4 Strategi Terbukti untuk Memperkuat Rantai Pasok Kesehatan Anda
Industri kesehatan telah bergantung pada model distribusi just-in-time (JIT) selama lebih dari satu dekade. Sementara JIT membantu industri mengontrol biaya dan mengurangi pemborosan, proses dan sistem teknologi yang mendukungnya tidak dapat memenuhi tuntutan pandemi global.
Gelombang pertama COVID-19 melihat penyedia kesehatan merancang tindakan darurat untuk menangani kekurangan peralatan pelindung diri (PPE) dan persediaan kritis lainnya. Pendekatan ini kemungkinan akan tetap berlaku lama setelah kita kembali ke tingkat aktivitas pra-pandemi. Faktanya, virus telah menantang industri untuk mempertimbangkan ulang definisi ketahanan rantai pasok mereka.
Berdasarkan wawasan yang diperoleh dari separuh pertama tahun 2020, berikut adalah empat area fokus untuk membangun rantai pasok kesehatan yang lebih tangguh.
Gunakan data dan otomatisasi untuk memastikan Anda memiliki pasokan PPE dan obat kritis yang cukup. Saat pemasok dan penyedia kesehatan memeriksa keras bagaimana mereka dapat meminimalkan risiko dan bersiap untuk gelombang kedua potensial ini musim gugur dan dingin, banyak yang fokus besar pada data dan otomatisasi untuk memastikan mereka cukup siap untuk lonjakan permintaan persediaan kritis yang terlibat dalam perawatan pasien.
Persyaratan baru yang ditetapkan oleh tim rantai pasok penyedia termasuk memiliki akses ke detail item saat ini dan konsisten pada produk, termasuk biaya, kualitas, tingkat inventori yang ada, dan pengganti yang standarisasi. Untuk mendukung ini, mereka membangun daftar pemasok alternatif dan master item virtual, yang kemudian diintegrasikan ke dalam sistem IT mereka. Daftar ini didasarkan pada intelijen sourcing vendor AHA dan AHRMM, dan diintegrasikan ke dalam sistem berbasis cloud yang fleksibel yang memudahkan untuk beralih dengan cepat dan melakukan procurement produk yang sama atau setara dari vendor baru. Dari sudut pandang otomatisasi, mereka memprioritaskan proses order-to-cash yang menciptakan data dasar untuk memodelkan peramalan permintaan dan mengamankan kolaborasi dengan kelompok yang berbeda, seperti administrator rantai pasok dan tim analisis nilai, untuk membuat keputusan berbasis data dengan cepat.
Akhirnya, persyaratan data ini, dikombinasikan dengan otomatisasi, membantu memandu keputusan pembelian dan kesiapan yang menyeimbangkan kepentingan terbaik pasien dengan ketahanan rantai pasok dan dampak finansial yang potensial.
Berdiri dan memberlakukan prosedur akses fasilitas yang efektif. Ini menjadi lebih rumit karena COVID-19. Protokol sangat berubah-ubah berdasarkan mandat pemerintah yang berkembang, serta tipe fasilitas dan persyaratan masuk terkait. Semua faktor ini mempengaruhi bagaimana, kapan, dan di mana penyedia dan pemasok berinteraksi.
Jika Anda belum melakukannya, evaluasi efektivitas prosedur akses fasilitas saat ini dan pelajaran yang dipetik lebih awal tahun ini. Perbarui kebijakan Anda untuk mencerminkan persyaratan COVID-19, dan pastikan mereka mudah diakses online untuk menghindari kebingungan saat vendor tiba. Penyedia terkemuka menerapkan campuran pemberitahuan kesehatan, pemeriksaan suhu, dan kemampuan seluler, untuk siap beralih dengan cepat gigi untuk merespons dinamika yang berubah yang ditimbulkan oleh krisis kesehatan.
Sederhanakan dan digitalkan proses pengadaan penting. Setiap orang tahu bahwa proses pengadaan manual yang melibatkan kertas, e-mail, dan dokumentasi fax memperlambat aktivitas rantai pasok, terutama selama lonjakan permintaan tak terduga. Namun beberapa proses masih belum tertahan dengan teknologi terbaru.
Pada puncak krisis, proses manual mengakibatkan kurangnya klarifikasi tentang status pesanan, jangka waktu pengiriman yang diantisipasi, dan kebutuhan alokasi pasokan. Penyedia yang sebelumnya telah berinvestasi dalam otomatisasi lebih mampu memahami faktor-faktor yang menggerakkan keputusan perawatan dan pembelian.
Mengetahui ini, sekarang adalah waktu untuk menerapkan strategi manajemen transaksi lengkap untuk menyederhanakan komunikasi penyedia dan pemasok dengan cara yang patuh, dan mengotomatiskan proses pemesanan, konfirmasi, dan pembayaran. Selain penghematan waktu, menyederhanakan proses manajemen transaksi menawarkan visibilitas yang lebih besar ke dalam status pesanan dan pasokan, mendukung lingkungan bekerja jarak jauh, dan menciptakan fondasi data untuk mendorong algoritma perencanaan dan alokasi.
Siapkan sistem keuangan Anda untuk krisis. Awal tahun ini, prosedur bedah yang dibatalkan karena COVID-19 menimbulkan tekanan keuangan pada penyedia kesehatan. Pada saat yang sama, permintaan PPE yang lebih tinggi mengakibatkan biaya yang tidak terduga. Seperti yang telah dicatat oleh penyedia dan pemasok kesehatan, perencanaan yang tepat terkait pemrosesan pembayaran pemasok dan modal kerja adalah krusial untuk memastikan integritas operasional. Dilengkapi dengan pengetahuan dan pengalaman, penyedia sedang mempersiapkan sistem keuangan mereka. Pemasok dan penyedia berencana untuk menggunakan teknologi untuk memfasilitasi pertukaran pembayaran dengan cara yang lebih cepat — yang menciptakan persamaan keuangan yang seimbang untuk kedua belah pihak.
Sementara banyak di industri mengakui bahwa rantai pasok yang lebih tangguh datang dengan biaya yang lebih tinggi, penyedia dan pemasok dapat memanfaatkan otomatisasi keuangan untuk membantu mengurangi sebagian peningkatan — misalnya, melalui adopsi faktur elektronik. Sambil menawarkan solusi pemrosesan faktur tanpa sentuhan, faktur elektronik memfasilitasi lingkungan bekerja jarak jauh, memberikan visibilitas yang lebih besar ke dalam liabilitas pembayaran, dan memastikan bahwa utang dagang memenuhi batas waktu faktur, untuk menghindari keterlambatan dalam pengiriman produk.
Juga, pertimbangkan opsi pembayaran yang diperluas seperti dynamic discounting dan variasi kartu kredit, untuk manajemen uang tunai dan modal yang lebih fleksibel dan efisien. Fleksibilitas opsi pembayaran yang diperluas dapat membuat perbedaan besar dalam waktu krisis baik untuk penyedia maupun pemasok.
Rantai pasok akan terus berevolusi dan merespons kebutuhan penyedia dan pemasok kesehatan. Sementara tidak ada yang ingin mengulangi kesulitan yang timbul dari pandemi, krisis telah mengarah pada adopsi strategi dan pendekatan baru yang akan menciptakan rantai pasok kesehatan yang lebih tangguh.
Ini dapat dicapai dengan menerapkan teknologi modern dan menyempurnakan cara produk dicari, vendor dikelola, proses disederhanakan, dan sistem keuangan diperkuat. Semakin transparan prosesnya, semakin tangguh rantai pasok kesehatan akan menjadi.
Chris Luoma adalah senior vice president of product management di GHX.
