Panduan Ahli untuk Sukses CMMS: Jeff O’Brien Membagikan Strategi Implementasi Terbukti
Implementasi CMMS bisa menjadi subjek yang menakutkan bagi beberapa orang. Bagaimanapun, tidak ada yang ingin mempertimbangkan bahwa adopsi CMMS bisa gagal di organisasi mereka. Jeff O’Brien telah membantu tim pemeliharaan meluncurkan Fiix di fasilitas mereka selama hampir 10 tahun, dan dia baru-baru ini menghadiri podcast Rooted in Reliability untuk berbicara dengan tuan rumah James Kovacevic tentang segala hal yang terkait implementasi.
Dalam episode tersebut, mereka menentukan apa yang sebenarnya dimaksud dengan keberhasilan implementasi, lima langkah untuk memastikan implementasi yang lancar, mengapa data berkualitas adalah salah satu aspek terpenting dalam pengaturan solusi CMMS, siapa di organisasi yang harus terlibat dalam proses implementasi, dan milestone mana yang harus Anda capai dalam perjalanan implementasi Anda.
Dengarkan episode podcast di sini (juga tersedia di situs web Accendio Reliability dan PodBean) atau baca transkrip di bawah ini. Pastikan untuk tetap mengikuti untuk penampilan lebih banyak dari ahli Fiix di masa depan.
Ingin mempelajari lebih lanjut tentang implementasi CMMS?
- Membangun budaya kerja untuk mendorong keberhasilan implementasi CMMS Anda
- 3 langkah untuk implementasi CMMS yang berhasil
- Pemeliharaan tidak terencana: keharusan yang menyakitkan atau ketidaknyamanan yang dapat dihindari?
- Pemeliharaan seluler: lebih dari sekadar tren industri (PODCAST)
- Semua artikel yang ditulis oleh Jeff O’Brien
Transkrip episode
Lihat transkrip episode
James Kovacevic: Senang saya menyambut Jeff O’Brien di podcast. Selamat datang Jeff.
Jeff O’Brien: Hai James. Terima kasih telah mengundang saya.
JK: Nah, Jeff, Anda adalah tamu baru di podcast. Jadi untuk memperkenalkan Anda, Anda adalah Senior Director of Professional Services di Fiix Software.
JO: Benar.
JK: Anda mengelola tim konsultan implementasi CMMS yang membantu pelanggan mengimplementasikan dan meluncurkan Fiix di lokasi mereka. Anda juga telah menulis lebih dari seratus artikel dan e-book industri yang berbeda, banyak yang tersedia di Fiix. Sebelum bergabung dengan Fiix, Anda adalah insinyur peralatan di ASML. Apa yang saya lewatkan dalam perkenalan singkat Anda yang ingin Anda isi atau tambahkan?
JO: Saya pikir itu saja. Itu perkenalan yang sangat baik. Seperti yang Anda katakan, saya mengelola tim konsultan implementasi, dan juga tim dukungan teknis. Jadi saya melihat banyak masalah dukungan teknis setelah orang-orang go live.
JK: Ya. Jadi mengelola tim dukungan teknis benar-benar memberi Anda kesempatan yang baik untuk juga mengidentifikasi apa yang mungkin bisa dilakukan lebih baik dalam implementasi atau menyesuaikan strategi implementasi Anda, saya tebakan.
JO: Benar.
JK: Bagus. Sekarang berapa lama Anda telah terlibat dalam implementasi CMMS?
JO: Jadi saya hanya terlibat dalam implementasi aplikasi CMMS sejak saya bergabung dengan Fiix pada 2010, tetapi saya sudah memiliki banyak paparan dengan aplikasi CMMS sebelum saya bergabung dengan Fiix sebagai insinyur peralatan di ASML. Saya telah bekerja di seluruh dunia di fasilitas yang berbeda seperti AMD di Jerman, saya juga bekerja di Infineon di Jerman, sejumlah fasilitas yang berbeda: SD, mikro, dll. dan saya mendapatkan kesempatan untuk menggunakan banyak versi yang berbeda dari semua aplikasi CMMS yang berbeda, jadi banyak paparan terhadap mereka selama bertahun-tahun.
JK: Bagus. Dan siapa yang lebih cocok untuk membantu mengimplementasikannya daripada seseorang yang mungkin harus menghadapi implementasi yang tidak terbaik di masa lalu. Benar?
JO: Tepat. Ya, setiap aplikasi tersebut, Anda tahu, semuanya konsep yang sama, tetapi cara mereka menyampaikannya dan kemudahan penggunaan selalu akan berbeda. Saya telah bekerja dengan beberapa aplikasi yang sangat menantang selama bertahun-tahun, itu tentu saja.
JK: Ya, kita akan meninggalkan nama-nama aplikasi tersebut dari podcast untuk sementara waktu karena ada lebih dari beberapa.
JO: Tidak masalah.
JK: Sekarang, apa itu implementasi CMMS? Bukankah kita hanya membeli perangkat lunak dan itu menyala dan bekerja untuk kita?
JO: Tidak tepat. Jadi, implementasi CMMS—adalah integrasi perangkat lunak CMMS ke dalam alur kerja struktur organisasi, atau alur kerja pengguna akhir individu. Ini pada dasarnya membuat CMMS terkonfigurasi sepenuhnya dan operasional untuk organisasi dengan semua pengguna utama yang sudah dilatih dengan baik. Ini tentu bukan penegakan plug-and-play yang sederhana.
JK: Dan saya pikir itu penting untuk disentuh. Anda menyebutkan integrasi dalam alur kerja dan semua hal penting tersebut. Saya pikir mungkin tidak untuk profesional pemeliharaan, mungkin tidak untuk profesional keandalan, tetapi tentu beberapa orang memandang CMMS sebagai perangkat lunak yang dapat kita unduh, instal, dan siap digunakan. Dan itu tentu bukan kasusnya.
JO: Tidak, tentu bukan kasusnya, dan apa yang terjadi seiring waktu adalah itu menjadi lebih menjadi beban dan organisasi orang-orang berhenti menggunakannya. Mereka tidak mendapat manfaat dari sistem. Anda tahu, tidak masalah apakah Anda seorang teknisi atau manajer, perencana, orang bagian, supervisior. Anda selalu memikirkan, “Apa manfaatnya bagi saya?” Jadi Anda selalu ingin memastikan bahwa aplikasi memudahkan hidup Anda sehari-hari, dan jika tidak dikonfigurasi dan diimplementasikan dengan benar, Anda hanya akan berhenti menggunakannya dan itu, Anda tahu, itu tidak akan berhasil di organisasi.
JK: Tidak, itu tentu bukan. Jika kita tidak memiliki data yang benar yang masuk kita tidak bisa mendapatkan laporan yang benar dan mulai mendorong perubahan yang benar untuk organisasi tersebut.
JO: Benar.
JK: Jadi Jeff, bagaimana Anda mendefinisikan implementasi CMMS yang berhasil? Apakah itu hanya memiliki semua data master yang benar? Apa sebenarnya sukses?
JO: Jadi bagi saya, ada berbagai tingkat keberhasilan. Namun sebenarnya, implementasi yang paling berhasil adalah ketika organisasi memaksimalkan nilai sistem baru. Ini berarti sistem dikonfigurasi dengan benar untuk kasus penggunaan organisasi. Ini berarti PM memicu saat jatuh tempo, biaya meloloskan ke aset induk yang benar, orang-orang memiliki visibilitas pada inventaris di gudang, dll. Kedua adalah, semua orang yang harus menggunakan CMMS menggunakan CMMS sehari-hari. Ini bisa menjadi teknisi yang mencatat perbaiki, perencana yang menyiapkan jadwal untuk minggu, atau manajer garis yang hanya mencatat permintaan kerja. Dan akhirnya, data yang akurat dan nyata dapat ditarik dari CMMS dan membentuk KPI dan laporan, dan data tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren, dapat digunakan untuk membuat keputusan seperti perbaiki versus ganti. Itu bagi saya adalah implementasi yang benar-benar berhasil.
JK: Sempurna. Jadi kita menggunakan sistem, kita mengumpulkan data, dan kita menggunakan data tersebut untuk mendorong pengambilan keputusan dalam organisasi Anda. Itu adalah keberhasilan sejati.
JO: Tepat.
JK: Apakah Anda pernah melihat versi keberhasilan lain dalam organisasi?
JO: Ya, ada bisa, seperti yang saya katakan, ada berbagai tingkat keberhasilan dan itu, bagi saya, adalah yang terbaik. Namun ada organisasi yang datang dari nol, datang dari kertas dan pensil dan mereka tidak memiliki sistem yang ada. Jadi bahkan hanya memiliki sistem untuk mengelola pesan kerja dan permintaan kerja, saya katakan, itu agak berhasil. Tentu saja, ada banyak peluang untuk tumbuh dari sana, tetapi itu, saya katakan, beberapa keberhasilan dalam aplikasi. Saya pernah melihat organisasi beberapa tahun yang lalu di mana manajer pemeliharaan yang miskin dituntut dengan permintaan datang dari segala sudut, Anda tahu, catatan kecil, pesan teks, kertas yang ditinggalkan di mejanya, pengingat di papan tulis di samping mejanya, tetapi banyak hal hanya terlewat dari perhatian, jadi dengan CMMS yang ada, Anda pada dasarnya mengotomatisasi proses tersebut. Permintaan semua melalui saluran yang sama dan kemudian Anda dapat memprioritaskannya sesuai kebutuhan dan tidak ada yang terlewat dari perhatian. Jadi bahkan penggunaan yang sangat sederhana sistem ini masih bagi saya mengarah pada implementasi yang agak berhasil.
JK: Bagus. Jadi tergantung pada organisasi Anda, tingkat keberhasilan itu mungkin berubah. Namun apa yang kita lakukan adalah kita mendorong perbaikan dalam proses bisnis, efisiensi dalam proses bisnis, dan pada akhirnya menggunakan data tersebut untuk mendorong keputusan. Sekarang, apa langkah-langkah yang Anda lihat yang memungkinkan organisasi untuk mencapai implementasi yang berhasil?
JO: Baik. Setelah mengakui kebutuhan akan CMMS, kami telah mengidentifikasi lima langkah dalam membuat implementasi CMMS berhasil. Jadi langkah pertama adalah, Anda ingin mendapatkan dukungan dari manajemen. Mendirikan CMMS membutuhkan waktu dan sumber daya. Saya telah menyaksikan banyak proyek implementasi CMMS di mana manajemen tidak sepenuhnya setuju. Mereka ragu untuk memberikan sumber daya, dan sebagai hasilnya, implementasi CMMS tidak berjalan semulus yang direncanakan. Jadi Anda perlu mendapatkan dukungan dari manajemen karena itu pada dasarnya akan mengarah pada anggaran dan sumber daya untuk mengimplementasikan CMMS dengan sukses.
Langkah kedua adalah: Tetapkan sumber daya khusus atau sumber daya untuk proyek ini. Jadi seperti yang Anda sebutkan sebelumnya, apakah kita hanya menyalakannya dan kita siap? Itu bukan kasusnya. Anda perlu memiliki seseorang di sisi organisasi untuk membantu dengan proyek implementasi ini. Proyek CMMS lebih mungkin berhasil jika sumber daya dari kedua belah pihak, vendor dan klien, terlibat dalam proyek. Kami selalu mengatakan kepada klien kami, “Kami tahu CMMS. Kami tidak tahu peralatan Anda.” Saya melakukan implementasi jarak jauh tahun lalu dan klien memiliki banyak tanggung jawab lainnya. Mereka tidak bisa meluangkan waktu untuk proyek dan setiap sesi yang kami jadwalkan terasa seperti sesi pengulangan. Kami terus mengulas hal yang sama berulang kali, dan setelah sekitar sembilan bulan kita akhirnya setuju bahwa mereka perlu memiliki sumber daya khusus atau mereka perlu menetapkan seseorang ke proyek untuk mendirikannya dan menutup proyek dan kami sebenarnya menyelesaikannya dalam kurang dari satu minggu ketika kita mendapatkan sumber daya khusus.
Langkah ketiga dalam implementasi CMMS yang berhasil adalah perencanaan proyek yang efektif. Ingatlah pepatah lama: “Gagal merencanakan, merencanakan gagal.” Organisasi Anda perlu membuat rencana proyek terperinci sehingga tidak ada yang terlewat. Ini berarti, Anda tahu, lakukan analisis kebutuhan, identifikasi titik nyeri saat ini dan apa yang akan diatasi oleh perangkat lunak baru, identifikasi siapa yang akan menggunakan sistem, tentukan dan kendalikan cakupan, buat jadwal dari pengumpulan data awal hingga setelah go-live, Anda tahu, enam bulan atau satu tahun di depan: Tinjauan itu terlihat seperti apa? Rencana implementasi paling detail kami sekitar 96 item baris.
Langkah keempat adalah eksekusi yang efektif dari rencana proyek tersebut. Jadi Anda telah melalui semua perencanaan, sekarang Anda hanya perlu mengeksekusi rencana tersebut secara sistematis dan metodis. Siapkan tim untuk perubahan, kumpulkan data Anda, bersihkan data Anda, konfigurasikan sistem, ikatkan pengguna akhir, go-live dengan sistem. Dukungan go-live sangat penting. Lalu Anda memiliki tinjauan implementasi di akhir proyek.
Dan akhirnya, langkah kelima adalah pengembangan berkelanjutan. Jadi bagi saya, CMMS selalu berkembang, dan Anda tahu, tidak ada gunanya menempatkan CMMS dan tinggal diam. Anda mungkin dapat memasukkan lebih banyak fitur ke dalam cara Anda bekerja di masa depan. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, Anda bisa mulai dengan hanya sistem pesan kerja dan kemudian Anda bisa mempertimbangkan untuk menambahkan inventaris dan PM pada tanggal kemudian. Anda bisa menambahkan lebih banyak pengguna ke sistem. Misalnya, tambahkan operator mesin sehingga mereka dapat melacak inspeksi harian mereka saat vendor meluncurkan fitur baru. Bagaimana Anda menyatukan fitur-fitur baru ke dalam cara kerja?
Dan kemudian, akhirnya, CMMS itu sendiri adalah database informasi tentang aset Anda. Jadi bagaimana Anda menggunakan informasi tersebut untuk mengubah cara kerja, dan bagaimana Anda memodifikasi atau menyempurnakan PM Anda? Misalnya di karir saya sebelumnya, kita sebenarnya melihat data keandalan dan ketersediaan, dan Kami memutuskan untuk memindahkan siklus PM dari setiap tujuh hari menjadi delapan hari. Tidak ada dampak pada ketersediaan dan itu menghemat jutaan dolar di seluruh fasilitas. Jadi cari peluang seperti itu untuk menyempurnakan sistem dan mendapatkan lebih banyak dari sistem.
JK: Bagus. Jadi lima langkah untuk mengimplementasikan CMMS. Anda tahu, mendapatkan dukungan manajemen, membangun rencana proyek yang tepat, memahami pengembalian itu, memahami bagaimana Anda akan mendukung selama go-live dan setelah go-live. Semua itu hal vital yang, Anda tahu, biasanya organisasi melewatkan satu atau dua dari itu. Saya sering melihat di mana organisasi selama go-live, mereka akan melakukan satu set pelatihan satu atau dua bulan sebelum go-live tanpa follow-up atau coaching setelahnya sebagai hasilnya. Tidak ada yang tahu cara melakukan hal dengan benar dan seterusnya. Jadi saya suka lima langkah sederhana untuk mengimplementasikan CMMS ini.
Sekarang, seberapa penting bagi pengguna untuk memahami proses bisnis sebelum mengimplementasikan CMMS?
JO: Ini sangat penting. Sangat penting untuk memiliki proses-proses tersebut didokumentasikan sehingga memastikan tidak ada yang terlewat. Namun, proses pemeliharaan cenderung sangat sama di mana pun Anda berada.
Itu semua hal yang sama. Operator melaporkan masalah mesin, perencana atau supervisior meninjau atau menandatangani pekerjaan untuk teknisi mereka, teknisi menyelesaikan pekerjaan, orang inventaris memastikan ada suku cadang di rak. Semuanya sangat mirip. Banyak aplikasi CMMS siap pakai dirancang di sekitar praktik terbaik, jadi mengadopsi sistem itu sebenarnya dapat membantu cara Anda bekerja dan meningkatkan proses Anda.
Saya memiliki contoh untuk Anda, sebenarnya. Saya bekerja dengan implementasi tersebut beberapa bulan yang lalu dan para pria di lantai, jika mereka membutuhkan suku cadang, apa yang mereka lakukan adalah mereka mengisi formulir di Microsoft Word. Mereka kemudian PDF-ing formulir itu dan kemudian mereka mengirimkannya ke gudang 45 menit kemudian. Mereka kemudian berjalan ke gudang untuk melihat apakah suku cadangnya ada dan apakah siap sekarang. Tentu saja, jika suku cadang tidak siap, mereka harus memesan dan mereka tidak akan bisa menyelesaikan pekerjaan. Jadi dengan mengimplementasikan CMMS sekarang mereka dapat memeriksa ketersediaan suku cadang saat mereka menyelesaikan pesan kerja.
Mereka juga dapat menambahkannya sebagai suku cadang terencana ke pesan kerja dan kemudian gudang secara otomatis diberi email bahwa suku cadang diperlukan. Jadi mereka tahu itu ada di gudang dan kemudian mereka memesannya secara otomatis ke gudang. jadi ketika mereka pergi dan mengambilnya, itu akan menunggu mereka.
JK: Bagus. Itu mengurangi banyak waktu yang tidak menambah nilai untuk teknisi, Anda tahu, mengetik di word, PDF-ing, mengirim email, berjalan ke sana, hanya untuk menemukan itu tidak sebenarnya ada.
JO: Tepat.
JK: Jadi dengan mengadopsi beberapa alur kerja standar dalam CMMS, mereka dapat mengurangi banyak itu.
JO: Benar.
JK: Bagus. Sekarang, konfigurasi apa yang penting untuk dipahami, untuk dipertimbangkan, sebelum implementasi?
JO: Nah, ini semua tergantung pada apakah CMMS adalah on-prem atau cloud-based. Jadi jika organisasi Anda memilih on-prem, maka mungkin ada banyak konfigurasi hardware, instalasi, membuka port, membuka firewall, dan ini semua hal yang tidak saya tahu apa-apa. Anda memerlukan keahlian IT untuk itu. Jadi dengan CMMS berbasis cloud, tidak ada konfigurasi hardware yang diperlukan. Anda cukup mendaftar di internet dan siap digunakan dalam 60 detik. Sekarang CMMS berbasis cloud cenderung lebih dapat dikonfigurasi data daripada konfigurasi sistem. Jadi sangat sedikit pekerjaan pre-konfigurasi yang diperlukan. Misalnya, pada awal setiap proyek implementasi kami, konsultan kami biasanya akan menghabiskan beberapa hari untuk memahami proses, standarisasi data, penamaan aset, tipe meter, alur kerja kustom, dll. dan mereka akan mengonfigurasi CMMS sesuai dengan itu. Ini biasanya hanya memakan waktu satu hingga dua hari.
JK: Bagus. Sekarang, Anda menyentuh beberapa poin bagus di sana: Bagaimana mereka menamai aset, bagaimana mereka memberi nomor aset, hal semacam itu. Hal yang sama dengan penomoran di sana. Jenis meter apa yang digunakan? Bagaimana mereka dibaca? Semua itu vital untuk konfigurasi CMMS. Kami juga, saya percaya, perlu mempertimbangkan pengguna dan tingkat izin dan juga, grup pengguna, jadi perencana memiliki akses ke bagian-bagian ini tetapi tidak ke bagian itu dan seterusnya, atau mungkin mereka hanya memiliki akses “view” bukan “edit”, jika Anda akan. Semua itu sangat penting di awal saat merancang dan mengonfigurasi CMMS Anda.
JO: Tepat. Banyak aplikasi CMMS berbasis cloud memiliki pengaturan tersebut yang sudah dikonfigurasi atau mereka memiliki yang baik dengan itu. Anda mungkin akan mendapatkan 95% dari apa yang Anda butuhkan sudah dikonfigurasi di sistem. Hanya ada sedikit penyesuaian di sini dan di sana untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan tepat.
JK: Bagus. Sekarang, ketika kita berbicara tentang bagian konfigurasi, Anda menyebutkan bagaimana aset dinamai, bagaimana mereka diberi nomor, hal semacam itu. Seberapa penting kualitas data dan pengaturan aset, bahan, hierarki aset, PM, dan seterusnya dalam CMMS?
JO: Nah, kualitas data sangat sangat penting. Anda tahu, kualitas data yang buruk hanya menyebabkan masalah di jangka panjang. Jika Anda memiliki pelabelan aset yang buruk atau hierarki yang dikonfigurasi dengan buruk, itu hanya akan membuat lebih sulit untuk menemukan aset tersebut dalam CMMS. Jika data inventaris Anda tidak tepat, orang-orang di lantai akan memesan suku cadang dari vendor saat suku cadang itu ada di rak. Anda juga akan mengalami lebih banyak stok habis, dan ketika datang ke PM, grup tugas yang salah dan PM yang salah dapat menyebabkan orang melakukan pekerjaan yang salah pada peralatan yang salah. Dan untuk memberi Anda contoh, dua tahun yang lalu saya bekerja dengan klien yang memindahkan 12 situs mereka ke Fiix mereka memiliki peralatan yang sama di setiap situs. Ketika kita memigrasikan data, ternyata salah satu situs telah melakukan serangkaian PM dan tugas yang sama sekali berbeda di bawah aset yang serupa, dan sebagai hasilnya mesin-mesin di situs tersebut berada dalam kondisi yang sangat buruk. Jadi jika Anda mendapatkan data yang benar pada pertama kali, Anda hanya perlu melakukannya sekali.
JK: Ya, tentu saja. Anda tidak menghabiskan waktu dan sumber daya untuk pergi memeriksa aset lagi ketiga atau keempat kali. Anda tidak menghapus duplikasi data master bahan, banyak organisasi yang saya kerjakan, Anda masuk ke gudang dan mereka memiliki bearing yang sama di tiga bin yang berbeda di tiga lokasi yang berbeda. Hanya karena seseorang memberinya nama yang berbeda atau memberi tanda hubung di nomor bagian atau tidak, dan seterusnya. Jadi jika Anda mengaturnya dengan benar, Anda dapat menghemat banyak pekerjaan dan usaha di jangka panjang.
JO: Tepat.
JK: Sekarang, memahami apa yang perlu kita lakukan untuk mengimplementasikan CMMS, siapa yang harus kita miliki di tim implementasi? Apakah ini seorang perencana pemeliharaan di waktu luang mereka, atau ini tim lintas fungsi penuh?
JO: Implementasi adalah proses bersama antara pemimpin IT, tim implementasi, vendor, dan juara sistem. Ini tentu adalah tim lintas fungsi. Ini akan mempengaruhi banyak orang di jangka panjang di seluruh organisasi Anda. Ini akan menjadi pemeliharaan. Ini akan menjadi keandalan, keselamatan, pembelian suku cadang dan inventaris, IT, dan operasi. Jadi harus ada keterlibatan dari semua tim tersebut untuk bisnis kecil hingga menengah. Tidak masuk akal untuk menyertakan perwakilan dari setiap tim tersebut dalam proyek implementasi.
Jadi apa yang kami rekomendasikan adalah, Anda mengidentifikasi seorang juara sistem, dan itu adalah karyawan yang akan memiliki proyek. Dan juara-juara ini familiar dengan cara tim-tim yang berbeda bekerja. Mereka memahami proses, beban kerja, dll., dan itu bisa menjadi seorang perencana atau supervisior atau salah satu teknisi yang sangat baik di tim, dan mereka dapat menarik perwakilan berbeda dari grup sesuai kebutuhan. Jadi mereka membutuhkan bantuan dari suku cadang dan inventaris, mereka perlu sesuatu yang di klarifikasi, mereka akan pergi ke mereka untuk mendapatkan jawaban tersebut. Namun untuk organisasi yang lebih besar, mereka cukup besar untuk memiliki tim lintas fungsi dan menyertakan semua dalam proses, mereka cenderung memiliki sistem dan proses yang lebih kompleks.
Jadi mendapatkan perwakilan dari semua tim terlibat memastikan tidak ada yang terlewat, dan juga membantu organisasi untuk cepat mahir dalam aplikasi. Jadi setelah Anda go live, Anda tahu, mereka memiliki keahlian tersebut dan mereka dapat pergi ke grup mereka dan membantu sesuai kebutuhan.
JK: Tim lintas fungsi itu akan sangat bervariasi tergantung pada ukuran situs atau organisasi yang mengimplementasikan CMMS. Ini juga mungkin bervariasi tergantung pada fitur atau fungsionalitas apa yang ingin Anda sertakan. Apakah kita akan memasukkan kode kegagalan atau kode fault. Jika ya, bagaimana itu akan dibangun? Siapa yang memiliki daftar tersebut, dan seterusnya?
JO: Tepat.
JK: Sempurna. Sekarang satu hal lain dengan tim lintas fungsi yang mungkin mereka lihat adalah menentukan laporan dan membuatnya selama implementasi. Seberapa penting untuk menentukan output CMMS sebelumnya?
JO: Jadi James, saya hanya ingin menyalin satu hal penting. Oke. Jadi pada tahun 80-an, 90-an, tahun 2000-an, satu-satunya cara untuk mendapatkan informasi dari CMMS adalah melalui laporan. Laporan adalah cara yang Anda dapatkan data. Anda membuat query, Anda mengatur data di lembar, dan kemudian Anda mencetak laporan itu untuk dilihat. Namun pada 2018 ada banyak cara lain untuk mendapatkan data dari sistem. Perangkat lunak CMMS saat ini memungkinkan Anda untuk menarik informasi dari sistem Anda dalam berbagai cara, termasuk laporan. Ini bisa berupa tampilan daftar, bisa berupa pemfilteran dinamis, bisa berupa dasbor yang dapat disesuaikan. Jadi Anda mungkin mendapatkan data yang Anda butuhkan secara langsung di dalam sistem tanpa harus menjalankan laporan apa pun. Jadi demikian, jawabannya ya. Ini sangat penting untuk memahami laporan, daftar, KPI, atau metrik apa yang Anda butuhkan lebih awal dalam proses implementasi. Alasannya adalah karena Anda perlu memastikan Anda memilih aplikasi CMMS yang dapat memberikan Anda data tersebut. Mereka dapat memberikan laporan tersebut, dapat memberikan daftar tersebut. Jadi organisasi yang datang dari CMMS yang ada akan memiliki serangkaian laporan yang ingin mereka replikasi dalam CMMS baru. Namun organisasi yang benar-benar baru dengan CMMS mungkin tidak tahu tepat apa yang mereka butuhkan dari awal. Jadi mereka harus menentukan pelaporan seiring waktu. Namun banyak aplikasi saat ini datang dengan laporan bawaan.
Ini pada dasarnya laporan siap pakai di dalam kotak dan mereka mungkin akan memberi Anda sekitar 90% dari apa yang Anda butuhkan. Aplikasi juga datang dengan pembuat laporan atau mungkin integrasi ke pembuat laporan pihak ketiga. Jadi Anda mungkin akan mendapatkan apa yang Anda butuhkan, tetapi Anda hanya perlu beberapa laporan yang berguna. Kami biasanya merekomendasikan persentase pemeliharaan terencana, mean time between failure, mean time to repair, dan kepatuhan jadwal.
JK: Bagus. Jadi banyak CMMS baru, mereka memiliki mesin laporan yang ada di dalam, mereka memiliki dasbor yang streaming dengan data real-time. Jadi sementara kita ingin memahami data atau informasi apa yang kita butuhkan dari sistem, apa yang kita akan lakukan dengan itu, ada lebih sedikit fokus pada harus membuat laporan selama implementasi dan seterusnya.
Jadi milestone kunci apa yang diperlukan untuk implementasi CMMS baru?
JO: Oke, jadi kami telah mengidentifikasi lima milestone kunci. Jadi milestone pertama adalah perencanaan penemuan, dan ini semuanya tentang memahami tujuan CMMS dan pada dasarnya sampai pada rencana proyek Anda. Jadi kita ingin memahami proses bisnis kami. Kita ingin menetapkan standar data, Kita ingin merencanakan data yang konsisten. Kita ingin memiliki rencana pelatihan, dll. Milestone kedua adalah konfigurasi dan setup. Ini semua tentang mendirikan CMMS Anda, menjadikan CMMS secara teknis operasional dan disesuaikan dengan kasus penggunaan dan kebutuhan bisnis Anda. Milestone ketiga adalah pelatihan, dan pelatihan adalah kunci untuk memastikan karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang tepat untuk memanfaatkan perangkat lunak sebaik mungkin. Ini meningkatkan adopsi pengguna dan memastikan orang-orang menggunakan perangkat lunak dengan cara yang benar ini meningkatkan komitmen di jangka panjang. Saran saya adalah jangan menghemat pelatihan dan lakukan dengan benar pada pertama kali. Lainnya tim akan membuang waktu yang berharga dengan coba-coba untuk mempelajari sistem, dan itu adalah waktu perusahaan.
Milestone keempat adalah go-live. Jadi setelah sistem dikonfigurasi, pelatihan Anda selesai, Anda dapat go-live dengan sistem baru. Jadi organisasi yang menggunakan sistem yang ada mungkin harus memiliki periode hitam tempat kedua sistem tidak tersedia saat data sedang dipindahkan, tetapi siapa pun yang baru dengan sistem dapat langsung go-live dengan CMMS.
Dan akhirnya, milestone kelima adalah tinjauan dan penutupan, dan pada langkah ini, Anda ingin memastikan bahwa semua persyaratan asli telah terpenuhi, lakukan koreksi kecil jika diperlukan. Jadi ini bisa menjadi penyesuaian kecil pada PM, atau modifikasi KPI, laporan, hal-hal seperti itu, tetapi biasanya sangat kecil.
JK: Bagus. Jadi lima langkah sederhana. Saya sangat suka bagian pelatihan, menekankan itu, karena itu benar-benar menekankan pentingnya menggunakan sistem dengan benar, Anda tahu, benar-benar memastikan semua orang memahami betapa mudahnya menggunakannya sehingga kita tidak menghadapi banyak perlawanan dan kita tidak akan menggunakannya. Jadi sangat sangat bagus.
Sekarang dengan semua hal yang kita bahas, apa yang menurut Anda hal yang paling berbedakan dalam keberhasilan dengan implementasi CMMS baru?
JO: Mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak apa pun adalah tugas yang menakutkan bagi organisasi apa pun, dan mengimplementasikan CMMS tidak berbeda. Dan banyak organisasi gagal merencanakan proyek implementasi CMMS mereka dengan baik. Jadi saya yakin bahwa perbedaan terbesar antara berhasil dan tidak berhasil adalah memiliki rencana itu, Anda tahu gagal merencanakan dan kemudian merencanakan gagal.
JK: Bagus. Pastikan kita memiliki rencana lengkap yang mengidentifikasi sumber daya timeline, Anda tahu untuk segala sesuatu pengumpulan data tinjauan data pengaturan sistem pelatihan semua hal yang berbeda. Itu adalah hal terpenting yang membuat perbedaan.
JO: Tepat. Anda harus menurunkan semuanya ke kertas, kan dari pengumpulan data awal hingga dukungan go-live. Perencanaan proyek yang tepat akan menghilangkan pekerjaan ulang dan kebingungan nanti.
JK: Bagus. Jadi jika Anda memiliki tongkat sihir, satu hal yang ingin Anda ubah adalah semua orang memiliki rencana atau Anda akan mengubah sesuatu yang berbeda?
JO: Oke. Jadi satu hal yang ingin saya ubah adalah persepsi karyawan tentang aplikasi CMMS. Mereka sudah ada selama cukup lama sejak 1965. Jadi mereka tidak memiliki reputasi yang terbaik. Saya akan senang jika itu sedikit lebih positif karena mengimplementasikan CMMS harus dianggap sebagai perubahan yang sangat positif bagi organisasi. Itu dapat mengotomatisasi banyak tugas seperti proses permintaan kerja. Itu dapat menghilangkan semua sistem yang terpisah seperti telepon dan pesan teks dan catatan kecil. Ini akan secara otomatis memicu PM untuk Anda, jadi Anda tidak perlu memeriksa kalender Anda. Ini akan membiarkan Anda memperbarui pesan kerja secara real-time di lapangan atau di lantai saat Anda melakukan pekerjaan, jadi Anda tidak perlu kembali ke meja kerja di akhir hari atau membuka buku di akhir hari dan mencatat semuanya Anda dapat mencatat secara real-time.
Ini memungkinkan pencarian suku cadang real-time sehingga Anda dapat memeriksa gudang tanpa harus berjalan ke ruang suku cadang. Daftar manfaatnya tidak ada habisnya. Saya pikir sebagian besar pengguna akhirnya memahami bahwa Anda tahu, ketika CMMS dengan benar didirikan dan mereka dapat melihat nilai yang dibawanya. Menghilangkan aktivitas yang berlebihan dan bernilai rendah membantu teknisi fokus pada aktivitas bernilai tinggi. Ini juga membantu karir mereka di jangka panjang.
JK: Ya, manfaat yang datang dengan CMMS sangat besar granted beberapa sedikit lebih memakan waktu untuk digunakan, sedikit lebih rumit untuk digunakan, namun secara umum, CMMS sangat sangat penghemat waktu. Mereka benar-benar mendorong efisiensi dari proses manajemen pemeliharaan, waktu tenaga kerja teknisi, segala macam hal yang berbeda.
JO: Tepat.
JK: Nah Jeff, saya ingin mengucapkan terima kasih atas waktu Anda hari ini untuk berbicara tentang implementasi CMMS. Namun sebelum kita pergi, di mana orang-orang dapat mengetahui lebih banyak tentang Anda Fiix, semua hal hebat dan sumber daya yang Anda miliki?
JO: Nah tempat terbaik untuk mengetahui lebih banyak tentang saya adalah profil LinkedIn saya. Jika Anda ingin membuat itu tersedia, silakan lakukan. Situs web Fiix adalah sumber daya yang bagus. Kami memiliki banyak dan banyak blog dan artikel. Seperti yang saya sebutkan, saya telah menulis lebih dari seratus artikel. Saya telah memiliki e-book dan panduan praktik terbaik yang tersedia di sana di fiixsoftware.com, dan banyak dan banyak informasi.
JK: Bagus. Jadi kita akan memastikan untuk menautkan profil LinkedIn Anda, situs web Fiix, dan mungkin satu atau dua panduan praktik terbaik atau e-book juga. Jadi orang dapat dengan cepat mengklik dan menaut langsung ke mereka.
JO: Jadi Jeff, apakah Anda memiliki sumber daya tambahan lain yang ingin Anda bagikan sebelum kita pergi? Tentu, tidak masalah, dalam hal praktik terbaik pemeliharaan. Saya suka membaca Reliability Web, UpTime Magazine, Reliable Plant adalah sumber daya yang bagus lagi, tetapi Anda tahu, kita telah berbicara tentang implementasi CMMS hari ini dan itu benar-benar manajemen proyek. Anda dapat menemukan banyak sumber daya manajemen proyek yang bagus online seperti PMI.org atau projectmanagement.com. Jadi saya sangat merekomendasikan untuk melihat di sana.
JK: Ya, PMI dan projectmanagement.com sangat sangat bagus. Saya juga anggota PMI. Hanya karena segala hal yang terkait: implementasi CMMS, proyek data, proyek keandalan dan seterusnya. Jadi sumber daya yang bagus. Nah Jeff. Saya ingin mengucapkan terima kasih sekali lagi atas waktu Anda dari hari yang sibuk Anda untuk berbicara dengan kami hari ini tentang mengimplementasikan CMMS. Anda tahu, saya telah mempelajari hal baru seperti yang selalu saya lakukan dari tamu hebat saya, jadi saya akan menebak pendengar kami juga. Jadi terima kasih sekali lagi.
JO: Terima kasih telah mengundang saya, James.
JK: Saya ingin mengucapkan terima kasih atas mendengarkan dan mengingatkan Anda bahwa Anda selalu dapat mengetahui lebih banyak tentang keandalan pemeliharaan dan manajemen aset di www.eruditio.com dan dengan mengikuti blog kami.
