Strategi Terpercaya untuk Mengatasi Tantangan RPA
Kunci adalah bekerja dengan tim kepemimpinan untuk menjelaskan manfaat nyata yang dapat mereka capai dan dalam waktu berapa lama.
Banyak organisasi sudah mengetahui manfaat otomasi proses robotik (RPA), tetapi merasa sulit untuk memulai ketika datang ke proyek mereka sendiri. Siapa yang harus terlibat? Apakah harus didorong oleh bisnis atau TI? Apakah kita harus tahu apa yang ingin kita otomatisasi sebelum mencari bantuan, atau mulai dengan lembar kertas kosong?
Otomasi berarti hal yang berbeda untuk organisasi yang berbeda, dan tidak ada tempat atau waktu yang ditetapkan untuk memulai.
Aspek terpenting yang harus dipertimbangkan dalam perjalanan menuju implementasi RPA yang berhasil adalah elemen manusia dan memahami bagaimana pemakaian teknologi akan mempengaruhi orang dalam organisasi.
Mengenali Ketahanan
Kami sering melihat diri kami mengimplementasikan teknologi digital modern di lingkungan legacy yang sudah ada, dan itu berarti mengajarkan keterampilan baru kepada tim yang sudah ada.
Beberapa tim akan lebih tahan terhadap perubahan dari yang lain, terutama jika organisasi terbiasa bekerja dalam silo. Namun apa yang kami temukan membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan proyek RPA adalah tingkat dukungan dalam tim yang sudah ada sebelum memulai.
Apa yang diperlukan di sini adalah pemangku kepentingan lintas departemen untuk membantu menekankan manfaat bisnis RPA; pengurangan error dan layanan 24/7 di antara yang teratas. Tentu saja, keamanan cenderung dianggap sebagai isu kunci dalam penerapan robot – ide bahwa bot akan semacamnya di luar kontrol. Namun, tata kelola TI standar hampir selalu cukup untuk memastikan kepatuhan penuh.
Sering penting dalam pengejaran kebahagiaan RPA, bisnis perlu menyadari dan mengkomunikasikan bahwa peran RPA adalah untuk mengotomatisasi tugas, bukan pekerjaan.
Mudah seperti 1,2,3
Untuk mengatasi banyak hambatan ini dan menjawab pertanyaan penting tentang tantangan RPA, kami merekomendasikan program tiga tahap.
Tahap 1 Edukasi
Kami memulai dengan bukti nilai atau konsep, untuk membantu organisasi memahami kekuatan penawaran RPA. Mereka ingin memeriksa bahwa teknologi bekerja, bahwa mereka dapat membangun kasus bisnis selama fase ini, serta rencana pengiriman dengan manfaat dan penghematan yang dapat dicapai.
Kunci adalah bekerja dengan tim kepemimpinan untuk menjelaskan manfaat nyata yang dapat mereka harapkan dan dalam waktu berapa lama. Pesan kemudian perlu disampaikan ke organisasi secara keseluruhan tentang apa itu RPA dan bagaimana ia dapat memberikan manfaat bagi semua orang. Sertakan staf garis depan untuk menjelaskan bagaimana mereka dapat bekerja dengan robotika untuk mengotomatisasi elemen mundur pekerjaan mereka dan kembali fokus pada pelanggan.
Sangat penting juga untuk melibatkan departemen pendukung seperti HR dan keamanan TI untuk memastikan bahwa ada kolaborasi di seluruh organisasi. Ini mendirikan fondasi untuk keberhasilan jangka panjang RPA.
Tahap 2 Evaluasi
Ini adalah tahap yang menarik di mana Anda membuat kasus bisnis tertentu langsung dengan mengotomatisasi sejumlah proses. Meskipun difokuskan pada teknologi, saat fase ini terlihat oleh organisasi, program komunikasi dan manajemen perubahan yang kuat harus dijalankan bersama untuk mempertahankan dan memperbarui orang yang relevan.
Bekerja dengan tim kecil 3-4 orang, wajar untuk diharapkan bahwa Anda dapat merancang, membangun, menguji, dan mengimplementasikan satu proses dalam 40 hari. Penting untuk memetakan proses yang tepat untuk Bukti Nilai, sesuatu yang cukup besar dan kompleks untuk dapat membuktikan return on investment dalam 40 hari, tetapi cukup kecil sehingga dapat dicapai dan tidak perlu menangani tantangan yang datang dengan menskalakan solusi RPA.
Hasil akhir dari tahap 2 adalah proses yang berfungsi dan diotomatisasi serta rencana yang jelas untuk membawa RPA ke depan — dan yang paling penting, tenaga kerja yang telah teredukasi yang telah mempelajari bagaimana RPA bekerja dan apa yang terlibat. Kunci di sini adalah untuk membuktikan manfaat pengiriman, menguji, dan dapat menyerahkan bot kembali ke bisnis jika mandiri adalah tujuan.
Tahap 3 Memfasilitasi
Tahap ketiga dalam mengatasi tantangan RPA adalah membangun rencana bisnis operasional yang menciptakan pipeline otomasi dari proses dan sumber daya yang mungkin terlibat. Pada akhirnya, tujuan ideal organisasi adalah menjadi pusat keunggulan untuk otomasi. Pusat keunggulan adalah struktur organisasi yang dapat disediakan internal atau oleh pihak ketiga, dan harus mencakup dukungan proses bisnis, dukungan teknis perangkat lunak dan/atau dukungan infrastruktur untuk semua aktivitas otomasi. Anggap ini sebagai RPA-as-a-service.
Poin tambah yang perlu disebut di sini adalah bahwa sejak awal perjalanan Anda menuju otomasi, Anda perlu memikirkan bagaimana struktur ini akan terlihat setelah proyek. Apakah lebih baik untuk menjalankan pusat keunggulan Anda internal atau dalam gabungan dengan pihak ketiga? Ini adalah pertimbangan sumber daya besar yang mungkin berubah selama tahap Bukti Nilai tetapi harus selalu diingat.
Jika Anda mengikuti tiga langkah ini untuk mengatasi tantangan RPA, Anda tidak akan salah. Namun mengingat pentingnya faktor manusia, tiga prinsip RPA ini harus berkedaulatan atas segalanya.
- Tempatkan orang di pusat otomasi;
- Hilangkan hal-hal mundur untuk memberi ruang pada yang kreatif;
- Ajar keterampilan baru untuk memanfaatkan teknologi baru.
Ditulis oleh Ciara MacCooey, COO, human+
