Panduan Analisis Biaya yang Harus Dilakukan untuk Membangun Produk yang Lebih Baik

Kemampuan untuk secara konsisten mendapatkan perkiraan biaya yang akurat untuk produk dan suku cadang baru sulit dipahami. Perkiraan biaya secara inheren tidak tepat, dan pendorong yang mendasarinya dapat berubah setiap hari berdasarkan harga satu bahan, kontrak serikat pekerja baru, atau gangguan rantai pasokan. Ini adalah tantangan kritis bagi produsen yang bekerja di jendela pengembangan produk yang lebih ketat dan dengan meningkatnya tekanan pada margin keuntungan.

Perusahaan dapat mengatasi beberapa ketidakpastian yang mereka hadapi dalam estimasi biaya produk dengan praktik yang disebut “biaya seharusnya” — dan memberikan desain yang lebih cerdas, sumber strategis, dan waktu pemasaran yang lebih cepat.

Menentukan Biaya yang Seharusnya

Harus-biaya adalah proyeksi total biaya komponen tertentu jika diproduksi dan didistribusikan secara efisien. Ini menyumbang sejumlah besar faktor termasuk tenaga kerja, bahan, overhead dan margin keuntungan, dan biasanya dikelola oleh insinyur biaya khusus.

Model biaya-harus adalah proses dan perangkat untuk menghitung biaya-biaya. Ini dapat berkisar dari spreadsheet sederhana yang menghitung perkiraan bahan mentah hingga perangkat lunak berbasis fisika yang digerakkan oleh simulasi yang menganalisis penggerak biaya pada tingkat yang sangat terperinci.

Dilakukan secara efektif, biaya-harus dapat berfungsi sebagai tolok ukur strategis untuk rekayasa biaya dan memberikan harga pengadaan target untuk membantu komponen sumber lebih strategis, jangkar negosiasi pemasok dalam data kuantitatif, dan memperkirakan biaya pengadaan untuk desain baru tanpa menunggu penawaran pemasok.

Mengingat kompleksitas yang mendasari penggerak biaya produk, perkiraan biaya yang seharusnya dapat sangat bervariasi vs. aktual, tetapi mereka tetap memberikan kecerdasan yang berharga sebagai tolok ukur untuk upaya pengoptimalan biaya pemasok — terutama karena sebagian besar penawaran pemasok sangat tidak tepat untuk memulai. Produsen sering melihat varians +/-40% untuk suku cadang yang sama dari tiga pemasok berbeda.

Analisis Pengeluaran

Pabrikan menggunakan banyak komponen yang berbeda, jadi melakukan analisis biaya-harus yang menyeluruh dari setiap item tidak praktis atau bermanfaat. Analisis pengeluaran adalah cara memprioritaskan upaya pengurangan biaya dengan menganalisis pembelian, mengidentifikasi kategori fungsional mana yang mendorong pengeluaran paling banyak, menemukan akar penyebab outlier biaya, dan memprioritaskan tindakan korektif. Di bidang ini, mencapai pengurangan biaya marjinal yang kecil sekalipun melalui negosiasi, sumber daya atau rekayasa ulang dapat menghasilkan penghematan dolar yang substansial.

Langkah-langkah berikut memberikan ikhtisar tingkat tinggi dalam melakukan analisis pembelanjaan:

1. Tentukan cakupan . Segmentasikan pengeluaran berdasarkan proses manufaktur dan material. Analisis total pembelanjaan pada kategori ini untuk mengidentifikasi prioritas untuk analisis yang lebih mendalam.
2. Kumpulkan data . Analisis pembelanjaan yang menyeluruh mungkin memerlukan model 3-D dari komponen yang dianalisis, data volume produksi, atau detail produk lainnya.
3. Lakukan analisis biaya yang seharusnya . Ini dapat berkisar dari membuat beberapa perhitungan menggunakan perangkat lunak spreadsheet hingga menganalisis desain menggunakan perangkat lunak penaksir biaya yang canggih. Estimasi biaya yang seharusnya adalah tolok ukur yang digunakan untuk mengidentifikasi outlier biaya dan komponen atau kategori komponen yang paling banyak melebihi biaya yang seharusnya.
4. Tinjau outlier awal . Sebelum terjun ke upaya pengurangan biaya, tinjauan akhir dari setiap outlier adalah praktik terbaik untuk memeriksa data yang salah.
5. Menghapus outlier biaya . Masalah yang berbeda menyebabkan komponen melebihi biaya yang seharusnya, dan tindakan korektif yang diperlukan bervariasi. Dalam beberapa kasus, ini adalah kurangnya negosiasi atau harga-belanja. Di tempat lain, fitur unik dari desain komponen dapat menimbulkan masalah produksi yang mahal. Desain ulang mungkin diperlukan, kemungkinan bekerja sama dengan pemasok terkait. Atau mungkin, pemasok tidak memproduksi komponen secara efisien. Perubahan pemasok atau proses produksi/distribusi yang lebih optimal dapat dilakukan.
6. Ambil tindakan . Perkiraan biaya yang seharusnya adalah cara yang bagus untuk memelihara negosiasi dan hubungan pemasok yang lebih efektif. Perangkat lunak simulasi manufaktur digital dapat membantu menentukan dengan tepat faktor-faktor yang menyebabkan suatu komponen melebihi target biaya — baik itu kelebihan berat yang mendorong biaya transportasi tinggi hingga persyaratan untuk pengelasan manual yang meningkatkan biaya tenaga kerja.
7. Validasi penghematan . Analisis hasil untuk mengonfirmasi pengurangan biaya yang berhasil.

Negosiasi Biaya-Harus

Semakin rinci, akurat, dan dapat ditindaklanjuti perkiraan biaya yang seharusnya, semakin banyak nilai yang diberikannya. Negosiasi biaya-harus terkait erat dengan konsep negosiasi berbasis fakta — memfokuskan negosiasi pemasok pada data yang saling menguntungkan daripada permainan. Should-cost berperan penting dalam mengembangkan “fakta” ​​untuk negosiasi ini.

Menghasilkan fakta yang dapat ditindaklanjuti tentang biaya produk pemasok memerlukan wawasan terperinci tentang faktor-faktor yang mendasarinya termasuk biaya material, biaya proses manufaktur, biaya tenaga kerja, overhead dan investasi perkakas/fasilitas. Menghitung bagaimana area ini berinteraksi untuk berkontribusi pada biaya akhir komponen dapat menjadi tantangan analitis yang kompleks. Pemilihan bahan yang disesuaikan, misalnya, mungkin memerlukan proses manufaktur yang berbeda yang hanya tersedia di fasilitas yang berbeda dengan biaya sewa dan transportasi yang jauh lebih tinggi.

Dengan wawasan ini di tangan, negosiasi pemasok dapat diubah dari "biaya ini terlalu tinggi" menjadi, "bisakah Anda menggunakan laser untuk operasi ini alih-alih stamping?" atau “Sistem estimasi biaya produksi kami menyarankan bagian ini bisa lebih dari 50% lebih murah. Aspek apa dari desain kami yang mendorong perbedaan ini?” atau “Analisis kami menunjukkan ada metode produksi yang lebih murah yang tersedia untuk komponen ini. Bisakah kita menetapkan garis waktu untuk mengalihkan produksi/harga ke pendekatan ini?”

Idenya bukan hanya untuk mengurangi biaya komponen secara langsung tetapi juga untuk menghilangkan negosiasi yang merugikan demi kolaborasi pengurangan biaya dengan pemasok. Estimasi biaya-harus yang terperinci membantu menjauh dari "menuduh" pemasok memiliki harga yang terlalu tinggi dan menuju menyelidiki mengapa harganya begitu tinggi. Karena semakin banyak hubungan pemasok yang terintegrasi dengan pendekatan ini, komponen dapat bersumber dari pemasok yang memiliki kemampuan produksi paling efisien dibandingkan dengan pemasok yang kebetulan membuat penawaran paling agresif.

Analisis pembelanjaan hanyalah satu kasus penggunaan yang berharga untuk analisis biaya yang seharusnya. Lainnya termasuk:

• Rekayasa lebih cepat . Pemasok dapat membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk mengembalikan penawaran yang merupakan penghalang saat membawa produk baru ke pasar. Perkiraan biaya yang seharusnya memungkinkan insinyur desain menghasilkan perkiraan yang kuat untuk biaya komponen yang harus dibayar tanpa menunggu pemasok. Sementara kebutuhan pasokan desain akhir masih perlu dikutip, kemampuan untuk membandingkan alternatif desain terlebih dahulu dapat secara substansial mempercepat waktu ke pasar.
• Kutipan sederhana . Demikian pula, saat pelanggan meminta penawaran, perkiraan biaya yang seharusnya memungkinkan pengembalian yang jauh lebih cepat dari perkiraan yang jauh lebih akurat — sering kali menyederhanakan garis waktu penawaran dari minggu ke hari.
• Desain ulang terfokus . Saat mendesain ulang untuk mengatasi outlier biaya, para insinyur tidak lagi harus menebak apakah mereka telah menemukan semua inefisiensi yang relevan; harus-biaya memberikan tujuan yang berguna untuk rekayasa ulang upaya pengurangan biaya.

Alat Perangkat Lunak

Alat teknologi yang tepat merupakan faktor penting untuk analisis biaya yang tepat. Jika tidak didasarkan pada analisis tingkat desain yang terperinci, perkiraan biaya yang seharusnya menjadi hanya target pemotongan biaya yang sewenang-wenang. Selain bekerja jauh lebih cepat daripada manual, proses penetapan biaya yang didorong oleh spreadsheet, alat estimasi biaya manufaktur yang canggih memberikan wawasan terperinci tentang faktor-faktor yang mendorong biaya dalam desain itu sendiri.

Should-cost digunakan oleh berbagai jenis produsen dan pemimpin pengadaan untuk menghasilkan perkiraan biaya yang membantu membangun produk yang lebih baik, menjalin hubungan pemasok dan mempercepat waktu ke pasar. Terapkan langkah-langkah yang diuraikan di atas ke proyek di organisasi Anda untuk melihat nilai yang dapat diberikannya untuk Anda.

Stephanie Feraday adalah CEO aPriori, penyedia perangkat lunak simulasi manufaktur digital.