4 Alasan Utama Implementasi CMMS Gagal (dan Cara Menghindarinya)
Banyak departemen perawatan kesulitan dengan perawatan berkelanjutan. Ada banyak yang harus dilakukan dan banyak yang tidak pernah selesai! Sistem software manajemen perawatan komputerisasi aka CMMS sering dianggap sebagai peluru ajaib.
Namun, bahkan dengan software CMMS, Anda mungkin menemukan perawatan memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan dan lebih mahal dari yang dianggar.
Pernahkah Anda mengalami hal ini?
Mengapa ini terjadi?
Kesalahan umum dalam implementasi program software CMMS akan sering menyebabkan lebih banyak masalah di jalan.
1. Penyalahgunaan Software CMMS
Saat kita menggunakan software perawatan dengan benar ini adalah alat yang sangat berguna. Manajemen sumber daya, anggaran, manajemen bahan, pelaporan biaya perawatan menjadi lebih mudah. Namun, ketika staf gagal mengikuti prosedur dan kebijakan banyak hal dapat salah.
Di atas semuanya operator peralatan & teknisi perawatan harus tahu apa yang diharapkan dari mereka. Jadi mereka harus memahami penggunaan sistem CMMS. Mereka membutuhkan know-how untuk memasuk dan mengambil data yang diperlukan. Seringkali karyawan tidak menyadari bahwa sistem CMMS hanyalah sebuah alat. Oleh karena itu, itu tidak dapat menangani semuanya. Prosedur kerja yang dilakukan dengan salah membuang waktu dan uang. Kami harus memperbarui informasi, memasukkan data, dan mengambil data dengan tepat dan tepat waktu.
Tapi itu hanya bagian dari cerita…
Sistem CMMS tidak dapat melakukan perawatan sebenarnya untuk tim Anda. Anda harus mendefinisikan praktik terbaik dan benchmark perawatan. Software CMMS dapat memudahkan manajemen perawatan. Tapi itu tidak akan mencegah kebiasaan kerja buruk. Misalnya teknisi mungkin memalsukan data. Software tidak dapat melindungi terhadap ini!
2. Gagal Manajemen Proyek
Seperti dengan setiap proses untuk perbaikan, seseorang dari manajemen atas harus memiliki proyek untuk mengidentifikasi, membeli, menyiapkan dan menggunakan sistem CMMS dari awal hingga akhir. Yang paling penting, ini akan membantu memastikan keberhasilan.
Misalnya, kesalahan umum adalah gagal meyakinkan setiap stake holder tentang nilai program. Mereka harus ingin manfaat yang dapat diberikan. Manajer proyek juga mungkin gagal membuat peran masing-masing orang yang harus dijalankan. Atau mereka gagal menjelaskan bagaimana kontribusi masing-masing orang terhadap proyek akan dievaluasi.
Singkatnya kegagalan memang akan terjadi dari awal jika tidak cukup dukungan yang ditunjukkan oleh semua peserta. Oleh karena itu manajer proyek harus berkomunikasi dengan tim dan siapa saja yang pekerjaannya akan terpengaruh. Mereka harus memberikan informasi tentang proyek dan pentingnya. Yang paling penting mereka harus dengan tepat menangani masalah dan kekhawatiran. Ini akan membantu membuat semua orang antusias dan bersemangat untuk membuat proyek berhasil.
Komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan. Itu berarti pesan harus konsisten, teratur, dan menguat. Komunikasi teratur membantu manajer proyek melewatkan upaya implementasi kepada orang yang tepat dengan banyak waktu untuk bertindak atau merespons. Pesan tetap konsisten ketika kata-kata, tampilan dan nuansa tetap sama.
3. Menghemat pada Implementasi & Pelatihan CMMS
Kesalahan lain adalah menugaskan seseorang yang tidak memiliki pengetahuan perawatan untuk menyiapkan sistem. Misalnya membutuhkan orang yang terampil untuk mendefinisikan hierarki peralatan dan membuat tugas perawatan yang tepat.
Beberapa perusahaan bergantung pada pelatihan minimal dan persiapan awal. Mereka meremehkan pekerjaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan program CMMS. Ini kemungkinan besar akan gagal. Karena kurangnya pelatihan dan keterampilan, setiap orang dalam staf perawatan akhirnya mengembangkan pendekatan mereka sendiri untuk menggunakan software. Ini menghasilkan database yang lebih rumit dan berantakan. Fitur hemat waktu yang Anda bayar akan akhirnya tidak digunakan. Orang tidak akan menyadari bahwa fitur semacam itu ada. Atau mereka tidak akan tahu cara menggunakannya.
CMMS biasanya mudah dinavigasi dan ramah pengguna. Namun, mereka masih memerlukan pelatihan dasar. Dengan cara ini anggota staf dapat mengenal fitur dan fungsi mereka.
Semua staf perawatan harus diberikan waktu untuk melakukan pelatihan dengan software. Mereka harus meninjau apa yang telah mereka pelajari dan pahami satu sama lain. Siapkan waktu untuk proses ini agar semua orang cepat catch up. Perusahaan yang menghemat anggaran dengan membatasi waktu & biaya untuk pelatihan dan pengenalan ini mungkin mengurangi biaya awal. Tapi efek jangka panjang dari pemotongan biaya semacam ini mungkin ternyata lebih mahal!
4. Waktu & Sumber Daya Implementasi CMMS yang Tidak Cukup
Saat sumber daya yang cukup tidak dialokasikan, implementasi CMMS menjadi pekerjaan yang dilakukan ketika tidak ada hal yang lebih mendesak. Misalnya selalu akan ada pekerjaan lain yang harus dilakukan, terutama dalam lingkungan reaktif. Jadi staf akan perlu mengabdikan jam kerja yang lebih lama untuk menyelesaikan implementasi. Hasilnya kualitas buruk, moral rendah, dan menghemat sudut. Tujuan seperti meningkatkan ketersediaan peralatan dan meningkatkan operasi perawatan tidak akan tercapai.
Mungkin masuk akal untuk membawa konsultan luar untuk membantu menyiapkan sistem. Atau melepaskan beberapa personel perawatan dari jadwal kerja reguler mereka. Dengan cara ini mereka dapat bekerja tanpa gangguan dan menyiapkan sistem dengan benar.
Dapatkan Panduan Pemilihan Software CMMS
Apakah organisasi Anda saat ini meneliti atau memilih software manajemen perawatan? Anda akan menemukan Panduan Pemilihan Software CMMS berguna. Ini memiliki 15 tips yang dapat membantu Anda mengidentifikasi kriteria yang harus Anda gunakan untuk memilih produk yang tepat untuk kebutuhan Anda. Dengan begitu banyak produk yang tersedia ini cukup membingungkan!
