Proses Merancang untuk Robot vs. Manusia

Ketika organisasi Anda membuat proses baru, peran apa yang dimainkan robot?

Dari apa yang saya saksikan bekerja dengan lusinan organisasi selama karier saya, para pemimpin bisnis merekrut karyawan baru atau kontraktor internal untuk mendukung proses baru. Di masa lalu, ini adalah cara tercepat untuk membuat bola bergulir dan memberikan hasil yang untuknya proses baru diciptakan.

Sampai saat ini, otomatisasi proses robot (RPA) secara tradisional telah digunakan untuk meniru langkah-langkah yang dilakukan manusia dalam proses yang ada. Itu menghadirkan serangkaian peluang target yang bagus. Ini adalah buah yang menggantung dan di situlah sebagian besar organisasi akan membuktikan kelayakan RPA karena mereka dapat membandingkan proses sebelum dan sesudah RPA.

Peluang sejati yang belum dimanfaatkan di depan kita sekarang adalah merancang proses baru yang bersih untuk dijalankan oleh robot—bebas dari bias desain yang melekat dalam diri kita semua bahwa proses adalah 'langkah yang akan dilakukan seseorang'.

Hari ini, kami merancang proses baru dengan keterbatasan manusia. Besok, kami akan merancang proses yang hanya dibatasi oleh ketergantungan eksternal.

Mendesain dengan keterbatasan? Ya. Kita semua adalah manusia dan kita memiliki keterbatasan. Proses yang diterapkan manusia dirancang di sekitar batas dan bahkan risiko yang sangat nyata ini. Ini memanifestasikan dirinya dalam bagaimana perjanjian tingkat layanan (SLA) didefinisikan, langkah-langkah pemeriksaan kualitas (seperti tinjauan dan persetujuan) dilakukan, dan bagaimana kami mendefinisikan tanggung jawab peran.

Batasan tersebut tidak ada untuk proses yang diotomatisasi pada Hari 1. Robot perangkat lunak tidak membuat kesalahan ketik, tidak memiliki kehendak bebas, beroperasi pada kecepatan yang lebih cepat dan lebih konsisten (yaitu tidak ada gangguan panggilan telepon), dan dapat dikalikan dalam beberapa saat selama masuknya volume.

Mengingat bahwa ini semua benar, mengapa kita merancang proses untuk manusia dan kemudian, segera setelah itu, membuat robot melakukan langkah yang sama? Kami sedang membangun kebutuhan untuk memiliki fase transisi dari manusia ke robot. Salah satu yang menurut saya tidak perlu.

Kita harus merancang proses robot di muka untuk menghindari fase transisi ini, dan memanfaatkan bakat kreatif karyawan untuk mengejar inisiatif strategis dan upaya bernilai lebih tinggi.

Jika Anda belum melakukannya, Anda mungkin ingin berbicara dengan tim dalam organisasi Anda yang ditugaskan untuk mendesain atau mendesain ulang proses. Dan minta mereka untuk memasukkan jalur renang robot dalam alur proses mereka.

Peningkatan berkelanjutan, keunggulan operasional, arsitektur bisnis, dan arsitektur solusi hanyalah beberapa tipe umum tim dalam organisasi yang harus memahami dengan baik kapan, mengapa, dan bagaimana merancang proses dengan robot sejak Hari 1.

Bekerja untuk mendelegasikan ke robot

Saya yakin Anda dapat memikirkan proses dan langkah yang dapat diambil organisasi Anda untuk mengurangi risiko, membantu menciptakan pengalaman yang lebih lancar bagi pelanggan, atau bahkan membuat pekerjaan tidak terlalu membuat stres bagi karyawan. Masalahnya adalah seringkali kita tidak memiliki orang yang tersedia untuk fokus pada kegiatan ini. Dan bahkan jika kita melakukannya, tugas-tugas itu terlalu sepele dan monoton untuk mengharuskan seseorang melakukannya. Ini adalah sweet spot untuk robot perangkat lunak.

Anda dapat merancang proses baru bersih atau serangkaian langkah agar robot mulai bekerja untuk memberikan kelegaan pada titik atau peluang yang sulit ini dalam organisasi.

Setelah memimpin tim otomatisasi proses, saya menemukan peluang dengan konstituen bisnis saya untuk memanfaatkan robot untuk melakukan langkah-langkah yang tidak dilakukan manusia pada skala yang sama. Kami dapat memanfaatkan robot untuk melakukan "pemeriksaan" pagi hari pada sebagian besar sistem penting bisnis (internal dan pihak ketiga) dengan masuk ke sistem tersebut melalui ujung depan untuk memastikan sama sekali tidak ada masalah yang dapat mengakibatkan penundaan atau waktu henti bisnis. Ini adalah perubahan permainan untuk mengidentifikasi masalah dengan cepat. Dan jika ada masalah, karyawan dapat fokus pada eskalasi untuk memulihkan layanan dibandingkan melanjutkan dengan check out yang tersisa. Saya tahu ini adalah contoh super sederhana dan skala kecil dalam memanfaatkan robot untuk melakukan proses baru, tetapi saya ingin Anda berpikir lebih besar.

Organisasi Anda membuat proses baru setiap saat. Mungkin pengenalan peraturan baru yang harus Anda sesuaikan atau produk baru yang Anda coba luncurkan dengan cepat ke pasar.

Atau mungkin hanya pengenalan sistem bisnis baru atau vendor ke lingkungan Anda.

Semua memerlukan organisasi Anda untuk menentukan “bagaimana kami akan melakukan ini” dan kemudian merancang serangkaian langkah untuk menyelesaikannya.

Saran saya? Buat jalur renang robot itu.