Standing Work Orders Dijelaskan: Mengurangi Beban Administrasi dan Meningkatkan Visibilitas
Bahkan dengan alur kerja modern yang sempurna terstruktur, terasa seolah-olah beberapa tugas tidak memajukan usaha administratif. Apakah Anda harus mengambil lima menit untuk menghasilkan permintaan kerja untuk pekerjaan berulang tiga menit? Namun jika Anda tidak memasukkannya ke dalam sistem, seiring waktu dan setelah Anda memiliki cukup banyak dari mereka, Anda menciptakan titik buta pertama dalam data Anda dan kemudian dalam anggaran Anda.
Solusinya mungkin adalah standing work orders, di mana Anda dapat mengurangi beban administratif pada beberapa inspeksi dan tugas berulang kecil.
Apa itu standing work order?
Standing work order adalah permintaan kerja yang Anda buka untuk periode yang diperpanjang, terkadang tanpa batas waktu, untuk tugas rutin atau berulang yang Anda tidak hubungkan ke aset atau peralatan tertentu. Alih-alih menyelesaikan tugas dan menutup permintaan kerja, Anda membiarkan permintaan kerja terbuka, memperbaruinya setiap kali Anda melakukan lebih banyak pekerjaan.
Mengapa melakukannya dengan cara ini? Dengan standing work order, Anda dapat mencatat biaya dan riwayat tugas tertentu, sambil juga mengurangi administrasi permintaan kerja secara keseluruhan. Jadi, pada akhirnya, Anda mendapatkan jumlah data yang sama yang andal tetapi untuk usaha administratif yang lebih sedikit secara keseluruhan.
Standing work order hebat untuk tugas yang tidak dapat Anda tetapkan ke aset tertentu, namun mereka lebih baik lagi ketika biaya tugas minimal dibandingkan dengan biaya administratif untuk menghasilkan, menetapkan, dan menutup permintaan kerja terpisah. Standing work order menyelamatkan Anda dari menghabiskan sepuluh menit administratif untuk pekerjaan lima menit.
Apa itu blanket work order?
Banyak orang menggunakan blanket work order dan standing work order secara bergantian, tetapi ada perbedaan kecil namun penting.
Blanket work order mencakup tugas bervariasi, sementara standing work order lebih spesifik. Anda dapat menggunakan blanket work order untuk menangkap biaya pekerjaan bervariasi yang diselesaikan oleh tim tetapi tidak detail, meninggalkan lubang data dalam anggaran pemeliharaan Anda. Jadi pada akhirnya, perbedaan yang paling penting antara standing dan blanket work order adalah Anda harus menghindari yang jenis blanket.
Kapan Anda harus menggunakan standing work orders?
Biasanya Anda menggunakan standing work orders untuk tugas repetitif kecil yang mungkin Anda tidak hubungkan dengan apa yang biasanya Anda anggap sebagai pekerjaan pemeliharaan sebenarnya, termasuk pemeriksaan alat, rapat keselamatan dan pelatihan, dan tugas pemeliharaan ringan. Dalam kasus ini, biasanya tidak ekonomis untuk membuat permintaan kerja baru untuk setiap tugas, jadi Anda dapat membuat standing work order yang terbuka dan sering diperbarui untuk melacak biaya.
Standing work orders juga dapat berguna jika solusi CMMS yang Anda gunakan tidak memungkinkan Anda untuk menagih transaksi ke aset individual. Dalam hal itu, menyiapkan standing work order dapat menjadi solusi alternatif yang memungkinkan Anda melacak biaya sambil mengurangi beban administratif.
Apa saja keuntungan dan kerugian standing work orders?
Salah satu manfaat utama standing work orders adalah cara sederhana untuk melacak tugas rutin atau repetitif tempat Anda tidak perlu catatan historis lengkap. Mereka juga dapat menjadi cara yang membantu untuk mengurangi waktu dan uang yang Anda habiskan untuk membuat dan mengelola permintaan kerja guna meningkatkan efisiensi manajemen pemeliharaan dan inventaris Anda.
Namun, standing orders bukan solusi yang sempurna, jadi Anda perlu sadar akan jebakan umum sehingga Anda dapat menghindarinya. Salah satu tantangan utama adalah standing work orders dapat hilang di antara banyak permintaan kerja korektif dan pencegahan dalam backlog Anda. Akibatnya, mungkin Anda lupa untuk menutup dan memperbarui standing work order sesuai jadwal yang ditetapkan.
Sama seperti folder "bervariasi" di lemari arsip Anda, terkadang juga sulit untuk mengingat tepat apa yang seharusnya dicakup oleh standing work orders Anda, terutama jika mereka telah terbuka selama bertahun-tahun.
Bagaimana Anda dapat menggunakan standing work orders secara efektif?
Aturan sederhana untuk standing work order untuk pemeliharaan umum adalah menggunakannya untuk setiap tugas yang membutuhkan waktu teknisi 15 menit atau kurang. Alurnya adalah karena biaya dan waktu untuk membuat dan menutup permintaan kerja kemungkinan akan melebihi waktu dan biaya pekerjaan sebenarnya.
Jika Anda memang ingin membuat standing work order untuk pekerjaan kecil ini, penting untuk menetapkan beberapa aturan. Satu cara untuk membuat aturan adalah dengan memikirkan jawaban atas pertanyaan berikut:
- Berapa lama Anda akan menjaga standing work order terbuka dan layak untuk ditagih?
- Jenis bagian apa yang dapat Anda tagih ke standing work order?
- Apa proses untuk menutup permintaan kerja dan membuka yang baru di akhir interval?
- Bagaimana Anda akan meninjau standing work orders Anda untuk memastikan Anda menggunakannya dengan benar?
Biasanya, Anda menutup standing work order di akhir bulan, tetapi Anda juga dapat menutupnya secara triwulanan saat periode keuangan Anda berakhir, membantu Anda menjaga jumlah transaksi terhadap permintaan kerja tetap dapat dikelola.
Bagaimana Hippo CMMS dapat membantu?
Hippo CMMS® memungkinkan Anda untuk menyetujui, menghasilkan, memprioritaskan, menetapkan, melacak, dan menutup permintaan kerja dari mana saja, jadi Anda tidak pernah kehilangan jejak standing work orders Anda. Dan karena semuanya digital dan di platform yang sama yang intuitif, Anda tidak perlu lagi khawatir kehilangan lembar kertas atau melihat data krusial hilang ke dalam spreadsheet yang tak terputus-putus dan tidak terhubung.
Mudah bagi standing work order kertas dan spreadsheet untuk jatuh di antara celah, tetapi Hippo CMMS melacak semuanya sehingga Anda dapat menghindari pekerjaan ulang dan menjaga tim Anda tetap bertanggung jawab. Tata letak yang bersih dan mudah juga membuat semuanya mudah dilihat dan dipahami, sementara fungsi templat permintaan kerja bawaan berarti Anda dapat dengan mudah mengambil instruksi yang ada dan menyalinnya ke permintaan kerja baru. Anda mendapatkan lebih banyak waktu kerja dan lebih sedikit uang yang dihabiskan untuk administrasi.
Apa selanjutnya?
Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda, dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala sesuatu yang terkait pemeliharaan hingga membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.
Ringkasan eksekutif
Standing work order adalah permintaan kerja yang Anda buka untuk periode yang diperpanjang, terkadang tanpa batas waktu, untuk tugas rutin atau berulang yang tidak dapat Anda hubungkan ke peralatan tertentu. Biasanya Anda menggunakan standing work order untuk pekerjaan kecil seperti pemeriksaan alat dan pemeliharaan umum karena tidak ekonomis untuk membuat permintaan kerja baru untuk setiap tugas.
Salah satu manfaat utama standing work order adalah cara sederhana untuk melacak tugas rutin atau repetitif ketika Anda tidak perlu catatan. Namun, mereka dapat hilang di antara banyak permintaan kerja korektif dan pencegahan dalam backlog Anda, dan Anda dapat lupa untuk menutup dan memperbarui mereka secara rutin.
Untuk menggunakan standing work order secara lebih efektif, Anda harus menyiapkan beberapa aturan, seperti berapa lama permintaan kerja harus terbuka dan apa yang dapat Anda tagih padanya. Perangkat lunak permintaan kerja Hippo CMMS dapat membantu karena memungkinkan Anda melacak semua permintaan kerja Anda, termasuk standing work order, sehingga Anda akhirnya mendapatkan lubang data dalam catatan dan anggaran pemeliharaan Anda.
