Otomatisasi Kontrak Mendorong Transformasi Digital dalam Rantai Pasok
Industri manufaktur dan logistik telah menghadapi kondisi kompleks dan berubah cepat selama pandemi COVID-19. Bisnis di AS menemukan diri mereka di wilayah yang belum terpahami ketika wabah melanda pada awal 2020. Garis pasokan menjadi tertekan, saat bisnis dan penyedia layanan kesehatan bergebur untuk menyediakan perlengkapan kritis seperti peralatan pelindung diri (PPE).
Sembilan bulan kemudian, perusahaan manufaktur dan logistik masih berusaha untuk mengatasi hambatan logistik COVID-19, sambil juga menjaga karyawan tetap aman. Bahkan sekarang, industri freight sedang menyiapkan untuk menyampaikan 9 juta vaksin Pfizer dan Moderna setiap hari dalam kendaraan pendingin. Untuk mengatasi tantangan keselamatan, dan membatasi kontak tatap muka sebanyak mungkin, pemimpin manufaktur dan logistik harus memprioritaskan transformasi digital dalam rantai pasok. Prioritas utama bagi eksekutif adalah melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan, sambil terus beroperasi dan menyampaikan barang sesuai jadwal. Teknologi memainkan peran signifikan dalam mencapai tujuan ini, dan mengatasi gangguan yang disebabkan oleh virus.
Penutupan yang diwajibkan dan persyaratan keselamatan tempat kerja baru menyebabkan keterlambatan pengiriman besar dan kekurangan pasokan besar. Menurut data dari World CC (dahulu IACCM), 59% bisnis terganggu oleh masalah rantai pasok. Selain itu, persentase perusahaan yang menderita dampak sedang hingga parah pada kinerja kontrak melonjak dari 37% menjadi 60% dalam dua minggu di awal pandemi.
Salah satu tantangan utama yang dihadapi penyedia logistik selama transisi ke bekerja jarak jauh adalah mengelola ratusan ribu kontrak digital. Perusahaan rantai pasok besar menggunakan berbagai solusi untuk mengelola lebih dari 100.000 dokumen dan kontrak, yang mencakup dekade pekerjaan. Perusahaan harus memastikan semua kontrak terpenuhi, sambil melindungi diri dari masalah hukum dan peraturan.
Untuk membantu transisi ke bekerja jarak jauh, platform manajemen siklus hidup kontrak (CLM) telah menjadi alat kritis untuk mengdigitalisasi kontrak di seluruh organisasi rantai pasok. CLM memastikan semua informasi vendor tinggal di satu sumber kebenaran terpusat. Selain itu, sistem CLM mengotomatisasi alur kerja dan melacak kedaluwarsa serta perpanjangan kontrak, sehingga organisasi dapat mempercepat proses persetujuan kontrak dan memaksimalkan pendapatan.
Menurut survei oleh Oxford Economics, mengotomatisasi tugas rutin seperti kertas kerja dan manajemen kontrak adalah tujuan utama bagi eksekutif dalam rantai pasok. Pada waktu di mana pemimpin bisnis mencoba untuk menyederhanakan operasi dan mengurangi biaya, platform CLM mungkin memberikan pengembalian investasi tertinggi untuk otomatisasi dalam rantai pasok. Misalnya, CLM telah memungkinkan salah satu perusahaan truk terbesar di AS untuk mengawasi volume besar perubahan pada syarat pemasok terkait dengan dampak COVID-19. Dengan mengadopsi sistem CLM otomatis, penyedia solusi rantai pasok dapat mengelola hal-hal seperti tanggal perpanjangan, nama pihak kontraktor, indemnitas, dan syarat cargo dengan lebih efisien.
Di luar efisiensi dan akses yang lebih mudah ke dokumen penting, CLM otomatis membantu organisasi dengan visibilitas dan akuntabilitas kontrak. Ia menyimpan kontrak dan catatan di cloud sehingga dapat diakses dengan aman dari mana saja saat diperlukan. CLM meningkatkan transparansi di seluruh organisasi, dan memungkinkan karyawan untuk berbagi dan menegosiasikan dokumen digital secara aman secara real-time. Ini menyederhanakan siklus penjualan sambil secara drastis mengurangi risiko kepatuhan. Misalnya, CLM otomatis dapat memberi tanda jika pengiriman akan tertunda, saat syarat kontrak menyatakan bahwa harus diterima pada tanggal tertentu, atau saat pemasok bertanggung jawab secara finansial. Dengan cara itu, pemasok dapat mempercepat pengiriman untuk memenuhi batas waktu, atau setidaknya memberitahu pihak lain bahwa barang akan tiba terlambat.
Respons terhadap pandemi, produsen telah menuntut visibilitas yang lebih besar ke dalam rantai pasok pemasok mereka. Inovasi telah dipercepat di setiap langkah dalam rantai pasok karena tantangan yang ditimbulkan oleh COVID-19. Lebih dari sebelumnya, otomatisasi diterapkan di banyak aspek rantai pasok untuk beroperasi lebih otonom. CLM tetap menjadi bagian kunci dari evolusi digital rantai pasok dengan menyederhanakan proses kontraktual.
Saat distribusi vaksin COVID-19 dimulai, rantai pasok diuji sekali lagi. Dengan teknologi dan alat CLM yang tepat untuk melacak pengiriman, memantau suhu truk, dan mengelola jutaan pengiriman, perusahaan freight akan dapat secara efektif menyampaikan vaksin di seluruh negara.
Dengan CLM, pemimpin rantai pasok memiliki fleksibilitas yang lebih besar untuk meninjau dan menyetujui kontrak dari setiap lokasi, yang mempercepat waktu pemrosesan dan menjaga rantai pasok bergerak ke depan selama waktu tumult ini. Namun pencarian solusi yang mampu dapat menjadi tugas besar. Penyedia rantai pasok yang tertarik dengan CLM otomatis harus memulai pencarian mereka dengan perusahaan penelitian perangkat lunak pihak ketiga, dekatnya berdasarkan pengalaman pelanggan nyata. Sumber ini memberikan informasi nyata, bukan bicara pemasaran, tentang kemampuan dan pengalaman pelanggan, yang dapat digunakan pemimpin rantai pasok untuk fokus pada penyedia CLM yang tepat.
Colin Earl adalah chief technology officer di Agiloft.
