statistik pemeliharaan Latest terbaru menunjukkan bahwa 53% manajemen fasilitas yang berpartisipasi dalam survei, menggunakan CMMS untuk melacak operasi pemeliharaan mereka secara proaktif.
Sebagai bagian dari penelitian yang sama, 37% profesional pemeliharaan mengatakan bahwa mereka berencana untuk meningkatkan investasi mereka di CMMS (Perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi) dan EAM (perangkat lunak manajemen aset perusahaan) pada tahun 2018.
Industri ini jelas bergerak maju karena organisasi menjadi semakin sadar akan pentingnya pemeliharaan proaktif dan manfaat sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi .
Tetapi apa yang terjadi ketika Anda menyadari bahwa Anda memilih solusi CMMS yang salah? Seberapa mudah (atau sulit) untuk beralih ke penyedia CMMS baru? Bisakah Anda melakukan transisi itu dengan segera tanpa mengeluarkan biaya yang signifikan?
Kami di sini untuk menjawab pertanyaan tersebut.
Kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengenali tanda-tanda Anda membutuhkan solusi CMMS baru dan bagaimana merencanakan dan melaksanakan transisi yang mulus yang tidak akan mengganggu operasi pemeliharaan Anda yang sedang berlangsung atau memerlukan investasi besar jika Anda memerlukan bantuan CMMS.
Untuk mengetahui secara mendalam apa itu CMMS, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.
Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah menerima solusi CMMS yang memaksa Anda untuk beradaptasi dengannya, alih-alih mampu beradaptasi dengan Anda. Tidak masuk akal untuk terus membayar sesuatu yang tidak dapat membuat Anda lebih efisien.
Mari kita lihat tanda-tanda paling umum yang menunjukkan bahwa Anda lebih baik mencari penyedia CMMS baru.
Manajer pemeliharaan tidak memperkenalkan CMMS di organisasi mereka hanya karena mereka ingin "mencampuradukkan".
Mereka melakukannya untuk menciptakan departemen pemeliharaan yang berjalan lebih lancar yang dapat memangkas biaya dengan mencegah waktu henti yang tidak terjadwal dan meningkatkan masa pakai aset mereka.
Semakin mereka dapat mengurangi biaya tersebut, semakin tinggi laba atas investasi yang dapat mereka lihat.
Jika metrik solusi CMMS Anda saat ini telah dipasang dengan benar dan Anda tidak melihat laba positif atas investasi Anda, maka bukan Anda masalahnya – masalahnya adalah solusi yang Anda gunakan .
Salah satu alasan paling umum mengapa CMMS Anda tidak menyadari ROI adalah karena terlalu sulit untuk Anda atau tim Anda gunakan.
Lihat saja secara logis. Semakin banyak waktu yang dihabiskan teknisi Anda untuk mencari informasi aset atau mencatat sesuatu ke dalam alat, semakin sedikit waktu yang mereka miliki untuk melakukan pekerjaan mereka. Itu, pada gilirannya, semakin meningkatkan biaya tenaga kerja Anda.
Jangan berpikir bahwa perangkat lunak pemeliharaan yang andal harus kompleks untuk digunakan karena ia harus memiliki banyak fitur dan analitik yang andal.
Sebagai seseorang yang telah bekerja selama bertahun-tahun pada CMMS yang kuat namun mudah digunakan, saya dapat dengan yakin mengatakan bahwa ini tidak benar. CMMS Ringan adalah buktinya.
Data internal kami menunjukkan bahwa klien yang beralih dari sistem berbasis desktop (apakah CMMS atau Excel) ke CMMS seluler kami melihat peningkatan produktivitas sebesar 15% , murni dari fakta bahwa mereka dapat mengakses perangkat lunak di ponsel mereka.
Berikut adalah beberapa hal yang Anda lewatkan jika CMMS Anda tidak mobile-friendly:
Ini adalah poin yang tidak perlu banyak penjelasan. Jika solusi yang Anda gunakan tidak memiliki fitur yang diperlukan, Anda harus mencari yang memiliki fitur tersebut.
Misalnya, beberapa perangkat lunak CMMS yang lebih lama memungkinkan Anda membuat Perintah Kerja, tetapi tidak memungkinkan Anda menjadwalkan tugas sedemikian rupa sehingga Anda dapat membuat rencana pemeliharaan preventif yang efektif .
Di saat semakin banyak organisasi beralih ke pemeliharaan preventif dan prediktif, tidak dapat menjadwalkan rencana proaktif berarti Anda akan kesulitan untuk tetap kompetitif di pasar.
Jika solusi Anda saat ini kehilangan beberapa fitur yang penting bagi Anda, Anda tidak perlu berpikir dua kali untuk menemukan mitra yang lebih cocok karena ini bukan masalah yang akan selesai dengan sendirinya.
Jika Anda berencana untuk mengembangkan bisnis Anda, Anda akan menginginkan perangkat lunak pemeliharaan yang dapat mengikuti pertumbuhan itu.
Cara termudah untuk mengenali bahwa solusi Anda saat ini mungkin mengalami masalah penskalaan adalah kerumitannya untuk digunakan.
Tanyakan pada diri sendiri:
Jika jawaban atas salah satu pertanyaan di atas adalah setuju, memiliki lebih banyak aset dan teknisi berarti masalah ini hanya akan menjadi lebih buruk.
Tanda lain yang tidak perlu banyak penjelasan.
Setiap solusi hadir dengan serangkaian fitur dan harganya sendiri. Namun, tidak semua penyedia CMMS memiliki harga SAAS yang fleksibel. Beberapa solusi lebih berorientasi pada perusahaan, sementara yang lain bertujuan untuk membantu bisnis kecil.
Jika Anda memperhitungkan bahwa beberapa solusi CMMS hanya berharga $25/bulan, tidak berlebihan untuk menyimpulkan bahwa Anda BISA menemukan sistem yang terjangkau untuk bisnis Anda.
Luangkan waktu Anda untuk meninjau dan memilih perangkat lunak pemeliharaan terbaik yang cocok untuk pemeliharaan fasilitas dan alur kerja Anda.
Tidak peduli seberapa sederhana perangkat lunak yang Anda gunakan, setiap bisnis berbeda dan, cepat atau lambat, Anda akan memiliki masalah teknis atau pertanyaan yang ingin Anda selesaikan dengan cepat dan efisien.
Jika penyedia CMMS Anda…
…maka ini bukanlah mitra jangka panjang yang Anda butuhkan untuk mengembangkan bisnis Anda.
Dalam industri di mana penundaan kecil dapat merugikan Anda ribuan dolar, Anda tidak ingin bekerja dengan seseorang yang membutuhkan waktu seminggu untuk mengatasi masalah Anda.
Bagian ini berakhir lebih panjang dari yang diharapkan, tetapi kami pikir penting untuk menjelaskan alasan kami di balik setiap tanda.
Sekarang setelah kita menyelesaikannya, mari kita lihat cara mengganti vendor CMMS tanpa kehilangan kewarasan Anda.
Kami membahas ini di beberapa artikel di blog kami, tetapi hanya karena ini sangat penting.
Anda harus menyadari bahwa menyiapkan CMMS bukanlah hal yang akan menghasilkan ROI Anda – sebenarnya menggunakan sistem itulah yang menghasilkan ROI yang Anda harapkan untuk dilihat.
Jika staf pemeliharaan Anda tidak termotivasi untuk mencoba sistem baru, maka seluruh transisi ini hanya membuang-buang waktu dan sumber daya Anda.
Kabar baiknya adalah tidak sulit untuk membuat tim Anda termotivasi.
Bayangkan Anda adalah teknisi pemeliharaan dan seseorang menunjukkan CMMS baru yang lebih mudah digunakan dan membuat hidup Anda lebih mudah dengan mengotomatiskan suku cadang pekerjaan Anda yang membosankan dan mempercepat alur kerja Anda secara keseluruhan. Tidakkah Anda tertarik untuk memberikan perangkat lunak semacam itu kesempatan yang adil?
Cara lain untuk memotivasi tim Anda adalah dengan mengizinkan mereka meninjau solusi yang telah Anda pilih dan mempertimbangkan masukan mereka sebelum membuat pilihan akhir.
Lagi pula, mereka akan menggunakan perangkat lunak hampir setiap hari.
Seperti halnya proyek apa pun, sedikit perencanaan dan koordinasi akan sangat membantu untuk memastikan keberhasilannya.
Proyek yang tidak memiliki tenggat waktu yang jelas seringkali membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan.
Namun, jangan hanya menentukan satu tanggal jatuh tempo untuk keseluruhan proyek. Untuk dapat melacak kemajuan penerapan Anda, Anda perlu memecahnya menjadi beberapa pencapaian.
Misalnya, Anda dapat menetapkan tanggal jatuh tempo untuk aktivitas berikut (yang akan kita bahas nanti di artikel):
Sekarang setelah Anda memiliki daftar langkah yang perlu diambil, Anda perlu memutuskan siapa yang akan melaksanakannya.
Saat Anda memberikan tugas, cobalah sejelas mungkin tentang mengapa tugas tersebut harus dilakukan dan bagaimana pengaruhnya terhadap proses selanjutnya.
Hal lain yang perlu diketahui oleh setiap anggota tim Anda adalah siapa yang bertanggung jawab atas proyek dan kepada siapa mereka dapat mengajukan pertanyaan.
Ingatlah bahwa hanya karena sesuatu itu jelas bagi Anda, itu tidak berarti itu jelas bagi orang lain.
Setiap proyek membutuhkan seseorang yang akan mengawasinya. Dalam kebanyakan kasus, itu akan menjadi manajer pemeliharaan.
Namun, organisasi yang lebih besar mungkin ingin mengambil langkah ini lebih jauh dan membentuk tim CMMS, terutama jika mereka menerapkan CMMS baru di beberapa lokasi.
Misalnya, tim CMMS Anda dapat terdiri dari manajer pemeliharaan, manajer tingkat atas, perwakilan teknisi pemeliharaan, dan orang yang berdedikasi dari situs vendor CMMS yang akan membantu Anda dalam penerapannya.
Dalam beberapa kasus, organisasi ingin membuat tim CMMS bahkan sebelum mereka mulai mencari solusi manajemen pemeliharaan baru mereka sehingga mereka mendapatkan masukan dari semua pihak sebelum mereka memilih beberapa sistem yang ingin mereka coba.
Di masa-masa awal Limble, saya membantu banyak bisnis kecil menerapkan Limble ke dalam organisasi mereka.
Satu hal yang saya pelajari darinya adalah bahwa memiliki seseorang yang dapat dengan cepat menjawab pertanyaan mereka dan mengatasi masalah kecil sekalipun, sangat mempercepat aktivitas pemeliharaan Anda.
Itulah sebabnya setiap klien mendapatkan orang yang berdedikasi yang dapat mereka hubungi dengan pertanyaan, masalah, dan permintaan kerja apa pun.
Hal hebat tentang Limble hari ini adalah berbasis Web, dan juga dapat ditemukan di Android dan iOS.
Jangan ragu untuk meminta bantuan vendor CMMS Anda karena ini akan menjadi kepentingan terbaik mereka untuk memastikan Anda melakukan transisi yang sukses.
Bergantung pada ukuran operasi pemeliharaan dan jumlah aset yang Anda gunakan, mentransfer semua data dapat memakan waktu beberapa minggu hingga bulan.
Kabar baiknya adalah Anda hanya perlu melakukan ini sekali.
Dalam skenario terbaik, Anda akan dapat mengekspor data dari CMMS lama Anda, melakukan pembersihan jika perlu (seperti menghapus data tentang aset lama yang tidak Anda gunakan lagi), dan mengunggahnya ke CMMS baru Anda.
Inilah yang dapat Anda lakukan untuk memastikan proses ini berjalan semulus mungkin:
Sebelum Anda mulai mengumpulkan semua data pemeliharaan yang ingin Anda transfer, Anda harus terlebih dahulu menentukan informasi mana yang Anda butuhkan.
Berikut adalah gambar yang menunjukkan informasi aset biasa yang ingin Anda transfer:
Jika Anda menjalankan rencana pemeliharaan prediktif atau preventif dengan perangkat lunak CMMS lama Anda, Anda juga akan menginginkan data tentang prosedur, tugas, dan frekuensi pemeliharaan preventif/prediktif yang kemudian dapat Anda gunakan untuk menyiapkan rencana pemeliharaan preventif dengan cepat di CMMS baru Anda. .
Jika Anda memiliki sejumlah besar aset, mulailah dengan mentransfer data untuk aset yang paling penting terlebih dahulu.
Berikut adalah beberapa cara untuk mengumpulkan semua data yang ingin Anda migrasikan ke CMMS baru Anda:
Sebelum Anda mulai memasukkan data ke dalam CMMS baru, luangkan waktu untuk membersihkan data yang Anda kumpulkan dan pastikan Anda hanya menangani informasi yang akurat dan terorganisir.
Anda dapat melakukannya dengan:
Panduan kami untuk standar penamaan di Limble adalah memberi nama semuanya dengan jelas dan logis – nama harus cukup jelas sehingga bahkan operator garis depan pun tahu apa itu data aset. Jadi, alih-alih singkatan seperti CH-01 gunakan sesuatu seperti Chiller-01 .
Memiliki nama pelacakan aset yang jelas dengan pengenal numerik yang jelas adalah cara terbaik untuk memastikan semua data mudah dibaca, dicari, difilter, dan diurutkan.
Sekarang setelah Anda mengumpulkan data bersih dan memutuskan standar penamaan mana yang ingin Anda gunakan, langkah selanjutnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam CMMS baru Anda.
Dua metode paling umum yang akan Anda gunakan adalah:
Ini mungkin memakan waktu cukup lama, tetapi seperti yang kami katakan, Anda hanya perlu melakukannya sekali.
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum mulai menggunakan CMMS yang baru diinstal dengan semua data yang Anda butuhkan.
Kebanyakan CMMS memiliki database ratusan laporan yang berbeda karena mereka melayani berbagai pelanggan di banyak industri yang berbeda. Dari produsen makanan dan minuman hingga pemilik kompleks perkantoran atau institusi pendidikan, setiap pelanggan akan memiliki kebutuhan khusus untuk serangkaian laporan yang berbeda.
Idealnya, pelanggan akan memutuskan apa yang penting bagi mereka (sebagian besar berdasarkan tujuan bisnis mereka) kemudian menyiapkan CMMS untuk memberikan laporan yang membantu mereka memantau KPI ini. Misalnya, klien dalam satu industri mungkin berfokus pada waktu henti yang direncanakan vs tidak direncanakan , sementara mereka yang berada di sektor lain mungkin lebih peduli dengan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas pemeliharaan , biaya pemeliharaan kinerja aset dan siklus hidup aset , atau sesuatu yang sama sekali berbeda.
Namun, meskipun CMMS Anda dapat menghasilkan lusinan laporan secara otomatis, tidak ada gunanya membuang waktu Anda untuk menyiapkan laporan yang tidak akan pernah Anda gunakan.
Salah satu cara kami mencoba membantu pengguna kami dalam hal ini adalah bahwa alih-alih membuat basis data besar laporan yang dapat diambil pengguna, kami membangun pembuat dasbor khusus yang sangat kuat (namun mudah digunakan) yang memungkinkan Anda membuat laporan. Hal ini memungkinkan setiap pelanggan memiliki pelaporan yang benar-benar disesuaikan yang memberi mereka data dengan kualitas terbaik untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.
Fitur lain dari CMMS Limble adalah memungkinkan rotasi laporan khusus ini. Ini berarti Anda dapat menyiapkan semua KPI di layar besar dan memutarnya secara terus-menerus sehingga semua orang di tim Anda selalu tahu persis apa yang terjadi.
Selain itu, dasbor khusus kami memungkinkan Anda melihat laporan secara berdampingan sehingga Anda dapat dengan mudah membandingkan kinerja dari satu kriteria ke kriteria lainnya seperti kinerja staf , biaya , waktu henti , dan seterusnya.
Sebelum kita melanjutkan ke bagian berikutnya, berikut adalah daftar laporan umum yang mungkin ingin Anda buat:
Seperti yang sudah Anda ketahui, CMMS Anda tidak harus berdiri sendiri. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa ia dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak lain yang mungkin Anda gunakan seperti ERP.
Ini akan meningkatkan waktu respons dan efisiensi secara signifikan sekaligus menghindari pembuatan data duplikat.
Meskipun mengintegrasikan CMMS dengan sistem lain memerlukan beberapa keterampilan teknis, itu tidak harus menjadi latihan yang sulit.
Banyak solusi CMMS saat ini menyediakan antarmuka pengguna yang menyederhanakan proses integrasi melalui:
Jika Anda juga menggunakan pemeliharaan prediktif, pemeliharaan berbasis kondisi , atau teknologi berkemampuan IoT . lainnya , Anda juga ingin menghubungkan CMMS Anda ke sensor yang terpasang sehingga Anda dapat memiliki wawasan waktu nyata tentang kondisi aset Anda.
Setelah semua data yang diperlukan telah diimpor ke perangkat lunak pemeliharaan baru, langkah selanjutnya adalah melakukan pengujian menyeluruh. Ada beberapa pertanyaan untuk diajukan pada tahap ini:
Setiap kesalahan yang ditemukan harus segera dilaporkan ke vendor CMMS untuk diperbaiki.
Cara terbaik untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan membuat pelatihan karyawan menjadi mudah adalah dengan memilih CMMS yang mudah digunakan dan cukup melakukan pelatihan yang disarankan oleh vendor CMMS.
Jika vendor CMMS Anda menyarankan pelatihan ekstensif , ini mungkin tanda bahaya yang menunjukkan fakta bahwa CMMS mereka tidak mudah digunakan dan Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali keputusan Anda.
Meskipun opsi pelatihan akan bervariasi dari vendor ke vendor, yang paling umum adalah sesi pelatihan langsung, webinar , dan video tutorial lama yang bagus .
Metode pelatihan apa pun yang Anda pilih, jika Anda memiliki tim pemeliharaan yang sangat besar, kemungkinan besar tidak akan nyaman untuk melatih semuanya sekaligus. Dalam situasi seperti itu, beberapa anggota tim yang dipilih dapat dilatih secara menyeluruh langsung oleh vendor. Setelah itu, mereka dapat mengajar orang lain secara berkelompok sampai semua orang bergabung.
Selamat, Anda baru saja mengimplementasikan solusi CMMS baru Anda.
Namun, jangan merayakannya terlalu lama karena masih ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan kesuksesan jangka panjang.
Sekarang setelah aspek teknis implementasi selesai, Anda harus bertindak sebagai inspektur. Pantau bagaimana karyawan Anda menggunakan CMMS sehingga Anda dapat memperbaiki tindakan yang salah sebelum menjadi kebiasaan.
Anda mungkin terkejut melihat bahwa, meskipun tim Anda telah sepenuhnya terlatih dalam menggunakan perangkat lunak baru, mereka tidak mengikuti semua pedoman dan praktik terbaik.
Kebiasaan lama sulit dihilangkan dan jika tim pemeliharaan Anda menemukan kebiasaan buruk dengan menggunakan perangkat lunak CMMS lama, sekaranglah waktunya untuk melakukan upaya ekstra untuk memperbaikinya.
Salah satu masalah yang lebih umum adalah teknisi tidak mencatat semua yang mereka lakukan ke dalam CMMS. Itulah sebabnya kami selalu menyarankan para manajer untuk mengawasi hal ini setidaknya selama satu bulan setelah penerapan dan berupaya memperbaiki dan meningkatkan kebiasaan tersebut.
Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan Anda menangani informasi yang sebenarnya dan bahwa rencana serta keputusan Anda didasarkan pada wawasan dan laporan yang akurat.
Dalam waktu tiga bulan setelah mengadopsi CMMS yang baru dan lebih baik, Anda akan mulai melihat pengurangan waktu henti peralatan, manajemen inventaris yang lebih baik, penyimpanan dan pengambilan dokumen yang lebih baik, lebih sedikit waktu lembur, dan banyak lagi.
Ekspor hasil positif ini dan bagikan dengan manajemen tingkat atas. Ini adalah cara yang bagus untuk menenangkan mereka dalam situasi di mana ada beberapa tantangan awal atau penolakan dari manajemen tentang gagasan untuk bermigrasi ke perangkat lunak baru.
Kami telah menetapkan bahwa migrasi ke CMMS yang lebih baik dapat dicapai tanpa mengganggu keseluruhan operasi pemeliharaan Anda atau menimbulkan biaya pemeliharaan yang besar.
CMMS baru Anda adalah perangkat lunak canggih yang, jika digunakan dengan benar, dapat sangat meningkatkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda dalam hal efisiensi dan pengurangan biaya. Namun meskipun sudah memberikan hasil yang Anda harapkan, mungkin ada beberapa fitur yang tidak Anda gunakan secara teratur.
Banyak pelanggan membuat kesalahan dengan menggunakan CMMS mereka seperti alat pencatatan canggih lainnya. Tapi itu hanya satu aspek dari banyak hal yang dapat Anda capai dengannya.
Alih-alih hanya menggunakan fitur dasar yang Anda butuhkan pada awalnya, mengapa tidak menjelajahi fungsionalitas penuhnya? Mungkin alat ini menawarkan beberapa fitur yang Anda bahkan tidak tahu bahwa Anda membutuhkannya.
Dorong staf Anda untuk mengeksplorasi kemampuannya dan Anda akan melihat peningkatan berkelanjutan dalam operasi pemeliharaan Anda.
Jika Anda berpikir untuk beralih ke perangkat lunak CMMS baru, jangan ragu untuk menghubungi, dan mari kita lihat apakah Limble cocok untuk organisasi Anda.
Atau, Anda selalu dapat mengklik di sini untuk memulai Uji Coba Langsung dan periksa sendiri bagaimana Limble terlihat dan terasa bekerja.
Cara 
Sumber Daya CMMS 
Industri yang menggunakan CMMS Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan
Pemeliharaan preventif adalah strategi pemeliharaan yang paling populer karena memberikan banyak manfaat dan pada saat yang sama tidak terlalu sulit atau mahal untuk diterapkan. Meskipun demikian, pemeliharaan preventif memang memiliki kelemahan. Salah satu keberatan yang paling banyak dikutip ada
Baik atau buruk, kami beroperasi di lingkungan kapitalistik yang memaksa kami untuk selalu mencari keunggulan kompetitif yang akan membantu kami tetap relevan di pasar. Bagi banyak bisnis, menerapkan CMMS adalah salah satu cara untuk memperoleh keunggulan kompetitif tersebut. Meskipun semua sistem
Berikut adalah panduan cepat untuk semua yang perlu Anda ketahui tentang perawatan berbasis kondisi. Apa itu dan bagaimana cara kerjanya. Apa yang membuatnya mirip dan berbeda dari strategi perawatan lainnya. Dan, yang paling penting, apa yang bisa dan tidak bisa diberikan. Mari kita mulai dengan d
Pemeliharaan penting untuk setiap organisasi yang dilengkapi dengan banyak aset dan peralatan. Tanpa pemeliharaan, kinerja aset akan menurun, dan kemungkinan kegagalan aset akan meningkat. Itulah mengapa penting untuk menyediakan perawatan tepat waktu. Ketika pemeliharaan menjadi perhatian utama, p
