Praktik terbaik untuk mengatur dan mengelola gudang pemeliharaan Anda
Artikel ini ditulis oleh Jason Afara, seorang insinyur solusi di Fiix dengan pengalaman lebih dari tujuh tahun sebagai manajer dan perencana pemeliharaan
Peralatan produksi layaknya seorang atlet profesional. Keduanya bernilai jutaan dolar dan kunci untuk memberikan hasil.
Tapi tidak ada pemain bisbol yang bisa memukul dengan pemukul yang terlalu pendek. Tidak ada penerima lebar yang bisa mencetak gol jika ukuran sepatu mereka salah. Detail kecil membuat semua perbedaan. Hal yang sama dalam pemeliharaan.
Mengambil bantalan yang salah dari gudang perawatan bisa menjadi penyebab kerusakan pada mesin kritis. Sebagian kecil dapat menyebabkan kerugian besar pada produktivitas dan keuntungan.
Artikel ini membahas lebih dekat pelacakan inventaris dan praktik terbaik untuk mengatur ruang penyimpanan pemeliharaan agar tim pemeliharaan, dan seluruh operasi, menjadi lebih efisien, hemat biaya, dan aman.
4 rahasia untuk mengelola inventaris
Baca selengkapnya
Daftar isi
- Akuisisi suku cadang
- Suku cadang dan perintah kerja
- Mengamankan gudang pemeliharaan Anda
- Mengatur gudang pemeliharaan Anda
- Mengoptimalkan pelacakan inventaris Anda
- Pelacakan inventaris:Pilar untuk tim pemeliharaan
Lacak dan optimalkan bagian Anda dengan template manajemen inventaris ini
Akuisisi suku cadang
Biaya suku cadang dapat bertambah dengan cepat. Itulah mengapa penting untuk memahami apa yang Anda belanjakan untuk inventaris dan bagaimana Anda membelanjakannya.
Memesan suku cadang
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri dan tim Anda untuk lebih memahami proses pembelian inventaris Anda:
Ada dua tujuan akhir dari kegiatan ini. Yang pertama adalah mengetahui cara melacak pengeluaran inventaris Anda secara akurat sehingga Anda selalu tahu bagaimana perbandingannya dengan anggaran Anda. Yang kedua adalah membuat prosesnya seefisien mungkin.
Mengambil bantalan yang salah dari gudang perawatan bisa menjadi penyebab kerusakan pada mesin kritis. Sebagian kecil dapat menyebabkan kerugian besar bagi produksi dan keuntungan.
Produktivitas menderita bagi semua orang jika salah satu bagian dari proses ini rusak. Misalnya, jika pembeli suku cadang perlu mendapatkan persetujuan untuk setiap pembelian kecil, itu akan menyita waktu semua orang. Sangat penting untuk menemukan ambang persetujuan yang menciptakan kepercayaan, otonomi, dan efisiensi sekaligus mengurangi risiko. Anda selalu dapat mengawasi tanda bahaya dalam pengeluaran dan menggali lebih dalam jika diperlukan.
Bekerja dengan vendor
Ada beberapa pertanyaan bermanfaat untuk ditanyakan kepada diri sendiri dan tim Anda untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari hubungan yang Anda miliki dengan vendor yang memasok gudang pemeliharaan Anda:
Memiliki hubungan yang baik dengan vendor dapat membuat atau menghancurkan program manajemen inventaris Anda. Posisi terakhir yang Anda inginkan adalah menunda produksi sambil menunggu bagian kritis dikirimkan karena vendor tidak dibayar tepat waktu. Memahami semua elemen proses pembayaran, dan sering melakukan peninjauan atas faktur yang belum dibayar, penting untuk mengkomunikasikan harapan kepada vendor dan memastikan suku cadang dikirimkan tepat waktu.
Menerima suku cadang
Ada banyak bagian yang bergerak untuk dipikirkan saat mengoordinasikan pengiriman inventaris, dan saya tidak hanya berbicara tentang bantalan atau motor. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang akan membantu Anda membuat proses ini berjalan lancar:
Apakah gudang pemeliharaan memiliki staf 24/7? Jika tidak, di mana suku cadang disimpan setelah jam kerja dan bagaimana cara mengaksesnya?
Apakah ada lokasi yang ditentukan di gedung tujuan pengiriman vendor?
Apakah tim Anda menerima pesanan sebagian?
Apakah wajib memeriksa setiap bagian sebelum memasukkannya ke dalam sistem inventaris Anda?
Bagaimana proses penerimaannya? Apakah dilacak dalam satu sistem atau beberapa sistem? Apakah sistem ini disinkronkan satu sama lain?
Pertanyaan terakhir itu sangat penting. Jika antrean terputus dan Anda terburu-buru untuk memperbaikinya, Anda ingin memastikan bahwa catatan inventaris sudah benar dan suku cadang dalam kondisi kerja.
Suku cadang dan perintah kerja
Anda berurusan dengan ratusan (atau bahkan ribuan) perintah kerja, kebanyakan dari mereka memiliki setidaknya satu suku cadang yang menyertainya. Itu banyak yang harus dilacak dan itu bisa dengan mudah menjadi sakit kepala bagi Anda dan tim Anda. Untungnya, ada beberapa tindakan yang dapat Anda lakukan untuk mencegah hal itu terjadi.
Menerbitkan suku cadang untuk pesanan kerja
Dua pertanyaan ini akan membantu Anda saat suku cadang digunakan pada perintah kerja:
- Siapa di tim Anda yang bertanggung jawab untuk menambahkan bagian ke perintah kerja?
- Bagaimana Anda memantau penggunaan suku cadang pada perintah kerja untuk mencegah perubahan suku cadang sebagai satu-satunya cara pemecahan masalah?
Menerbitkan suku cadang pada perintah kerja segera menambah biaya perintah kerja. Memastikan biaya dilacak secara akurat memungkinkan tim kepemimpinan memantau biaya di semua aktivitas pemeliharaan dan membuat keputusan (seperti apakah Anda harus membeli peralatan baru atau menyewa teknisi lain) menggunakan data yang solid.
Cara Anda mengatur proses ini terserah Anda. Beberapa situs mengizinkan teknisi untuk menambahkan suku cadang ke perintah kerja sementara yang lain hanya mengizinkan karyawan gudang pemeliharaan untuk melakukan ini.
Bagian pementasan untuk PM
Perintah kerja pemeliharaan preventif pantas mendapatkan bagian mereka sendiri karena mereka bisa menjadi binatang yang sama sekali berbeda dari perintah kerja reaktif. Ada beberapa pertanyaan yang akan membantu Anda saat merencanakan penggunaan suku cadang untuk pemeliharaan terjadwal:
- Apakah ada tempat khusus di gudang pemeliharaan untuk kit pemeliharaan preventif yang diperlukan untuk PM mendatang?
- Siapa yang bertanggung jawab untuk menyusun kit ini?
Kitting biasanya merupakan praktik yang digunakan untuk memastikan semua bagian disiapkan untuk pekerjaan tim pemeliharaan yang akan datang. Mengesampingkan bagian-bagian ini memastikan Anda menyiapkan tim pemeliharaan agar berhasil.
Pelajari cara membuat daftar periksa pemeliharaan preventif yang sempurna
Baca selengkapnya
Mengamankan gudang pemeliharaan Anda
Orang mencuri barang. Yang lain memiliki niat baik, tetapi tidak memiliki pengetahuan. Itulah beberapa fakta kehidupan yang disayangkan. Gudang pemeliharaan Anda tidak kebal terhadap mereka. Itulah mengapa mengamankan area inventaris Anda harus menjadi prioritas utama.
Akses ke ruang penyimpanan
Kemungkinannya, suku cadang di gudang pemeliharaan Anda berjumlah ribuan atau jutaan dolar. Membatasi akses ke area inventaris Anda mengurangi risiko pencurian dan penyalahgunaan, yang sangat membantu menurunkan biaya suku cadang.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan saat mengamankan ruang penyimpanan Anda:
- Siapa yang memiliki akses ke ruang penyimpanan? Biasanya, tim pemeliharaan dan supervisor produksi memiliki akses, tetapi selama akses tersebut dilacak dan tanggung jawab dipahami, Anda dapat memperluas akses di luar peran tersebut.
- Perangkat apa yang Anda gunakan untuk membatasi akses ke ruang penyimpanan?
- Apakah ada kamera di ruang penyimpanan? Bagaimana lokasi kamera itu?
Salah satu cara paling umum untuk mengamankan gudang pemeliharaan Anda adalah dengan menerapkan sistem key pass yang memungkinkan hanya orang-orang tertentu yang dapat mengakses toko. Jika ruang bagian Anda cukup besar, Anda dapat memisahkannya menjadi beberapa bagian, dengan setiap area memiliki tingkat akses yang berbeda. Hal ini mencegah pencurian dan berarti pemeliharaan tidak terhambat membayar suku cadang dan persediaan yang biasa digunakan oleh orang-orang di departemen lain, seperti baterai.
Memiliki kamera yang diarahkan ke titik masuk ke ruang stok memungkinkan Anda untuk menyelidiki kapan suatu bagian digunakan jika hilang atau tidak didokumentasikan pada perintah kerja. Ini membantu Anda melacak pengeluaran inventaris, bahkan jika anggota tim lupa mencatat bagian karena situasi darurat.
Memiliki hubungan yang baik dengan vendor dapat membuat atau menghancurkan program manajemen inventaris Anda. Posisi terakhir yang Anda inginkan adalah menunda produksi sambil menunggu bagian penting dikirimkan karena vendor tidak dibayar tepat waktu.
Mengatur gudang perawatan Anda
Setiap fasilitas akan mengatur gudang pemeliharaannya secara berbeda. Selama Anda membuat suku cadang Anda dapat diakses, mudah ditemukan, dan aman dari keausan, sulit untuk salah. Meskipun ada lusinan cara untuk mengatur ruang Anda, kami telah menguraikan dua metode umum di bawah ini.
Mengatur bagian berdasarkan aset
Metode ini mengatur suku cadang berdasarkan aset yang digunakan. Strategi ini memiliki beberapa manfaat utama, termasuk:
- Memudahkan mendapatkan suku cadang untuk perawatan terencana
- Merakit kit untuk pembangunan kembali besar
- Menemukan suku cadang yang tepat untuk suatu aset saat pemeliharaan darurat terjadi
Ada satu potensi kerugian utama untuk menyimpan suku cadang berdasarkan jenis aset:Duplikasi. Jika bantalan ukuran yang sama digunakan pada lebih dari satu peralatan, perlu untuk menyimpannya di beberapa lokasi, menimbulkan biaya tambahan dan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan.
Mengatur bagian berdasarkan jenis
Metode ini mengatur persediaan berdasarkan jenis suku cadang. Semua bantalan Anda akan bersama-sama, semua pompa akan berada di tempat yang sama, dan seterusnya. Cara ini memiliki beberapa keunggulan, seperti:
- Baik untuk pemecahan masalah saat Anda tidak memiliki cukup satu bagian dan membutuhkan solusi jangka pendek
- Memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak motor, kotak roda gigi, penggerak frekuensi variabel, dan suku cadang lain yang Anda miliki dengan biaya yang signifikan
- Menemukan unit penyimpanan yang dibuat untuk bagian yang sama, seperti lemari bantalan yang akan menjaga bantalan bebas dari debu dan serpihan.
Ada beberapa batasan juga. Jika Anda sedang terburu-buru dan harus menggunakan jenis bantalan yang sangat spesifik dari lusinan bantalan di gudang Anda, mudah untuk mengambil yang salah. Kesalahan ini dapat menyebabkan peningkatan waktu perbaikan dan waktu henti. Memiliki kode QR atau kode batang pada wadah penyimpanan membantu mengurangi risiko ini.
Hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan saat mengatur suku cadang Anda
Ada beberapa pertanyaan lagi untuk ditanyakan kepada diri Anda sendiri yang akan membantu Anda saat mengatur gudang pemeliharaan Anda:
- Berapa kapasitas berat yang dibutuhkan untuk rak di ruang suku cadang?
- Bagian mana yang penting dan akan disimpan secara berbeda?
- Apakah suku cadang akan disimpan di tempat yang tinggi? Jika demikian, apakah ada proses yang aman untuk mengambilnya kembali?
- Apakah ada bagian tertentu yang sensitif terhadap panas? Bagaimana bagian-bagian itu akan disimpan?
- Apakah sistem yang dikelola vendor digunakan untuk melacak bagian yang lebih kecil (baut, sekering, dll.)?
- Berapa jumlah minimal stok yang dibutuhkan? Berapa maksimum yang dibutuhkan?
- Apakah ada merek dan/atau model standar untuk suku cadang apa pun (misalnya, semua kontrol berasal dari vendor tertentu)?
Kemungkinannya, suku cadang di gudang pemeliharaan Anda berjumlah ribuan atau jutaan dolar. Membatasi akses ke area inventaris Anda mengurangi risiko pencurian dan penyalahgunaan, yang sangat membantu menurunkan biaya suku cadang.
Mengoptimalkan pelacakan inventaris Anda
Membuat keputusan berdasarkan data tentang inventaris tidak hanya membantu Anda memeras setiap nilai terakhir dari gudang pemeliharaan Anda, tetapi juga menghasilkan aset yang lebih sehat dan lebih sedikit sakit kepala bagi semua orang. Itu sangat menjanjikan, tetapi butuh banyak usaha untuk menerapkan proses yang tepat untuk mencapainya.
Suku cadang penting
Mencari tahu suku cadang penting Anda sama pentingnya dengan melakukan analisis kekritisan pada aset Anda. Ini membantu Anda membeli, mengatur, dan memelihara inventaris Anda adalah cara yang mencegah kerusakan peralatan mencapai proporsi mimpi buruk.
Menentukan suku cadang penting Anda dimulai dengan memahami aset penting fasilitas Anda. Ini memberi Anda pemahaman tentang bagian mana yang penting untuk menjaga agar peralatan itu tetap berjalan dengan baik dan selama mungkin. Ini adalah latihan yang membutuhkan masukan dari personel pemeliharaan yang paling mengenal peralatan ini untuk memastikan semua informasi ditangkap.
Jumlah siklus
Melakukan penghitungan siklus inventaris yang sering memberi Anda kontrol lebih besar atas jadwal perawatan dan anggaran perawatan Anda. Ini memastikan catatan Anda akurat sehingga Anda tidak kehabisan suku cadang penting atau pengeluaran berlebihan untuk suku cadang mahal. Menyelesaikan penghitungan siklus berkala juga mengurangi perilaku reaktif yang memiliki biaya signifikan yang terkait dengannya.
Melakukan penghitungan siklus sangat penting jika Anda menggunakan perangkat lunak untuk melacak suku cadang. Memastikan informasi di sistem Anda sesuai dengan jumlah suku cadang sebenarnya yang Anda miliki membantu tim keuangan dan mendukung tim pemeliharaan dengan tugas terjadwal mereka.
Saat mendukung program penghitungan siklus Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:
- Seberapa sering jumlah siklus terjadi?
- Ketika hitungan siklus terjadi, bagaimana Anda akan membatasi penggunaan suku cadang?
- Siapa yang akan menghitung siklus? Siapa yang akan memeriksa langsung bahwa penghitungannya akurat?
Pelaporan
Melaporkan jumlah nilai inventaris secara triwulanan atau bulanan akan memberi Anda wawasan, sebagai pemimpin pemeliharaan, tentang apa yang terjadi di gudang pemeliharaan.
Ajukan pertanyaan ini kepada diri Anda sendiri saat menyiapkan laporan inventaris:
- Seberapa sering laporan akan berjalan?
- Informasi apa yang akan dilihat dalam laporan?
- Apakah laporan akan menampilkan semua suku cadang atau hanya pilihan suku cadang yang paling mahal (seperti 50 suku cadang teratas)?
- Apakah laporan akan menunjukkan perubahan inventaris antara dua tanggal?
Ingin lebih banyak template manajemen inventaris gratis? Lihat hub template kami
Pelacakan inventaris:Pilar pemeliharaan yang luar biasa
Mengelola dan melacak inventaris adalah pilar utama untuk setiap tim pemeliharaan. Saat Anda mempelajari lebih dalam untuk meningkatkan ruang penyimpanan pemeliharaan, ada lima hal yang dapat memandu Anda menuju kesuksesan:
- Memiliki proses untuk menerima dan memesan suku cadang
- Memiliki orang yang dapat mengisi ulang untuk liburan, penyakit, dan periode kekurangan staf lainnya
- Jalankan laporan cukup sering sehingga Anda memiliki gambaran umum tentang nilai suku cadang di ruang penyimpanan
- Rencanakan dengan cermat cara Anda mengatur ruang penyimpanan pemeliharaan dan mintalah ide dari banyak orang di tim Anda
- Selalu cari kekuatan dan kelemahan dalam manajemen inventaris Anda dan bekerja untuk meningkatkan semua area
