Pen dan kertas vs. perangkat lunak pemeliharaan:Metode terbaik untuk mengurangi waktu henti

Salah satu ungkapan paling mematikan dalam bisnis adalah, "Begitulah cara kami selalu melakukannya." Tanyakan saja pada Video Blockbuster.

Perusahaan persewaan video mencapai puncaknya pada tahun 2004 ketika Netflix, pendatang baru di industri ini, mulai mengirimkan DVD ke pelanggan. Sementara Netflix mulai booming, Blockbuster terus mengoperasikan toko mereka seperti biasa. Bisnis percaya jika mereka terjebak dengan strategi yang selalu bekerja dengan baik, itu akan tetap bekerja dengan baik. Tak perlu dikatakan, mereka salah. Blockbuster sudah lama hilang sementara Netflix adalah fenomena budaya.

Ini hanyalah salah satu contoh bisnis yang lebih menyukai status quo daripada beradaptasi dengan realitas baru di pasar mereka. Dan industri manajemen aset jauh dari kebal dari bias status quo ini— ada banyak cara fasilitas produksi dapat jatuh ke dalam perangkap yang sama seperti Blockbuster.

Ambil waktu henti, misalnya. Sangat mudah untuk melihat jumlah waktu henti di fasilitas Anda, baik yang direncanakan maupun tidak, dan katakan pada diri sendiri bahwa itu terkendali atau bahwa itu adalah kejahatan yang diperlukan. Bagaimanapun, ini adalah cara Anda selalu melakukannya, dan sejauh ini berhasil.

Tetapi bagaimana jika ada cara untuk mengidentifikasi waktu henti yang tidak perlu dan menghentikannya? Waktu henti yang lebih sedikit berarti biaya yang lebih rendah, efisiensi tenaga kerja yang lebih baik, pengurangan simpanan, dan keandalan aset yang lebih besar. Beralih dari pena-dan-kertas ke perangkat lunak pemeliharaan adalah salah satu cara untuk mencapai manfaat ini. Mungkin tergoda untuk terus menggunakan sistem pena-dan-kertas yang berfungsi di masa lalu, namun, pendekatan bisnis seperti biasa ini dapat merugikan Anda dalam jangka panjang. Dengan kata lain, jangan biarkan perawatan Anda seperti Blockbuster.

Tetapi hanya mengatakan bahwa perangkat lunak pemeliharaan menghasilkan lebih sedikit waktu henti daripada pena-dan-kertas tidak membuatnya benar. Itulah mengapa kami mengadu dua metode perencanaan pemeliharaan satu sama lain untuk melihat mana yang lebih unggul.

Mengukur waktu henti di fasilitas pena-dan-kertas vs. fasilitas dengan perangkat lunak pemeliharaan

Faceoff #1:Perintah kerja dibuat

Apa yang terjadi dengan pena-dan-kertas:Teknisi, operator, atau manajer mengisi formulir perintah kerja kertas dengan tangan, baik itu untuk pemeliharaan preventif atau kerusakan yang tidak direncanakan. Perintah kerja kemudian dikirim ke kantor dan diajukan atau dibawa ke teknisi dalam keadaan darurat. Jika perintah kerja datang dari luar tim pemeliharaan, mereka dapat menggunakan portal permintaan kerja perangkat lunak untuk mengajukan permintaan. Permintaan diteruskan ke tim pemeliharaan melalui CMMS.

Apa yang terjadi dengan perangkat lunak pemeliharaan:Perintah kerja untuk perbaikan yang tidak direncanakan dilakukan dari jarak jauh melalui perangkat lunak CMMS seluler sehingga tidak perlu meluangkan waktu untuk mengirimkan permintaan. Dalam kasus pemeliharaan preventif, perintah kerja dipicu secara otomatis melalui perangkat lunak pemeliharaan. Waktu tidak dihabiskan untuk mengisi perintah kerja baru untuk setiap contoh PM.

Pemenang:Perangkat lunak pemeliharaan. Perangkat lunak, seperti CMMS, dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk membuat dan mengirimkan perintah kerja dengan kemampuan selulernya. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengisi dan mengirimkan perintah kerja berarti lebih sedikit langkah antara waktu henti dan mengaktifkan dan menjalankan kembali aset. Bahkan dengan mengurangi proses hingga lima hingga 10 menit untuk setiap perintah kerja, Anda dapat memperoleh ratusan jam produksi ekstra setiap tahun. Ini juga membantu untuk dapat mengatur bidang wajib pada formulir permintaan kerja. Ini memastikan Anda memiliki informasi yang benar dan dapat menghindari pemborosan waktu bolak-balik untuk mengklarifikasi permintaan.

Faceoff #2:Teknisi diperingatkan

Apa yang terjadi dengan pena-dan-kertas:Teknisi perlu ditemukan jika perintah kerja adalah keadaan darurat atau teknisi secara teratur memeriksa kantor, memilah-milah tumpukan perintah kerja dan memutuskan mana yang harus ditangani.

Apa yang terjadi dengan perangkat lunak pemeliharaan:Teknisi diberi perintah kerja dan diberitahu tentang tugas mereka melalui aplikasi pemeliharaan seluler. Teknisi juga dapat melihat perintah kerja mana yang luar biasa, tingkat prioritasnya, dan statusnya. Ini menghilangkan dugaan atau mengacak-acak kertas.

Pemenang:Perangkat lunak pemeliharaan. Dengan platform digital, seperti CMMS, waktu antara pengiriman perintah kerja dan pemberitahuan teknisi menjadi lebih singkat. Teknisi dapat mengerjakan tugas lebih cepat, mengurangi jumlah waktu henti. Mampu melihat status perintah kerja juga memungkinkan teknisi untuk memeriksa atau memperbaiki aset yang paling penting untuk produksi. Perbaikan dilakukan sesegera mungkin dan keandalan aset ditingkatkan.

Faceoff #3:Teknisi mengulas pekerjaan

Apa yang terjadi dengan pena dan kertas:Teknisi melakukan beberapa kunjungan ke aset, ruang penyimpanan, kantor, dan rekan kerja untuk menilai tugas, memeriksa ketersediaan suku cadang, mengakses manual, dan mendiskusikan riwayat perbaikan aset. Baru setelah itu teknisi dapat menyusun strategi untuk mengerjakan aset.

Apa yang terjadi dengan perangkat lunak pemeliharaan:Teknisi meninjau perintah kerja, riwayat kerja, analisis akar masalah, dan kode kegagalan standar aset melalui platform seluler perangkat lunak pemeliharaan. Mereka juga dapat mengakses manual, SOP, foto, dan materi lainnya dari aplikasi bersama dengan tingkat inventaris dari setiap bagian yang diperlukan. Kemudian mereka dapat membuat strategi yang bisa diterapkan.

Pemenang:Perangkat lunak pemeliharaan. Ini adalah margin kemenangan terluas sejauh ini. Beberapa perjalanan di sekitar fasilitas, bagian yang hilang, dan pencarian informasi yang lama dapat menambah waktu henti ekstra hingga berjam-jam, jika bukan berhari-hari. Perangkat lunak pemeliharaan, seperti CMMS, mengelompokkan semua informasi aset dalam satu tempat yang dapat diakses dari jarak jauh. Software juga menunjukkan tingkat stok dan secara otomatis memicu pesanan inventaris saat stok hampir habis, jadi Anda tidak akan pernah kehilangan bagian penting lagi.

Anda mungkin tergoda untuk terus menggunakan sistem pena-dan-kertas yang telah berhasil di masa lalu. Namun, pendekatan bisnis seperti biasa ini dapat merugikan Anda dalam jangka panjang. Dengan kata lain, jangan biarkan perawatan Anda seperti Blockbuster.

Faceoff #4:PM atau perbaikan selesai

Apa yang terjadi dengan pena-dan-kertas:Teknisi memecahkan masalah menggunakan informasi dari manual, SOP, percakapan dengan rekan kerja dan/atau memori. Teknisi dapat menyelesaikan PM dari memori atau dari daftar periksa tertulis. Mereka kemudian mengunjungi kantor lagi untuk menandatangani perintah kerja.

Apa yang terjadi dengan perangkat lunak pemeliharaan:Teknisi memperbaiki masalah menggunakan analisis akar penyebab, kode kegagalan standar dan/atau daftar periksa dan manual yang sesuai, semuanya dapat diakses melalui platform digital. PM diselesaikan menggunakan daftar periksa yang telah ditentukan. Perintah kerja ditandatangani dan ditutup dalam perangkat lunak dan penggunaan yang sesuai diberitahukan.

Pemenang:Perangkat lunak pemeliharaan. Kedua metode ini saling bersaing dalam hal pemeliharaan terencana. Namun, perangkat lunak pemeliharaan, seperti CMMS, memiliki keunggulan yang jelas dalam hal mengatasi waktu henti yang tidak direncanakan. Perangkat lunak memberi teknisi jalan yang lebih jelas menuju solusi daripada pemecahan masalah pena-dan-kertas. Sebagai bonus, menandatangani perintah kerja dan menjalankan aset secepat mungkin jauh lebih cepat dengan perangkat lunak. Semua ini menambah waktu henti yang lebih sedikit.

Faceoff #5:Jadwal PM dibuat

Apa yang terjadi dengan pena-dan-kertas:Tugas PM dimasukkan ke dalam kalender fisik berdasarkan tinjauan SOP, jadwal produksi dan menyisir jadwal masa lalu dan riwayat aset untuk menentukan seberapa sering peralatan harus dipelihara.

Apa yang terjadi dengan perangkat lunak pemeliharaan:Laporan dibuat berdasarkan riwayat aset dan SOP. Data ini kemudian digunakan untuk menentukan pemicu pemeliharaan preventif, yang kemudian ditambahkan ke kalender perangkat lunak. Jadwal produksi juga ditambahkan ke kalender dan dipertimbangkan saat jadwal dibuat.

Pemenang:Perangkat lunak pemeliharaan (apakah Anda sudah melihat polanya?). Perangkat lunak, seperti CMMS, adalah pemenang yang jelas pada tahap ini. Dibutuhkan banyak waktu, keterampilan, dan keberuntungan untuk membuat jadwal pemeliharaan preventif terbaik berdasarkan laporan kertas, manual fisik, dan spreadsheet Excel. Perangkat lunak perawatan membuat langkah ini lebih cepat, lebih mudah, dan lebih akurat. Waktu henti diminimalkan dan keandalan aset ditingkatkan.

Alat pada CMMS seluler Fiix yang dapat mengurangi waktu henti

kode QR

Kode QR memberi Anda cara mudah untuk menemukan aset di CMMS Anda. Kode QR adalah gambar yang dapat dipindai yang ditafsirkan oleh komputer dan ditautkan ke informasi, seperti situs web atau angka. Menggunakan CMMS Fiix, pengguna dapat secara otomatis menghasilkan kode QR untuk setiap aset. Setelah kode QR ini dicetak dan dilampirkan ke peralatan, kode tersebut dapat dipindai oleh kamera perangkat seluler dan ditautkan langsung ke profil aset di CMMS.

Memiliki kode QR yang dilampirkan ke aset fasilitas Anda dapat membantu Anda menghilangkan waktu henti. Pikirkan untuk memiliki semua informasi untuk peralatan, manual, riwayat perintah kerja, kode kegagalan, dll., dalam satu folder. Sekarang bayangkan Anda dapat mengakses folder itu dalam waktu kurang dari satu menit di perangkat seluler Anda dari mana saja alih-alih berjalan-jalan ke kantor dan menggali melalui lemari arsip. Sekarang Anda memiliki informasi yang andal untuk setiap aset di ujung jari Anda, membantu Anda memeriksa atau memperbaiki aset lebih cepat dan mengurangi waktu henti.

Grup tugas

Grup tugas di CMMS seluler Fiix bertindak sebagai daftar periksa standar. Mereka membantu mengurangi kesalahan dengan memastikan konsistensi dan kelengkapan. Mereka juga menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan informasi yang sama beberapa kali. Grup tugas dapat digunakan untuk PM, instalasi, perbaikan, peningkatan, dan lainnya. Anda dapat melampirkan grup tugas ini ke perintah kerja atau pemeliharaan terjadwal. Jika tugas tambahan ditambahkan, Anda tidak perlu mengubah setiap PM satu per satu, Anda hanya perlu mengubah grup tugas.

Kelompok tugas memiliki efek dua kali lipat dalam mengurangi waktu henti. Pertama, mereka menghemat waktu teknisi dalam mengumpulkan informasi dari berbagai sumber untuk membangun proses untuk memperbaiki aset atau melakukan PM. Kedua, mereka memberikan panduan mencoba dan benar untuk menyelesaikan tugas. Tidak ada dugaan yang terlibat, yang berarti pemeliharaan lebih cepat dan peningkatan keandalan aset. Manfaat ini menambah waktu henti yang lebih sedikit.

Kode kegagalan standar

Dalam istilah yang paling sederhana, kode kegagalan standar adalah deskripsi yang sangat singkat tentang alasan suatu aset rusak. Di Fiix CMMS, kode kegagalan merinci masalah, penyebab, dan tindakan yang disarankan untuk masalah aset yang paling umum. Teknisi dapat memilih kode kegagalan yang telah ditentukan sebelumnya saat menyelesaikan perintah kerja. Ini akan menjelaskan apa yang salah, akar masalahnya, dan cara terbaik untuk memperbaikinya.

Menggunakan kode kegagalan menghilangkan dugaan dalam pemeliharaan Anda. Kode kegagalan memberikan solusi yang konsisten untuk melacak informasi kegagalan. Dengan alat ini, melaporkan masalah dan menentukan solusi menjadi lebih mudah. Menggunakan kode kegagalan akan mempercepat pemecahan masalah, menghilangkan masalah yang terus-menerus, meningkatkan pemeliharaan preventif, dan meningkatkan keandalan. Ini adalah salah satu alat yang dapat berdampak besar pada cara teknisi melakukan PM dan perbaikan, yang dapat mengurangi waktu henti secara drastis.

Laporan otomatis

Fitur penjadwalan CMMS Fiix memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan laporan pemeliharaan rutin dan mengirimkannya ke kotak masuk mereka. Misalnya, seorang manajer dapat menjadwalkan laporan mingguan, bulanan, atau triwulanan atas perintah kerja yang dilakukan oleh teknisi tertentu. Laporan dapat digabungkan menjadi kumpulan data yang lebih besar untuk dianalisis dan digunakan untuk melihat tren dan pola dalam program pemeliharaan fasilitas.

Kemampuan untuk membuat laporan dengan cepat berarti hari-hari untuk menjumlahkan angka dan mengurai metrik dalam spreadsheet telah selesai. Data dihitung oleh CMMS, yang membuatnya jauh lebih akurat. Informasi ini dapat digunakan oleh manajer pemeliharaan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas saat merencanakan pemeliharaan preventif. Program pemeliharaan preventif yang didasarkan pada data membuatnya lebih mudah untuk meningkatkan keandalan aset. Ketika aset berfungsi secara efisien lebih lama, itu berarti lebih sedikit kerusakan yang tidak direncanakan, memakan waktu, dan lebih sedikit waktu henti.

Prioritas perintah kerja

Tidak semua perintah kerja dibuat sama. Salah satu perbedaan paling signifikan antara perintah kerja adalah kedekatannya. Pemeliharaan preventif pada suatu aset mungkin sudah lama tertunda atau suatu peralatan yang dijadwalkan untuk siklus produksi besar mungkin perlu diperbaiki. Perintah kerja ini merupakan prioritas tinggi, tetapi mungkin gagal jika fasilitas bergantung pada komunikasi tugas penting dengan pena dan kertas, papan tulis atau spreadsheet Excel. Jika ini terjadi, waktu henti akan menyusul.

Perangkat lunak CMMS Fiix memberikan solusi mudah untuk masalah ini. Perintah kerja yang dibuat di platform dapat ditandai dengan tingkat prioritas dan diurutkan berdasarkan seberapa sensitifnya waktu. Teknisi dapat melihat tingkat prioritas perintah kerja yang ada atau ditugaskan kepadanya dan menanganinya berdasarkan tingkat kepentingannya. Fitur sederhana ini memungkinkan pekerjaan dilakukan saat paling dibutuhkan sehingga produksi tidak terpengaruh dan waktu henti dapat diminimalkan.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang mengurangi waktu henti dan manfaat transformasi digital, lihat postingan berikut:

• Mengapa fasilitas Anda memerlukan CMMS untuk mendorong produktivitas dan menghindari waktu henti
• 5 penyebab kegagalan peralatan (dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya)
• Mati dengan pemeliharaan. Dengan keandalan.