Lima Ketentuan Utama yang Harus Anda Miliki dalam Kontrak Rantai Pasokan Anda

Kemitraan yang cerdas dan manajemen hubungan sangat penting untuk setiap strategi pasokan, tetapi kontrak rantai pasokan adalah yang terpenting ketika pertanyaan muncul atau ada yang tidak beres. Kontrak menetapkan harapan, memandu penyelesaian perselisihan, dan menguraikan bagaimana dan kapan kewajiban para pihak berakhir. Melakukannya dengan benar sangat penting.

Ketentuan yang tepat dari kontrak rantai pasokan akan bervariasi tergantung pada bisnis dan industri Anda. Tetapi ketentuan-ketentuan tertentu yang seharusnya jarang, jika pernah, dikecualikan. Berikut adalah lima klausa kunci yang harus menjadi pokok kontrak rantai pasokan.

1. Lindungi informasi rahasia Anda dan pengetahuan perusahaan. Ini membantu Anda untuk mempertahankan keunggulan kompetitif Anda. Mencapai hal ini dalam praktik dapat menjadi rumit, karena memerlukan perlindungan praktis dan kontraktual. Berikut adalah fitur perlindungan informasi rahasia yang kuat dalam kontrak rantai pasokan:

Tentukan dengan jelas informasi rahasia. Pastikan untuk secara hati-hati merinci dengan tepat apa yang terdiri dari informasi rahasia dalam kontrak pemasok Anda. Pertimbangkan untuk menyertakan antara lain informasi keuangan, harga produk, proyeksi bisnis, desain, komposit, cetakan, peralatan, perlengkapan, detail pemasok lain, dan proses khusus apa pun.

Batasi akses ke informasi rahasia apa pun. Klausul ini harus menguraikan langkah-langkah praktis yang harus diambil pemasok Anda untuk mencegah staf (atau siapa pun, termasuk vendor pihak ketiga dan subkontraktor) mengakses informasi rahasia dan pengetahuan Anda. Langkah-langkah ini mungkin termasuk:

• Hambatan fisik,
• Akses terbatas ke aset digital,
• Tindakan keamanan,
• Membuat pihak ketiga menyetujui ketentuan kerahasiaan dalam perjanjian Anda (atau persyaratan kerahasiaan serupa),
• Menetapkan tanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan kepada anggota tertentu dari tim pemasok, dan
• Memastikan bahwa informasi rahasia akan dikembalikan saat kontrak berakhir.

Detail siapa yang memiliki kekayaan intelektual dikembangkan. Pemasok Anda mungkin mengembangkan I.P. saat mengerjakan proyek Anda. Kontrak yang menguraikan persetujuan Anda harus dengan jelas memberikan hak kepada I.P. ke perusahaan Anda, jika Anda ingin mengklaim kepemilikannya.

Garis besar prosedur audit. Praktik terbaik berarti berusaha jauh melampaui kata-kata kontrak. Anda harus memiliki kemampuan untuk mengunjungi situs pemasok Anda dan meninjau catatan mereka untuk memastikan langkah-langkah yang diperlukan ada dan dipatuhi. Kontrak Anda harus menjelaskan bagaimana dan kapan audit ini dapat dilakukan.

2. Detailkan bahan dan persyaratan kualitas Anda. Rantai pasokan yang beragam membantu memenuhi harapan konsumen, menumbuhkan keuntungan, berinovasi, dan tetap kompetitif. Mereka juga membuatnya lebih rumit untuk mengelola dan menjamin kualitas. Kontrak pemasok yang jelas dan ringkas dapat membantu mengurangi masalah material dan kualitas.

Pencantuman klausul yang merinci persyaratan bahan yang tepat dapat mencegah pemasok beralih ke bahan berkualitas lebih rendah. Anda harus menguraikan jenis, warna, bentuk, ukuran, berat, dan sumber perbekalan yang dapat diterima.

Adapun persyaratan kualitas, kontrak Anda harus menguraikan standar minimum yang tegas untuk kualitas. Anda harus menentukan tujuan produk, dan detail bahwa produk yang dikirimkan harus sesuai dengan tujuan. Setiap tes jaminan kualitas yang diperlukan harus jelas, demikian juga konsekuensi dari kegagalan memenuhi standar yang dipersyaratkan.

3. Lindungi IP Anda dari barang palsu. Hukum kekayaan intelektual di yurisdiksi mana pun tempat Anda beroperasi menawarkan perlindungan dari pemalsuan, selama Anda mendaftarkan I.P. di sana. Perlindungan ini dapat diperkuat dengan ketentuan ganti rugi yang dilikuidasi, yang menawarkan insentif kuat bagi pemasok untuk melindungi IP Anda, dan ketentuan untuk ganti rugi segera jika dilanggar.

Ketentuan ganti rugi yang dilikuidasi menguraikan bahwa, di mana I.P. disalahgunakan, dijual, atau "disandera" selama perselisihan atau setelah pemutusan kontrak, pemasok Anda akan diminta untuk membayar Anda sejumlah uang yang telah ditentukan sebelumnya.

Ketentuan ganti rugi memberi Anda kemampuan untuk secara hukum mengharuskan pemasok Anda berhenti melakukan apa pun yang mereka lakukan yang bertentangan dengan persyaratan kontrak Anda. Dalam konteks IP, pemasok Anda harus segera berhenti menjual produk palsu.

Penjualan pihak ketiga yang tidak disetujui juga harus tercakup dalam klausul ganti rugi yang dilikuidasi. Ini mencegah pemasok Anda menjual kelebihan produk atau produk yang Anda tolak. Anda juga dapat mencapainya dengan meminta pemasok Anda untuk memberikan sertifikasi pemusnahan pihak ketiga, atau mengembalikan produk Anda kepada Anda.

4. Sertakan ketentuan untuk mempromosikan kinerja kontrak. Pentingnya klausul kinerja yang dirancang dengan hati-hati dalam kontrak rantai pasokan Anda tidak pernah lebih jelas daripada selama pandemi. Penampilan di pengadilan, dan negosiasi penyelesaian terkait ketidakpatuhan selama pandemi, akan berlanjut selama bertahun-tahun yang akan datang.

Ketentuan yang meningkatkan kinerja dapat bermanfaat dalam kasus ini. Ini termasuk:

• Jaminan kinerja dari perusahaan induk,
• Hukuman finansial untuk keterlambatan,
• Klausul penghentian untuk non-kinerja,
• Klausul penangguhan atau penghentian untuk kinerja yang tertunda,
• Pengaturan escrow,
• Ikatan kinerja, dan
• Hak yang memungkinkan pemasok lain untuk “masuk” jika pemasok gagal mengirimkannya.

5. Rencanakan akhir kontrak Anda. Kontrak rantai pasokan harus menguraikan keadaan di mana para pihak dapat mengakhiri kontrak, dan apa yang terjadi setelah pemutusan itu terjadi. Anda harus jelas tentang hutang kepada siapa, dan langkah apa yang harus diambil baik sebelum maupun setelah penghentian.

Kewajiban yang jelas sejak awal meminimalkan risiko perselisihan yang timbul sejak awal. Jika penghentian terjadi, hal itu menetapkan harapan yang jelas tentang apa yang akan terjadi selanjutnya — sekali lagi, membatasi ruang lingkup sengketa apa pun.

Dengan perlindungan kontraktual ini dan hubungan rantai pasokan yang strategis dan kuat, Anda dapat menempatkan perusahaan Anda dengan lebih baik untuk meraih kesuksesan di masa depan.

Hannah Genton adalah mitra pendiri di CGL LLP .