Bagaimana semua orang di fasilitas Anda dapat menghemat waktu dengan pelaporan pemeliharaan yang lebih baik

Terlepas dari peran atau jabatan Anda, waktu adalah sumber daya yang berharga dan terkadang rasanya tidak cukup. Jadi hari ini kita melihat salah satu area terbesar di mana semua orang di rantai komando Anda mungkin bisa menghemat lebih banyak waktu— pelaporan.

Hal pertama yang pertama:menggunakan pena dan kertas atau spreadsheet Excel untuk mengelola pemeliharaan dapat menjadi tidak efisien dan membuang-buang waktu. Teknik dan metode pemeliharaan yang sudah ketinggalan zaman ini dapat menambah jam kerja pada hari Anda setelah Anda menambahkan dampak hilangnya dokumen, mendokumentasikan protokol dengan tangan, menyisir file untuk menyusun laporan, dan entri data.

Bagaimana pelaporan pemeliharaan yang lebih baik membuat perbedaan bagi semua orang

Software pemeliharaan yang tepat dapat menghilangkan banyak inefisiensi ini dan memberi Anda sedikit waktu, terutama dalam hal pelaporan

Mampu mengotomatiskan pelaporan pemeliharaan dan menargetkan data tertentu membuat pelaporan lebih cepat dan lebih mudah dan membantu semua orang di fasilitas membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat. Ini dapat mencakup keputusan tentang segala hal mulai dari aset mana yang akan dikerjakan hingga cara terbaik untuk menutup kontrak baru yang besar. Seluruh organisasi dapat memperoleh keuntungan besar dengan proses pengambilan keputusan yang lebih efisien ini.

Penghematan waktu ini dapat menghasilkan laba yang lebih sehat, lingkungan kerja yang lebih aman, waktu henti yang lebih sedikit, dan strategi pemeliharaan preventif yang lebih berkelanjutan.

Siapa yang menghemat waktu dengan pelaporan pemeliharaan digital (dan mengapa itu penting)?

Teknisi pemeliharaan

Laporan perawatan yang akurat dan berguna dimulai dari teknisi. Tanpa ketekunan mereka dalam mencatat informasi, tidak ada cukup data yang solid untuk membuat laporan pemeliharaan. Saat memasukkan data menjadi terlalu memakan waktu, dibutuhkan kursi belakang untuk prioritas lain, seperti memperbaiki aset lain. Ini menciptakan data yang tidak akurat atau hilang. Teknisi dapat menghemat waktu dengan menukar pena dan kertas atau spreadsheet Excel untuk perangkat lunak pemeliharaan. Perangkat lunak, seperti CMMS seluler, memberi teknisi kesempatan untuk mencatat informasi di tempat kerja dengan sentuhan beberapa tombol. Ini menggantikan waktu yang dihabiskan untuk mengisi laporan atau mencatat data ke dalam spreadsheet di penghujung hari yang panjang.

Manajer pemeliharaan

Manajer pemeliharaan sering kali bertanggung jawab untuk membuat laporan pemeliharaan. Mereka adalah orang-orang yang harus dengan susah payah menyisir berhari-hari, berminggu-minggu atau berbulan-bulan file kertas atau spreadsheet Excel untuk menambahkan dan menghitung data. Sistem ini meningkatkan kemungkinan kesalahan dalam laporan pemeliharaan. Lebih buruk lagi, karena proses ini memakan banyak waktu, laporan sering dilewati ketika ada masalah yang lebih penting. Dengan perangkat lunak pemeliharaan, laporan dapat dibuat dengan template. Mereka juga dapat diotomatisasi dan dikirim langsung ke kotak masuk manajer pemeliharaan secara teratur. Ini menghemat waktu manajer pemeliharaan dan meningkatkan proses pelaporan pemeliharaan.

Manajer operasi

Manajer operasi menggunakan pelaporan pemeliharaan untuk membuat keputusan penting tentang jadwal produksi, penganggaran, dan lainnya. Bahkan satu laporan pemeliharaan dapat memengaruhi segalanya mulai dari penggunaan tenaga kerja hingga protokol kesehatan dan keselamatan. Manajer operasi harus mampu mengidentifikasi dan menganalisis informasi penting dari laporan pemeliharaan dengan cepat dan pasti. Jika prosesnya memakan waktu terlalu lama, keputusan yang sensitif terhadap waktu dapat ditunda dan tenggat waktu dapat terlewatkan. Ini dapat memiliki efek riak negatif yang besar pada operasi fasilitas. Dengan perangkat lunak pemeliharaan, data lebih akurat, laporan dapat disesuaikan, dan informasi tambahan dapat dihasilkan dalam beberapa menit. Dengan kemampuan ini, manajer operasi dapat lebih gesit, membuat keputusan yang lebih cerdas, dan menciptakan suasana keandalan dalam fasilitas.

Kemampuan untuk mengotomatiskan pelaporan pemeliharaan dan menargetkan data tertentu membuat pelaporan lebih cepat dan mudah, serta membantu semua orang di fasilitas membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Insinyur

Engineer berfokus pada peningkatan keandalan aset dan memastikan proses yang efisien untuk manajemen aset dan produksi. Laporan pemeliharaan menginformasikan keputusan para insinyur. Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan memungkinkan mereka untuk menghasilkan laporan dan melihat tren dan pola dari hasil. Ini juga membantu para insinyur menerapkan apa yang mereka pelajari dari laporan ini dengan cara yang praktis untuk meningkatkan keandalan aset. Ini adalah proses yang jauh lebih cepat daripada mencoba menggunakan pena dan kertas atau spreadsheet Excel untuk menambang data untuk tren. Ketika keputusan dibuat lebih cepat, segala sesuatu mulai dari penggunaan energi hingga efisiensi aset dapat dioptimalkan lebih cepat. Hal ini dapat menurunkan biaya inventaris, tenaga kerja, dan lainnya.

Eksekutif

Menghemat waktu pada laporan pemeliharaan sangat penting bagi eksekutif yang ingin pemeliharaan berpindah dari pusat biaya ke pusat laba. Eksekutif membuat keputusan besar setiap hari, seperti membentuk kemitraan atau melakukan pembelian besar. Mengakses dan memahami informasi dengan cepat berarti para eksekutif dapat membuat keputusan ini lebih cepat. Membuat pilihan ini beberapa hari atau minggu lebih cepat bisa berarti dorongan besar di garis bawah. Perangkat lunak pemeliharaan mempercepat pelaporan dan dengan demikian pengetahuan mentransfer rantai ke C-suite. Ini juga memungkinkan penyesuaian, sehingga data dapat dipahami dan laporan menginformasikan keputusan tertentu dengan informasi terkini.

Fiix CMMS fitur yang membantu menghemat waktu pada laporan pemeliharaan

Berikut adalah lima alat yang tersedia dalam perangkat lunak CMMS Fiix yang akan membantu semua orang di fasilitas, membuat dan menganalisis laporan pemeliharaan lebih cepat dan lebih cerdas:

Pembuat dan penjadwal laporan khusus

CMMS Fiix memiliki lebih dari 100 template siap pakai untuk laporan pemeliharaan yang dapat dibuat secara instan atau dijadwalkan secara berkala. Laporan pemeliharaan khusus juga dapat diatur dan diotomatisasi di CMMS. Penulis laporan pemeliharaan khusus memungkinkan Anda membuat perpustakaan laporan yang disesuaikan untuk kebutuhan spesifik Anda. Rancang dan buat template pelaporan untuk diterapkan dengan cepat dan simpan di CMMS sehingga Anda dapat menjalankannya kapan saja.

Pembuat laporan dan penjadwal kustom memudahkan untuk menjalankan laporan dan mendapatkan data yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya. Kemudahan penggunaan memungkinkan semua orang di fasilitas untuk menganalisis tren dengan cepat dan menemukan masalah yang berulang. Informasi yang dikumpulkan dari laporan perawatan dapat digunakan untuk melacak biaya perawatan, mengoptimalkan jadwal PM, menganalisis proses perbaikan, meninjau KPI, dan memperkirakan kapan suku cadang perlu diganti.

Kode kegagalan

Kode kegagalan mengikuti kerangka masalah/penyebab/tindakan dalam CMMS. Langkah pertama adalah membuat daftar masalah umum untuk suatu aset, kemungkinan penyebab setiap masalah, dan setiap tindakan yang mungkin dilakukan untuk memperbaiki penyebabnya. Anda kemudian dapat mengatur CMMS dengan kode kegagalan aset yang paling umum. Teknisi dapat dengan cepat memilih kode kegagalan yang telah ditentukan sebelumnya saat menyelesaikan perintah kerja. Mereka kemudian dapat melihat semua detail masalah, mengapa itu terjadi, dan beberapa opsi untuk cara memperbaikinya.

Kode kegagalan membuat pelaporan lebih cepat dan efektif untuk semua orang. Teknisi dapat menentukan sumber masalah dan solusinya dengan beberapa klik. Manajer dapat membuat laporan pemeliharaan berdasarkan kode kegagalan umum hanya dalam beberapa menit. Laporan dapat menunjukkan tren yang akan membantu mencegah kerusakan di masa mendatang. Kode kegagalan juga membantu insinyur mengidentifikasi dan menghilangkan masalah berulang, menilai pemeliharaan preventif, dan meningkatkan keandalan aset. Terakhir, laporan tentang kode kegagalan umum dapat membantu eksekutif mengurangi biaya.

Profil pengguna

Profil pengguna dapat diatur pada CMMS Fiix dan diisi dengan informasi tentang setiap anggota tim pemeliharaan. Profil tersebut dapat mencakup informasi seperti riwayat perintah kerja dan sertifikasi kesehatan dan keselamatan. Fungsi pelaporan CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan dengan cepat membuat laporan untuk pengguna individu. Tingkat keterampilan semua karyawan dan kemajuan pekerjaan mereka dapat dilacak, di antara faktor-faktor lainnya.

Memiliki laporan pengguna di ujung jari Anda dapat memiliki berbagai manfaat. Mempersiapkan dan melewati audit lebih mudah, karena pelaporan reguler tentang pelatihan karyawan membuat lebih cepat untuk mengidentifikasi area peningkatan dan mengumpulkan dokumentasi yang tepat. Biaya tenaga kerja dapat dimaksimalkan. Teknisi dengan keahlian khusus untuk memperbaiki aset tertentu dapat diidentifikasi, membantu mengurangi waktu henti.

Menghemat waktu untuk laporan pemeliharaan sangat penting bagi eksekutif yang ingin pemeliharaan berpindah dari pusat biaya ke pusat laba.

Pelacak daring/luring

Fiix CMMS memungkinkan pengguna untuk mengatur aset sebagai offline saat sedang menjalani pemeliharaan atau perbaikan preventif. Pengguna kemudian dapat mengatur aset sebagai online ketika siap untuk produksi lagi. CMMS secara otomatis memberi tahu pengguna tentang ketersediaan sistem. Ini juga melacak jumlah waktu aset offline tanpa perlu timer, pena dan kertas, atau spreadsheet Excel.

Data online/offline dapat dengan mudah ditarik saat membuat laporan pemeliharaan. Siapa pun, mulai dari manajer pemeliharaan hingga insinyur atau eksekutif, dapat melihat aset mana yang mengalami waktu henti paling banyak dalam periode tertentu. Data ini dapat digunakan untuk menghitung beberapa metrik pemeliharaan, seperti waktu rata-rata antara kegagalan. Informasi ini dapat berharga saat membuat segala macam keputusan keuangan, seperti perbaikan atau penggantian, penggunaan tenaga kerja, dan jadwal produksi.

Database inventaris

CMMS Fiix memberi pengguna kemampuan untuk melacak semua suku cadang dan persediaan di satu tempat yang dapat menghemat banyak waktu Anda saat membuat laporan inventaris. Memiliki semua data inventaris pada satu platform memungkinkan Anda melacak jumlah, frekuensi perputaran, jumlah siklus, dan lainnya, semuanya dalam satu laporan. Anda tidak lagi harus menghabiskan sepanjang hari di ruang penyimpanan atau menjalankan spreadsheet untuk mentabulasi inventaris dan membuat perhitungan.

Data inventaris yang terperinci, dapat diakses, dan terkini dapat berdampak besar pada produktivitas, biaya, dan keandalan aset. Ini memungkinkan keputusan pembelian yang lebih cerdas, penganggaran yang lebih akurat, waktu perbaikan yang lebih singkat, dan penjadwalan PM yang lebih efisien. Manajer pemeliharaan dapat memilih vendor dengan lebih mudah. Insinyur dapat merekomendasikan suku cadang yang mengarah pada peningkatan keandalan aset. Terakhir, eksekutif dapat dengan mudah mengirim laporan kepada mereka yang paling membutuhkannya, seperti departemen keuangan, dan membantu menyusun anggaran yang lebih baik bagi perusahaan.

Pelajari lebih lanjut tentang manfaat perangkat lunak manajemen pemeliharaan dan bagaimana perangkat lunak itu dapat digunakan untuk membantu semua orang di fasilitas membuat pemeliharaan menjadi lebih efisien:

• Siapa yang sebenarnya bertanggung jawab atas pemeliharaan?
• Membangun program Pemeliharaan Produktif Total:Mulai dari mana?
• Kiat menggunakan perangkat lunak pemeliharaan untuk menghemat waktu dan menghabiskan lebih efisien