Cara Mengatur Gudang Pemeliharaan Anda
Saat Anda memasuki pabrik yang memiliki masalah pemeliharaan, salah satu masalah yang paling jelas adalah disorganisasi peralatan daerah suku cadang. Tidak perlu perawatan yang berpengalaman untuk mengenali bagian yang disimpan, disortir, dan diidentifikasi dengan buruk. Karena sifat yang jelas dari masalah ini, peningkatan ruang penyimpanan suku cadang pemeliharaan sering kali menjadi fokus awal perbaikan. Namun, sementara banyak peningkatan gudang dilakukan, hanya sedikit yang memiliki banyak efek pada intinya karena mereka melihat hasil visual daripada melihat masalah secara holistik.
Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa jika Anda mengatur sistem barcode untuk melacak bagian, sebagian besar masalah akan terpecahkan. Analogi yang saya suka gunakan adalah mengambil mobil yang tidak berfungsi dengan baik, mengganti oli, merincinya, mengecatnya dan kemudian mengharapkannya berjalan lebih baik. Tentu, itu akan terlihat bagus saat duduk di jalan masuk Anda dan akan mengesankan tetangga, tetapi itu tidak akan berkinerja lebih baik atau lebih dapat diandalkan. Tujuan dari setiap upaya perbaikan pabrik adalah untuk meningkatkan kinerja keuangan. Jika itu tidak terjadi, inisiatif tersebut tidak dapat dianggap berhasil.
Gudang yang tidak terorganisir dengan baik adalah isyarat visual untuk sejumlah masalah. Jika Anda tidak mengatasi semua masalah, reorganisasi Anda dari langkah paling visual dalam proses – penyimpanan suku cadang – mungkin tidak akan berkelanjutan. Lebih penting lagi, hal itu kemungkinan tidak akan menghasilkan kinerja keuangan yang lebih baik.
Beberapa proses diperlukan untuk membangun dan memelihara sistem suku cadang yang sehat. Mereka termasuk memiliki ruang penyimpanan yang memadai; bill of material (BOM) untuk peralatan; kontrol dan aksesibilitas bagian yang ditebar; sistem pengadaan yang sehat; pelabelan peralatan; sistem data inventaris yang dirancang dengan baik; dan personel untuk memesan, menerima, menyimpan, dan mengaudit prosesnya. Berikut adalah deskripsi singkat dari masing-masing item tersebut.
Personil dan Sistem Pengadaan yang Sehat
Penting untuk dicatat perbedaan antara pengadaan operasi dan pengadaan pemeliharaan. Seluruh kelompok atau departemen sering didedikasikan untuk pengadaan bahan yang diproses oleh operasi. Untuk mendukung kelompok ini, departemen gudang mencurahkan setidaknya setengah dari waktunya untuk menerima, menyimpan, dan mengirimkan bahan-bahan ini ke produksi. Di sisi lain, banyak departemen pemeliharaan hanya memiliki satu individu yang seharusnya membeli, menerima, menyimpan, menyimpan, dan mendistribusikan semua item, serta melakukan audit rutin. Orang ini mungkin juga diminta untuk menyiapkan materi untuk teknisi.
Selain itu, departemen pemeliharaan harus menangani ribuan item yang berbeda pada jadwal penggunaan yang tidak teratur, sedangkan bahan yang masuk ke dalam proses produksi mungkin kurang dari seratus dan dikonsumsi pada tingkat yang diketahui. Selain itu, pengadaan bahan olahan biasanya diawasi oleh manajer atau karyawan setingkat direktur, tetapi pengadaan bahan pemeliharaan biasanya dikelola oleh petugas. Grup mana yang menurut Anda paling sukses?
Mengharapkan satu individu untuk memesan, menerima, menyimpan, mengaudit, dan kit hanya akan berhasil di fasilitas kecil yang mapan. Di fasilitas menengah hingga besar, orang yang melakukan pekerjaan ini sering kali terpaksa mengambil jalan pintas dan mengabaikan tanggung jawab pekerjaan tertentu untuk fokus pada prioritas saat itu, yang biasanya melibatkan pemesanan suku cadang. Organisasi gudang, penyimpanan, audit, kontrol, evaluasi, dan pencatatan biasanya mengambil posisi belakang. Suku cadang harus ditangani dan dikelola, dan tenaga kerja diperlukan untuk melakukan ini.
Bahkan di fasilitas berukuran sedang, gudang membutuhkan petugas penuh waktu. Seringkali sulit bagi sebagian orang untuk melihat nilai finansial dari penambahan seseorang karena hanya sebagian dari keuntungan yang akan terlihat dalam anggaran pemeliharaan. Pengurangan biaya penuh yang dicapai dengan proses gudang yang dikelola dengan baik berasal dari peningkatan produktivitas teknisi pemeliharaan, peningkatan ketersediaan alat berat, dan pengurangan variabilitas peralatan.
BOM dan CMMS
Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang dirancang dengan baik dan berfungsi dengan baik memudahkan untuk membuat dan memelihara BOM peralatan yang akurat. Diskusi tentang cara mengatur sistem CMMS dengan benar adalah subjek terpisah dan tidak akan dibahas di sini, selain untuk mengatakan bahwa di sebagian besar pabrik, hal itu dilakukan secara tidak benar dan dapat menimbulkan banyak masalah.
BOM adalah daftar suku cadang tertentu yang dipesan atau ditebar untuk mesin tertentu. BOM yang akurat dan lengkap memungkinkan Anda dengan cepat menemukan suku cadang yang Anda butuhkan dan mengidentifikasi berapa banyak peralatan yang menggunakan suku cadang yang sama. BOM yang akurat juga memungkinkan Anda untuk mengatur pekerjaan untuk kegiatan pemeliharaan yang direncanakan, mengurangi jumlah item yang berbeda dengan menstandarisasi komponen umum dan memungkinkan teknisi untuk dengan cepat menentukan apakah suku cadang yang dibutuhkan tersedia di lokasi. BOM bahkan dapat membantu mengurangi disorganisasi ruang penyimpanan dengan membiarkan teknisi langsung ke bagian yang benar alih-alih mengobrak-abrik rak, laci, dan kotak sampai barang yang benar, atau sesuatu yang terlihat seperti itu, ditemukan.
Untuk membuat BOM, Anda memerlukan daftar lengkap peralatan pabrik Anda. Daftar ini harus diatur sedemikian rupa untuk menghindari informasi yang berlebihan. Misalnya, peralatan besar dengan BOM yang memiliki ratusan suku cadang sulit digunakan oleh teknisi. Jika peralatan yang sama dapat dipecah menjadi subset, dan subset tersebut dipahami dengan baik atau ditandai di lapangan, teknisi harus dapat dengan cepat mengidentifikasi suku cadang yang tersedia untuk area di mana dia bekerja.
Ingatlah bahwa daftar peralatan pabrik hanya berguna jika Anda juga memiliki identifikasi peralatan yang akurat. Ini memerlukan pelabelan peralatan di lapangan, yang dicocokkan dengan label atau nama yang sama di CMMS.
Akses dan Kontrol
Akses dan kontrol gudang sangat penting untuk gudang yang sehat, tetapi mereka dapat ditentang secara diametral. Untuk tetap mengontrol gudang, Anda harus membatasi akses hanya kepada mereka yang membutuhkannya. Namun, agar gudang menjadi efektif, itu tidak dapat mencegah orang mendapatkan suku cadang dan persediaan yang mereka butuhkan. Tidak ada keajaiban dalam memecahkan dikotomi ini. Itu semua upaya, membutuhkan campuran kontrol, budaya, penegakan dan audit. Ini adalah kerja keras, tetapi upaya itu sepadan jika hasilnya adalah gudang yang teratur dengan catatan inventaris yang akurat. Ingat, akses harus diberikan hanya kepada mereka yang benar-benar membutuhkannya, terlepas dari keluhan dari mereka yang benar-benar tidak membutuhkannya. Selain itu, orang-orang yang menggunakan gudang tersebut harus diawasi dan diaudit, dan mereka harus tahu bahwa ini sedang terjadi.
Strategi Organisasi
Organisasi gudang mencakup berbagai topik. Pertama, Anda membutuhkan ruang yang cukup untuk menyimpan barang-barang yang Anda simpan di tempat. Karena kekurangan ruang yang besar, ini biasanya berakhir di beberapa area di pabrik. Semakin baik Anda dapat mengatur ruang yang Anda miliki, semakin mudah Anda membuatnya baik untuk teknisi maupun personel toko.
Tidak ada metode organisasi tunggal yang akan berhasil dalam setiap situasi. Beberapa situs menyimpan suku cadang dengan peralatan yang dimaksudkan. Ini bagus sampai Anda memiliki barang yang sama (seperti bantalan atau segel minyak) yang ditebar di beberapa tempat. Beberapa pabrik mengurutkan secara eksklusif berdasarkan jenis komponen, yang dapat menjadi tantangan dengan suku cadang yang sulit diberi nama atau dideskripsikan dan khusus untuk mesin. Sebagian besar situs menggunakan kombinasi strategi agar sesuai dengan kondisi yang ada.
Semakin banyak organisasi yang Anda miliki di bagian depan, semakin mudah untuk mengontrol dan memanfaatkan suku cadang yang tersedia. Misalnya, adalah ide yang baik untuk meletakkan semua bantalan di area yang sama, jadi jika Anda membutuhkan bantalan, Anda tahu ke mana harus pergi. Sebaiknya sortir bantalan berdasarkan jenisnya (bola, roller, jarum, slide, dll.). Yang terbaik adalah menyortir bantalan Anda berdasarkan jenis dan ukuran, seperti menempatkan semua bantalan bola Anda bersama-sama dalam urutan diameter dalam (ID) dan diameter luar (OD). Dengan cara ini, siapa pun yang datang ke area tersebut dapat segera melihat apakah Anda memiliki bantalan yang dibutuhkan, terlepas dari apakah ada BOM atau CMMS yang berfungsi. Semakin baik idenya, semakin banyak upaya yang dibutuhkan di bagian depan.
Organisasi dan Presentasi
Menempatkan barang di rak dalam urutan yang diurutkan adalah permulaan, tetapi Anda harus menyimpannya di sana dan memeliharanya. Mendesain penyimpanan Anda sehingga mudah dilihat dan mengakses bagian dengan sedikit usaha adalah penting. Juga diperlukan pengaturan yang membuat bagian-bagian terpisah satu sama lain. Area penyimpanan harus ditandai dengan baik sehingga orang dapat dengan cepat berpindah dari cetakan suku cadang ke lokasi gudang.
Salah satu masalah luas yang jarang ditangani adalah memiliki bagian yang sama yang disimpan di beberapa lokasi tanpa ada yang menyadarinya. Ini paling umum ketika nomor suku cadang dan deskripsi pabrikan digunakan sebagai ganti situs atau perusahaan yang menetapkan nomor suku cadang dan protokol deskripsinya sendiri. Hal ini menyebabkan inventaris ekstra dan stok suku cadang palsu saat suku cadang yang setara tersedia.
Masalah umum lainnya adalah ketidakmampuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan persediaan usang karena suku cadang tidak pernah dikaitkan dengan peralatan atau peningkatan tidak pernah melalui proses tindak lanjut untuk menangani suku cadang usang dengan benar.
Untuk gudang suku cadang yang berfungsi dengan baik, ingatlah bahwa gudang adalah bagian dari proses yang lebih besar, dan semua bagian dari proses tersebut dapat memiliki efek positif atau negatif pada intinya.
Tentang Penulis
Bill Jacobyansky adalah pemilik Strategic Maintenance Consortium, sebuah perusahaan konsultan yang mengkhususkan diri dalam peningkatan pemeliharaan fasilitas industri.
