Menguasai Hyperautomasi: Strategi Kunci untuk Keberhasilan Proyek

Keberhasilan hyperautomasi memerlukan pemahaman yang menyeluruh, kepemimpinan yang kuat, dan dukungan staf.

Teknologi yang muncul yang disebut hyperautomasi menggabungkan kecerdasan buatan (AI), otomasi proses robotik (RPA), dan ilmu data untuk menyederhanakan operasi dan mengurangi beban staf. Hal ini telah mengganggu infrastruktur perusahaan di berbagai sektor, namun memastikan keberhasilan proyek hyperautomasi memerlukan pemahaman penuh tentang cara kerjanya dan bagaimana hal itu dapat membantu mencapai tujuan bisnis.

"Hyperautomasi dan implementasinya bukan sekadar serangkaian proyek teknis, melainkan sesuatu yang akan mengubah seluruh bisnis," kata Volodymyr Marchuk, arsitek cloud dan solusi di Eleks.

"Kompleksitas ini berarti agar implementasi berhasil, diperlukan perencanaan yang komprehensif dan pemahaman penuh terhadap proses saat ini."

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana organisasi dapat memastikan keberhasilan jangka panjang dari proyek hyperautomasi, sambil mendapatkan dukungan seluruh tenaga kerja.

Menilai tujuan bisnis

Seperti inisiensi transformasi digital lainnya, proyek hyperautomasi tidak boleh dilakukan dengan ringan dan bukan sekadar tugas sekali guna. Tujuan bisnis yang ditetapkan dari atas ke bawah perlu ditangani terlebih dahulu untuk mendapatkan nilai yang sebenarnya.

"Untuk memberikan keberhasilan dari inisiensi hyperautomasi, pemimpin harus terlebih dahulu menilai tujuan bisnis mereka," kata Luis Huerta, vice-presiden dan kepala praktik otomasi cerdas, Eropa di Firstsource.

"Alih-alih menerapkan teknologi 'untuk itu saja', pemimpin perlu melihat hasil yang diinginkan dan kemudian mengevaluasi apakah dan bagaimana hyperautomasi dapat membantu mencapai hasil tersebut.

"Setelah hyperautomasi dianggap pendekatan yang tepat, pemimpin harus memastikan kerangka kerja yang sesuai tersedia untuk menjamin keberhasilan.

"Salah satu caranya adalah mendirikan Center of Excellence (CoE) – entitas internal yang menyediakan praktik terbaik untuk implementasi dan melacak hasil bisnis. Tim CoE dapat melatih dan meningkatkan keterampilan karyawan untuk bekerja bersama teknologi. Ini juga akan mendorong kesadaran teknis di seluruh organisasi, memungkinkan unit bisnis untuk mengotomatisasi proses sesuai praktik terbaik. Singkatnya, dengan CoE, hyperautomasi dapat diterapkan secara holistik dan konsisten di seluruh perusahaan."

Memeriksa kompatibilitas

Sambil mempertimbangkan tujuan bisnis, tim teknis perlu meneliti secara menyeluruh infrastruktur yang sudah dimiliki, untuk memastikan hyperautomasi benar-benar kompatibel.

"Banyak perusahaan yang kami bicara memiliki sistem lama yang menyebabkan masalah dalam implementasi hyperautomasi," jelas Marchuk.

"Sebagian besar bank yang kami tangani memiliki sejumlah besar aplikasi dan sistem yang berbeda, seperti sistem perbankan inti, akuntansi, CRM, scoring dan deteksi penipuan, pelaporan. Beberapa di antaranya dikembangkan secara khusus, yang lain adalah sistem lama.

"Untuk lanskap teknologi seperti itu, proyek integrasi bisa menjadi tantangan nyata yang memerlukan investasi yang signifikan, perencanaan, komunikasi dan interaksi antara banyak departemen."

Memahami data Anda

Aspek kunci lain yang perlu dipertimbangkan saat mencari keberhasilan dari proyek hyperautomasi adalah data yang tersedia pada perusahaan, jumlahnya pasti akan tumbuh secara eksponensial seiring waktu. Seiring data ini terus dihasilkan, organisasi harus mendapatkan pemahaman penuh terhadap semua aset yang relevan, sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

"Pandemi telah menempatkan bisnis di bawah banyak stres dan bagi beberapa, hyperautomasi, meskipun masih konsep yang relatif baru, muncul sebagai kunci emas untuk menyelesaikan masalah alur kerja dan bisnis," kata Paul Maguire, senior vice-presiden EMEA dan APAC di Appian.

"Jika dipahami dan digunakan dengan benar – sambil didukung oleh kumpulan data yang paling relevan – hyperautomasi dapat memberikan keuntungan signifikan, seperti mengatasi kekurangan profesional IT yang terampil, memungkinkan penerapan aplikasi yang cepat, dan membangun ketahanan sistem bisnis Anda untuk menghadapi krisis di masa depan."

Bexley Health Neighbourhood Care GP Federation: contoh dalam bidang kesehatan

Contoh yang muncul dalam pikiran Maguire adalah penggunaan teknologi hyperautomasi oleh Bexley Health Neighbourhood Care GP Federation: "Penyedia layanan kesehatan menciptakan pelacak tenaga kerja komando dan kontrol untuk menjaga keamanan staf dan pasien saat perawatan Covid-19 dilakukan.

"Aplikasi ini dirancang dan diterapkan dalam waktu seminggu menggunakan platform Appian Low-Code Automation, sehingga segera digunakan untuk melayani lebih banyak pasien dan melindungi pekerja garis depan daripada jika menggunakan metode yang lebih lambat dan kurang cepat tanggap."

Integrasi berkelanjutan

Menurut Paul Gampe, CTO Console Connect by PCCW Global, faktor kunci dalam adopsi yang meningkat hyperautomasi adalah penggunaan pipeline continuous integration/continuous development (CI/CD), serangkaian langkah yang harus dilakukan untuk memberikan versi baru perangkat lunak. Karena perubahan konstan yang dimiliki data yang mendorong hyperautomasi, sangat penting untuk terus memantau proses dan menyesuaikan modelnya.

"Salah satu tren besar dalam hyperautomasi saat ini adalah melihat integrasi berkelanjutan otomasi di seluruh operasi organisasi, yang dapat mencakup hal-hal seperti siklus pengembangan berkelanjutan, dan mendirikan pipeline CI/CD," jelas Gampe.

"Salah satu pelajaran kunci saya dengan otomasi adalah Anda terus-menerus perlu menguji proses otomatis ini karena mereka sangat kompleks dan hal-hal selalu berubah.

"Jika Anda tidak terus-menerus menguji proses otomatis Anda, maka Anda tidak memiliki jaminan bahwa mereka akan selalu berfungsi. Misalnya, kami memiliki kerangka kerja yang secara acak dan otomatis menguji berbagai kemampuan di seluruh platform Console Connect setiap 24 jam."

Mempertimbangkan budaya perusahaan

Terakhir, tidak ada proyek hyperautomasi yang akan benar-benar berhasil jika seluruh tenaga kerja tidak mendukungnya. Ini memerlukan penjelasan yang jelas dari pemimpin perusahaan tentang apa yang akan diartikan dengan memulai inisiensi seperti ini, tujuan yang dimaksud, dan apa yang dibutuhkan dari staf untuk membantu organisasi mencapai tujuan tersebut.

"Budaya perusahaan adalah kunci untuk membantu organisasi secara efisien menerima hyperautomasi," kata Huerta. "Memperkenalkan teknologi baru dapat menciptakan resistensi di dalam organisasi; kekhawatiran tentang keamanan pekerjaan adalah hal yang tidak dapat dihindari.

"Penting untuk mengatasi ketakutan seperti ini dan mengatasi kesalahpahaman yang mendasarinya. Saat menerima hyperautomasi, perusahaan perlu mendidik karyawan tentang manfaat otomasi, membangun mentalitas otomasi di seluruh organisasi.

"Pada akhirnya, tenaga kerja yang terlibat, bersama dengan dukungan eksekutif, adalah kunci untuk memungkinkan program hyperautomasi berhasil dan menskalakan. Oleh karena itu, sangat penting bagi pengambil keuntungan untuk mengomunikasikan manfaat teknologi ini baik kepada karyawan maupun kepemimpinan senior."

Kehkhawatiran staf yang mungkin

Mengingat studi Oktober 2020 oleh World Economic Forum yang memprediksi mesin akan menangani setengah dari semua tugas kerja secara global pada tahun 2025, tidak heran jika kekhawatiran di kalangan staf terkait nilai dan keterampilan mereka dapat timbul saat proyek hyperautomasi dibahas. Namun penting bagi pemimpin untuk membuatnya jelas kepada karyawan bahwa kontribusi mereka akan penting untuk mendapatkan yang terbaik dari kemampuan yang akan datang. Akhirnya, model hyperautomasi tidak dapat bekerja dengan sempurna tanpa masukan dan pemantauan dari rekan manusia.

"Ancaman potensial terhadap staf dan pekerjaan mereka dapat menyebabkan resistensi bahkan oposisi. Solusinya adalah pendidikan dan ketersediaan informasi," tambah Marchuk.

"Meskipun ada bias yang luas, tujuan hyperautomasi bukan untuk menggantikan manusia sebagai karyawan. Ini untuk meringankan beban tugas-tugas yang lebih membosankan dan sederhana sehingga staf manusia dapat dialokasikan untuk penggunaan yang lebih kreatif dan strategis."