4 pertanyaan untuk meminta postmortem teknis yang efektif
Postmortem teknis adalah analisis retrospektif dari peristiwa yang mengakibatkan kegagalan teknis.
Tujuan dari postmortem teknis adalah:
- Cari tahu apa yang salah dan alasannya
- Identifikasi area bermasalah
- Tentukan apa yang dapat dilakukan untuk mencegah kegagalan di masa mendatang
- Buat praktik terbaik untuk bisnis Anda
- Menginformasikan peningkatan proses, mitigasi risiko di masa mendatang, dan promosikan praktik terbaik berulang.
Garis besar ini tidak dimaksudkan untuk menjadi komprehensif tetapi dimaksudkan sebagai titik awal untuk postmortem teknis Anda. Pertanyaan-pertanyaan ini menghasilkan diskusi tentang apa yang berjalan dengan baik, apa yang dihadapi tim selama kegagalan, dan apa yang akan dilakukan tim secara berbeda untuk bergerak maju.
4 pertanyaan untuk ditanyakan selama postmortem teknis
1. Apa yang terjadi?
Anda tidak dapat menganalisis apa yang tidak Anda pahami, jadi membangun pemahaman yang jelas tentang apa yang salah sangat penting.
Atasi kegagalan dengan template analisis akar masalah gratis ini
2. Mengapa itu terjadi?
Identifikasi peristiwa besar yang menyebabkan kegagalan dan coba pisahkan akar penyebab kegagalan tersebut. Tentukan apakah mereka adalah penyebab utama kegagalan atau apakah mereka memulai proses yang mengarah pada kegagalan teknis. Buah tergantung rendah termasuk cacat dalam desain, proses atau praktik pemeliharaan yang buruk. Selain melihat secara ketat penyebab teknis kegagalan, periksa juga lingkungan organisasi, manajemen, dan tim yang mendasarinya. Sadarilah bahwa beberapa anggota tim mungkin mengabaikan tanda-tanda peringatan kegagalan yang akan datang karena budaya organisasi, krisis waktu, dan tekanan anggaran.
Buat kode kegagalan yang sangat mudah dengan template FMEA ini
3. Bagaimana kami merespons dan memulihkannya?
Cara tim Anda merespons kegagalan dapat menentukan seberapa cepat Anda mengidentifikasi penyebab utama dan memperbaikinya. Kegagalan teknis utama dapat berdampak langsung pada nilai pemegang saham, pendapatan, pangsa pasar, dan ekuitas merek sehingga pemulihan yang cepat adalah yang terpenting. Sebuah postmortem teknis yang berguna membutuhkan tingkat kejujuran, wawasan, dan kerjasama yang wajar dari organisasi. Hasil dari postmortem harus mengenali apa yang berhasil, dan memperbaiki proses yang tidak berhasil. Ingat, idenya adalah untuk belajar dari kesuksesan dan kegagalan Anda, bukan hanya untuk mendokumentasikannya.
4. Bagaimana kita bisa mencegah masalah tak terduga serupa terjadi lagi?
Masalah teknis yang tidak terduga memang muncul dalam sistem perangkat keras yang sangat penting atau kompleks. Namun, kunci pencegahannya adalah perencanaan teknis untuk mencegah masalah memengaruhi seluruh sistem. Setiap kegagalan yang ditemukan pada langkah 2 mewakili risiko di masa mendatang, jadi jadwalkan inspeksi rutin atau pemeriksaan sistem di perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda. Ketika risiko terdeteksi, tindakan tertentu harus segera dipicu untuk mencegah kegagalan serupa. Perencanaan juga harus mempertimbangkan proses bisnis dan tanggapan manajemen yang dimulai oleh tim ketika terjadi kegagalan. Postmortem lengkap membahas masalah teknis dan manajemen.
Sayangnya, postmortem teknis memiliki kebiasaan berubah menjadi permainan menyalahkan. Postmortem yang buruk dapat menciptakan perselisihan dan melembagakan kesalahan. Jika Anda menginginkan pemeriksaan mayat yang jujur, manajemen harus mengembangkan reputasi untuk mendengarkan masukan secara terbuka dan tidak menghukum orang karena jujur. Postmortem yang dijalankan dengan baik dapat membantu tim pemeliharaan menciptakan budaya peningkatan berkelanjutan.
Ringkasan
- Pemeriksaan mayat yang solid dapat membantu organisasi Anda menjadi lebih efektif dengan belajar dari kesalahan dan berfokus pada apa yang paling berhasil, tetapi terserah Anda untuk menyusun rapat agar mendapatkan hasil maksimal.
- Pastikan postmortem teknis Anda berhasil dengan mempersiapkan terlebih dahulu dengan cermat, menganalisis kegagalan secara sistematis, menghasilkan temuan yang dapat ditindaklanjuti, dan secara aktif membagikan hasilnya.
- Jangan biarkan kenangan memudar dengan menjadwalkan postmortem terlalu lama setelah proyek berakhir; postmortem teknis akan terjadi dalam waktu 1-2 minggu setelah kegagalan teknis.
- Pastikan untuk menyimpan postmortem Anda dalam catatan aset di CMMS Anda sehingga dapat dengan mudah ditemukan di masa mendatang, untuk mencegah kegagalan serupa di masa mendatang.
