Membongkar Lima Mitos Umum tentang Otomatisasi Proses
Tidak ada CIO yang ingin melihat perangkat lunak menjadi shelfware — waktu dan uang yang sia-sia. Perencanaan implementasi teknologi baru bukan tugas kecil, dan melihat semuanya sia-sia adalah menyakitkan. Memilih alat yang fleksibel dan ramah pengguna adalah tantangan tetapi tidak mustahil. Saat menimbang opsi, mitos atau pandangan satu arah dapat mengacaukan proses pengambilan keputusan dan menyebabkan peluang terlewat. Meneliti alat teknologi berharga seperti otomatisasi proses bisnis secara menyeluruh adalah kritis untuk strategi digital yang terhitung. Luangkan beberapa menit untuk membaca dan melengkapi beberapa kesan palsu umum yang melingkupi otomatisasi.
Otomatisasi proses bisnis mahal
Solusi perangkat lunak dapat mahal, hampir mengosongkan seluruh anggaran TI dalam satu kali waktu dan menumpuk tagihan biaya pemeliharaan dan layanan di jalan. Seringkali perubahan produktivitas tidak cukup untuk menanggulangi modal yang sia-sia, sehingga manajemen dengan pengembalian investasi yang mengecewakan.
Untungnya, tidak semua sistem memiliki harga yang mahal. Aplikasi berbasis cloud telah mengganggu skala harga dengan tarif yang begitu rendah bahkan organisasi nirlaba kecil dapat mengotomatisasi alur kerja tanpa membobol anggaran. Model SaaS dan penyimpanan cloud memungkinkan tarif bulanan yang rendah dan fleksibel dan hanya biaya awal satu kali yang kecil.
Otomatisasi proses bisnis berbasis cloud berarti data Anda rentan
Penyimpanan data on-site mungkin memberikan ketenangan, tetapi akses data terbatas saat manajer di luar kantor. Saat penyimpanan cloud diperkenalkan, gagasan untuk meninggalkan ruang penyimpanan lokal, baik di komputer pribadi atau di ruang server besar, menarik, tetapi skeptis menjauh karena kekhawatiran keamanan.
Selama satu dekade terakhir, komputasi cloud menjadi semakin nyaman dan andal. Data disimpan melalui nama terpercaya seperti Google Engine dan Amazon Web Services, yang menempatkan server di lokasi yang sangat aman di seluruh dunia dan mengikuti praktik enkripsi dan manajemen yang rumit.
Penyedia melakukan bagian mereka, tetapi pengguna yang menggunakan layanan berbasis cloud bertanggung jawab untuk menjaga risiko internal dan kontrol tetap teratur. Gartner memperkirakan hingga tahun 2022 95% kegagalan keamanan cloud akan menjadi kesalahan pengguna dan mendorong pergantian tanya dari "Apakah cloud aman?" menjadi "Apakah saya menggunakan cloud dengan aman?"
Otomatisasi proses bisnis rumit
Meskipun tujuan utama otomatisasi proses bisnis adalah untuk menyederhanakan prosedur operasional, beberapa alat dapat cukup rumit, membutuhkan koding dan pemrograman pakar. Pengujian yang luas dan pelatihan karyawan yang panjang sering kali menunda eksekusi yang efektif.
Di sisi lain, aplikasi otomatisasi proses bisnis tanpa kode sangat sederhana. Siapa pun dengan wawasan alur kerja dapat seret dan lepas untuk menyesuaikan formulir, menentukan alur kerja, dan mengatur izin. Dalam waktu kurang dari 15 menit, voilà—alur kerja dimulai dengan satu klik.
Otomatisasi proses bisnis dapat menunggu hingga perluasan perusahaan
Mudah bagi manajer untuk menunda otomatisasi.
“Kita hanya memiliki sejumlah kecil proses sekarang, bagaimanapun.”
“Cara kita melakukan hal-hal berjalan baik. Tidak perlu mengocok perahu.”
“Kita tidak memiliki dana saat ini.”
Akhirnya, sedikit orang yang suka perubahan. Namun, luangkan satu menit untuk memikirkan tiga tahun ke depan. Berapa banyak produk, karyawan, dan proses yang akan ada? Bagaimana efisiensi sistem manual saat ini akan menahan pertumbuhan tersebut?
Memanfaatkan manfaat otomatisasi di tahap awal adalah salah satu keputusan strategis terbaik yang dapat dibuat manajer untuk kesuksesan jangka panjang. Alur kerja otomatis menskala dengan pertumbuhan perusahaan, memungkinkan lebih banyak data untuk diproses dalam waktu yang lebih singkat melalui prosedur standar, sekaligus meningkatkan kepatuhan dan kolaborasi. Menurut kebutuhan bisnis, jumlah pengguna dan aplikasi dapat menskala dengan mulus naik atau turun.
Jika 61% perusahaan yang menggunakan teknologi digital melihat pertumbuhan pendapatan lebih besar dari pesaing mereka, mengapa menunggu?
Otomatisasi proses bisnis sulit untuk dipelihara
Menghasilkan pembaruan perangkat lunak dan memperkenalkan pengguna baru dapat menjadi sakit kepala ketika otomatisasi dilakukan melalui pemrograman internal. Pemecahan masalah mengambil waktu yang berharga, memperlambat pekerjaan, dan mengupah konsultan untuk pemeliharaan dapat menjadi mahal. Dalam beberapa situasi, ya, BPA dapat sulit untuk dipelihara—tetapi tidak semua.
Sistem otomatisasi yang menawarkan platform tanpa kode menyelesaikan banyak masalah sekaligus. Karena data disimpan dengan aman di cloud, ruang server tidak diperlukan. Tanggung jawab membosankan untuk membuat versi baru, memperbaiki bug, dan memelihara perangkat lunak jatuh pada penyedia layanan dan tidak menimbulkan biaya tambahan untuk pengguna; semuanya terkemas rapi dalam tarif bulanan. Upaya yang dihemat pada pemeliharaan teknologi menciptakan lebih banyak waktu untuk pekerjaan inovatif bernilai tinggi.
Tukar mitos dengan kenyataan: Otomatisasi proses bisnis tidak berada di luar jangkauan
Jika kekhawatiran masih ada, menyelidiki opsi untuk otomatisasi proses bisnis layak dilakukan untuk menghapus keraguan apapun. Organisasi di seluruh dunia mengotomatisasi alur kerja, menghemat ribuan dolar sambil mendorong produktivitas dan kolaborasi ke level baru. Nirlaba, SMB, dan perusahaan besar sama-sama meresapi regenerasi operasional dan budaya melalui otomatisasi untuk memajukan pencapaian misi.
Menanamkan budaya otomatisasi lebih cepat daripada kemudian tidak hanya memberikan keunggulan kompetitif pada perusahaan tetapi juga membuat transisi ke transformasi digital yang lebih lancar. Jangan biarkan kesalahpahaman menghalangi pemanfaatan solusi strategis yang dapat merevolusi organisasi Anda.
Suresh Sambandam adalah Pendiri & CEO OrangeScape, pembuat KiSSFLOW, platform alur kerja dan otomatisasi proses bisnis perusahaan SaaS yang mengganggu dengan lebih dari 10.000 pelanggan di 160 negara. Ia adalah ahli dan wirausahawan terkenal dengan misi untuk demokratisasi teknologi terdepan dan membantu perusahaan memanfaatkan otomatisasi. Suresh gemar wirausaha, startup teknologi dan menghabiskan waktu yang signifikan dalam ekosistem startup mentoring perusahaan muda.
