Merancang Alur Kerja Proses: Menyamarkan Talenta Manusia dan Otomasi Robotik

Saat organisasi Anda menciptakan proses baru, peran apa yang dimainkan oleh robot?

Dari apa yang saya saksikan saat bekerja dengan sepuluhan organisasi selama karir saya, pemimpin bisnis merekrut karyawan baru atau menata kontraktor untuk mendirikan proses baru. Di masa lalu, ini adalah cara tercepat untuk memulai bola bergulir dan mencapai hasil yang dibuat untuk proses baru.

Hingga saat ini, otomatisasi proses robotic (RPA) secara tradisional digunakan untuk meniru langkah-langkah yang dilakukan manusia dalam proses yang ada. Ini menyajikan sekumpulan target peluang yang bagus. Ini adalah buah yang mudah dijamin dan itulah di mana sebagian besar organisasi akan membuktikan kelayakan RPA karena mereka dapat membandingkan proses sebelum dan setelah RPA.

Peluang sejati yang belum dimanfaatkan yang ada di depan kita sekarang adalah merancang proses baru untuk dieksekusi oleh robot—bebas dari bias desain yang inherent dalam kita semua bahwa proses adalah ‘langkah-langkah yang akan dilakukan oleh seseorang’.

Saat ini, kami merancang proses baru dengan keterbatasan manusia. Besok, kami akan merancang proses yang hanya dibatasi oleh ketergantungan eksternal.

Merancang dengan keterbatasan? Ya. Kita semua manusia dan kita punya keterbatasan. Proses yang diterapkan manusia dirancang di sekitar batas-batas yang sangat nyata ini dan bahkan risiko. Ini manifesnya dalam bagaimana perjanjian tingkat layanan (SLA) didefinisikan, langkah-langkah pemeriksaan kualitas (seperti tinjauan dan persetujuan) dilakukan, dan bagaimana kami mendefinisikan tanggung jawab peran.

Keterbatasan tersebut tidak ada untuk proses yang diotomatisasi pada Hari 1. Robot perangkat lunak tidak membuat kesalahan ketik, tidak memiliki kehendak bebas, beroperasi dengan kecepatan yang lebih cepat dan konsisten (misalnya, tidak ada gangguan panggilan telepon), dan dapat diperbanyak dalam saat-saat saat terjadi lonjakan volume.

Mengingat semua ini benar, mengapa kita akan merancang proses untuk manusia dan kemudian, tidak lama kemudian, memiliki robot melakukan langkah-langkah yang sama? Kami membangun kebutuhan untuk fase transisi dari manusia ke robot. Satu yang saya anggap tidak perlu.

Kita harus merancang proses untuk robot sejak awal untuk menghindari fase transisi ini, dan memanfaatkan bakat kreatif karyawan untuk mengejar inisiatif strategis dan upaya bernilai lebih tinggi.

Jika Anda belum melakukannya, Anda mungkin ingin berbicara dengan tim dalam organisasi Anda yang ditugaskan untuk merancang atau meredesain proses. Dan minta mereka untuk memasukkan swim lane robot dalam alur proses mereka.

Peningkatan berkelanjutan, keunggulan operasional, arsitektur bisnis, dan arsitektur solusi adalah hanya beberapa jenis tim umum dalam organisasi yang harus mahir dalam kapan, mengapa, dan bagaimana merancang proses dengan robot sejak Hari 1.

Kerja untuk mendelegasikan kepada robot

Saya yakin Anda dapat memikirkan proses dan langkah-langkah yang dapat diambil organisasi Anda untuk mengurangi risiko, membantu menciptakan pengalaman yang lebih mulus untuk pelanggan, atau bahkan membuat pekerjaan menjadi kurang stres bagi karyawan. Masalahnya adalah seringkali kita tidak memiliki orang yang tersedia untuk fokus pada kegiatan ini. Dan bahkan jika kita memiliki, tugas-tugas tersebut terlalu sepele dan monoton untuk memerlukan seorang orang untuk melakukannya. Ini adalah sweet spot untuk robot perangkat lunak.

Anda dapat merancang proses baru atau serangkaian langkah-langkah untuk robot untuk mulai dilakukan guna memberikan keluhan atau peluang organisasi ini.

Setelah memimpin tim otomatisasi proses, saya menemukan peluang dengan konstituen bisnis saya untuk memanfaatkan robot untuk melakukan langkah-langkah yang tidak dilakukan oleh manusia pada skala yang sama. Kami mampu memanfaatkan robot untuk melakukan “check out” pagi pada sistem terpenting bisnis (internal dan pihak ketiga) dengan masuk ke dalamnya melalui front end untuk memastikan tidak ada masalah yang dapat mengakibatkan keterlambatan atau downtime bisnis. Ini mengubah permainan untuk mengidentifikasi masalah dengan cepat. Dan jika ada masalah, karyawan dapat fokus pada eskalasi untuk memulihkan layanan daripada melanjutkan check out yang tersisa. Saya tahu ini adalah contoh yang sangat sederhana dan skala kecil dari memanfaatkan robot untuk melakukan proses baru, tetapi saya ingin Anda berpikir lebih besar.

Organisasi Anda menciptakan proses baru sepanjang waktu. Mungkin itu adalah perkenalan regulasi baru yang harus Anda adaptasi atau produk baru yang Anda coba cepat-cepat keluar ke pasar.

Atau mungkin itu adalah sekadar perkenalan sistem bisnis atau vendor baru ke lingkungan Anda.

Semua membutuhkan organisasi Anda untuk menentukan “bagaimana kita akan melakukan ini” dan kemudian merancang serangkaian langkah-langkah untuk menyelesaikannya.

Saran saya? Buat swim lane robot tersebut.