4 Alasan Penerapan CMMS Anda Akan Gagal
Banyak departemen pemeliharaan berjuang dengan pemeliharaan berkelanjutan. Ada begitu banyak yang harus dilakukan dan begitu banyak yang tidak pernah selesai! Sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi alias CMMS sering dianggap sebagai peluru ajaib.
Namun, bahkan dengan perangkat lunak CMMS, Anda mungkin menemukan bahwa pemeliharaan membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan dan biaya lebih dari yang dianggarkan.
Pernahkah Anda mengalami hal ini?
Mengapa ini terjadi?
Kesalahan umum yang dibuat dalam mengimplementasikan program perangkat lunak CMMS akan sering menyebabkan lebih banyak masalah di kemudian hari.
1. Penyalahgunaan Perangkat Lunak CMMS
Ketika kita menggunakan perangkat lunak pemeliharaan dengan benar, itu adalah alat yang sangat berguna. Manajemen sumber daya, penganggaran, manajemen material, pelaporan biaya perawatan menjadi lebih mudah. Namun, ketika staf gagal mengikuti prosedur dan kebijakan, banyak hal yang bisa salah.
Di atas semua itu, operator peralatan &teknisi pemeliharaan harus mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Jadi mereka harus memahami penggunaan sistem CMMS. Mereka membutuhkan pengetahuan bagaimana memasukkan dan mengambil data yang dibutuhkan. Seringkali karyawan tidak menyadari bahwa sistem CMMS hanyalah sebuah alat. Karena itu, tidak bisa menangani semuanya. Prosedur kerja yang salah membuang waktu dan uang. Kita harus memperbarui informasi, memasukkan data, dan mengambil data dengan benar dan tepat waktu.
Tapi itu hanya bagian dari cerita…
Sistem CMMS tidak dapat melakukan pemeliharaan yang sebenarnya untuk tim Anda. Anda harus menentukan praktik terbaik dan tolok ukur pemeliharaan. Perangkat lunak CMMS dapat memudahkan manajemen pemeliharaan. Tapi itu tidak akan mencegah kebiasaan kerja yang buruk. Misalnya teknisi dapat membuat data. Perangkat lunak tidak dapat mencegah hal ini!
2. Kegagalan Manajemen Proyek
Seperti halnya proses perbaikan, seseorang dari manajemen atas harus memiliki proyek untuk mengidentifikasi, membeli, menyiapkan, dan menggunakan sistem CMMS dari awal hingga akhir. Yang terpenting, ini akan membantu memastikan kesuksesan.
Misalnya, kesalahan umum adalah gagal meyakinkan setiap pemegang saham tentang nilai program. Mereka pasti menginginkan manfaat yang dapat diberikannya. Manajer proyek mungkin juga gagal menjelaskan peran apa yang harus dimainkan setiap orang. Atau mereka gagal menjelaskan bagaimana kontribusi setiap orang terhadap proyek akan dievaluasi.
Singkatnya, kegagalan sudah dekat dari awal jika tidak cukup dukungan yang ditunjukkan oleh semua peserta. Oleh karena itu manajer proyek harus berkomunikasi dengan tim dan siapa saja yang pekerjaannya akan terpengaruh. Mereka harus memberikan informasi tentang proyek dan kepentingannya. Yang terpenting, mereka harus menangani masalah dan kekhawatiran dengan benar. Ini akan membantu semua orang bersemangat dan bersemangat untuk menyukseskan proyek.
Komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan. Artinya, pesan harus konsisten, teratur, dan menguatkan. Komunikasi reguler membantu manajer proyek menyampaikan upaya implementasi kepada orang yang tepat dengan banyak waktu bagi mereka untuk bertindak atau merespons. Pesan tetap konsisten jika susunan kata, tampilan, dan nuansanya tetap sama.
3. Pokok-Pokok dalam Implementasi &Pelatihan CMMS
Kesalahan lain adalah menugaskan seseorang yang tidak memiliki pengetahuan pemeliharaan untuk mengatur sistem. Misalnya memerlukan orang yang terampil untuk menentukan hierarki peralatan dan membuat tugas pemeliharaan yang tepat.
Beberapa perusahaan mengandalkan pelatihan minimal dan persiapan awal. Mereka meremehkan pekerjaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan program CMMS. Ini kemungkinan besar akan gagal. Karena kurangnya pelatihan dan keterampilan, setiap orang dalam staf pemeliharaan akhirnya mengembangkan pendekatan mereka sendiri untuk menggunakan perangkat lunak. Ini mengarah ke database yang lebih rumit dan berantakan. Fitur penghemat waktu yang Anda bayar akan berakhir tidak terpakai. Orang tidak akan menyadari bahwa fitur seperti itu ada. Atau mereka tidak akan tahu cara menggunakannya.
CMMS biasanya mudah dinavigasi dan ramah pengguna. Namun, mereka masih membutuhkan beberapa pelatihan dasar. Dengan cara ini anggota staf dapat mengenal fitur dan fungsi mereka.
Semua staf pemeliharaan harus diberikan waktu untuk melakukan beberapa pelatihan dengan perangkat lunak. Mereka harus meninjau kembali apa yang telah mereka pelajari dan pahami satu sama lain. Bangun waktu untuk proses ini agar semua orang dapat mempercepat. Perusahaan yang memotong anggaran dengan membatasi waktu &biaya untuk pelatihan &sosialisasi ini dapat mengurangi biaya awal. Tetapi efek jangka panjang dari pemotongan biaya tersebut mungkin menjadi lebih mahal!
4. Waktu &Sumber Daya Implementasi CMMS Tidak Memadai
Ketika sumber daya yang cukup tidak dialokasikan, implementasi CMMS menjadi pekerjaan yang harus dilakukan ketika tidak ada hal yang lebih mendesak yang terjadi. Misalnya akan selalu ada pekerjaan lain yang harus dilakukan, terutama di lingkungan yang reaktif. Jadi staf perlu mendedikasikan waktu lebih lama untuk menyelesaikan implementasi. Hasilnya adalah kualitas yang buruk, moral yang rendah, dan tikungan tajam. Tujuan seperti meningkatkan ketersediaan peralatan dan meningkatkan operasi pemeliharaan tidak akan tercapai.
Mungkin masuk akal untuk membawa konsultan luar untuk membantu menyiapkan sistem. Atau membebaskan beberapa personel pemeliharaan dari jadwal kerja reguler mereka. Dengan cara ini mereka dapat bekerja tanpa gangguan dan mendapatkan pengaturan sistem dengan benar.
Dapatkan Panduan Pemilihan Perangkat Lunak CMMS
Apakah organisasi Anda sedang meneliti atau memilih perangkat lunak manajemen pemeliharaan? Anda akan menemukan Panduan Pemilihan Perangkat Lunak CMMS berguna. Ini memiliki 15 tips yang dapat membantu Anda mengidentifikasi kriteria yang harus Anda gunakan untuk memilih produk yang tepat untuk kebutuhan Anda. Dengan begitu banyak produk yang tersedia, ini bisa jadi agak membingungkan!
