Cara EDI Berbasis Cloud Meningkatkan Efisiensi Bisnis Perlengkapan Kantor
Industri perlengkapan kantor bertujuan untuk menyediakan semua peralatan yang dibutuhkan kliennya—berupa perusahaan berbagai ukuran, entitas publik, dan organisasi non-bisnis—untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Pemasok dapat berbasis lokal atau internasional, harga diperbarui secara real-time, dan tingkat stok dimodifikasi setiap hari.
Dengan ekspektasi yang ketat, transaksi berbasis EDI adalah kebutuhan nyata. Perangkat lunak ini membantu perusahaan menyelesaikan berbagai tugas penting dengan cepat, seperti memesan dan menerima pesanan, memberitahu atau menerima pembaruan tentang barang yang dikirim, serta bertukar faktur yang mematuhi hukum.
Inilah cara bermigrasi ke solusi EDI berbasis cloud dapat membantu meningkatkan tiga jenis pertukaran: pesanan, surat keterangan pengiriman, dan faktur.
Reaktivitas dan Efisiensi
Di dunia yang selalu berubah, pemilik bisnis harus selalu berada di depan. EDI menawarkan kemampuan untuk reaktif, adaptif, dan efisien.
Saat klien memesan dari pemasar perlengkapan kantor, pemasok harus bereaksi cepat dan mengumpulkan semua elemen yang diperlukan untuk pesanan. Beberapa elemen tersebut harus dipesan kembali, dan pesanan berbasis EDI adalah instan serta dapat segera dikonfirmasi oleh pemasok.
Menggunakan solusi EDI berbasis cloud memberikan kemampuan untuk fleksibel dan reaktif jika diperlukan perubahan teknis dalam cara kedua entitas berbisnis. Permintaan perubahan sering terjadi dengan skala waktu implementasi yang pendek. Di sini, penyedia Anda dapat memperbarui solusi EDI berbasis cloud Anda sesuai dengan batas waktu yang diminta.
Pelacakan Real-Time
Seperti industri lain, barang di sektor perlengkapan kantor sering terdiri dari item yang dirangka, dipesan dari berbagai pemasok. EDI menyediakan kemampuan untuk melacak pengiriman barang dari pemasok secara erat dan merencanakan pengiriman ke klien akhir dengan cermat.
Industri perlengkapan kantor sering menyediakan layanan tambahan seperti pemasangan furnitur. Dalam kasus ini, semua bagian furnitur dikirim ke lokasi yang sama dan dipasang oleh pihak ketiga.
Dalam situasi ini, solusi berbasis cloud dapat disesuaikan untuk menyediakan alur kerja spesifik yang berorientasi bisnis. Hal ini tidak dapat dilakukan dengan solusi on-premises tanpa perubahan signifikan.
Dengan adanya alur kerja spesifik industri yang diimplementasikan secara natif dalam solusi EDI berbasis cloud, bisnis dapat berjalan lancar tanpa keterbatasan teknis.
Faktur dan Kepatuhan Fiskal
Perusahaan di sektor ini berbisnis dengan banyak pemasok yang berbasis di berbagai negara di seluruh dunia. Dan banyak negara berarti banyak regulasi fiskal.
Semakin banyak validasi bisnis yang diminta oleh otoritas fiskal. EDI dapat membantu dengan secara otomatis memeriksa semua dokumen yang ditukar. E-faktur, yang didasarkan pada EDI, memberikan industri perlengkapan kantor cara mudah untuk bertukar faktur dengan pemasok dan klien.
Tahun demi tahun, cara bertukar faktur dengan rekan bisnis atau otoritas pajak terus berkembang.
Pemerintah meminta perusahaan untuk mengikuti aturan baru dan mengadopsi metode teknis baru untuk bertukar faktur.
Italia adalah salah satu negara yang lebih baru menerapkan perubahan. Di sana, otoritas pajak mengimplementasikan portal (SdI) yang harus digunakan semua perusahaan untuk mengirim faktur klien mereka. Portal kemudian mengirim faktur ke klien.
Solusi EDI berbasis cloud secara natif menawarkan cakupan untuk regulasi spesifik ini, dan perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk menerapkan perubahan yang diminta.
Regulasi akan terus berkembang, dan menerapkan solusi EDI berbasis cloud memastikan keunggulan kompetitif yang akan memberikan manfaat bagi setiap bisnis perlengkapan kantor.
Keuntungan Lainnya
Memiliki solusi EDI berbasis cloud tidak hanya memberikan keuntungan terkait bisnis.
Meng-host solusi EDI on-premises internal memerlukan perusahaan memiliki infrastruktur TI yang kuat. Tidak akan ada yang baik yang timbul dari bisnis perlengkapan kantor yang tidak dapat mengirim pesanan ke pemasok atau faktur ke klien. Oleh karena itu, memiliki solusi EDI berbasis cloud dan perjanjian tingkat layanan (SLA) yang kuat akan membawa ketenangan pikiran.
Menggunakan platform EDI berbasis cloud membawa banyak keuntungan. Bermigrasi ke solusi seperti ini harus dipertimbangkan oleh siapa pun di industri perlengkapan kantor yang saat ini menggunakan solusi on-premises. Ke urgencynya semakin besar sekarang bahwa lebih banyak perubahan yang diminta oleh rekan bisnis dan otoritas pajak pasti akan datang.
Arnaud François bertanggung jawab atas pasar Prancis, spesialis dalam EDI, e-faktur, dan sistem manajemen data master, di Comarch.
