Process Mining: Membuka Nilai Berkelanjutan dalam Perjalanan Otomatisasi Anda

Harapan pelanggan yang berkembang, persaingan yang semakin sengit, dinamika pasar yang berubah, dan cakupan serta ketatnya regulasi yang meluas telah mendorong perusahaan untuk membangun model bisnis yang lean, resilient, dan agile. COVID-19 telah mengungkap lebih lanjut masalah kelangsungan hidup dan risiko kelangsungan bisnis yang ada dalam model bisnis legacy. Akibatnya, perusahaan di seluruh industri mencoba mempercepat perpindahan ke proses bisnis digital, terotomatisasi, dan cerdas.

Sementara banyak perusahaan telah berhasil mencoba inisiatif untuk use case dengan kompleksitas rendah, mereka terus kesulitan dalam menskalakan proyek-proyek ini menjadi program skala perusahaan. Akibatnya, nilai yang terwujud dari inisiatif ini masih jauh lebih rendah dari potensi keseluruhan mereka.

Sementara perusahaan menghadapi beberapa tantangan dalam perjalanan otomatisasi dan transformasi digital mereka, mengidentifikasi dan mempertahankan pipeline yang sehat dari peluang optimalisasi proses dan otomatisasi tetap menjadi hambatan utama untuk skalabilitas dan realisasi nilai. Tanpa pipeline yang sehat, organisasi hanya memiliki tujuan besar dan urgensi untuk berubah, tetapi tidak ada peta jalan yang jelas untuk kesuksesan.

Tantangan dalam menciptakan pipeline otomatisasi yang sehat

Pipeline otomatisasi yang sehat jauh lebih dari sekadar sekumpulan use case dan peluang, dan terdiri dari empat persyaratan utama:

1. Pendekatan berbasis fakta untuk menemukan proses as-is dalam skala besar di kedua level makro (alur kerja organisasi yang lebih luas) dan mikro (tugas atau aktivitas pengguna akhir)
2. Kemampuan untuk mengidentifikasi potensi optimalisasi proses dan otomatisasi secara terintegrasi
3. Pandangan holistik terhadap ROI (melebihi penghematan biaya) saat memprioritaskan peluang optimalisasi proses dan otomatisasi
4. Kemampuan untuk terus memantau dampak dan ROI aktual dari inisiatif dan otomatisasi yang diterapkan. Ini memungkinkan mekanisme umpan balik berkelanjutan yang membantu memvalidasi dan menyempurnakan pipeline dan peta jalan transformasi secara agile

Kami menemukan bahwa organisasi tidak dapat menciptakan pipeline transformasi yang sehat karena ketergantungan yang besar pada teknik manual berbasis wawancara. Pendekatan yang umum digunakan ini dilanda berbagai keterbatasan dan tantangan, seperti menjadi sangat intensif waktu dan sumber daya, subjektif, berbasis persepsi, potensial bias, tidak dapat menangkap semua varian proses, dan resistensi dari pemangku kepentingan dalam memberikan detail yang diperlukan.

Kebutuhan akan process mining

Process mining membantu mengatasi keterbatasan teknik manual dan tantangan dalam membangun pipeline yang sehat karena ia:

• Mengikuti pendekatan berbasis fakta
• Menyediakan informasi dengan kedalaman dan lebar yang lebih besar
• Lebih mudah untuk diskalakan dan lebih hemat biaya dibandingkan teknik manual
• Mengaktifkan pemantauan berkelanjutan terhadap kinerja proses dan ROI

Teknologi process mining dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori: process mining klasik, process mining desktop (juga disebut task mining), dan process mining hybrida.

Klasifikasi alat ini didorong oleh tipe data proses yang dikumpulkan, wawasan yang diperoleh dari data yang dikumpulkan, dan use case terkait yang didukung oleh wawasan tersebut.

Process mining klasik

Solusi ini menangkap informasi terkait proses dari log event yang dihasilkan oleh sistem perusahaan seperti enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), dan supply chain management (SCM). Detail yang ditangkap digunakan untuk merekonstruksi proses as-is dan membantu memvisualisasikan alur proses, pengulangan langkah, dan variasi pada level makro. Solusi ini juga membantu memantau metrik kinerja proses dan indikator kinerja utama (KPI) secara berkelanjutan dan mengidentifikasi peluang perbaikan proses.

Process mining desktop/task mining

Solusi ini menangkap informasi terkait proses dari interaksi pengguna akhir dengan aplikasi tempat kerja. Ini mencakup keystrokes, klik mouse, ID objek aplikasi, informasi layar, dan aktivitas sistem tingkat lainnya. Data granular ini memberikan wawasan tentang tugas dan aktivitas yang terlibat dalam eksekusi proses pada level mikro. Wawasan dari process mining desktop membantu mengidentifikasi peluang otomatisasi tingkat tugas, menghasilkan dokumentasi proses, dan memantau proses serta produktivitas karyawan.

Process mining hybrida

Permintaan akan pandangan yang terpadu dan holistik terhadap proses as-is memicu kebutuhan akan solusi process mining hybrida yang memanfaatkan log event dan antarmuka pengguna (UI) untuk memberikan yang terbaik dari kedua dunia. Meskipun solusi seperti ini masih dalam tahap awal maturitas, diharapkan akan berkembang dengan cepat.

Aplikasi process mining

Process mining memainkan peran kritis di semua tahap siklus hidup transformasi digital perusahaan untuk mempercepat realisasi waktu-nilai, ROI, dan skalabilitas. Process mining dapat membantu memberikan manfaat berikut:

• Discover: mengungkap atau memvalidasi alur proses yang ada beserta penyimpangan, pengecualian, variansi, dan informasi langkah penting (seperti waktu, biaya, volume, dan frekuensi). Mereka juga dapat digunakan untuk membuat atau memperbarui dokumentasi proses, yang dapat dimanfaatkan untuk use case seperti pelatihan karyawan baru dan penyerahan proses dalam skenario outsourcing.

• Optimize: membandingkan proses as-is dengan prosedur operasi standar (SOP) yang ditentukan untuk pemeriksaan kesesuaian dan menganalisis penyimpangan dalam hal jalur, waktu, dan biaya. Ini membantu menyederhanakan dan meredesain proses dengan mengidentifikasi pengecualian, titik buta, dan kerentanan proses serta dengan merasionalisasi jumlah varian yang teridentifikasi. Process mining juga membantu menghasilkan wawasan tentang kolaborasi karyawan, yang dapat digunakan untuk alokasi sumber daya yang lebih baik dan delegasi pekerjaan.

• Automate: menangkap informasi proses yang luas seperti volume, biaya, waktu, dan frekuensi jalur dan langkah proses. Informasi ini dianalisis oleh alat process mining menggunakan kerangka kerja yang sesuai untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi dan menghilangkan ketergantungan pada dugaan dan pendapat.

• Evaluate: mensimulasikan berbagai skenario optimalisasi proses dan otomatisasi untuk memprediksi ROI dan membuat atau memvalidasi bisnis case. Pendekatan simulasi analisis umum melibatkan konfigurasi skenario what-if dengan menentukan atribut tertentu, menggunakan filter proses untuk membandingkan langkah, dan memeriksa dampak pada KPI yang relevan seperti waktu throughput dan rework. Simulasi ini meminimalkan risiko implementasi proyek perbaikan tanpa pengetahuan bagaimana mereka akan mempengaruhi operasi real-time.

• Execute: mengurangi kesenjangan eksekusi dengan secara otomatis memicu tindakan berdasarkan wawasan yang dihasilkan. Membantu bertindak berdasarkan wawasan yang dihasilkan menjadi bagian yang sangat penting dari process mining, yang juga mendorong integrasinya dengan berbagai solusi komplementer seperti otomatisasi proses robotic (RPA), otomatisasi alur kerja, dan manajemen kasus. Akibatnya, berbagai tindakan dapat dimicu tergantung pada use case, termasuk:
  • Peringatan dan notifikasi tentang peristiwa yang memerlukan perhatian (misalnya, pelanggaran KPI, pelanggaran perjanjian tingkat layanan, dll.) melalui email dan tampilan dashboard
  • Memberikan tugas kepada pengguna yang relevan atau membuat tiket
  • Memicu bot RPA dan otomatisasi untuk melakukan tugas tertentu (misalnya, tugas tingkat kerusakan tinggi saat pengguna tidak bertindak dalam durasi yang ditentukan)

• Monitor: memungkinkan organisasi untuk memantau kinerja proses secara berkelanjutan dan membuat peta jalan untuk optimalisasi proses dan otomatisasi berkelanjutan. Memantau proses dalam waktu dekat real-time membantu perusahaan mendeteksi bottleneck dan memprediksi tantangan dalam memenuhi perjanjian tingkat layanan (SLA) yang kritis atau pelanggaran KPI yang potensial, dan merencanakan perbaikan.

Memahami perjalanan process mining

Pengadopsi process mining dapat didorong oleh kebutuhan ad hoc untuk menganalisis beberapa proses atau sebagai bagian dari strategi organisasi untuk transformasi operasi. Dalam kedua kasus, perusahaan dapat membagi perjalanan process mining mereka menjadi lima langkah yang berbeda ini untuk kesuksesan dan realisasi nilai yang lebih besar:

• Pahami kondisi saat ini: perusahaan perlu memahami kondisi saat ini dari kemampuan dan hasil process mining mereka serta hasil yang dapat dicapai

• Buat bisnis case untuk hasil yang diinginkan: sebagai langkah selanjutnya, perusahaan harus mengidentifikasi proses yang cocok untuk implementasi process mining, membuat bisnis case untuk hasil yang diinginkan, dan menyempurnakan kondisi target jika bisnis case tidak layak

• Tentukan kondisi target kemampuan: setelah menentukan hasil yang dapat dicapai, perusahaan harus memetakan persyaratan kemampuan yang sesuai untuk mencapai mereka. Everest Group mengevaluasi kemampuan process mining di lebih dari 25 elemen kunci perjalanan process mining perusahaan dan empat level maturitas. Organisasi dapat melalui beberapa sprint dengan durasi yang bervariasi untuk bergerak dari satu kondisi ke kondisi lain. Mereka dapat berada pada level maturitas yang berbeda di seluruh elemen kemampuan mereka

• Identifikasi semua determinan dan peta jalur: dengan kondisi saat ini dan target yang sama, perjalanan process mining untuk perusahaan berbeda dapat mengambil rute yang berbeda tergantung pada faktor lingkungan seperti struktur organisasi, sentralitas manusia/proses, pemangku kepentingan yang memulai, risiko apetitis, sensitivitas terhadap perubahan, dan kemahiran teknologi

• Eksekusi terhadap jalur yang dipetakan: setelah memetakan jalur eksekusi terbaik, perusahaan dapat memanfaatkan berbagai kerangka kerja dan alat terbaik untuk eksekusi yang sukses

Pasar process mining terus tumbuh dengan cepat, didorong oleh kesadaran dan maturitas yang meningkat dari solusi process mining. Perusahaan di seluruh geografi dan industri telah mulai menyadari perannya dalam mempercepat perjalanan otomatisasi dan transformasi digital serta memicu pemantauan proses berkelanjutan, yang krusial untuk memastikan kelincahan dan ketahanan bisnis. Selain itu, integrasinya dengan solusi otomatisasi telah memperluas perannya dalam mendorong tindakan berbasis fakta dan berbasis hasil.

Everest Group’s Process Mining Playbook memberdayakan perusahaan di berbagai tahap perjalanan otomatisasi dan transformasi proses mereka dengan wawasan, metodologi, dan saran praktis untuk mencapai hasil kelas terbaik dari process mining.

Dapatkan salinan gratis Everest Group Process Mining Playbook.