Membongkar lima mitos tentang otomatisasi proses
Mitos otomatisasi bisnis, apakah keinginan Anda adalah perintah robot Anda?
Tidak ada CIO yang ingin melihat perangkat lunak menjadi perangkat rak — waktu dan uang yang terbuang sia-sia. Merencanakan implementasi teknologi baru bukanlah tugas kecil, dan menyaksikan semuanya sia-sia itu menyakitkan. Memilih alat yang fleksibel dan mudah digunakan memang menantang tetapi bukan tidak mungkin. Saat menimbang pilihan, mitos atau pandangan sepihak dapat menggagalkan proses pengambilan keputusan dan menyebabkan hilangnya peluang. Meneliti secara menyeluruh alat teknologi yang berharga seperti otomatisasi proses bisnis sangat penting untuk strategi digital yang diperhitungkan. Luangkan waktu beberapa menit untuk membaca dan melengkapi beberapa kesan palsu umum seputar otomatisasi.
Otomasi proses bisnis itu mahal
Solusi perangkat lunak bisa mahal, hampir menghabiskan seluruh anggaran TI dalam satu gerakan dan menjalankan tab untuk biaya pemeliharaan dan layanan di kemudian hari. Seringkali perubahan produktivitas tidak cukup dekat untuk mengkompensasi modal yang hilang, meninggalkan manajemen dengan pengembalian investasi yang mengecewakan.
Untungnya, tidak semua sistem memiliki label harga yang mahal. Aplikasi berbasis cloud telah mengganggu skala penetapan harga dengan tarif yang sangat rendah, bahkan organisasi nirlaba kecil pun dapat mengotomatiskan alur kerja tanpa melanggar anggaran. Model Saas dan penyimpanan cloud memungkinkan tarif bulanan yang rendah dan fleksibel serta hanya sedikit biaya awal untuk satu kali.
Otomasi proses bisnis cloud berarti data Anda rentan
Penyimpanan data di tempat mungkin menawarkan ketenangan pikiran, tetapi akses data terbatas saat manajer berada di luar kantor. Ketika penyimpanan cloud diperkenalkan, gagasan untuk membuang ruang penyimpanan lokal, baik di komputer pribadi atau di ruang server yang besar, menarik, tetapi para skeptis menghindarinya karena masalah keamanan.
Selama dekade terakhir, komputasi awan menjadi semakin nyaman dan andal. Data disimpan melalui nama tepercaya seperti Google Engine dan Amazon Web Services, yang menampung server di lokasi yang sangat aman di seluruh dunia dan mengikuti praktik enkripsi dan pengelolaan yang rumit.
Penyedia melakukan bagian mereka, tetapi pengguna yang menggunakan layanan berbasis cloud bertanggung jawab untuk menjaga risiko dan kontrol internal tetap terkendali. Gartner memperkirakan hingga 2022 95% kegagalan keamanan cloud akan menjadi kesalahan pengguna dan mendorong pergeseran pertanyaan dari "Apakah cloud aman?" ke “Apakah saya menggunakan cloud dengan aman?”
Otomasi proses bisnis itu rumit
Meskipun tujuan utama dari otomatisasi proses bisnis adalah untuk memperlancar prosedur operasional, beberapa alat bisa sangat rumit, membutuhkan pengkodean dan pemrograman yang ahli. Pengujian ekstensif dan pelatihan karyawan yang lama sering kali menunda pelaksanaan yang efektif.
Di sisi lain, aplikasi otomatisasi proses bisnis tanpa kode sangat sederhana. Siapa pun yang memiliki wawasan alur kerja dapat menarik dan melepas untuk mengkustomisasi formulir, menentukan alur kerja, dan mengatur izin. Dalam waktu kurang dari 15 menit, voilà—alur kerja dimulai dengan satu klik.
Otomasi proses bisnis dapat menunggu hingga ekspansi perusahaan
Sangat mudah bagi manajer untuk menunda otomatisasi.
“Kami hanya memiliki beberapa proses sekarang.”
“Cara kita melakukan sesuatu bekerja dengan baik. Tidak perlu mengguncang perahu.”
“Kami tidak memiliki dana sekarang.”
Lagi pula, hanya sedikit orang yang menyukai perubahan. Tapi, luangkan waktu sebentar untuk berpikir tiga tahun ke depan. Berapa banyak lagi produk, karyawan, dan proses yang akan ada? Bagaimana efisiensi sistem manual saat ini mempertahankan pertumbuhan seperti itu?
Menuai manfaat otomatisasi pada tahap awal adalah salah satu keputusan paling strategis yang dapat dibuat seorang manajer untuk kesuksesan jangka panjang. Alur kerja otomatis disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, memungkinkan lebih banyak data diproses dalam waktu yang lebih singkat melalui prosedur standar, sekaligus meningkatkan kepatuhan dan kolaborasi. Sesuai dengan kebutuhan bisnis, jumlah pengguna dan aplikasi dapat ditingkatkan atau diturunkan dengan mulus.
Jika 61% perusahaan yang menggunakan teknologi digital melihat lebih banyak pertumbuhan pendapatan daripada pesaing mereka, mengapa menunggu?
Otomasi proses bisnis sulit dipertahankan
Memproduksi pembaruan perangkat lunak dan memperkenalkan pengguna baru dapat membuat pusing ketika otomatisasi dilakukan melalui pemrograman internal. Pemecahan masalah membutuhkan waktu yang berharga, memperlambat pekerjaan, dan menyewa konsultan untuk pemeliharaan bisa menjadi mahal. Dalam beberapa situasi, ya, BPA bisa sulit dipertahankan—tetapi tidak semua.
Sistem otomasi yang menawarkan platform tanpa kode memecahkan banyak masalah sekaligus. Karena data disimpan dengan aman di cloud, ruang server tidak diperlukan. Tanggung jawab yang membosankan untuk membuat versi baru, memperbaiki bug, dan memelihara perangkat lunak menjadi tanggung jawab penyedia layanan dan tidak menimbulkan biaya tambahan bagi pengguna; semuanya dikemas dengan rapi ke dalam tarif bulanan. Upaya yang dihemat untuk pemeliharaan teknologi menciptakan lebih banyak waktu untuk pekerjaan inovatif yang bernilai tinggi.
Bertukar mitos dengan kebenaran: Otomasi proses bisnis tidak dapat dijangkau
Jika kekhawatiran tetap ada, menyelidiki opsi untuk otomatisasi proses bisnis sepadan dengan upaya untuk menghilangkan keraguan. Organisasi di seluruh dunia mengotomatiskan alur kerja, menghemat ribuan dolar sambil mendorong produktivitas dan kolaborasi ke tingkat yang baru. Lembaga nonprofit, UKM, dan perusahaan sama-sama merangkul regenerasi operasional dan budaya melalui otomatisasi untuk memajukan pemenuhan misi.
Menanamkan budaya otomatis lebih cepat tidak hanya memberi perusahaan keunggulan kompetitif tetapi juga membuat transisi yang lebih mulus ke transformasi digital . Jangan biarkan kesalahpahaman menghalangi penggunaan solusi strategis yang dapat merevolusi organisasi Anda.
Suresh Sambandam adalah Pendiri &CEO OrangeScape, pembuat KiSSFLOW, platform otomatisasi proses bisnis dan alur kerja tingkat perusahaan berbasis SaaS dengan lebih dari 10.000 pelanggan di 160 negara. Dia adalah seorang pengusaha ahli dan terkenal dalam misi untuk mendemokratisasikan teknologi mutakhir dan membantu perusahaan memanfaatkan otomatisasi. Suresh sangat menyukai kewirausahaan, startup teknologi, dan menghabiskan banyak waktu di ekosistem startup untuk membimbing perusahaan muda.
