Apa itu Operasi Fasilitas, dan Mengapa Penting?
Menjalankan operasi industri tidak mudah. Ada orang yang harus dikelola, barang untuk diproduksi atau dikirim atau dijual, mesin untuk dirawat dan diperbaiki, persediaan untuk dipesan, dan sejuta tugas besar dan kecil lainnya yang perlu dilakukan setiap hari. Tanpa rencana serangan, tidak butuh waktu lama untuk benar-benar kewalahan.
Di situlah operasi fasilitas masuk. Pada dasarnya, istilah ini merangkum proses menjalankan dan mengelola fasilitas, apakah itu gudang, pabrik, atau operasi industri atau komersial lainnya. Menerapkan sistem manajemen operasi yang sukses memerlukan pengembangan strategi yang dapat ditindaklanjuti yang merampingkan dan menyederhanakan pekerjaan Anda sehari-hari sehingga Anda dapat mengimbangi kecepatan manufaktur atau industri modern yang tiada henti. Jika Anda berada dalam peran manajemen operasi fasilitas apa pun, pertimbangkan posting ini sebagai bacaan wajib.
Definisi Operasi Fasilitas
Operasi fasilitas adalah istilah umum yang mencakup semua tanggung jawab manajemen tipikal Anda untuk segala jenis usaha industri, komersial, atau manufaktur. Kepegawaian, peralatan, barang dan bahan, rantai pasokan, bahkan perbaikan gedung dan kebersihan – semuanya berada di bawah lingkup operasi fasilitas. Baik Anda menjalankan toko kelontong atau mengelola pabrik, Anda mengarahkan dan menjalankan operasi fasilitas setiap hari.
Apa Prinsip Utama Manajemen Fasilitas?
Meskipun setiap industri berbeda, ada beberapa tanggung jawab umum yang mungkin perlu diberikan oleh manajer fasilitas mana pun. Pikirkan hal berikut sebagai prinsip menyeluruh yang mendasari rencana pengelolaan fasilitas yang sukses:
Mempekerjakan, Mendukung, dan Mengelola Staf
Ini kemungkinan merupakan elemen terpenting dari rencana operasi fasilitas apa pun, karena staf yang tepat adalah landasan bagi bisnis apa pun yang berharap dapat menumbuhkan lingkungan kerja yang mengundang, aman, produktif, dan bermanfaat. Untuk membuat cita-cita mulia ini menjadi kenyataan, manajer operasi perlu menyusun rencana kepegawaian yang melihat perekrutan dari setiap sudut. Pertanyaan yang jelas – berapa jumlah karyawan yang ideal untuk produktivitas optimal? Berapa banyak orang yang kita butuhkan per shift? – juga perlu diimbangi dengan yang mungkin kurang jelas:Bagaimana kita menjaga moral di antara tim kita? Apa yang dapat kami lakukan untuk menciptakan budaya yang kami cari di antara staf kami?
Siapapun yang menjalankan operasi secara alami dipandang sebagai pemimpin oleh staf umum. Mereka memiliki pengaruh yang sangat besar dalam mengatur nada budaya dan moral, dan merupakan tanggung jawab mereka untuk menjaga staf tetap sehat, aman, bahagia, dan terlibat. Dengan perpaduan yang tepat antara kebijakan dan kepemimpinan, manajer fasilitas yang baik tidak hanya memiliki staf yang produktif – mereka juga akan memiliki tim yang efisien, kohesif, dan bahagia yang dapat membantu membuat setiap tantangan operasional menjadi lebih mudah dihadapi.
Mengelola Pembelian, Pemeliharaan, dan Pengoperasian Peralatan
Baik itu forklift tua atau solusi pergudangan otonom yang canggih, aset fasilitas sangat penting untuk operasi yang efektif. Tetapi sistem ini tidak mudah, dan untuk bekerja sebaik mungkin, mereka membutuhkan pemeliharaan dan servis yang tepat. Kami telah berbicara tentang pemeliharaan industri sebelumnya, tetapi kami tidak dapat melebih-lebihkan bagaimana membuat rencana yang efektif untuk memantau dan memperbaiki peralatan Anda adalah kunci keberhasilan manajemen operasi jangka panjang.
Mengapa? Pikirkan seperti ini:perawatan yang diabaikan dapat menyebabkan kerusakan mendadak pada peralatan utama. Ketika ini terjadi, Anda akan menghadapi waktu henti yang mahal saat Anda berebut untuk melakukan perbaikan darurat. Dengan begitu banyak uang dan kapasitas produksi yang dipertaruhkan, manajer operasi mengandalkan strategi pemeliharaan preventif, prediktif, atau reaktif yang sering kali didorong oleh data historis dan real-time.
Pemeliharaan dan pengoperasian peralatan juga dapat didukung oleh tag aset manajemen fasilitas dan label barcode pelacakan aset manufaktur, yang membantu operator alat berat dan staf lain memahami spesifikasi utama dan prosedur perawatan. Tag alat berat adalah solusi pelacakan manajemen aset fasilitas lainnya, yang digunakan untuk identifikasi peralatan, pelat muka panel kontrol, dan kebutuhan penandaan aset lainnya untuk peralatan yang beroperasi di lingkungan manufaktur atau luar ruangan yang keras. Dengan menggunakan alat seperti ini, manajer dapat memantau dan memperbaiki peralatan dan mengurangi risiko penghentian, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi manufaktur. Pelajari cara mengidentifikasi barcode yang tepat untuk perangkat lunak manajemen fasilitas Anda di postingan ini.
Memantau Arus Barang dan Suplai
Baik pengecer maupun produsen sama-sama mengetahui rasa sakit dari rantai pasokan yang kikuk, terutama di lingkungan saat ini. Ketika barang yang Anda butuhkan gagal ditampilkan, penundaan yang dihasilkan cepat bertambah dan beriak ke luar. Dan meskipun spesialis operasi fasilitas tidak dapat mengayunkan tongkat ajaib untuk membuat pengiriman yang terlambat tiba-tiba muncul di ruang pemuatan, mereka dapat bekerja untuk mengembangkan rencana darurat untuk memastikan masalah material dan persediaan tidak berubah menjadi hambatan total.
Dengan membuat keputusan seperti realokasi staf atau peralatan ketika lini produksi atau departemen tertentu tertunda, manajer fasilitas dapat membantu mempertahankan produktivitas meskipun terjadi penurunan yang tidak terduga. Terserah mereka juga untuk melakukan panggilan serupa ketika permintaan berfluktuasi, peralatan rusak, atau faktor lain apa pun yang mengganggu produksi.
Memaksimalkan Efisiensi dan Memotong Biaya
Jika Anda telah berhasil menavigasi manajemen orang, peralatan, dan persediaan, Anda mungkin sudah melakukan ini. Tetapi perlu disebutkan dengan sendirinya:operasi fasilitas adalah tentang mengoptimalkan aset seperti halnya memaksimalkan efisiensi. Menjalankan operasi yang ramping secara finansial merupakan bagian integral untuk memastikan bisnis industri yang sukses.
Untungnya, pemotongan biaya adalah efek samping alami dari keberhasilan mengelola elemen lain dari operasi Anda. Misalnya, ketika Anda mengetahui jumlah karyawan yang ideal dan memiliki staf yang terdiri dari karyawan yang setia dan bahagia, Anda mengurangi pergantian dan menghemat biaya perekrutan dan orientasi. Demikian pula, memaksimalkan efisiensi produksi memungkinkan Anda meningkatkan profitabilitas dengan menurunkan biaya per unit.
Garis bawah? Fokus pada peningkatan operasi Anda dan biaya operasional kemungkinan akan turun bahkan saat produksi dan efisiensi meningkat.
Bagaimana Cara Membuat Rencana Manajemen Operasi Fasilitas?
Ini semua tentang memahami bisnis Anda – bukan hanya detail tingkat tinggi, tetapi seluk beluk fasilitas dan iklim bisnis lokal Anda, termasuk staf Anda, klien Anda, peralatan Anda, pemasok Anda, dan sebagainya. Dengan menggunakan detail ini, Anda dapat mulai memprioritaskan di mana seharusnya fokus Anda, bagaimana meningkatkan efisiensi, dan – mungkin yang paling penting – bagaimana bersandar pada dukungan tim Anda untuk memastikan proyek didelegasikan dengan tepat dan tidak ada bagian dari fasilitas Anda yang terlewatkan. .
Penting juga untuk diingat bahwa rencana operasi fasilitas tidak pernah ditetapkan di atas batu. Unsur-unsur operasi Anda yang membutuhkan perhatian paling kritis Anda akan surut dan mengalir; apa yang menyibukkan Anda minggu ini mungkin tidak terlalu menjadi perhatian sebulan dari sekarang. Saat mempertimbangkan rencana pengelolaan fasilitas Anda, selalu kembangkan fleksibilitas dan jangan biarkan rencana menjadi terlalu permanen.
Mengapa Pengoperasian Fasilitas Penting?
Tak perlu dikatakan bahwa rencana manajemen yang efektif diperlukan untuk menjalankan operasi yang sukses. Lagi pula, seperti yang diketahui oleh manajer fasilitas mana pun, selalu ada sejuta bola untuk disulap pada saat tertentu. Kehilangan momentum dan bola-bola itu akan dengan cepat jatuh. Itulah mengapa rencana manajemen operasi yang efektif sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang baik bagi manajer maupun bisnis itu sendiri.
Pada akhirnya, jika Anda dapat memahami apa yang tidak hanya perlu dilakukan tetapi juga bagaimana memprioritaskan daftar tugas dan mendelegasikan tugas, Anda akan mampu menangani bahkan kesulitan manajemen operasi yang paling sulit sekalipun. Dengan memastikan bisnis industri atau komersial Anda berjalan dengan aman dan efisien setiap hari, Anda akan segera menguasai pengoperasian fasilitas.
