Conexiom: Sederhanakan Proses Order-to-Cash untuk Operasi Lebih Cepat dan Tanpa Kesalahan
Dalam manufaktur grosir dan distribusi, proses order-to-cash adalah bagian vital dari keberhasilan. Menyederhanakan alur proses order-to-cash membantu Anda melayani pelanggan dengan lebih efisien, mengurangi keterlambatan dan kesalahan, dan menempatkan staf Anda paling efisien.
Untuk mengoptimalkan proses order-to-cash, perlu dipahami sebagai serangkaian langkah diskrit – tiga di antaranya dapat sangat ditingkatkan melalui otomatisasi: Pemenuhan Pesanan, Pemberitahuan Pelanggan, dan Piutang Usaha.
Gambaran Makro Proses Order-to-Cash
Proses order-to-cash (O2C) mencakup seluruh sistem pemrosesan pesanan organisasi. Ini dimulai dengan pelanggan memesan, dan berakhir dengan perusahaan menerima pembayaran. Alur kerja bervariasi di seluruh perusahaan, dan pesanan datang melalui berbagai platform, tetapi urutan ini mendasari proses O2C apa pun.
Proses order-to-cash dipengaruhi oleh semua aspek operasi: tenaga kerja, manajemen rantai pasok, manajemen inventaris, dan seterusnya. Semakin cepat dan lebih lancar proses diselesaikan, semakin pendek waktu siklus pesanan, mengurangi waktu ke pendapatan. Yang lebih penting, data yang dikumpulkan dari fungsi pemberitahuan dan piutang usaha siklus O2C menentukan pendapatan dan aliran kas perusahaan – yang berarti keterlambatan dalam proses dapat memicu masalah likuiditas lebih lanjut.
Mengotomatisasi Siklus Order-to-Cash Anda
Untuk sebagian besar perusahaan, proses order-to-cash dapat dibagi menjadi delapan langkah:
1. Manajemen Pesanan
2. Manajemen Kredit
3. Pemenuhan Pesanan
4. Pengiriman Pesanan
5. Pemberitahuan Pelanggan
6. Piutang Usaha
7. Penagihan Pembayaran
8. Pelaporan dan Manajemen Data
Pemenuhan Pesanan
Ini adalah tempat banyak perusahaan mulai membiarkan ketidakefisienan meresap. Meskipun kami telah mencapai kemajuan teknologi yang luar biasa, masih memproses pesanan secara manual. Faktanya, setiap tahun, perusahaan Amerika Utara memproses .
Dengan pemrosesan pesanan manual, perwakilan layanan pelanggan secara manual memasukkan pesanan pembelian, hal yang sama yang telah dilakukan sejak tahun 1990-an. Namun, karena sebagian besar pembeli sekarang menggunakan perangkat lunak procurement dan ERP, ini berubah menjadi koreografi kompleks entri data manual dan pertukaran dokumen mundur-mundur.
Ini memakan waktu dan sangat tidak efisien. Menggunakan adalah langkah yang lebih cerdas. Dengan beralih dari pemrosesan pesanan manual, Anda dapat mempercepat seluruh proses O2C.
Pemberitahuan Pelanggan
Menurut , organisasi yang unggul dalam siklus order-to-cash mereka hanya memproses 16.2% faktur mereka secara manual. Pemrosesan otomatis adalah pilihan yang lebih populer karena lebih cepat dan tanpa kesalahan. Dengan pemrosesan manual, ketidakakuratan dan keterlambatan pemberitahuan dapat menumpuk, yang dapat menyebabkan masalah kas, mengganggu operasi. Gunakan alat yang dengan akurasi 100% untuk menyederhanakan proses Anda lebih lanjut.
Piutang Usaha
Mengotomatisasi sistem akuntansi Anda dapat membantu Anda dengan mudah menandai faktur yang belum lunat sebelum jatuh tempo. Selain itu, tim piutang usaha Anda harus memiliki cara cepat untuk meninjau data dari sistem Anda. Ini akan membantu mereka menentukan di mana kesalahan ada, dan segera mengirim kembali versi yang direvisi dari faktur.
Mempermudah Alur O2C Anda Dengan Otomatisasi Pesanan Penjualan
Proses order-to-cash yang terkelola dan dioptimalkan dengan sukses, digabungkan dengan teknologi yang tepat, membantu bisnis menyampaikan nilai secara efisien kepada pelanggan mereka, serta menerima kompensasi yang tepat waktu untuk layanan mereka. Sepanjang proses delapan langkah, inovasi teknologi dapat meningkatkan alur proses order-to-cash Anda.
mengubah pesanan pembelian menjadi pesanan penjualan dengan kecepatan dan akurasi yang melampaui tim manusia. Teknologi ini menghilangkan tugas entri data mundur, menurunkan biaya, menciptakan efisiensi sumber daya, menskalakan ke ribuan mitra perdagangan, dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Dengan menerapkan Otomatisasi Pesanan Penjualan, Anda menyuntikkan efisiensi baru ke dalam awal proses order-to-cash Anda. Semua bergerak lebih cepat, dengan lebih sedikit kesalahan. Pesanan diproses lebih cepat, kas dan tiba lebih cepat.
Mendapatkan hasil ideal dari proses order-to-cash Anda memerlukan kombinasi manajemen proses, kolaborasi antar departemen, dan teknologi. Menerapkan solusi yang tepat menyederhanakan seluruh proses dan memastikan transisi yang lancar dari satu langkah ke langkah lainnya. Selain itu, ini membebaskan sumber daya dan personel untuk fokus pada hal yang paling penting: menyediakan pengalaman pelanggan yang ditingkatkan.
Seperti yang dikatakan: "Tim CSR kami dulu menghabiskan 80% waktu mereka pada entri pesanan, dan 20% waktu mereka pada pelanggan. Sekarang, 80% pada pelanggan dan 20% pada entri pesanan. Dan tidak perlu menggantikan karyawan lama."
