Pentingnya tagihan peralatan bahan

Tujuan utama dari organisasi manajemen material adalah untuk menyediakan "bagian yang tepat dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat." Tapi dari mana kebutuhan material itu berasal? Apakah permintaan dapat diprediksi atau tidak, apakah bahan untuk produksi atau pemeliharaan, persyaratan biasanya dihasilkan dari bill of material (BOM).

Tanpa tagihan material yang lengkap dan akurat, keputusan mengenai perencanaan material dan pengisian ulang sering kali dibuat dalam ruang hampa, yang mengakibatkan persediaan berlebih, kehabisan stok, biaya tambahan, dan waktu henti yang mahal.

Untuk barang-barang manufaktur, daftar bahan baku mencantumkan semua bahan mentah, suku cadang, dan komponen lain yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit barang akhir. Tagihan material peralatan (EBOM) mencantumkan semua komponen aset, termasuk rakitan dan subrakitannya. Dengan daftar bahan peralatan yang andal, seorang perencana dapat menentukan dengan tepat suku cadang apa yang dibutuhkan. Dan dalam situasi darurat, EBOM memberikan informasi berharga kepada pengrajin dan orang lain untuk memastikan bahwa suku cadang yang tepat diidentifikasi dan dibeli.

Artikel ini memberikan panduan untuk memastikan ketersediaan dan keakuratan data tagihan peralatan bahan yang diperlukan untuk mendukung perencanaan dan pelaksanaan perintah kerja. Informasi ini memberikan manajemen bahan salah satu alat yang diperlukan untuk memastikan pasokan bahan yang memadai sambil mempertahankan tingkat persediaan yang optimal.

Pohon ini menunjukkan struktur produk untuk "Produk 1".

STRUKTUR EBOM
Gambar 1 menunjukkan struktur produk untuk item generik yang disebut "Produk 1". Seperti yang ditunjukkan pada grafik, Produk 1 memiliki beberapa rakitan, subrakitan dan komponen, dengan jumlah yang berbeda dari masing-masing yang diperlukan. Struktur ini dapat dengan mudah mewakili item manufaktur biasa, atau dalam kasus khusus ini, bahkan aset peralatan.

Tagihan bahan peralatan terkait dapat mengambil beberapa bentuk yang berbeda, tetapi yang paling umum adalah tingkat tunggal (alias "daftar suku cadang") dan multi-tingkat ("struktur produk indentasi"). Contoh masing-masing ditampilkan di Halaman 31.

EBOM satu tingkat: Gambar 2 mewakili EBOM satu tingkat sederhana untuk Produk 1. Dalam jenis BOM ini, setiap bagian individu yang membentuk aset hanya ditampilkan satu kali, dengan jumlah total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh aset. Jenis BOM ini cocok untuk kebutuhan bahan peledak untuk barang-barang manufaktur, di mana kebutuhan produksi dapat dihitung dari jadwal produksi induk.

Namun, untuk peralatan, struktur ini tidak menunjukkan hubungan induk/anak sebenarnya dari rakitan, subrakitan, dan komponen. Hal ini dapat menyebabkan perencana pemeliharaan salah menyimpulkan bahwa setiap kali aset ini perlu diperbaiki atau diganti, semua item di BOM mungkin diperlukan. Ini jelas tidak terjadi jika hanya bagian tertentu dari aset yang perlu diperbaiki atau diganti.

EBOM multi-level: Gambar 3 menunjukkan BOM multi-level yang memberikan tingkat detail yang lebih baik untuk aset peralatan. Dalam tipe BOM ini, total persyaratan material yang sama ditampilkan, tetapi struktur produk dibuat menjorok untuk menunjukkan hubungan induk/anak antara komponen, sub-rakitan, dan rakitan. Karena hubungan ini, struktur indentasi membutuhkan sedikit lebih banyak upaya untuk dibuat dan dimasukkan ke dalam sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS).

Namun, ini memberikan tingkat kekhususan yang lebih besar ketika menentukan bahan mana yang diperlukan untuk memperbaiki atau mengganti bagian tertentu dari aset. Jika CMMS mendukung BOM multi-level, struktur produk indentasi lebih disukai.

Gambar 2:BOM satu tingkat untuk “Produk 1”.

Gambar 3:BOM multi-level untuk “Produk 1”.

PENCIPTAAN EBOM
Pembuatan EBOM itu sendiri merupakan proses yang harus diikuti secara disiplin, dan terdiri dari beberapa langkah:

Tentukan aset mana yang memerlukan tagihan bahan peralatan: Seiring waktu, semua aset harus memiliki EBOM. Namun, dasarkan urutan prioritas untuk pembuatan EBOM pada peringkat kekritisan aset. Setiap aset penting harus memiliki EBOM. Semua aset lain harus memilikinya. Kembangkan mereka dalam urutan prioritas berdasarkan peringkat kekritisan jika waktu, sumber daya, dan ketersediaan data memungkinkan.

Tentukan item apa yang harus ada di daftar bahan peralatan: Secara umum, setiap suku cadang atau komponen yang diperkirakan akan diperbaiki atau diganti sebagai akibat dari perintah kerja pemeliharaan preventif (PM) atau pemeliharaan korektif (CM) harus disertakan dalam EBOM.

Minimal, EBOM harus mencerminkan item apa pun yang diidentifikasi sebagai cadangan kritis. Selain itu, EBOM harus menyertakan bahan lain yang digunakan secara langsung untuk memperbaiki aset, atau item apa pun yang perlu atau bermanfaat untuk memiliki riwayat penggunaan yang terkait dengan aset di CMMS.

Barang-barang yang biasanya tidak perlu muncul di EBOM adalah alat khusus, bahan bebas masalah (terutama perangkat keras kecil), bahan mahal (kain, handuk, dll.) dan peralatan perlindungan pribadi.

Tentukan data apa yang harus ada di EBOM: Beberapa data EBOM akan ditentukan oleh CMMS berdasarkan bidang yang tersedia. Sebagian besar sistem mendukung elemen-elemen berikut yang harus dianggap sebagai persyaratan minimum:

• Nomor bagian CMMS

• Deskripsi (diformat dengan benar dan cukup detail untuk menentukan apa yang diperlukan)

• Kuantitas per

• Satuan pengukuran

• Produsen

• Nomor komponen produsen

Selain itu, data berikut memberikan informasi berharga yang harus disertakan dalam tagihan bahan peralatan jika tersedia dan didukung oleh CMMS:

• Pemasok pilihan

• Nomor bagian pemasok

• Pengganti resmi

• Nomor/tanggal revisi dan/atau tanggal efektif

• Perkiraan harga

Kumpulkan data yang diperlukan: Langkah ini sering menimbulkan dua pertanyaan menarik:

1. Siapa yang menyediakan datanya?
2. Datanya dari mana?

Jawaban untuk pertanyaan pertama cukup sederhana. Data mungkin berasal dari berbagai sumber, tetapi biasanya dikoordinasikan oleh seorang insinyur keandalan (RE). Tidak masalah siapa yang memberikan data, asalkan akurat. Namun, sebelum membuat EBOM yang sebenarnya, RE harus meninjaunya.

Dari mana data berasal jauh lebih terlibat. Sumber data tagihan bahan baku peralatan terbaik adalah produsen peralatan asli (OEM). Cara paling efektif untuk menangkap informasi EBOM, terutama untuk peralatan baru, adalah dengan meminta manual peralatan dari OEM pada saat pembelian. Nomor suku cadang dapat ditetapkan ke komponen, dan data dapat ditinjau dan dimasukkan ke dalam CMMS bahkan sebelum peralatan memasuki fasilitas.

Sebagai pengganti data dari OEM, pemasok peralatan mungkin juga dapat memberikan bantuan dalam memperoleh dokumentasi tersebut. Sumber data EBOM lainnya dapat mencakup informasi papan nama; pemberitahuan perubahan teknik (ECN) atau dokumentasi desain ulang lainnya; riwayat perintah kerja; atau bahkan "pengetahuan suku" dari pengrajin, insinyur, operator, atau ahli lain yang akrab dengan peralatan tersebut.

Jika semuanya gagal, mungkin bermanfaat untuk melacak pengguna lain dari peralatan yang sama atau serupa untuk melihat informasi apa yang mungkin mereka miliki. Yang terpenting bukanlah dari mana data itu berasal, tetapi apakah itu akurat.

Masukkan data di CMMS: Biasanya pada titik inilah muncul pertanyaan yang tak terhindarkan:"Siapa yang bertanggung jawab untuk memasukkan data ke dalam CMMS?" Jawaban yang benar adalah "Siapa saja dengan pengetahuan yang memadai tentang sistem dan keterampilan yang diperlukan untuk memasukkan data secara akurat ke bidang yang diperlukan."

Lebih sering daripada tidak, jawaban standarnya adalah "manajemen material", yang belum tentu merupakan hal terburuk. Kelompok bahan paling akrab dengan struktur dasar master bagian dari memasukkan item inventaris. Mereka juga biasanya akrab dengan struktur EBOM, atau setidaknya bidang yang perlu diisi dan data yang harus dimasukkan.

Bergantung pada CMMS, mungkin ada opsi untuk secara otomatis menambahkan suku cadang ke EBOM ketika suku cadang tersebut dikeluarkan berdasarkan perintah kerja untuk aset tertentu. Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk membangun dan/atau memelihara EBOM berdasarkan penggunaan material yang sebenarnya, tetapi juga dapat menyebabkan penurunan integritas data EBOM jika tidak dikelola dengan benar.

EBOM MAINTENANCE
Beberapa jenis acara dapat memerlukan modifikasi bill of material peralatan. Setelah EBOM dibuat, EBOM harus diperbarui seperlunya dan ditinjau secara berkala untuk memastikan keakuratannya yang berkelanjutan. Pertimbangkan hal berikut:

Penonaktifan: Setiap kali aset dinonaktifkan, EBOM terkait juga harus dihapus. Sebagai bagian dari proses itu, setiap item yang ditautkan ke aset harus ditinjau untuk melihat apakah item tersebut dapat dihapus dan/atau jika ada inventaris yang tersisa dapat digunakan di tempat lain, dijual, atau dihapus.

Perubahan desain: Baik diprakarsai oleh pabrikan atau pengguna, jika peralatan didesain ulang atau dimodifikasi, ada kemungkinan bahwa suku cadang dan komponen telah ditingkatkan atau diubah. Refleksikan perubahan ini dalam EBOM untuk memastikan bahwa bahan yang digunakan benar.

Setiap item yang diubah pada EBOM harus melalui pemeriksaan yang sama seolah-olah aset tersebut dinonaktifkan untuk menentukan apakah inventaris yang ada dapat digunakan atau item tersebut harus dihapus. Proses ini membantu menghindari inventaris suku cadang yang tidak dapat digunakan, yang sering kali menjadi faktor penyebab utama inventaris yang berlebihan.

Substitusi/standarisasi bagian: Sebagai akibat dari masalah ketersediaan material, atau sebagai bagian dari praktik terbaik rekayasa/pembelian, mungkin ada kebutuhan untuk mengesahkan suku cadang yang merupakan pengganti yang sesuai untuk item EBOM. Mungkin juga ada peluang untuk menstandardisasi bagian serupa di beberapa aset atau pabrik dalam suatu perusahaan. Dalam kasus ini, perbarui EBOM untuk mencerminkan bagian yang saat ini dapat diterima yang dapat digunakan pada aset, termasuk tanggal mulai dan berhenti yang efektif jika sistem mendukungnya.

Ulasan EBOM: EBOM adalah salah satu alat utama yang digunakan oleh perencana untuk merencanakan perintah kerja dengan benar. Akibatnya, perencana adalah pengguna utama EBOM, dan oleh karena itu, berada dalam posisi terbaik untuk memantau keakuratan data. Hal ini paling efektif dapat dicapai dengan salah satu dari dua cara.

Cara termudah adalah membuat tinjauan sepintas ketika tagihan peralatan bahan diakses selama proses perencanaan. Ini adalah cara yang relatif cepat dan mudah untuk mengidentifikasi kesalahan yang jelas dalam EBOM berdasarkan jenis materi yang terdaftar atau pengetahuan khusus yang dimiliki perencana tentang item EBOM. Dalam kasus ini, perencana umumnya akan mendapatkan otoritas menyeluruh untuk mendokumentasikan dan membuat koreksi yang diperlukan dalam CMMS.

Pendekatan yang lebih disiplin adalah dengan melakukan tinjauan berkala setiap EBOM dengan cara yang sama seperti penjaga toko akan menghitung siklus inventarisnya. EBOM tertentu dipilih, dan biasanya peninjauan dilakukan dengan cara yang lebih formal oleh dewan peninjau - sekelompok orang yang memiliki pengetahuan tentang aset tertentu (mereka mungkin sebenarnya adalah individu yang sama yang memberikan masukan awal kepada EBOM) . Kebijaksanaan kolektif dewan sering memberikan wawasan yang mungkin tidak dimiliki individu tentang masalah yang disebutkan sebelumnya.

METRIK EBOM
Ada dua metrik utama untuk mengukur efektivitas EBOM. Dengan proses yang kuat, data mudah ditangkap.

Penyelesaian EBOM: Ini tidak lebih dari ukuran apakah EBOM ada di CMMS untuk setiap aset. Sasarannya harus 100 persen untuk semua aset penting dan 95 persen untuk aset lainnya.

Akurasi EBOM: Menghitung akurasi EBOM sedikit lebih rumit. Biasanya mencerminkan data yang diambil selama tinjauan berkala, dan data sering kali harus disimpan secara manual di luar CMMS.

Akurasi dapat dihitung berdasarkan item baris atau di seluruh EBOM. Dalam kedua kasus, target untuk aset kritis adalah 100 persen (yaitu nol kesalahan dalam EBOM); target untuk aset lain adalah 98 persen (yaitu tidak lebih dari satu kesalahan dalam sampel 50).

MANFAAT EBOM
Manfaat langsung dan tidak langsung dari EBOM yang akurat mungkin sulit untuk diukur, tetapi tidak sulit untuk digambarkan.

Lebih sedikit pembelian material yang salah: Dengan memanfaatkan informasi yang terkandung dalam EBOM untuk menghasilkan permintaan pembelian, ada sedikit peluang untuk dugaan, variasi, atau kesalahan dalam transmisi data kebutuhan material ke pemasok.

Eksekusi lebih cepat dari pekerjaan yang direncanakan: EBOM yang akurat mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk meneliti bahan yang diperlukan. Ini membantu merampingkan proses perencanaan dan pengadaan, yang pada gilirannya mengurangi lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan suku cadang yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal ini memungkinkan eksekusi PM atau CM peralatan lebih cepat dan membuat peralatan kembali beroperasi lebih cepat.

Eksekusi lebih cepat dari pekerjaan yang tidak direncanakan: EBOM yang efektif memberi pengrajin akses cepat ke persyaratan dan deskripsi suku cadang yang akurat dalam situasi darurat. Dikombinasikan dengan sistem kontrol inventaris yang andal, pengrajin dapat dengan cepat menentukan jumlah yang tersedia dan lokasi suku cadang yang tersedia dalam stok. Jika persediaan tidak mencukupi, EBOM juga dapat memberikan detail produsen dan pemasok yang berharga untuk memfasilitasi pengadaan yang dipercepat.

Disposisi inventaris tidak aktif: Gunakan EBOM untuk menentukan apakah item inventaris tidak bergerak diperlukan untuk aset aktif.

Rekayasa keandalan yang lebih efektif: Gunakan EBOM untuk mengidentifikasi item atau peralatan serupa di mana bahan individual dapat distandarisasi atau diganti.

PERLUASAN BOM
Dalam banyak kasus, CMMS akan menyediakan kemampuan untuk melakukan pemeriksaan terbalik dari data EBOM. Alih-alih menanyakan aset untuk melihat bagian mana yang terdaftar di EBOM, sistem mengizinkan kueri pada suatu bagian dan menampilkan semua EBOM di mana ia terdaftar. Kemampuan "di mana digunakan" ini menyediakan alat untuk menentukan dampak penghentian dan perubahan desain pada kebutuhan berkelanjutan untuk item material tertentu.

Juga fitur CMMS yang kuat, EBOM (atau dalam beberapa kasus, bidang lain di master bagian) akan memberikan tanda untuk mengidentifikasi suku cadang penting. Ini adalah item yang harus tersedia untuk menghindari kerugian produksi yang signifikan karena waktu henti.

RINGKASAN
Sebagai aturan, RE terutama bertanggung jawab untuk menyediakan informasi EBOM awal dan semua perubahan yang didorong oleh rekayasa. Perencana bertanggung jawab untuk memastikan keakuratan tagihan peralatan material. Namun kunci dari efektivitas EBOM secara keseluruhan adalah dengan menyadari bahwa pembuatan dan pemeliharaan data adalah proses kolaboratif yang membutuhkan kerja tim dan komunikasi.

Doug Wallace adalah pakar manajemen material untuk Rekayasa Siklus Hidup. Untuk mempelajari lebih lanjut, kirim email ke [email protected] , hubungi 800-556-9589 atau kunjungi www.LCE.com .