Proses Mining:Kunci Realisasi Nilai Berkelanjutan dalam Perjalanan Otomatisasi Anda

Ekspektasi pelanggan yang berkembang, persaingan yang semakin ketat, dinamika pasar yang berubah, dan perluasan cakupan dan keketatan peraturan telah mengharuskan perusahaan untuk membangun model bisnis yang ramping, tangguh, dan gesit. COVID-19 semakin mengekspos masalah kelangsungan hidup dan risiko kelangsungan bisnis yang ada dalam model bisnis lama. Akibatnya, perusahaan di seluruh industri ingin mempercepat peralihan ke proses bisnis digital, otomatis, dan cerdas.

Sementara banyak perusahaan telah berhasil merintis inisiatif untuk kasus penggunaan dengan kompleksitas rendah, mereka terus berjuang dengan penskalaan proyek-proyek ini ke program-program perusahaan-lebar. Akibatnya, nilai yang direalisasikan dari inisiatif ini tetap jauh lebih rendah daripada potensi keseluruhannya.

Sementara perusahaan menghadapi beberapa tantangan dalam perjalanan otomatisasi dan transformasi digital mereka, mengidentifikasi dan mempertahankan jalur optimalisasi proses yang sehat dan peluang otomatisasi tetap menjadi hambatan utama untuk skala dan realisasi nilai. Tanpa saluran yang sehat, organisasi hanya memiliki tujuan besar dan urgensi untuk berubah tetapi tidak ada peta jalan yang jelas untuk sukses.

Tantangan dalam menciptakan saluran otomatisasi yang sehat

Pipa otomatisasi yang sehat lebih dari sekadar memiliki banyak kasus penggunaan dan peluang, dan terdiri dari empat persyaratan utama:

1. Pendekatan berbasis fakta untuk menemukan proses apa adanya pada skala di tingkat makro (yaitu, alur kerja organisasi yang lebih luas) dan mikro (yaitu, tugas atau aktivitas pengguna akhir)

2. Kemampuan untuk mengidentifikasi optimalisasi proses dan potensi otomatisasi secara terintegrasi

3. Pandangan holistik dari ROI (yaitu, melampaui penghematan biaya) sambil memprioritaskan pengoptimalan proses dan peluang otomatisasi

4. Kemampuan untuk terus memantau dampak aktual dan ROI dari inisiatif dan otomatisasi yang diterapkan. Ini memungkinkan mekanisme umpan balik berkelanjutan yang membantu memvalidasi dan menyempurnakan jalur transformasi dan peta jalan dengan cara yang gesit

Kami menemukan bahwa organisasi tidak dapat membuat jalur transformasi yang sehat karena sangat bergantung pada teknik manual berbasis wawancara. Pendekatan yang umum digunakan ini terkendala dengan berbagai keterbatasan dan tantangan seperti sangat memakan waktu dan sumber daya, subjektif, berbasis persepsi, berpotensi bias, tidak dapat menangkap semua varian proses, dan penolakan dari pemangku kepentingan dalam memberikan rincian yang diperlukan.

Perlu untuk penambangan proses

Penambangan proses membantu mengatasi keterbatasan teknik manual dan tantangan dalam membangun saluran pipa yang sehat karena:

• Mengikuti pendekatan berbasis fakta

• Memberikan informasi yang lebih dalam dan luas

• Lebih mudah untuk diskalakan dan lebih hemat biaya daripada teknik manual

• Memungkinkan pemantauan terus menerus terhadap kinerja proses dan ROI

Teknologi penambangan proses dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kategori:penambangan proses klasik, penambangan proses desktop (juga disebut penambangan tugas), dan penambangan proses hibrid.

Klasifikasi alat ini didorong oleh jenis data proses yang dikumpulkan, wawasan yang diperoleh dari data yang dikumpulkan, dan kasus penggunaan terkait yang didukung oleh wawasan.

Penambangan proses klasik

Solusi ini menangkap informasi terkait proses dari log peristiwa yang dihasilkan oleh sistem perusahaan seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan manajemen rantai pasokan (SCM). Detail yang ditangkap digunakan untuk merekonstruksi proses apa adanya dan membantu memvisualisasikan aliran proses, pengulangan langkah, dan variasi pada tingkat makro. Solusi ini selanjutnya membantu memantau metrik kinerja proses dan indikator kinerja utama (KPI) secara berkelanjutan dan mengidentifikasi peluang peningkatan proses.

Penambangan proses desktop/penambangan tugas

Solusi ini menangkap informasi terkait proses dari interaksi pengguna akhir dengan aplikasi tempat kerja. Ini termasuk penekanan tombol, klik mouse, ID objek aplikasi, informasi layar, dan aktivitas tingkat sistem potensial lainnya. Data granular ini memberikan wawasan tentang tugas dan aktivitas yang terlibat dalam menjalankan proses di tingkat mikro. Wawasan dari penambangan proses desktop membantu mengidentifikasi peluang otomatisasi tingkat tugas, menghasilkan dokumentasi proses, serta memantau proses dan produktivitas karyawan.

Penambangan proses hibrida

Permintaan akan pandangan terpadu dan holistik dari proses apa adanya memicu kebutuhan akan solusi penambangan proses hibrida yang memanfaatkan log antarmuka pengguna (UI) dan peristiwa untuk memberikan yang terbaik dari kedua dunia. Sementara solusi tersebut masih dalam tahap awal kedewasaan, mereka diharapkan berkembang pesat.

Aplikasi penambangan proses

Penambangan proses memainkan peran penting di semua tahap siklus hidup transformasi digital perusahaan untuk mempercepat realisasi waktu-ke-nilai, ROI, dan skala. Penambangan proses dapat membantu memberikan manfaat berikut:

• Temukan: mengungkap atau memvalidasi aliran proses yang ada bersama dengan penyimpangan terkait, pengecualian, varians, dan informasi langkah penting (seperti waktu, biaya, volume, dan frekuensi). Mereka juga dapat digunakan untuk membuat atau memperbarui dokumentasi proses, yang dapat dimanfaatkan untuk kasus penggunaan seperti melatih karyawan baru dan menyerahkan proses dalam skenario outsourcing.

• Optimalkan: membandingkan proses apa adanya dengan prosedur operasi standar (SOP) yang ditetapkan untuk pemeriksaan kesesuaian dan menganalisis penyimpangan dalam hal jalur, waktu, dan biaya. Ini membantu merampingkan dan merekayasa ulang proses dengan mengidentifikasi pengecualian, titik buta, dan kerentanan proses serta dengan merasionalisasi jumlah varian yang diidentifikasi. Penambangan proses juga membantu memperoleh wawasan tentang kolaborasi karyawan, yang dapat digunakan untuk alokasi sumber daya dan pendelegasian pekerjaan yang lebih baik.

• Otomatiskan: menangkap informasi proses yang luas seperti volume, biaya, waktu, dan frekuensi jalur dan langkah proses. Informasi ini dianalisis oleh alat penambangan proses menggunakan kerangka kerja yang sesuai untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi dan menghilangkan ketergantungan pada firasat dan opini.

• Evaluasi: mensimulasikan berbagai pengoptimalan proses dan skenario otomatisasi untuk memprediksi ROI dan membuat atau memvalidasi kasus bisnis. Pendekatan analisis simulasi umum melibatkan konfigurasi skenario bagaimana-jika dengan mendefinisikan atribut tertentu, menggunakan filter proses untuk membandingkan langkah-langkah, dan memeriksa dampak pada KPI yang relevan seperti waktu throughput dan pengerjaan ulang. Simulasi ini meminimalkan risiko penerapan proyek peningkatan tanpa mengetahui bagaimana dampaknya terhadap operasi waktu nyata.

• Jalankan: mengurangi kesenjangan eksekusi dengan secara otomatis memicu tindakan berdasarkan wawasan yang dihasilkan. Membantu bertindak berdasarkan wawasan yang dihasilkan menjadi bagian penting dari penambangan proses, yang juga mendorong integrasinya dengan berbagai solusi pelengkap seperti otomatisasi proses robot (RPA), otomatisasi alur kerja, dan manajemen kasus. Akibatnya, berbagai tindakan dapat dipicu tergantung pada kasus penggunaan, termasuk:

  • Peringatan dan pemberitahuan tentang peristiwa yang memerlukan perhatian (misalnya, pelanggaran KPI, pelanggaran perjanjian tingkat layanan, dll.) melalui email dan tampilan dasbor

  • Menetapkan tugas ke pengguna yang relevan atau membuat tiket

  • Memicu bot dan otomatisasi RPA untuk melakukan tugas tertentu (mis., tugas dengan tingkat keparahan tinggi saat pengguna gagal bertindak dalam durasi yang ditentukan)

• Memantau: memungkinkan organisasi untuk memantau kinerja proses secara berkelanjutan dan membuat peta jalan untuk pengoptimalan dan otomatisasi proses yang berkelanjutan. Memantau proses hampir secara real-time membantu perusahaan mendeteksi kemacetan dan memprediksi tantangan apa pun dalam memenuhi perjanjian tingkat layanan (SLA) penting atau potensi pelanggaran KPI, dan merencanakan perbaikan.

Memahami proses perjalanan penambangan

Adopsi penambangan proses dapat didorong oleh kebutuhan ad hoc untuk menganalisis beberapa proses atau sebagai bagian dari strategi di seluruh organisasi untuk mengubah operasi. Dalam kedua kasus tersebut, perusahaan dapat merinci perjalanan proses penambangan mereka ke dalam lima langkah berbeda ini untuk kesuksesan dan realisasi nilai yang lebih besar:

• Memahami keadaan saat ini :perusahaan perlu memahami kondisi terkini dari kapabilitas dan hasil penambangan proses mereka serta kemungkinan hasil yang dapat dicapai

• Buat kasus bisnis untuk hasil yang diinginkan :sebagai langkah selanjutnya, perusahaan harus mengidentifikasi proses yang cocok untuk implementasi penambangan proses, membuat kasus bisnis untuk hasil yang diinginkan, dan memperbaiki status hasil target jika kasus bisnis tidak sesuai

• Tentukan status target kemampuan :setelah menentukan hasil yang dapat dicapai, perusahaan harus memetakan persyaratan kemampuan yang sesuai untuk mencapainya. Everest Group mengevaluasi kemampuan penambangan proses di lebih dari 25 elemen utama perjalanan penambangan proses perusahaan dan empat tingkat kematangan. Organisasi dapat menjalani beberapa sprint dengan durasi yang bervariasi untuk berpindah dari satu keadaan ke keadaan lainnya. Mereka dapat berada pada tingkat kedewasaan yang berbeda di seluruh elemen kemampuan mereka

• Identifikasi semua determinan dan petakan jalurnya :mengingat keadaan saat ini dan target yang sama, perjalanan penambangan proses untuk perusahaan yang berbeda dapat mengambil rute yang berbeda tergantung pada faktor lingkungan seperti struktur organisasi, orang/pusat proses, pemangku kepentingan yang memulai, selera risiko, kepekaan terhadap perubahan, dan kecerdasan teknologi

• Eksekusi terhadap jalur yang dipetakan :setelah memetakan jalur eksekusi yang paling sesuai, perusahaan dapat memanfaatkan berbagai kerangka kerja dan alat praktik terbaik untuk eksekusi yang sukses

Pasar penambangan proses terus berkembang pesat, didorong oleh peningkatan kesadaran dan kematangan solusi penambangan proses. Perusahaan di seluruh geografi dan industri telah mulai menyadari peran mereka dalam mempercepat perjalanan otomatisasi dan transformasi digital serta mendorong pemantauan proses berkelanjutan, yang sangat penting untuk memastikan kelincahan dan ketahanan bisnis. Selain itu, integrasinya dengan solusi otomatisasi telah memperluas perannya dalam mendorong tindakan berbasis fakta dan berbasis hasil.

Buku Panduan Penambangan Proses Everest Group memberdayakan perusahaan di berbagai tahap otomatisasi proses dan perjalanan transformasi mereka dengan wawasan, metodologi, dan saran praktis untuk mencapai hasil terbaik di kelasnya dari penambangan proses.

Dapatkan salinan gratis Buku Panduan Penambangan Proses Grup Everest.