Penerapan CMMS yang berhasil dengan Jeff O'Brien (PODCAST)

Transkrip episode

Lihat transkrip episode

James Kovacevic: Dengan senang hati saya menyambut Jeff O'Brien ke podcast. Selamat datang Jeff.

Jeff O'Brien: Hei James. Terima kasih telah menerima saya.

JK: Nah, Jeff, Anda adalah tamu baru di podcast. Jadi untuk memperkenalkan Anda, Anda adalah Direktur Senior Layanan Profesional di Fiix Software.

JO: Benar.

JK: Anda mengelola tim konsultan implementasi CMMS yang membantu pelanggan berhasil menerapkan dan meluncurkan Fiix di lokasi mereka. Anda juga telah menulis lebih dari seratus artikel dan e-book industri yang berbeda, banyak di antaranya tersedia di Fiix. Sebelum bergabung dengan Fiix, Anda adalah seorang teknisi peralatan di ASML. Apa yang saya lewatkan dalam pengantar singkat Anda yang ingin Anda isi atau isi ulang?

JO: Saya pikir itu saja. Itu pengenalan yang sangat bagus. Seperti yang Anda katakan, saya mengelola tim konsultan implementasi, dan juga tim dukungan teknis. Jadi saya melihat banyak masalah dukungan teknis setelah orang-orang melakukan live streaming.

JK: Ya. Jadi, mengelola tim dukungan teknis benar-benar memberi Anda peluang bagus untuk juga mengidentifikasi apa yang mungkin bisa dilakukan dengan lebih baik dalam implementasi atau merevisi strategi implementasi Anda, saya rasa.

JO: Benar.

JK: Bagus sekali. Sekarang sudah berapa lama Anda terlibat dalam implementasi CMMS?

JO: Jadi saya hanya terlibat dalam penerapan aplikasi CMMS sejak saya bergabung dengan Fiix pada tahun 2010, tetapi saya memiliki banyak paparan aplikasi CMMS sebelum saya bergabung dengan Fiix sebagai teknisi peralatan di ASML. Saya telah bekerja di seluruh dunia di berbagai fasilitas seperti AMD di Jerman, saya juga bekerja di Infineon di Jerman, sebenarnya—sejumlah fasilitas yang berbeda:SD, mikro, dll. dan saya harus menggunakan banyak sekali versi yang berbeda dari semua aplikasi CMMS yang berbeda, begitu banyak paparan terhadapnya selama bertahun-tahun.

JK: Bagus sekali. Dan siapa yang lebih baik untuk membantu mengimplementasikannya daripada orang yang mungkin harus berurusan dengan implementasi terbaik di masa lalu. Benar?

JO: Tepat. Ya, masing-masing dari aplikasi itu, Anda tahu, semuanya memiliki konsep yang sama, tetapi cara mereka menyampaikannya dan kemudahan penggunaan akan selalu berbeda. Saya telah bekerja dengan beberapa aplikasi yang sangat menantang selama bertahun-tahun, itu pasti.

JK: Ya, kami akan membiarkan nama-nama itu keluar dari podcast untuk sementara karena jumlahnya lebih dari beberapa.

JO: Tidak masalah.

JK: Sekarang, apa itu implementasi CMMS? Bukankah kita baru saja membeli perangkat lunak dan perangkat lunak itu menyala dan berfungsi untuk kita?

JO: Tidak tepat. Jadi, implementasi CMMS—ini adalah integrasi perangkat lunak CMMS ke dalam alur kerja struktur organisasi, atau alur kerja pengguna akhir individu. Jadi pada dasarnya membuat CMMS terkonfigurasi dan operasional sepenuhnya untuk organisasi dengan semua pengguna kunci yang terlatih dengan baik. Ini jelas bukan penegakan plug-and-play yang sederhana.

JK: Dan saya pikir itu penting untuk disentuh. Anda menyebutkan mengintegrasikan dalam alur kerja dan semua hal penting itu. Saya pikir mungkin tidak untuk profesional pemeliharaan, mungkin tidak untuk profesional keandalan, tetapi tentu saja beberapa orang melihat CMMS sebagai perangkat lunak yang dapat kita unduh, instal, dan itu bagus untuk digunakan. Dan itu jelas bukan masalahnya.

JO: Tidak, jelas tidak demikian, dan yang terjadi dari waktu ke waktu adalah hal itu menjadi lebih banyak beban dan organisasi orang berhenti menggunakannya. Mereka tidak mendapat manfaat dari sistem. Anda tahu, tidak masalah jika Anda seorang teknisi atau manajer, perencana, penyelia, orang bagian. Anda selalu berpikir, "Apa untungnya bagi saya?" Jadi, Anda selalu ingin memastikan bahwa aplikasi membuat hidup Anda lebih mudah setiap hari, dan jika tidak dikonfigurasi dan diimplementasikan dengan benar, Anda akan berhenti menggunakannya dan ternyata tidak. akan sukses di organisasi.

JK: Tidak, itu pasti tidak. Jika kami tidak memiliki data yang benar masuk, kami tidak bisa mendapatkan laporan yang tepat dan mulai mendorong perubahan yang benar untuk organisasi tersebut.

JO: Benar.

JK: Jadi Jeff, bagaimana Anda mendefinisikan implementasi CMMS yang sukses? Apakah hanya memasukkan semua data master dengan benar? Apa sebenarnya kesuksesan itu?

JO: Jadi bagi saya, ada tingkat keberhasilan yang berbeda. Tapi sungguh, implementasi yang paling sukses adalah ketika organisasi memaksimalkan nilai dari sistem baru. Itu berarti sistem dikonfigurasi dengan benar untuk kasus penggunaan organisasi. Itu berarti PM terpicu saat jatuh tempo, biaya bergulir ke aset induk yang benar, orang-orang memiliki visibilitas pada inventaris di gudang, dll. Yang kedua adalah, semua orang yang seharusnya menggunakan CMMS menggunakan CMMS di sehari-hari. Itu bisa jadi teknisi mencatat perbaikan, perencana menyiapkan jadwal untuk minggu itu, atau manajer lini hanya mencatat permintaan kerja. Dan akhirnya, data yang nyata dan akurat dapat diambil dari CMMS dan membentuk KPI serta laporan, dan data tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren, dapat digunakan untuk membuat keputusan seperti perbaikan versus penggantian. Sehingga bagi saya adalah implementasi yang benar-benar sukses.

JK: Sempurna. Jadi kami menggunakan sistem, kami mengumpulkan data, dan kami menggunakan data tersebut untuk mendorong pengambilan keputusan dalam organisasi Anda. Jadi itulah kesuksesan sejati.

JO: Tepat.

JK: Pernahkah Anda melihat versi lain dari kesuksesan dalam organisasi?

JO: Ya, seperti yang saya katakan, mungkin ada tingkat keberhasilan yang berbeda dan itu, bagi saya, adalah yang tertinggi. Tetapi ada organisasi yang datang entah dari mana, datang dari pena dan kertas dan mereka tidak memiliki sistem. Jadi, bahkan menerapkan sistem hanya untuk mengelola perintah kerja dan permintaan kerja Anda, maksud saya, itu agak berhasil. Jelas, ada lebih banyak peluang untuk tumbuh dari sana, tetapi, saya kira, ini adalah beberapa keberhasilan dalam penerapannya. Saya memang melihat sebuah organisasi beberapa tahun yang lalu di mana manajer pemeliharaan yang buruk disiksa dengan permintaan yang datang dari semua sudut yang berbeda, Anda tahu, catatan Post-It, pesan teks, kertas tertinggal di mejanya, pengingat di papan tulis di samping mejanya, tapi banyak hal yang gagal, jadi dengan CMMS, Anda pada dasarnya mengotomatiskan proses itu. Semua permintaan melalui saluran yang sama dan kemudian Anda dapat memprioritaskannya sesuai kebutuhan dan tidak ada yang gagal. Jadi, bahkan penggunaan sistem yang sangat sederhana bagi saya masih mengarah pada implementasi yang agak berhasil.

JK: Bagus sekali. Jadi, tergantung pada organisasi Anda, tingkat keberhasilan itu dapat berubah. Namun yang kami lakukan adalah mendorong peningkatan dalam proses bisnis, efisiensi dalam proses bisnis, dan pada akhirnya menggunakan data tersebut untuk mendorong keputusan. Sekarang, langkah-langkah apa yang telah Anda lihat yang memungkinkan organisasi mencapai implementasi yang sukses itu?

JO: Oke. Jadi setelah mengenali kebutuhan akan CMMS, kami telah mengidentifikasi lima langkah untuk membuat implementasi CMMS berhasil. Jadi langkah pertama adalah, Anda ingin mendapatkan dukungan dari manajemen. Membuat CMMS berdiri membutuhkan waktu dan sumber daya. Saya telah menyaksikan banyak proyek implementasi CMMS di mana manajemen tidak sepenuhnya terlibat. Mereka enggan memberikan sumber daya, sehingga implementasi CMMS tidak berjalan semulus yang direncanakan. Jadi, Anda perlu mendapatkan dukungan dari manajemen karena pada dasarnya akan mengarah pada anggaran dan sumber daya agar CMMS berhasil diterapkan.

Langkah kedua adalah:Tetapkan sumber daya atau sumber daya khusus untuk proyek ini. Jadi seperti yang Anda sebutkan sebelumnya, apakah kita cukup menyalakannya dan kita siap melakukannya? Bukan itu masalahnya. Anda perlu memiliki seseorang di sisi organisasi untuk membantu proyek implementasi itu. Proyek CMMS lebih mungkin berhasil jika sumber daya dari kedua belah pihak, vendor dan klien, terlibat dalam proyek. Kami selalu mengatakan kepada klien kami, “Kami tahu CMMS. Kami tidak tahu peralatan Anda.” Saya melakukan implementasi jarak jauh tahun lalu dan klien hanya memiliki banyak tanggung jawab lainnya. Mereka tidak dapat mendedikasikan waktu untuk proyek dan setiap sesi yang kami jadwalkan terasa seperti sesi penyegaran. Kami terus-menerus membahas hal yang sama berulang-ulang, dan setelah sekitar sembilan bulan kami akhirnya sepakat bahwa mereka perlu menggunakan sumber daya khusus atau mereka perlu menugaskan seseorang ke proyek untuk membuatnya berdiri dan menutup proyek. dan kami benar-benar menyelesaikannya dalam waktu kurang dari seminggu saat kami mendapatkan sumber daya khusus.

Langkah ketiga dalam implementasi CMMS yang sukses adalah perencanaan proyek yang efektif. Ingatlah pepatah lama:“Gagal merencanakan, merencanakan gagal.” Organisasi Anda perlu membuat rencana proyek yang terperinci sehingga tidak ada yang terlewatkan. Itu berarti, Anda tahu, melakukan analisis kebutuhan, mengidentifikasi apa titik kesulitan saat ini dan apa yang akan ditangani oleh perangkat lunak baru, mengidentifikasi siapa yang akan menggunakan sistem, menentukan dan mengontrol ruang lingkup, menyusun jadwal dari pengumpulan data awal sampai posting go-live, Anda tahu, enam bulan atau satu tahun ke depan:Seperti apa ulasan itu? Rencana implementasi kami yang paling mendetail adalah sekitar 96 item baris.

Langkah keempat adalah pelaksanaan yang efektif dari rencana proyek tersebut. Jadi Anda telah melalui semua perencanaan, sekarang Anda hanya perlu menjalankan rencana itu secara sistematis dan metodis. Siapkan tim untuk perubahan, kumpulkan data Anda, bersihkan data Anda, konfigurasikan sistem, ikat pengguna akhir, tayangkan sistem. Dukungan go-live adalah kuncinya. Kemudian Anda memiliki tinjauan implementasi di akhir proyek.

Dan akhirnya, langkah kelima adalah penyempurnaan berkelanjutan. Jadi bagi saya, CMMS selalu berkembang, dan Anda tahu, tidak ada gunanya meletakkan CMMS di tempatnya dan diam saja. Anda mungkin dapat memasukkan lebih banyak fitur ke dalam cara Anda bekerja di masa mendatang. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, Anda dapat memulai hanya dengan sistem perintah kerja dan kemudian Anda dapat melihat penambahan inventaris dan PM di kemudian hari. Anda bisa mendapatkan lebih banyak pengguna ke dalam sistem. Misalnya, tambahkan operator mesin sehingga mereka dapat melacak inspeksi harian mereka saat vendor meluncurkan fitur baru. Bagaimana Anda memasukkan fitur-fitur baru tersebut ke dalam cara kerja?

Dan akhirnya, CMMS itu sendiri adalah database informasi tentang aset Anda. Jadi bagaimana Anda menggunakan informasi itu untuk mengubah cara kerja, dan bagaimana Anda memodifikasi atau memperbaiki PM Anda? Misalnya dalam karir saya sebelumnya, kami benar-benar melihat data keandalan dan ketersediaan, dan Kami memutuskan untuk memindahkan siklus PM dari setiap tujuh hari menjadi delapan hari. Tidak ada dampak pada ketersediaan dan menghemat jutaan dolar di seluruh fasilitas. Jadi cari peluang seperti itu untuk menyempurnakan sistem dan mendapatkan lebih banyak dari sistem.

JK: Bagus sekali. Jadi lima langkah untuk menerapkan CMMS. Anda tahu, mendapatkan dukungan manajemen, membangun rencana proyek yang tepat, memahami pengembalian tersebut, memahami bagaimana Anda akan mendukung selama go-live dan pasca-go-live. Semua itu adalah hal vital yang, Anda tahu, biasanya organisasi melewatkan satu atau dua di antaranya. Saya sering melihat di mana organisasi selama go-live, mereka akan melakukan satu set pelatihan satu atau dua bulan sebelum ditayangkan tanpa tindak lanjut atau pembinaan setelah itu sebagai hasilnya. Tidak ada yang tahu bagaimana melakukan sesuatu dengan benar dan seterusnya dan seterusnya. Jadi saya menyukai lima langkah sederhana untuk menerapkan CMMS tersebut.

Sekarang, seberapa pentingkah bagi pengguna untuk memahami proses bisnis sebelum menerapkan CMMS?

JO: Ini sangat penting. Sangat penting untuk mendokumentasikan proses tersebut sehingga memastikan tidak ada yang terlewatkan. Namun, proses pemeliharaan cenderung sangat mirip di mana pun Anda berada.

Itu semua jenis barang yang sama. Operator melaporkan masalah mesin, perencana atau supervisor meninjau atau menandatangani pekerjaan di bawah teknisi mereka, teknisi menyelesaikan pekerjaan, orang inventaris memastikan ada suku cadang di rak. Ini semua adalah proses yang sangat mirip. Banyak aplikasi CMMS siap pakai yang dirancang berdasarkan praktik terbaik, jadi mengadopsi sistem sebenarnya dapat membantu cara Anda bekerja dan meningkatkan proses Anda.

Saya punya contoh untuk Anda, sebenarnya. Saya bekerja dengan implementasi di sana beberapa bulan yang lalu dan orang-orang di lantai, jika mereka membutuhkan bagian, apa yang akan mereka lakukan adalah mengisi formulir di Microsoft Word. Mereka kemudian akan PDF formulir itu dan kemudian mereka akan mengirim email ke gudang 45 menit kemudian. Mereka kemudian berjalan ke gudang untuk melihat apakah bagian itu ada di sana dan melihat apakah sudah siap sekarang. Tentu saja, jika bagian itu belum siap, mereka harus memesannya dan mereka tidak akan bisa menyelesaikan pekerjaan itu. Jadi dengan menerapkan CMMS sekarang mereka dapat memeriksa ketersediaan suku cadang saat mereka menyelesaikan perintah kerja.

Mereka juga dapat menambahkannya sebagai bagian yang direncanakan ke perintah kerja dan kemudian toko mendapatkan email secara otomatis bahwa bagian tersebut diperlukan. Jadi mereka tahu bahwa itu ada di toko dan mereka kemudian memesan secara otomatis ke gudang. jadi ketika mereka pergi dan mengambilnya, itu akan ada di sana menunggu mereka.

JK: Bagus sekali. Sehingga mengurangi banyak waktu yang tidak bernilai tambah bagi para teknisi, Anda tahu, mengetik di word, PDF-ing, mengirim email berjalan ke sana, hanya untuk mengetahui bahwa itu tidak benar-benar ada.

JO: Tepat.

JK: Jadi dengan mengadopsi beberapa alur kerja standar di CMMS, mereka dapat mengurangi banyak dari itu.

JO: Benar.

JK: Bagus sekali. Sekarang, konfigurasi apa yang penting untuk dipahami, dipikirkan, sebelum diimplementasikan?

JO: Nah, ini semua tergantung pada apakah CMMS itu lokal atau berbasis cloud. Jadi, jika organisasi Anda memilih lokal, maka mungkin ada banyak sekali konfigurasi perangkat keras, instalasi, membuka port, membuka firewall, dan ini semua hal yang tidak saya ketahui. Anda membutuhkan keahlian TI untuk itu. Jadi dengan CMMS berbasis cloud, tidak diperlukan konfigurasi perangkat keras. Anda cukup mendaftar di internet dan siap digunakan dalam 60 detik. Sekarang CMMS berbasis cloud cenderung lebih dapat dikonfigurasi datanya daripada dikonfigurasi sistem. Jadi hanya ada sedikit pekerjaan pra-konfigurasi yang diperlukan. Misalnya, pada awal proyek implementasi kami, konsultan kami biasanya akan menghabiskan beberapa hari untuk memahami proses, standarisasi data, penamaan aset, jenis meteran, alur kerja khusus, dll. dan mereka akan mengonfigurasi CMMS yang sesuai. Ini biasanya hanya membutuhkan waktu sekitar satu hingga dua hari.

JK: Bagus sekali. Sekarang, Anda menyentuh beberapa poin bagus di sana:Bagaimana mereka memberi nama aset, bagaimana mereka memberi nomor aset, bagaimana mereka memberi nama suku cadang. Hal yang sama dengan penomoran di sana. Jenis meteran apa yang digunakan? Bagaimana mereka membaca? Semua hal itu penting untuk mengonfigurasi CMMS. Kami juga, saya percaya, perlu mempertimbangkan pengguna dan tingkat izin dan yah, grup pengguna jika Anda mau, jadi perencana memiliki akses ke bagian ini tetapi bukan bagian ini dan seterusnya, atau mungkin mereka hanya memiliki "tampilan" alih-alih akses "edit", jika Anda mau. Semua itu sangat penting di awal saat merancang dan mengonfigurasi CMMS Anda.

JO: Tepat. Banyak aplikasi CMMS berbasis cloud memiliki pengaturan yang telah dikonfigurasi sebelumnya atau mereka dapat menggunakannya dengan baik. Anda mungkin akan mendapatkan 95% dari apa yang Anda butuhkan sudah dikonfigurasi sebelumnya di sistem. Hanya ada sedikit penyesuaian di sana-sini untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan.

JK: Bagus sekali. Sekarang, ketika kita berbicara tentang bagian konfigurasi, Anda menyebutkan bagaimana aset diberi nama, bagaimana mereka diberi nomor, hal semacam itu. Seberapa penting kualitas data dan penyiapan aset, materi, hierarki aset, PM, dan sebagainya dalam CMMS?

JO: Nah, kualitas data itu sangat sangat penting. Anda tahu, kualitas data yang buruk hanya menyebabkan masalah dalam jangka panjang. Jadi, jika Anda memiliki pelabelan aset yang buruk atau hierarki yang dikonfigurasi dengan buruk, itu hanya akan mempersulit untuk menemukan aset tersebut di CMMS. Jika data inventaris Anda tidak aktif, orang-orang di lantai akan memesan suku cadang dari vendor saat suku cadang itu ada di rak. Anda juga akan mengalami lebih banyak kehabisan stok, dan dalam hal PM, kelompok tugas yang salah dan PM yang salah dapat menyebabkan orang melakukan pekerjaan yang salah pada peralatan yang salah. Dan sebagai contoh, dua tahun lalu saya bekerja dengan klien yang memindahkan 12 situs mereka ke Fiix, mereka memiliki peralatan yang sama di setiap situs. Ketika kami memigrasikan data, ternyata salah satu situs telah melakukan serangkaian PM dan tugas yang sama sekali berbeda di bawah aset sejenis, dan akibatnya mesin di situs tersebut berada dalam kondisi yang sangat buruk. Jadi, jika Anda mendapatkan data yang benar pertama kali, Anda hanya perlu melakukannya sekali.

JK: Ya, tentu saja. Anda tidak menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk menelusuri aset lagi untuk ketiga atau keempat kalinya. Anda tidak menduplikasi data master material, begitu banyak organisasi yang bekerja dengan saya, Anda masuk ke gudang dan mereka memiliki bantalan yang sama di tiga tempat sampah berbeda di tiga lokasi berbeda. Hanya karena seseorang menamakannya berbeda atau memberi tanda hubung di nomor bagian atau tidak, dan seterusnya dan seterusnya. Jadi, jika Anda mengaturnya, Anda dapat menghemat banyak pekerjaan dan usaha dalam jangka panjang.

JO: Tepat.

JK: Sekarang, memahami apa yang perlu kita lakukan untuk mengimplementasikan CMMS, siapa yang harus kita miliki di tim implementasi? Apakah ini perencana pemeliharaan di waktu luang mereka, atau apakah ini tim lintas fungsi penuh?

JO: Implementasi adalah proses bersama antara pemimpin TI, tim implementasi, vendor, dan juara sistem. Ini jelas merupakan tim lintas fungsi. Ini akan berdampak pada banyak individu dalam jangka panjang di seluruh organisasi Anda. Itu akan menjadi pemeliharaan. Ini akan menjadi keandalan, keamanan, pembelian suku cadang dan inventaris, TI, dan operasi. Jadi perlu ada keterlibatan dari semua tim itu untuk bisnis kecil hingga menengah. Tidak masuk akal untuk menyertakan perwakilan dari masing-masing tim tersebut dalam proyek implementasi.

Jadi yang kami rekomendasikan adalah, Anda mengidentifikasi juara sistem, dan itu adalah karyawan yang akan memiliki proyek tersebut. Dan para juara ini akrab dengan cara kerja tim yang berbeda. Mereka memahami proses mereka, beban kerja mereka, dll., dan itu bisa menjadi perencana atau supervisor atau hanya salah satu teknisi yang sangat baik dalam tim, dan mereka dapat menarik perwakilan yang berbeda dari kelompok sesuai kebutuhan. Jadi, jika mereka membutuhkan bantuan dari suku cadang dan inventaris, mereka membutuhkan sesuatu yang diklarifikasi, mereka akan pergi ke orang-orang itu untuk mendapatkan jawaban itu. Namun untuk organisasi yang lebih besar, mereka cukup besar untuk memiliki tim lintas fungsi dan melibatkan semua orang dalam prosesnya, mereka cenderung memiliki sistem dan proses yang lebih kompleks.

Jadi mendapatkan perwakilan dari semua tim yang terlibat memastikan tidak ada yang terlewatkan, dan ini juga membantu organisasi mempercepat aplikasi dengan lebih cepat. Jadi, begitu Anda melakukan siaran langsung, Anda tahu, mereka memiliki keahlian itu dan mereka dapat pergi ke grup mereka dan membantu sesuai kebutuhan.

JK: Tim lintas fungsi itu akan sangat bervariasi pada ukuran situs atau organisasi yang menerapkan CMMS. Ini juga dapat bervariasi tergantung pada fitur atau fungsi apa yang ingin Anda sertakan. Apakah kita akan memasukkan pengkodean kegagalan atau pengkodean kesalahan. Jika demikian, bagaimana itu akan dibangun? Siapa yang memiliki daftar itu, dan seterusnya dan seterusnya?

JO: Tepat.

JK: Sempurna. Sekarang satu hal lain dengan tim lintas fungsional yang mungkin mereka lihat adalah mendefinisikan laporan dan membuatnya dibangun selama implementasi. Seberapa pentingkah untuk menentukan keluaran CMMS sebelumnya?

JO: Jadi James, saya hanya ingin menunjukkan satu hal penting. Oke. Jadi kembali di tahun 80-an, 90-an, nakal, satu-satunya cara untuk mendapatkan informasi dari CMMS adalah laporan. Sebuah laporan adalah semacam cara Anda mendapatkan data. Anda membuat kueri, Anda mengatur data pada lembar, dan kemudian Anda mencetak laporan itu untuk dilihat. Tetapi pada tahun 2018 ada banyak cara lain untuk mendapatkan data dari sistem. Perangkat lunak CMMS saat ini memungkinkan Anda menarik informasi dari sistem Anda dalam berbagai cara, termasuk laporan. Bisa berupa tampilan daftar, bisa juga pemfilteran dinamis, bisa juga dasbor yang dapat disesuaikan. Jadi Anda bisa mendapatkan data yang Anda butuhkan langsung di sistem tanpa harus menjalankan laporan apa pun. Jadi mengatakan itu, jawabannya adalah ya. Sangat penting untuk memahami laporan apa, daftar apa, KPI atau metrik apa yang Anda butuhkan sebelumnya dalam proses implementasi. Alasannya adalah karena Anda perlu memastikan bahwa Anda memilih aplikasi CMMS yang dapat memberikan data tersebut kepada Anda. Mereka bisa memberi Anda laporan itu, bisa memberi Anda daftar itu. Jadi, organisasi yang berasal dari CMMS yang ada akan memiliki rangkaian laporan yang ingin mereka tiru di CMMS baru. Tetapi setiap organisasi yang baru mengenal CMMS mungkin tidak tahu persis apa yang mereka butuhkan. Jadi mereka harus mencari tahu pelaporan dari waktu ke waktu. Tetapi banyak dari aplikasi saat ini datang dengan laporan kalengan.

Ini pada dasarnya adalah laporan yang siap untuk dimasukkan ke dalam kotak dan mereka mungkin akan memberi Anda sekitar 90% dari apa yang Anda butuhkan. Aplikasi juga dilengkapi dengan pembuat laporan atau mungkin integrasi ke pembuat laporan pihak ketiga. Jadi, Anda mungkin akan mendapatkan apa yang Anda butuhkan, tetapi Anda hanya memerlukan beberapa laporan yang berguna. Kami biasanya merekomendasikan persentase pemeliharaan terencana, rata-rata waktu antara kegagalan, rata-rata waktu perbaikan, dan kepatuhan jadwal.

JK: Bagus sekali. Begitu banyak CMMS baru, mereka memiliki mesin laporan bawaan, mereka memiliki dasbor yang mengalirkan data waktu nyata. Jadi, sementara kami ingin memahami data apa yang kami butuhkan, atau informasi yang kami butuhkan dari sistem, apa yang akan kami lakukan dengannya, fokus sekarang adalah membuat laporan tersebut dibuat selama implementasi dan seterusnya. seterusnya.

Jadi, apa tonggak penting yang diperlukan untuk implementasi CMMS baru?

JO: Oke, jadi kami telah mengidentifikasi lima tonggak penting. Jadi yang pertama adalah merencanakan penemuan, dan ini semua tentang memahami tujuan CMMS dan pada dasarnya mencapai rencana proyek Anda. Jadi kami ingin memahami proses bisnis kami. Kami ingin mendefinisikan standar data tersebut, Kami ingin merencanakan data yang konsisten. Kami ingin memiliki rencana pelatihan kami, dll. Pencapaian kedua adalah konfigurasi dan penyiapan. Ini semua tentang membuat CMMS Anda berdiri, membuat CMMS beroperasi secara teknis dan disesuaikan untuk kasus penggunaan dan kebutuhan bisnis Anda. Tingkat pencapaian ketiga adalah pelatihan, dan pelatihan adalah kunci untuk memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang tepat untuk membuat sebagian besar perangkat lunak. Ini meningkatkan adopsi pengguna dan memastikan orang menggunakan perangkat lunak dengan cara yang benar sehingga meningkatkan komitmen dalam jangka panjang. Saran saya adalah jangan berhemat pada pelatihan dan lakukan dengan benar pertama kali. Jika tidak, tim akan menyia-nyiakan percobaan dan kesalahan yang berharga untuk mencoba mempelajari sistem, dan itu adalah waktu perusahaan.
Tingkat pencapaian keempat adalah go-live. Jadi, setelah sistem dikonfigurasi, pelatihan Anda selesai, Anda dapat memulai dengan sistem baru. Jadi, organisasi yang menggunakan sistem yang ada mungkin harus memiliki periode pemadaman di mana kedua sistem tidak tersedia saat data sedang ditransfer, tetapi siapa pun yang baru mengenal sistem dapat langsung menggunakan CMMS.

Dan terakhir, tonggak lima ditinjau dan ditutup, dan pada langkah ini, Anda ingin memastikan bahwa semua persyaratan awal telah dipenuhi, terapkan koreksi kecil jika diperlukan. Jadi ini bisa berupa sedikit perubahan pada PM, atau modifikasi KPI, laporan, hal-hal seperti itu, tetapi biasanya sangat kecil.

JK: Bagus sekali. Jadi lima langkah sederhana. Saya sangat menyukai bagian pelatihan, penekanannya, karena itu benar-benar menekankan pentingnya menggunakan sistem dengan benar, Anda tahu, benar-benar memastikan semua orang mengerti betapa mudahnya menggunakannya sehingga kami tidak menghadapi banyak perlawanan dan kita tidak menggunakannya. Sangat sangat bagus.

Sekarang dengan semua hal yang telah kita diskusikan, menurut Anda apa yang membuat perbedaan terbesar dalam keberhasilan penerapan CMMS baru?

JO: Menerapkan aplikasi perangkat lunak apa pun adalah tugas yang menakutkan bagi organisasi mana pun, dan menerapkan CMMS tidak berbeda. Dan banyak organisasi gagal merencanakan proyek implementasi CMMS mereka dengan benar. Jadi saya percaya bahwa perbedaan terbesar antara menjadi sukses dan tidak sukses adalah memiliki rencana itu, Anda tahu gagal untuk merencanakan dan kemudian merencanakan untuk gagal.

JK: Bagus sekali. Pastikan kami memiliki rencana lengkap yang mengidentifikasi garis waktu sumber daya, Anda tahu segalanya tentang pengumpulan data, tinjauan data, pengaturan sistem, pelatihan, semua hal itu. Itulah hal terbesar yang membuat perbedaan.

JO: Tepat. Anda harus menuliskan semuanya di atas kertas, mulai dari pengumpulan data awal hingga dukungan go-live. Perencanaan proyek yang tepat akan menghilangkan pengerjaan ulang dan kebingungan di kemudian hari.

JK: Bagus sekali. Jadi jika Anda memiliki tongkat ajaib, satu hal yang akan Anda ubah adalah setiap orang memiliki rencana atau Anda akan mengubah sesuatu yang berbeda?

JO: Oke. Jadi satu hal yang ingin saya ubah adalah persepsi karyawan tentang aplikasi CMMS. Jadi mereka sudah ada cukup lama sejak 1965. Jadi mereka tidak memiliki reputasi terbaik. Saya akan senang jika itu sedikit lebih positif karena menerapkan CMMS harus dilihat sebagai perubahan yang sangat positif bagi organisasi. Ini dapat membantu mengotomatiskan banyak tugas seperti proses permintaan kerja. Itu dapat menghilangkan semua sistem yang berbeda seperti panggilan dan SMS dan catatan Post-It. Ini akan secara otomatis memicu PM untuk Anda, jadi Anda tidak perlu memeriksa kalender Anda. Ini akan memungkinkan Anda memperbarui perintah kerja Anda secara real time di lapangan atau di lantai saat Anda melakukan pekerjaan, jadi Anda tidak perlu kembali ke meja di penghujung hari atau membaca buku di akhir hari ini dan login semua yang Anda dapat login secara real time.

Ini memungkinkan pencarian paruh waktu secara real-time sehingga Anda dapat memeriksa toko tanpa harus berjalan ke ruang suku cadang. Daftar manfaat tidak ada habisnya. Saya pikir sebagian besar pengguna akhirnya mengerti bahwa Anda tahu, ketika CMMS berdiri dengan benar dan mereka dapat melihat nilai yang dihasilkannya. Menghilangkan aktivitas yang berlebihan dan bernilai rendah membantu teknisi fokus pada aktivitas bernilai tinggi. Ini juga membantu karir mereka dalam jangka panjang.

JK: Ya, manfaat yang datang dengan CMMS sangat besar diberikan beberapa sedikit lebih memakan waktu untuk digunakan, sedikit lebih rumit untuk digunakan, tetapi umumnya, CMMS adalah penghemat waktu yang sangat besar. Mereka benar-benar mendorong efisiensi, Anda tahu, proses manajemen pemeliharaan, teknisi, waktu yang tepat, semua itu berbagai hal.

JO: Tepat.

JK: Baiklah Jeff, saya ingin mengucapkan terima kasih telah meluangkan waktu hari ini untuk berbicara tentang implementasi CMMS. Tapi sebelum kita pergi, di mana orang bisa mengetahui lebih banyak tentang Anda Fiix, semua hal hebat dan sumber daya yang Anda miliki?

JO: Tempat terbaik untuk mengetahui lebih banyak tentang saya adalah profil LinkedIn saya. Jadi jika Anda ingin membuatnya tersedia, silakan melakukannya. Situs web Fiix adalah sumber yang bagus. Kami memiliki banyak sekali blog dan artikel. Seperti yang saya sebutkan, saya memiliki lebih dari seratus artikel yang saya tulis. Saya memiliki e-book dan panduan praktik terbaik yang tersedia di fiixsoftware.com, dan banyak sekali informasi.

JK: Bagus sekali. Jadi kami akan memastikan untuk menempatkan tautan ke profil LinkedIn Anda, situs web Fiix, dan mungkin satu atau dua dari panduan praktik terbaik atau e-book juga. Jadi orang-orang dapat dengan cepat mengekliknya dan menautkannya langsung ke sana.

JO: Jadi Jeff, apakah Anda memiliki sumber daya tambahan lain yang ingin Anda bagikan sebelum kita pergi? Tentu, tidak masalah, asal tahu saja, dalam praktik terbaik pemeliharaan dan pemeliharaan. Saya suka membaca Reliability Web, UpTime Magazine, Reliable Plant adalah sumber lain yang bagus, tetapi Anda tahu, kita telah berbicara tentang implementasi CMMS hari ini dan itu benar-benar manajemen proyek. Anda dapat menemukan banyak sumber daya manajemen proyek yang bagus secara online seperti PMI.org atau projectmanagement.com. Jadi saya sangat merekomendasikan untuk melihat ke sana.

JK: Ya, PMI dan projectmanagement.com adalah sumber yang sangat bagus. Saya juga anggota PMI. Hanya karena semua yang dimainkannya:implementasi CMMS, proyek data, proyek keandalan, dan sebagainya. Jadi beberapa sumber daya yang besar. Yah Jeff. I want to thank you again for taking the time out of your busy day to talk to us today about implementing a CMMS. You know, I’ve learned some new things as I always do from my great guests, so I’m going to guess our listeners did as well. So thank you once again.

JO: Thanks for having me, James.

JK: I would like to thank you for listening and remind you that you can always find out more on maintenance reliability and asset management at www.eruditio.com and by following our blog.