Bagaimana Otomatisasi Proses Robotik Mengubah Sektor Properti

RPA memiliki peran penting dalam transformasi sektor tradisional, seperti properti.

Otomatisasi proses robotik, atau RPA, memiliki peran signifikan dalam transformasi industri properti. Teknologi ini akan memungkinkan perusahaan properti untuk mengotomatisasi tugas manual yang memakan waktu dan memungkinkan profesional properti untuk menghabiskan lebih banyak waktu pada tugas yang menambah nilai bagi bisnis.

Artikel ini akan menjelaskan mengapa industri properti harus mengadopsi RPA, manfaatnya, tantangannya, dampak bagi perusahaan yang tidak mengadopsi robotika, dan dua studi kasus untuk mempertegas poin tersebut.

Industri properti: ketidakefisienan dalam proses back-office

Saat ini, organisasi properti — seperti banyak di industri tradisional — menghadapi tantangan ketika datangnya pada penguatan efisiensi dalam proses back-office. Beberapa aktivitas, seperti manajemen dokumen, pemrosesan faktur, dan ekstraksi data dari dokumen ini, membutuhkan banyak waktu dan fokus.

Tugas-tugas ini, tentu saja, sangat penting, tetapi mereka mengonsumsi sejumlah besar waktu dan tenaga kerja untuk menyelesaikannya.

Menurut Ranjit PV, Vice President, Technology di Retransform, akhir-akhir ini perusahaan properti sekarang "secara konsisten mencari cara untuk meningkatkan ketidakefisienan ini, sambil pada saat yang sama mengurangi biaya dan juga meningkatkan waktu putar untuk aktivitas-aktivitas ini."

Salah satu cara terbaik untuk mencapai ini adalah melalui adopsi RPA atau robotika.

RPA memungkinkan organisasi "untuk dengan mudah mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan dan berulang yang mengonsumsi sejumlah besar waktu dan modal manusia," tambah PV.

Internal, outsourcing atau pekerja digital 24/7

Secara historis, industri tradisional harus membuat keputusan apakah akan me-outsource solusi teknologi seperti RPA kepada penyedia layanan atau menerapkannya secara internal.

Namun, sekarang menurut PV, ada opsi ketiga.

"Perusahaan properti yang ingin mengadopsi RPA memiliki opsi alternatif — asisten virtual atau karyawan virtual yang melakukan aktivitas ini dalam penerapan solusi teknologi baru," katanya.

Manfaat RPA

Ada banyak manfaat dari mengadopsi RPA di industri properti.

Mengadopsi teknologi ini akan meningkatkan efisiensi banyak tugas, karena mereka akan dilakukan lebih cepat dalam lingkungan digital.

Otomatisasi tugas berulang ini dan waktu putar yang ditingkatkan pada tugas, karena bot bekerja 24/7, akan mengarah pada penghematan biaya.

Akurasi pada tugas seperti entri data juga akan meningkat secara signifikan, karena setelah bot diprogram, tidak ada gangguan atau kegagalan.

Manfaat akhir dan mungkin yang paling penting, adalah waktu yang dihemat untuk karyawan dengan mengotomatisasi tugas manual. Karyawan dapat dipindahkan ke area lain di mana sentuhan manusia diperlukan, area yang lebih inovatif, atau aktivitas yang menghasilkan pendapatan.

"Pengadopsi RPA membebaskan penilaian sumber daya manusia. Dan dari sudut pandang kepatuhan, setelah Anda menentukan batas-batas, bot akan bekerja dalam batas-batas tersebut dan memastikan bisnis Anda mematuhi peraturan," tambah PV.

Studi kasus

Memonstrasikan manfaat RPA di sektor properti, khususnya, PV menyediakan dua studi kasus.

1. Properti logistik

Klien adalah pemimpin global dalam properti logistik dengan fokus pada pasar yang tumbuh tinggi dan berambang tinggi. Sebuah real estate investment trust (REIT) yang terbuka publik, klien menawarkan pelanggan dan investor platform ruang distribusi paling modern dan geografis yang beragam di dunia. Klien dikenal karena pelayanan pelanggan yang tak tertandingi dan komitmen terhadap pembangunan berkelanjutan.

Use case

Klien menggunakan Salesforce untuk mengelola peluang bisnis mereka dan Yardi Voyager untuk mengelola sewa mereka. Peluang (sewa baru dan perpanjangan sewa) pertama kali dimasukkan dalam Salesforce, dan setelah ditutup, sewanya kemudian dimasukkan secara manual ke Yardi Voyager. Proses ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Terlebih lagi, memasukkan satu sewa ke Yardi Voyager memakan waktu 50 menit untuk diselesaikan.

Untuk mengatasi tantangan ini, klien mencari solusi yang memenuhi kriteria berikut:

• Mengotomatisasi pembuatan sewa di Yardi Voyager dengan menangkap peluang bisnis yang ditutup dari Salesforce.
• Melacak kesalahan selama proses dengan tangkapan layar dan pemberitahuan.
• Pemberitahuan pada pembuatan sewa yang berhasil di Yardi Voyager.
• Mempertahangan jejak audit untuk proses ujung ke ujung

Solusi yang disediakan

Dengan pengalaman luas Retransform di domain Properti dan keahlian dalam RPA, tim membantu mengembangkan solusi yang viable untuk mengotomatisasi proses manual memasukkan sewa ke Yardi Voyager menggunakan informasi yang sudah tersedia di Salesforce.

Untuk memenuhi kebutuhan klien, Retransform merancang dan mengembangkan solusi RPA yang komprehensif yang mencakup BOT mengambil peluang bisnis yang ditutup dari Salesforce dan membuat / mengubah sewa-sewa ini di dalam Yardi Voyager.

Manfaat

Waktu pemrosesan manual untuk membuat sewa ke Yardi Voyager lebih dari 50 menit per sewa. BOT dapat menyelesaikan yang sama dalam waktu kurang dari 10 menit. Hal ini menghasilkan penghematan waktu yang signifikan, akurasi data yang dimasukkan dan penghematan sumber daya bagi klien.

2. Properti komersial

Klien adalah pemimpin industri dan salah satu organisasi properti dan keuangan komersial terbesar. Dengan lebih dari lima dekade pengalaman, mereka mengkhususkan diri dalam menciptakan, mengembangkan, dan mendukung perusahaan anggota yang menyediakan layanan terkait properti komersial dan dana investasi alternatif, termasuk persekongsian terbatas, dana institusional, dan REIT yang tidak terdaftar dan terdaftar.

Use case

Klien sedang memigrasikan sistem ERP mereka dari JD Edwards ke Yardi. Volume data (~ 500 GB) yang akan dimigrasikan sangat besar. Setelah migrasi, ada kebutuhan untuk memvalidasi akurasi data yang dimigrasikan. Ini melibatkan membandingkan data sistem sumber (JDE) dengan sistem tujuan (Yardi). Latihan validasi ini, jika dilakukan secara manual, akan memakan waktu satu tim beberapa bulan untuk menyelesaikan tugas.

Klien membutuhkan solusi otomatis untuk memvalidasi akurasi data untuk entitas berikut:

• Properti
• Sewa
• Unit
• Saldo GL: Subsidiari & Sub ledger segmen
• Saldo GL: Gabungkan Anggaran
• GL: Berdasarkan segmen
• GL Berdasarkan Buku
• GL: Tingkat Perusahaan
• Rekaman Penjualan

Solusi yang disediakan

Untuk memenuhi kebutuhan klien, Retransform merancang dan mengembangkan solusi RPA yang mencakup pengembangan banyak BOT yang akan berjalan 24/7. BOT-BOT ini akan membandingkan data JDE dengan Yardi untuk akurasi. Templat laporan JDE dipetakan dan ditetapkan sebelumnya dengan pengidentifikasi unik Yardi.

BOT mengekstrak data dari laporan JDE, mencari catatan yang sesuai di Yardi, dan membandingkan setiap titik data. Pada akhir proses, BOT menghasilkan laporan rekonsiliasi yang menyoroti semua ketidaksesuaian yang ditemukan dengan titik data selama proses validasi.

Manfaat

Waktu pemrosesan manual untuk memvalidasi data bisa memakan waktu lebih dari 2 bulan. BOT dapat menyelesaikan yang sama dalam dua minggu, memberikan penghematan waktu dan sumber daya yang signifikan bagi klien. Selain itu, BOT dengan cepat menyoroti semua ketidaksesuaian, yang kemudian dikoreksi secara manual sebelum aplikasi beroperasi secara LIVE.

Tantangan

Meskipun manfaat yang jelas, seperti yang ditunjukkan di atas, ada sejumlah tantangan dalam mengadopsi teknologi yang relatif baru seperti RPA ke dalam industri tradisional.

Ada adopter lambat ketika datangnya pada teknologi yang muncul, karena di sektor seperti properti, fokus adalah pada membeli, menjual dan menyewakan ruang — ada sedikit fokus pada sisi teknis dari perspektif papan atasan dan di seluruh organisasi, kecuali Anda berada di tim IT.

Istilah robotic process, automation menakutkan orang yang bekerja di sektor properti, dan ada beberapa penghalang besar lainnya dalam mengadopsi teknologi baru ini.

"Salah satunya adalah manajemen perubahan," kata PV. "Organisasi perlu memiliki seorang juara yang dapat mendorong perubahan mengadopsi sesuatu seperti RPA di seluruh organisasi.

"Tantangan lain berfokus pada mengidentifikasi proses yang tepat untuk diaktifkan, karena ada aturan tertentu yang perlu Anda ikuti saat Anda mengimplementasikan RPA."

Untuk mengatasi tantangan ini, PV menyarankan mengimplementasikan RPA secara modular.

"Mulai kecil dan otomatkan buah rendah. Setelah siswa bisnis memahami manfaat dari kemenangan cepat ini dan melihat perbaikan bertahap, adopsi yang lebih luas dari teknologi akan lebih mulus dan mengalami kurang resistensi," katanya.

Tidak diragukan lagi meskipun ada tantangan, RPA semakin mendapatkan momentum dan semakin mendapatkan posisi yang kuat di sektor properti, terutama karena ide-nya adalah untuk menangani peningkatan proses, dan pengguna bisnis dapat menghubungkannya dengan ini.

RPA — keunggulan kompetitif di industri properti

Perusahaan properti yang tidak mengadopsi RPA dan teknologi serupa akan kesulitan bersaing dengan perusahaan lain yang mengadopsi teknologi tersebut. Dengan menerapkan RPA, pemikir maju akan lebih efisien daripada pesaing mereka.

"RPA terutama adalah teknologi yang sangat rendah risiko dan non-invasif. Organisasi tidak perlu membuat perubahan besar pada sistem mereka, dan ini meningkatkan efisiensi perusahaan, kualitas kerja, waktu putar, kepuasan pelanggan dan banyak lagi. Ada banyak yang dapat diperoleh dengan menerapkan RPA, tetapi risiko minimal."