan dengan pemasok kantornya, pemasok harus bereaksi dengan cepat dan mengumpulkan semua elemen pesanan yang diperlukan. Beberapa elemen ini pada gilirannya harus dipesan dan pesanan berbasis EDI bersifat instan dan dapat segera diketahui oleh pemasok.
Menggunakan solusi EDI berbasis cloud memberikan kemampuan untuk menjadi fleksibel dan reaktif jika ada perubahan teknis yang diperlukan dalam cara kedua entitas melakukan bisnis. Permintaan untuk perubahan ini sering terjadi dengan skala waktu implementasi yang singkat. Di sini, penyedia Anda dapat memperbarui solusi EDI berbasis cloud Anda sesuai dengan tenggat waktu yang diminta.
Pelacakan Waktu Nyata
Seperti industri lainnya, barang-barang di sektor perlengkapan kantor seringkali terdiri dari barang-barang rakitan, dipesan dari berbagai pemasok. EDI menyediakan kemampuan untuk melacak pengiriman barang dari pemasok dan dengan hati-hati merencanakan pengiriman ke klien akhir.
Industri perlengkapan kantor sering memberikan layanan tambahan seperti perakitan furnitur. Dalam hal ini, semua bagian furnitur dikirim ke lokasi yang sama dan pihak ketiga merakitnya.
Dalam situasi ini, solusi berbasis cloud dapat disesuaikan untuk menyediakan alur kerja spesifik yang berorientasi bisnis. Ini tidak dapat dilakukan dengan solusi lokal tanpa perubahan signifikan.
Dengan menerapkan alur kerja khusus industri ini secara native dalam solusi EDI berbasis cloud, bisnis dapat dijalankan dengan lancar, tanpa batasan teknis apa pun.
Faktur dan Kepatuhan Fiskal
Perusahaan di sektor ini melakukan bisnis dengan banyak pemasok yang berbasis di berbagai negara di seluruh dunia. Dan banyak negara berarti banyak peraturan fiskal.
Semakin banyak validasi bisnis yang diminta oleh otoritas fiskal. EDI dapat membantu di sini dengan memeriksa semua dokumen yang dipertukarkan secara otomatis. E-Faktur, berdasarkan EDI, menyediakan industri perlengkapan kantor dengan cara mudah untuk bertukar faktur dengan pemasok dan klien.
Tahun demi tahun, cara pertukaran faktur dengan mitra bisnis atau otoritas pajak terus berkembang.
Pemerintah meminta perusahaan untuk mengikuti aturan baru dan mengadopsi metode teknis baru untuk bertukar faktur.
Italia adalah salah satu negara yang lebih baru untuk menerapkan perubahan. Di sana, otoritas pajak menerapkan portal (SdI) di mana semua perusahaan diharuskan mengirim faktur klien mereka. Portal kemudian mengirimkan faktur ke klien.
Solusi EDI berbasis cloud secara native menawarkan cakupan untuk peraturan khusus ini dan bisnis tidak perlu membuang waktu untuk menerapkan perubahan yang diminta.
Regulasi akan terus berkembang dan penerapan solusi EDI berbasis cloud memastikan keunggulan kompetitif yang akan diuntungkan oleh bisnis pasokan kantor mana pun.
Lebih Banyak Keuntungan
Memiliki solusi EDI berbasis cloud tidak hanya memberikan keuntungan terkait bisnis.
Hosting solusi EDI in-house, di tempat membutuhkan perusahaan yang memiliki infrastruktur TI yang kuat. Tidak ada hal baik yang akan datang dari bisnis perlengkapan kantor yang tidak dapat mengirim pesanan ke pemasoknya atau faktur ke kliennya. Oleh karena itu, memiliki solusi EDI berbasis cloud dan perjanjian tingkat layanan (SLA) yang kuat akan memberikan ketenangan pikiran.
Menggunakan platform EDI berbasis cloud membawa banyak keuntungan. Migrasi ke solusi semacam itu harus dipertimbangkan oleh siapa pun di industri peralatan kantor yang saat ini menggunakan solusi lokal. Urgensinya bahkan lebih besar sekarang karena lebih banyak perubahan yang diminta oleh mitra bisnis dan otoritas pajak pasti akan datang.
Arnaud François bertanggung jawab atas pasar Prancis, yang mengkhususkan diri dalam EDI, e-faktur dan sistem manajemen data master, di Comarch.
