5 Cara Membangun Sistem Kontrol Ekspor yang Lebih Baik

Membangun sistem kontrol ekspor yang efektif untuk organisasi Anda memerlukan kemitraan dan kerja sama antara lembaga pemerintah yang berbeda dan entitas yang berdekatan. Dengan banyaknya peraturan dan definisi yang perlu dipertimbangkan, penting untuk memiliki sistem kepatuhan terorganisir yang menangani semua detail peraturan. Meskipun ada banyak panduan dan tip yang tersedia tentang masalah ini, perlu diingat bahwa setiap organisasi bertanggung jawab untuk membuat programnya sendiri. Baca saran di bawah untuk kiat memulai.

Definisi Sistem Kontrol Ekspor

Tangkapan layar melalui BIS

Departemen Perdagangan AS melalui Biro Industri dan Keamanan (BIS) mewajibkan semua perusahaan untuk mempertahankan program manajemen dan kepatuhan ekspor (EMCP) untuk mengatur transfer barang, perangkat lunak, dan teknologi di luar batas negara. Pedoman yang diterbitkan oleh BIS terdiri dari 9 bagian berikut:

• Komitmen Manajemen
• Penilaian Risiko
• EMCP Tertulis
• Pelatihan Kepatuhan
• Cradle to Grave Keamanan &Penyaringan Kepatuhan Ekspor
• Pencatatan
• Audit/Penilaian
• Pelaporan &Eskalasi
• Tindakan Perbaikan

Dokumentasi ini dibuat untuk membantu perusahaan dalam menyiapkan program kepatuhan internal mereka sendiri yang unik untuk rencana dan gerakan bisnis mereka.

Berikut adalah lima cara penting untuk memastikan bahwa sistem kontrol ekspor Anda dibuat dengan praktik terbaik untuk beradaptasi dengan persyaratan di masa mendatang:

1. Memperjelas peran dan tanggung jawab

Sangat penting untuk membangun sistem kontrol ekspor Anda di sekitar proses bisnis Anda yang ada; cara terbaik untuk melakukan ini secara efektif adalah memulai dengan tim eksekutif dan karyawan Anda. Untuk mengamankan komitmen manajemen kritis, tunjuk pejabat ekspor berpangkat tinggi untuk mengawasi program kepatuhan dan memastikan semua komponen dipatuhi. Penting juga untuk menetapkan peran yang jelas di antara personel yang bekerja dengan kontrol ekspor untuk memperjelas bagaimana program akan dikelola dan dipelihara. Dengan transparansi yang baru ditemukan di antara pemangku kepentingan paling vital di organisasi Anda, kini Anda dapat fokus pada detail yang diperlukan dalam menjalankan program.

2. Mengidentifikasi dan mengontrol data teknis

Tangkapan layar melalui BIS

Memiliki daftar lengkap semua aplikasi, server, perangkat lunak cloud, dan layanan penyimpanan file yang digunakan perusahaan Anda merupakan langkah awal yang bagus dalam menentukan data teknis mana yang harus dikontrol. Ada dua kelompok peraturan yang mendefinisikan kontrol ekspor untuk data teknis:Export Administration Regulations (EAR) dan International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Berdasarkan nomor klasifikasi kontrol ekspor (ECCN) untuk produk Anda, jenis data teknis yang harus dikontrol adalah unik dalam setiap kasus. Karena itu, sangat penting untuk meninjau secara menyeluruh semua data relevan yang terkait dengan produk, seperti desain, produksi, operasi, dan pemeliharaan.

Dalam sistem kontrol ekspor Anda, Anda juga harus menyiapkan verifikasi keamanan yang tepat untuk membatasi akses ke data teknis yang dikontrol. Ini sering paling baik diatur sebagai Rencana Kontrol Teknologi (TCP) yang sepenuhnya menguraikan metode kontrol digital dan fisik untuk mengelola akses data. Data sering kali diabaikan dalam hal kepatuhan ekspor, tetapi data ini sama pentingnya dengan peralatan, pengemasan, dan perangkat keras lainnya.

3. Melembagakan kontrol dan pelabelan akses situs

Anda harus memberi label dengan benar pada artikel yang dikontrol, termasuk data teknis, perangkat penyimpanan eksternal dengan informasi sensitif, dan semua peralatan, suku cadang, dan wadah penyimpanan terkait. Jika ada mitra eksternal yang terlibat dalam operasi, itu mungkin memerlukan tanda dan pelabelan tambahan pada barang dan di dalam fasilitas Anda. Untuk pelabelan peralatan, gunakan label UID permanen, solusi tahan lama dan tahan lama yang dirancang agar sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan oleh Departemen Pertahanan. Paket keamanan situs Anda harus menyediakan kontrol akses penuh untuk area yang perlu dilindungi berdasarkan artikel terkontrol yang ada. Setiap perjalanan atau pengangkutan artikel atau data oleh karyawan juga harus dikontrol dengan ketat.

4. Perjelas dokumentasi ekspor dan pencatatan Anda

Kami telah membahas data dan peralatan, tetapi kontrol dokumen juga merupakan aspek penting dalam menyiapkan sistem kepatuhan ekspor yang kuat. Dengan begitu banyak formulir, prosedur, dan catatan yang harus dilacak, ada baiknya untuk meninjau informasi dokumentasi yang disimpan dalam pedoman EMCP.

Peraturan ekspor sangat kompleks, melibatkan peraturan yang selalu berubah dan banyak istilah penting yang harus dipahami oleh tim Anda. Pelatihan berjalan seiring, dan sebagai hasilnya – di luar catatan pelatihan sederhana – ada banyak peluang untuk memperkuat peran dan tanggung jawab sambil menjaga sistem kepatuhan ekspor di garis depan.

5. Pertahankan proses audit yang kuat sejak awal

Cara terbaik untuk mempersiapkan pengawasan dan audit eksternal adalah dengan menciptakan audit internal yang kuat sebagai bagian dari program kontrol kepatuhan Anda. Dengan menjadwalkan peninjauan yang cukup sering terhadap sistem, dokumentasi, dan prosedur Anda, Anda dapat memastikan bahwa setiap masalah dapat diperbaiki secara tepat waktu. Sistem kontrol ekspor Anda mewakili sarana utama Anda untuk melindungi pengiriman, properti, dan informasi internal Anda.

Dasar dari sistem kontrol ekspor yang sesuai adalah pelabelan yang tepat. Pelajari lebih lanjut tentang layanan pendaftaran dan pemasangan label UID Camcode di sini.