Mengotomatiskan Kontrak Adalah Langkah Kunci Menuju Evolusi Rantai Pasokan Digital
Industri manufaktur dan logistik menghadapi kondisi yang kompleks dan berubah dengan cepat selama pandemi COVID-19. Bisnis di A.S. berada di wilayah yang belum dipetakan ketika wabah melanda pada awal 2020. Jalur pasokan menjadi tegang, karena bisnis dan penyedia layanan kesehatan bergegas mengirimkan pasokan penting seperti alat pelindung diri (APD).
Sembilan bulan kemudian, perusahaan manufaktur dan logistik masih berjuang untuk mengatasi rintangan logistik COVID-19, sekaligus menjaga keselamatan pekerja. Bahkan saat ini, industri pengangkutan bersiap untuk mengirimkan 9 juta vaksin Pfizer dan Moderna setiap hari dalam kendaraan berpendingin. Untuk mengatasi tantangan keselamatan, dan membatasi kontak langsung sebanyak mungkin, para pemimpin manufaktur dan logistik harus memprioritaskan transformasi digital dalam rantai pasokan. Prioritas utama bagi para eksekutif adalah melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan, sambil terus beroperasi dan mengirimkan barang sesuai jadwal. Teknologi memainkan peran penting dalam mencapai tujuan ini, dan mengatasi gangguan yang disebabkan oleh virus.
Penutupan yang diwajibkan dan persyaratan keselamatan tempat kerja yang baru menyebabkan penundaan pengiriman yang besar dan kekurangan pasokan yang besar. Menurut data dari World CC (sebelumnya IACCM), 59% bisnis terganggu oleh masalah rantai pasokan. Selain itu, persentase perusahaan yang mengalami dampak sedang hingga parah pada kinerja kontrak melonjak dari 37% menjadi 60% dalam dua minggu di awal pandemi.
Salah satu tantangan utama yang dihadapi penyedia logistik selama transisi ke pekerjaan jarak jauh adalah mengelola ratusan ribu kontrak digital. Perusahaan rantai pasokan besar menggunakan berbagai solusi untuk mengelola lebih dari 100.000 dokumen dan kontrak, yang mencakup pekerjaan selama puluhan tahun. Perusahaan harus memastikan bahwa semua kontrak dipenuhi, sekaligus melindungi diri mereka dari masalah hukum dan peraturan.
Untuk membantu transisi ke pekerjaan jarak jauh, platform manajemen siklus hidup kontrak (CLM) telah menjadi alat penting untuk mendigitalkan kontrak di seluruh organisasi rantai pasokan. CLM memastikan bahwa semua informasi vendor berada dalam satu sumber kebenaran terpusat. Selain itu, sistem CLM mengotomatiskan alur kerja dan melacak masa berlaku dan perpanjangan kontrak, sehingga organisasi dapat mempercepat proses persetujuan kontrak dan memaksimalkan pendapatan.
Menurut survei oleh Oxford Economics, mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti dokumen dan manajemen kontrak adalah tujuan utama bagi para eksekutif dalam rantai pasokan. Pada saat para pemimpin bisnis ingin merampingkan operasi dan mengurangi biaya, platform CLM dapat memberikan pengembalian investasi tertinggi untuk otomatisasi dalam rantai pasokan. Misalnya, CLM telah memungkinkan salah satu perusahaan truk terbesar di AS untuk mengawasi sejumlah besar perubahan pada persyaratan pemasok terkait dengan dampak COVID-19. Dengan mengadopsi sistem CLM otomatis, penyedia solusi rantai pasokan dapat mengelola hal-hal seperti tanggal perpanjangan, rekanan bernama, ganti rugi, dan persyaratan kargo dengan lebih efisien.
Selain efisiensi dan akses yang lebih mudah ke dokumen penting, CLM otomatis membantu organisasi dengan visibilitas dan akuntabilitas kontrak. Ini menyimpan kontrak dan catatan di cloud sehingga dapat diakses dengan aman dari mana saja saat dibutuhkan. CLM meningkatkan transparansi di seluruh organisasi, dan memungkinkan karyawan untuk berbagi dan menegosiasikan dokumen digital dengan aman secara real time. Ini merampingkan siklus penjualan sekaligus mengurangi risiko kepatuhan secara drastis. Misalnya, CLM otomatis dapat menandai jika pengiriman akan tertunda, ketika persyaratan kontrak menyatakan bahwa itu harus dikirimkan pada tanggal tertentu, atau ketika pemasok bertanggung jawab secara finansial. Dengan begitu, pemasok dapat mempercepat pengiriman hingga mencapai batas waktu, atau setidaknya memberi tahu pihak lain bahwa barang akan dikirimkan terlambat.
Menanggapi pandemi, produsen menuntut visibilitas yang lebih besar ke dalam rantai pasokan pemasok mereka. Inovasi telah dipercepat di setiap langkah dalam rantai pasokan karena tantangan yang ditimbulkan oleh COVID-19. Lebih dari sebelumnya, otomatisasi diterapkan di banyak aspek rantai pasokan agar berjalan lebih mandiri. CLM tetap menjadi bagian penting dari evolusi digital rantai pasokan dengan menyederhanakan proses kontrak.
Saat distribusi vaksin COVID-19 dimulai, rantai pasokan diuji sekali lagi. Dengan teknologi yang tepat dan alat CLM untuk melacak pengiriman, memantau suhu truk, dan mengelola jutaan pengiriman, perusahaan pengiriman akan dapat mengirimkan vaksin secara efektif ke seluruh negeri.
Dengan CLM, pemimpin rantai pasokan memiliki fleksibilitas yang lebih besar untuk meninjau dan menyetujui kontrak dari lokasi mana pun, yang mempercepat waktu pemrosesan dan membuat rantai pasokan tetap bergerak maju selama masa-masa sulit ini. Tetapi mencari solusi yang mampu dapat menjadi usaha besar. Penyedia rantai pasokan yang tertarik dengan CLM otomatis harus memulai pencarian mereka dengan perusahaan riset perangkat lunak pihak ketiga, lebih disukai berdasarkan pengalaman pelanggan nyata. Sumber-sumber ini memberikan informasi nyata, bukan pembicaraan pemasaran, tentang kemampuan dan pengalaman pelanggan, yang dapat digunakan oleh para pemimpin rantai pasokan untuk membidik penyedia CLM yang tepat.
Colin Earl adalah kepala petugas teknologi Agiloft .
