Panduan Ahli untuk Pemeliharaan Pencegahan

Saat ini, menjalankan gudang atau pabrik adalah pekerjaan yang kompleks, dengan banyak faktor, proses, dan masalah yang harus dipertimbangkan setiap saat. Sementara teknologi dapat meningkatkan efisiensi, masih ada aliran data yang konstan untuk ditinjau, serta keputusan yang harus dibuat. Jika Anda memimpin operasi, kemungkinan Anda terus-menerus berada di tengah-tengah peningkatan sistem dan/atau berinvestasi dalam otomatisasi yang menghemat waktu — dan, tentu saja, melatih rekan Anda tentang perubahan baru. Namun, selain logistik operasional, salah satu cara paling penting dan sudah lama ada untuk menjaga proses Anda berjalan lancar dan menghindari penundaan yang tidak perlu adalah dengan menerapkan program pemeliharaan preventif yang kuat.

Pemeliharaan preventif terdiri dari kegiatan pemeliharaan terjadwal dan teratur yang dilakukan pada peralatan untuk mengurangi kemungkinan kegagalan dan memperpanjang waktu kerja. Jika dipraktikkan dengan rajin, program pemeliharaan preventif memungkinkan bisnis untuk mencatat masalah kecil apa pun yang muncul dan mengatasinya sebelum menimbulkan masalah yang mahal.

Program pemeliharaan preventif yang dirancang dengan baik dapat merampingkan produktivitas, mencegah waktu henti yang tidak perlu, dan bahkan membawa manfaat positif bagi keseluruhan laba Anda. Kerusakan yang tidak terduga adalah salah satu gangguan terburuk pada operasi, yang mengakibatkan penundaan besar-besaran dan biaya perbaikan yang tinggi. Dalam dunia pergerakan yang konstan saat ini, mempertahankan operasi berkelanjutan untuk pabrik dan gudang sama pentingnya dengan sebelumnya.

Panduan ini berisi ikhtisar mendalam tentang langkah-langkah penting yang diperlukan untuk melingkupi, merancang, dan menerapkan rencana pemeliharaan preventif yang efektif. Menjadi terorganisir dan disengaja dalam cara Anda mengatur rencana Anda adalah cara terbaik untuk memastikan keseimbangan yang baik antara risiko dan biaya. Di bawah ini, Anda akan menemukan tips dan rekomendasi terbaik untuk merancang rencana pemeliharaan preventif dengan cara yang benar, pada upaya pertama Anda.

Dalam panduan ini, kita akan membahas:

• Definisi Pemeliharaan Preventif
• Cara Mengatur Tim Pemeliharaan
• Mengaudit Peralatan dan Aset Anda
• Menetapkan Sasaran dan Anggaran Pemeliharaan Pencegahan
• Mengembangkan Tugas PM Anda
• Menyiapkan Jadwal PM Jangka Panjang
• Pelacakan, Penyesuaian, dan Peningkatan
• Sumber Daya Tambahan tentang Pemeliharaan Pencegahan

Definisi Pemeliharaan Preventif

Ketika mempertimbangkan bidang operasi yang luas, ada berbagai strategi pemeliharaan yang dapat dikaitkan dengan pemeliharaan preventif dan, dengan demikian, membingungkan. Jadi, sebelum kita membahas secara spesifik, mari kita definisikan konsep pemeliharaan preventif.

Kamus Bisnis mendefinisikan pemeliharaan preventif sebagai “inspeksi sistematis, deteksi, koreksi, dan pencegahan kegagalan yang baru terjadi, sebelum menjadi kegagalan aktual atau besar”.

Definisi ini bertentangan langsung dengan 'pemeliharaan korektif', sebuah "rencana" pemeliharaan — atau kekurangannya — yang memaksa operasi untuk memperbaiki masalah yang muncul. Sementara pemeliharaan korektif mungkin merupakan kejahatan yang diperlukan untuk operasi mikro dengan anggaran mikro, kurangnya perencanaan, kepemilikan, dan organisasi yang melekat dapat sangat berbahaya bagi kesehatan bisnis secara keseluruhan.

Singkatnya, operasi yang mengadopsi dan menerapkan prosedur pemeliharaan preventif dipaksa untuk melakukan banyak kerja keras penting yang, pada gilirannya, memberikan pemahaman yang lebih komprehensif dan holistik tentang peralatan mereka. Operasi yang menerapkan program pemeliharaan preventif menjamin bahwa setiap bagian yang beroperasi di dalamnya:

• Memiliki jadwal perawatan rutin
• Pertimbangkan semua jaminan
• Ditautkan ke sistem perangkat lunak yang berdampingan (seperti EAM atau CMMS) untuk pembaruan otomatis
• Memiliki tim yang ditugaskan
• Memiliki anggaran dan perkiraan tanggal kedaluwarsa

Setiap aset harus diberikan perlakuan yang sama dalam hal pelacakan, termasuk aset tetap, suku cadang penggantinya, dan aset bergerak.

Cara Mengatur Tim Pemeliharaan Anda

Ada sejumlah orang yang terlibat dalam operasi Anda mulai dari operator peralatan hingga manajemen fasilitas. Setelah menetapkan program pemeliharaan preventif, identifikasi pemangku kepentingan utama dan luangkan waktu untuk berbicara dengan mereka. Ini akan menjadi langkah pertama, dan mungkin paling penting yang akan Anda ambil dalam membentuk program.

Dalam langkah investigasi ini, Anda akan mempelajari banyak detail tentang alur kerja yang ada, titik kegagalan potensial, dan pemahaman terkini di antara tim. Dengan melibatkan tim secara aktif, ini juga membantu mendukung lingkungan yang proaktif – memiliki karyawan yang memiliki motivasi diri dapat membuat semua perbedaan antara program pemeliharaan preventif biasa-biasa saja dan program kelas dunia. Wawasan yang Anda peroleh dari diskusi tim awal akan memungkinkan Anda menetapkan peran yang jelas untuk rencana pemeliharaan preventif, menyusun jenis pelatihan yang tepat, dan menempatkan seluruh tim pada pemahaman yang sama.

Pertimbangan penting lainnya, terutama jika memulai program baru atau membuat perbaikan besar, adalah membentuk satuan tugas yang fokus melihat implementasinya. Di dunia yang sempurna, gugus tugas ini akan dirampingkan untuk memasukkan beberapa anggota kunci yang "memiliki" peran pemeliharaan preventif mereka. Tergantung pada spesifikasi operasi Anda, ini mungkin termasuk rekanan pemeliharaan, manajemen tingkat atas, dan anggota tim TI Anda yang memelihara/mempersonalisasi perangkat lunak CMMS/EAM Anda.

Mengaudit Peralatan dan Aset Anda

Agar dapat mencakup program pemeliharaan preventif dengan benar, Anda harus memiliki inventaris lengkap semua peralatan dan aset. Dengan melakukan audit menyeluruh, Anda memastikan bahwa Anda telah menangkap semua informasi peralatan penting yang dapat digunakan dalam rencana pemeliharaan Anda. Beberapa contoh termasuk nomor seri, spesifikasi, dan lokasi.

Setelah selesai, Anda kemudian siap untuk memutuskan peralatan mana yang harus menjadi bagian dari rencana pemeliharaan preventif Anda. Tidak semua peralatan mungkin cocok untuk pemeliharaan preventif, tetapi Anda harus mempertimbangkan dengan cermat peralatan apa pun yang:

• Memiliki biaya perbaikan dan penggantian yang tinggi
• Memainkan fungsi penting dalam kesehatan operasi Anda
• Memerlukan perawatan rutin secara rutin
• Apakah baru dalam operasi Anda atau baru di pasar, secara umum (bagian yang sangat baru, Anda belum mengumpulkan data pemeliharaan yang andal)

Untuk aset berprioritas tinggi yang dipilih untuk pemeliharaan preventif, akan berguna untuk membuat hierarki aset. Umumnya, hierarki aset menampilkan lokasi, peralatan, dan suku cadang dalam garis besar yang mudah dibaca. Memiliki semua informasi peralatan Anda dicatat dan diatur di satu tempat adalah langkah penting dalam membangun sisa rencana Anda.

Menetapkan Sasaran dan Anggaran Pemeliharaan Pencegahan

Setelah ruang lingkup ditetapkan untuk peran tim Anda dan semua peralatan prioritas tinggi Anda, Anda kemudian siap untuk menetapkan tujuan untuk program pemeliharaan preventif Anda. Praktik terbaik adalah memastikan bahwa Anda menetapkan tujuan realistis untuk tim Anda yang memungkinkan mereka membuat kemajuan yang terukur dengan perubahan yang bertahan lama.

Seperti yang akan Anda lihat dalam langkah-langkah berikut, ada banyak peluang untuk peningkatan di masa mendatang, jadi mulailah dari suatu tempat dan ulangi dari waktu ke waktu.

Satu tujuan awal yang baik untuk tim yang baru dalam pemeliharaan preventif adalah meninjau manual operasi peralatan dan menyusun rekomendasi OEM untuk peralatan. Meninjau catatan perangkat lunak dan buku catatan yang ada juga dapat memberi Anda wawasan berharga tentang kinerja peralatan Anda sebelumnya. Baik sasaran pemeliharaan Anda saat ini bersifat jangka pendek atau terfokus pada jangka panjang, Anda tidak boleh salah dalam bersikap menyeluruh dalam hal program pemeliharaan preventif.

Sekarang setelah Anda memiliki info ini, saatnya untuk menyusun rencana sumber daya pekerjaan untuk setiap peralatan. Rencana sumber daya pekerjaan menguraikan detail penting seperti:

• Prosedur operasi
• Alat dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pekerjaan pemeliharaan
• Persyaratan keterampilan dan pelatihan
• Daftar suku cadang
• Dokumentasi dan petunjuk keselamatan

Dengan memiliki gambaran menyeluruh tentang pekerjaan, tenaga kerja, dan kebutuhan peralatan, Anda sekarang siap untuk menetapkan anggaran awal yang sesuai untuk seluruh program pemeliharaan preventif Anda.

Mengembangkan Tugas Pemeliharaan Pencegahan

Rencana pemeliharaan preventif jauh lebih dari sekadar mencatat kegiatan perbaikan dan menjadwalkan pemeliharaan. Salah satu aspek paling berharga dari program ini adalah memfasilitasi keputusan penting tentang peralatan Anda dengan personel Anda yang paling berbakat. Kapan suatu peralatan harus dinonaktifkan? Haruskah kita menambahkan peningkatan? Haruskah kita melatih staf untuk melakukan perawatan pada peralatan atau melakukan outsourcing? Ini adalah pembuka percakapan yang berharga yang dapat menghemat banyak waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

Percakapan ini harus menghasilkan pembuatan jadwal tugas pemeliharaan yang menyeluruh dan mudah diikuti. Berikut adalah contoh yang baik dari jadwal tugas pemeliharaan dari Limble CMMS yang dikembangkan dari rekomendasi OEM:

TUGAS HARIAN
Tugas #1:Membersihkan &memeriksa kepala pisau

TUGAS MINGGUAN
Tugas #2:Ganti ikat pinggang x 1
Tugas #3:Memeriksa ring lag x 2 (artinya 2 kali per minggu)
Tugas #4:Mengolesi dot pelumas dari rumah pemotong x 2

TUGAS BULANAN
Tugas #5:Ganti pelat berlubang x 2
Tugas #6:Memeriksa karet penyegel x1

Setelah menuliskan tugas tersebut dan mengaturnya ke dalam jadwal, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang sumber daya dan waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas pemeliharaan. Berdasarkan suku cadang yang dirawat, Anda juga dapat mengklarifikasi kriteria operasional yang menentukan kisaran ukuran kinerja yang diperlukan untuk mempertimbangkan peralatan dalam kondisi kerja yang baik. Selain pekerjaan pencegahan reguler yang akan dijadwalkan, kriteria ini memberi Anda garis besar yang jelas untuk staf Anda dan juga mitra outsourcing.

Menyiapkan Jadwal Pemeliharaan Pencegahan Jangka Panjang

Rencana pemeliharaan preventif yang kuat selalu berisi jadwal yang jelas yang menguraikan tanggung jawab untuk tugas harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan tahunan. Jadwal ini memastikan bahwa pekerjaan akan dilakukan pada waktu yang tepat tanpa penundaan atau melewatkan. Setelah Anda memiliki semua peralatan prioritas tinggi Anda perlu ditentukan oleh tugas, Anda dapat mengkompilasi jadwal PM untuk seluruh fasilitas Anda. (Berikut adalah contoh jadwal yang baik untuk dipertimbangkan.)

Untuk mengelola jadwal secara efisien, ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatur pemicu pemeliharaan. Jenis berikut ini sangat cocok untuk gaya pemeliharaan preventif:

• Pemicu waktu – Salah satu yang paling sering digunakan dan berdasarkan interval waktu antara aktivitas pemeliharaan. Ini paling cocok untuk tugas-tugas sederhana dan yang menggunakan suku cadang (seperti filter) yang mungkin memiliki tanggal kedaluwarsa.
• Pemicu penggunaan – Memerlukan pemeliharaan setelah penggunaan dalam jumlah tertentu, seperti jumlah jam pengoperasian. Ini paling baik digunakan untuk peralatan dengan penggunaan yang stabil atau tidak teratur yang memiliki tingkat kegagalan berbasis penggunaan yang diketahui.
• Pemicu peristiwa – Memanfaatkan peristiwa tertentu untuk memicu pemeriksaan pemeliharaan, seperti saat listrik padam. Ini berguna untuk peralatan yang mungkin sangat terpengaruh oleh kekuatan eksternal.

Pemicu ini, bersama dengan jadwal tugas pemeliharaan Anda, memberi tim Anda sesuatu untuk ditinjau secara teratur. Dari sana, perubahan dapat dilakukan saat perbaikan diidentifikasi.

Pelacakan, Penyesuaian, dan Peningkatan

Setelah operasi memiliki rencana pemeliharaan preventif dasar, ada sejumlah arahan potensial untuk dijelajahi untuk meningkatkan efisiensi pemeliharaan. Memanfaatkan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dapat membantu Anda merampingkan pencatatan dan pelaporan aktivitas Anda. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk membuat kode batang dan/atau menambahkan tag aset untuk lebih meningkatkan otomatisasi dan meningkatkan proses manajemen inventaris dan suku cadang Anda.

Terlepas dari sistem yang Anda pilih, Anda dapat memanfaatkan program pemeliharaan untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dalam operasi Anda. Anda dapat menggunakan alat seperti Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) atau Risk Analysis (PHA, HAZOP) untuk mengidentifikasi titik perbaikan untuk proses tertentu. Dengan semua catatan dan data yang dikompilasi, Anda berada di tempat yang tepat untuk melakukan studi analisis biaya dan menemukan peluang pengurangan biaya potensial dalam anggaran pemeliharaan Anda.

Salah satu perkembangan terbaru dan paling menarik di ruang perawatan preventif adalah munculnya kemampuan perawatan prediktif. Bentuk pemeliharaan ini berusaha untuk memahami kondisi peralatan saat ini karena menggunakan data waktu nyata untuk menentukan kapan suatu proses bisa gagal atau bahkan ketika intervensi direkomendasikan, selain dari jadwal pencegahan. Ini dibangun di atas dasar-dasar pemeliharaan preventif dan menambahkan dimensi lain ke rencana manajemen fasilitas Anda.

Rencana pemeliharaan preventif adalah suatu keharusan untuk operasi modern, terutama yang ingin mempertahankan operasi ramping dan meminimalkan biaya overhead. Mengikuti langkah-langkah ini akan membantu Anda membuat rencana pemeliharaan preventif komprehensif yang bermanfaat bagi laba.

Sumber Daya Tambahan untuk Pemeliharaan Pencegahan

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang pemeliharaan preventif, termasuk tips dan trik terbaik untuk membuat jadwal tugas, kunjungi referensi berikut:

• Model Perawatan yang Tidak Sempurna, dari Teori ke Praktek
• Pemeliharaan Pencegahan Ditingkatkan Melalui Analisis Prediktif
• Pemeliharaan Pencegahan:6 Elemen untuk Program Esensial
• Mengapa Anda Tidak Harus Menunda Pemeliharaan Pencegahan Terrencana
• Perawatan Pencegahan Dapat Mengurangi Waktu Armada Secara Drastis
• Perbandingan Perangkat Lunak Pemeliharaan Pencegahan
• Contoh Pemeliharaan Pencegahan yang Menghemat dan Membuang Uang Anda
• Cara Menjadwalkan Pemeliharaan Pencegahan untuk Peralatan dan Mesin
• Mengoptimalkan Pemeliharaan Pencegahan Menggunakan CMMS
• Pro dan Kontra dari Berbagai Strategi Pemeliharaan