Apakah Perintah Kerja Tetap itu?

Bahkan dengan alur kerja modern yang disederhanakan dengan sempurna, rasanya beberapa tugas tidak membenarkan upaya admin. Haruskah Anda meluangkan waktu lima menit untuk membuat perintah kerja untuk pekerjaan tiga menit yang berulang? Tetapi jika Anda tidak memasukkannya ke dalam sistem, seiring waktu dan setelah Anda memiliki cukup banyak, Anda membuat titik buta pertama di data Anda dan kemudian di anggaran Anda.

Solusinya mungkin perintah kerja tetap, di mana Anda dapat memotong overhead admin pada beberapa inspeksi dan tugas kecil yang berulang.

Apa itu perintah kerja tetap?

Perintah kerja tetap adalah perintah kerja yang Anda buka untuk waktu yang lama, terkadang tanpa batas waktu, untuk tugas rutin atau berulang yang tidak Anda sambungkan ke aset atau peralatan tertentu. Daripada menyelesaikan tugas dan menutup perintah kerja, Anda membiarkan perintah kerja tetap terbuka, memperbaruinya setiap kali Anda melakukan lebih banyak pekerjaan.

Mengapa melakukannya dengan cara ini? Dengan perintah kerja tetap, Anda dapat mencatat biaya dan riwayat tugas tertentu, sekaligus mengurangi administrasi perintah kerja secara keseluruhan. Jadi, pada akhirnya, Anda mendapatkan jumlah data andal yang sama tetapi dengan upaya admin yang lebih sedikit.

Perintah kerja tetap sangat bagus untuk tugas yang tidak dapat Anda tetapkan ke aset tertentu, tetapi lebih baik lagi jika biaya tugas minimal dibandingkan dengan biaya administratif untuk membuat, menetapkan, dan menutup perintah kerja terpisah . Perintah kerja tetap menyelamatkan Anda dari menghabiskan sepuluh menit di admin untuk pekerjaan lima menit.

Apa itu perintah kerja menyeluruh?

Banyak orang menggunakan perintah kerja selimut dan perintah kerja berdiri secara bergantian, tetapi ada perbedaan kecil tapi penting.

Perintah kerja selimut mencakup tugas-tugas lain-lain, sementara perintah kerja berdiri lebih spesifik. Anda dapat menggunakan perintah kerja menyeluruh untuk mencatat biaya pekerjaan lain-lain yang diselesaikan oleh tim tetapi tidak detailnya, meninggalkan lubang data dalam anggaran pemeliharaan Anda. Jadi pada akhirnya, perbedaan terpenting antara perintah kerja berdiri dan perintah kerja selimut adalah Anda harus menghindari perintah selimut.

Kapan Anda harus menggunakan perintah kerja tetap?

Anda biasanya menggunakan perintah kerja tetap untuk tugas kecil berulang yang mungkin tidak Anda tautkan dengan apa yang biasanya Anda anggap sebagai pekerjaan pemeliharaan sebenarnya, termasuk pemeriksaan alat, rapat keselamatan dan pelatihan, dan tugas untuk pemeliharaan kecil. Dalam kasus ini, biasanya tidak ekonomis untuk membuat perintah kerja baru untuk setiap tugas, sehingga Anda dapat membuat perintah kerja tetap yang terbuka dan sering diperbarui untuk melacak biaya.

Perintah kerja tetap juga dapat berguna jika solusi CMMS yang Anda gunakan tidak memungkinkan Anda membebankan transaksi ke aset individu. Dalam hal ini, menyiapkan perintah kerja tetap dapat menjadi solusi yang memungkinkan Anda melacak biaya sekaligus mengurangi overhead admin.

Apa pro dan kontra dari perintah kerja tetap?

Salah satu manfaat utama dari perintah kerja tetap adalah bahwa itu adalah cara sederhana untuk melacak tugas-tugas biasa atau berulang di mana Anda tidak memerlukan catatan sejarah yang lengkap. Mereka juga dapat menjadi cara yang bermanfaat untuk mengurangi waktu dan uang yang Anda habiskan untuk membuat dan mengelola perintah kerja untuk meningkatkan efisiensi pemeliharaan dan manajemen inventaris Anda.

Namun, pesanan tetap bukanlah solusi yang sempurna, jadi Anda harus menyadari jebakan umum sehingga Anda dapat menghindarinya. Salah satu tantangan utama adalah bahwa perintah kerja tetap bisa hilang di antara banyak perintah kerja korektif dan preventif di simpanan Anda. Akibatnya, mungkin saja lupa untuk menutup dan memperbarui perintah kerja tetap pada jadwal yang ditentukan.

Sama seperti folder "lain-lain" di lemari arsip Anda, terkadang juga sulit untuk mengingat dengan tepat apa yang harus dicakup oleh perintah kerja tetap Anda, terutama jika sudah dibuka selama bertahun-tahun.

Bagaimana Anda bisa menggunakan perintah kerja tetap secara efektif?

Aturan praktis sederhana untuk perintah kerja tetap untuk pemeliharaan umum adalah menggunakannya untuk tugas apa pun yang membutuhkan waktu 15 menit atau kurang dari teknisi Anda. Alasannya adalah karena biaya dan waktu untuk membuat dan menutup perintah kerja cenderung melebihi waktu dan biaya pekerjaan yang sebenarnya.

Jika Anda ingin membuat perintah kerja tetap untuk pekerjaan yang lebih kecil ini, penting untuk menetapkan beberapa aturan. Cara membuat aturan adalah dengan memikirkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa lama Anda akan membiarkan perintah kerja tetap terbuka dan memenuhi syarat untuk ditagih?
• Jenis suku cadang apa yang dapat Anda isi ke perintah kerja tetap?
• Bagaimana proses untuk menutup perintah kerja dan membuka yang baru di akhir interval?
• Bagaimana Anda akan meninjau perintah kerja tetap Anda untuk memastikan Anda menggunakannya dengan benar?

Biasanya, Anda menutup perintah kerja tetap pada akhir bulan, tetapi Anda juga dapat menutupnya setiap tiga bulan ketika periode keuangan Anda berakhir, membantu Anda menjaga jumlah transaksi terhadap perintah kerja ke tingkat yang dapat dikelola.

Bagaimana Hippo CMMS dapat membantu?

Hippo CMMS® memungkinkan Anda untuk menyetujui, menghasilkan, memprioritaskan, menetapkan, melacak, dan menutup perintah kerja dari mana saja, sehingga Anda tidak pernah kehilangan jejak perintah kerja tetap Anda. Dan karena semuanya digital dan pada platform intuitif yang sama, Anda tidak perlu khawatir kehilangan secarik kertas atau melihat data penting menghilang ke dalam spreadsheet yang tidak ada habisnya dan tidak terhubung.

Sangat mudah untuk kertas dan spreadsheet perintah kerja berdiri di antara celah-celah, tetapi Hippo CMMS melacak semuanya sehingga Anda dapat menghindari pengerjaan ulang dan membuat tim Anda bertanggung jawab. Tata letaknya yang bersih dan mudah juga membuat semuanya mudah dilihat dan dipahami, sedangkan fungsi templat perintah kerja bawaan berarti Anda dapat dengan mudah mengambil instruksi yang ada dan menyalinnya ke perintah kerja baru. Anda mendapatkan lebih banyak waktu kunci pas dan lebih sedikit uang yang dihabiskan untuk admin.

Apa selanjutnya?

Hippo hadir untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda, mulai dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala hal yang terkait dengan pemeliharaan hingga membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.

Ringkasan eksekutif

Perintah kerja tetap adalah perintah kerja yang Anda buka untuk waktu yang lama, terkadang tanpa batas waktu, untuk tugas rutin atau berulang yang tidak dapat Anda tautkan ke peralatan tertentu. Anda biasanya menggunakan perintah kerja tetap untuk pekerjaan kecil seperti pemeriksaan alat dan pemeliharaan umum karena tidak ekonomis untuk membuat perintah kerja baru untuk setiap tugas.

Salah satu manfaat utama dari perintah kerja tetap adalah bahwa itu adalah cara sederhana untuk melacak tugas-tugas biasa atau berulang ketika Anda tidak memerlukan catatan. Namun, mereka bisa tersesat di antara banyak perintah kerja korektif dan preventif di backlog Anda, dan Anda bisa lupa untuk menutupnya dan memperbaruinya secara rutin.

Untuk menggunakan perintah kerja tetap secara lebih efektif, Anda harus menyiapkan beberapa aturan, seperti berapa lama perintah kerja harus dibuka dan apa yang dapat Anda kenakan untuk itu. Perangkat lunak perintah kerja Hippo CMMS dapat membantu karena memungkinkan Anda melacak semua perintah kerja Anda, termasuk perintah kerja tetap, sehingga Anda berakhir dengan lubang data dalam catatan dan anggaran pemeliharaan.