Berapa banyak pengguna yang harus Anda miliki di CMMS Anda?
Anda telah mengambil langkah pertama untuk menyempurnakan strategi perawatan Anda dengan mendapatkan perangkat lunak manajemen perawatan. Tetapi berapa banyak pengguna CMMS yang sebenarnya Anda butuhkan? Haruskah semua anggota tim pemeliharaan Anda dapat mengakses sistem dan mencatat pekerjaan?
Jawaban singkatnya adalah ya. Tetapi satu strategi umum di departemen pemeliharaan adalah meminimalkan pengguna CMMS dan hanya mencetak perintah kerja kertas untuk teknisi.
Ada dua alasan utama mengapa sebuah organisasi mungkin memilih untuk mencetak perintah kerja dari CMMS, kemudian hanya mengisi informasi dalam sistem di penghujung hari.
1. Lebih sedikit biaya pengguna lebih sedikit
Banyak organisasi berpikir bahwa memiliki pengguna minimal dalam perangkat lunak pemeliharaan mereka adalah cara yang baik untuk menghemat beberapa dolar. Namun, ini adalah cara pandang yang picik untuk melihat sesuatu, dan meskipun pada awalnya mungkin benar, hal ini tidak akan menghemat uang Anda dalam jangka panjang.
Saat Anda mencetak perintah kerja alih-alih menyimpan semua info di CMMS Anda, orang-orang Anda akhirnya membuang banyak waktu untuk memasukkan info ke dalam sistem di penghujung hari. Jam yang dapat ditagih ini (yang seharusnya digunakan untuk bekerja) berjumlah lebih banyak daripada biaya beberapa kursi di CMMS Anda.
2. Banyak personel pemeliharaan yang kebal terhadap teknologi baru
Ketika seseorang telah bekerja dengan cara tertentu selama bertahun-tahun, sulit untuk membuat mereka berubah. Industri pemeliharaan telah berbasis kertas untuk waktu yang sangat lama, dan kami tahu mungkin sulit untuk meyakinkan tim Anda bahwa beralih ke perangkat lunak akan mudah dan produktif dalam jangka panjang.
Pasti ada kurva belajar dengan CMMS. Tetapi sebagian besar vendor perangkat lunak menawarkan pelatihan CMMS untuk membantu membuat transisi ke sistem menjadi lebih mudah. Sebaiknya Anda berinvestasi dalam sedikit pelatihan dan pengalaman langsung untuk tim Anda, sehingga semua orang dapat merasa nyaman dengan perangkat lunak tersebut.
Kertas vs CMMS:3 alasan untuk membuang perawatan berbasis kertas
Masalah dengan pendekatan hybrid untuk pemeliharaan adalah Anda mengambil satu langkah maju dengan mendapatkan CMMS, lalu mundur dua langkah dengan tidak menggunakannya secara maksimal.
Berikut adalah 3 hal yang berisiko Anda lewatkan saat tidak mengisi perintah kerja melalui CMMS Anda.
Efisiensi
Kemungkinannya adalah, salah satu alasan utama Anda membeli CMMS adalah untuk efisiensi. Sistem ini membantu Anda menyelesaikan perintah kerja dengan lebih cepat, membantu Anda menyelesaikan pemeliharaan, dan membantu Anda mencapai strategi pemeliharaan preventif.
Tetapi CMMS hanya sebagus informasi yang Anda masukkan ke dalamnya. Jika orang-orang Anda masih mencetak perintah kerja dan baru kembali ke sistem di penghujung hari, Anda tidak memiliki gambaran lengkap tentang apa yang terjadi di fasilitas Anda. Selain itu, tim Anda tidak mendapatkan pembaruan waktu nyata saat status suatu peralatan berubah.
Aplikasi seluler
Sebagian besar perangkat lunak CMMS dilengkapi dengan aplikasi CMMS seluler, yang merupakan cara yang sangat mudah untuk mencatat pekerjaan dan berkomunikasi dengan tim Anda di lapangan. Ini memungkinkan teknisi memperbarui sistem saat mereka pergi, yang berarti mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk benar-benar memperbaiki berbagai hal dan lebih sedikit waktu untuk melakukan entri data. Ini juga berarti Anda dapat mengirimkan perintah kerja kepada orang-orang Anda saat mereka sedang dalam perjalanan, dan mereka tidak perlu kembali ke kantor setiap kali mengambil setumpuk perintah kerja.
Informasi lengkap
Apakah Anda ingat semua detail dari apa yang terjadi pada jam 8:00 pagi ini? Mungkin tidak. Detail kecil luput dari perhatian kita sepanjang hari, tetapi ketika detail kecil ini berlaku untuk salah satu aset Anda, hal itu dapat mengakibatkan hilangnya informasi besar, yang dapat berdampak besar di kemudian hari.
Mencatat informasi di CMMS Anda dengan segera berarti Anda memiliki gambaran yang lebih lengkap tentang keadaan aset Anda. Dan ketika tiba saatnya untuk membuat laporan, data historis Anda akan jauh lebih jelas. Bekerja dengan CMMS memungkinkan tim Anda memberikan pembaruan dan informasi mendetail tentang semua aset Anda saat digunakan, sehingga tidak ada informasi yang hilang.
Mencari info lebih lanjut tentang cara mendapatkan hasil maksimal dari CMMS Anda? Lihat blog kami tentang metrik pemeliharaan dan strategi pemeliharaan umum.
