Pelabelan Aset Terpadu: 6 Langkah Esensial untuk Manajemen Efektif

Setiap organisasi yang menggunakan pelabelan aset untuk mengelola aset fisik memerlukan proses yang jelas didefinisikan dan efisien untuk melabeli aset saat diperoleh dan memantau aset selama umur pakainya.

Apa itu Pelabelan Aset?

Pelabelan aset adalah proses pemasangan tag atau label identifikasi, juga dikenal sebagai tag aset, ke aset. Pelabelan aset digunakan untuk aset tetap dan pindah untuk memberikan cara untuk mengidentifikasi aset individual selama umur pakainya. Biasanya dicetak dengan kode batang, tag aset dipindai menggunakan pembaca kode batang tangan atau ponsel pintar yang dilengkapi dengan aplikasi pemindaian kode batang, memungkinkan pengguna untuk memperoleh dan mendokumentasikan data mengenai lokasi, riwayat pemeliharaan, atau detail lainnya aset.

Pelabelan aset biasanya digunakan untuk manajemen inventaris, aplikasi pekerjaan-proses (WIP), dan untuk mengelola proses pemeliharaan dan perbaikan dengan solusi CMMS. Pelabelan aset digunakan di banyak industri, dari kesehatan hingga pendidikan, hingga pergudangan, pertahanan, utilitas, dan manufaktur.

Apa Tujuan Sistem Pelabelan Aset?

Pelabelan aset memungkinkan perusahaan untuk memberikan pengidentifikasi unik untuk setiap aset. Dicetak dengan kode batang, tag aset menghilangkan kebutihan untuk entri data manual, memungkinkan pelacakan inventaris yang akurat dan efisien dan dokumentasi yang terpadu dari aktivitas seperti pemeliharaan dan perbaikan. Dengan melacak lokasi, riwayat pemeliharaan, penggunaan, dan detail lainnya setiap aset, perusahaan dapat menyederhanakan pencatatan dan menyederhanakan pelaporan untuk tujuan akuntansi dan pajak. Misalnya, data pemanfaatan lengkap membuatnya mudah untuk menghitung penyusutan untuk aset peralatan.

Beberapa industri memiliki peraturan yang menentukan jenis aset yang harus diberi tag, bahan yang diperlukan untuk tag aset, dan persyaratan identifikasi aset lainnya. Industri pertahanan, misalnya, memerlukan identifikasi unik, yang juga dikenal sebagai UID atau IUID, di bawah MIL-STD-130. Tag aset yang digunakan untuk aplikasi pertahanan, dikenal sebagai label UID, harus memenuhi kriteria ketat, termasuk kemampuan untuk menahan kondisi lingkungan yang sulit dan tetap terbaca selama umur aset. Di industri pertahanan, sistem pelabelan aset menyediakan alat berharga untuk melacak properti militer sepanjang siklus hidupnya, dari manufaktur hingga distribusi dan disposisi akhirnya.

Data yang dikumpulkan untuk aset individual memungkinkan perusahaan di semua industri untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan berbasis data, seperti menentukan apakah berinvestasi dalam peralatan baru adalah keputusan yang lebih sehat secara finansial daripada memperbaiki peralatan yang mendekati akhir umur pakai yang diharapkan.

Karena setiap item dipasang dengan pengidentifikasi unik dan riwayat lokasi didokumentasikan, pelabelan aset juga dapat membantu mencegah pencurian dan kehilangan. Jenis tag aset tertentu, seperti label kode batang yang terlihat jika ditembus, menambahkan perlindungan tambahan untuk mencegah pencurian.

Mengapa Tag Aset Penting?

Tag aset adalah fondasi sistem pelacakan aset, menyediakan metode yang andal untuk mengidentifikasi aset individual dan cara yang efisien untuk menangkap data. Tanpa tag aset, informasi tentang lokasi dan riwayat aset harus didokumentasikan secara manual, proses yang rawan kesalahan manusia dan rapuh terhadap ketidakakuratan. Aset lebih mungkin salah diidentifikasi saat bergantung pada proses manual, juga, mengarah pada data yang tidak andal.

Dipasang ke aset menggunakan perekat sensitif tekanan permanen atau lampiran mekanik, tag aset dimaksudkan untuk tetap terpasang dan terbaca selama umur pakai aset. Karena tag aset digunakan untuk menandai aset yang dapat tetap digunakan selama beberapa dekade, sangat penting untuk mempertimbangkan lingkungan operasi saat memilih tag aset.

Sementara kode batang dapat dicetak pada label lepas-tempel, label berbasis kertas ini tidak tahan lama cukup untuk menahan paparan hujan, salju, dan UV selama beberapa bulan atau tahun. Tag aset yang jatuh, pudar, atau tidak dapat dibaca harus diganti, mengarah pada biaya yang lebih tinggi selama umur aset dibandingkan memilih tag aset yang tahan lama yang dapat menahan kondisi lingkungan tipikal aset dari awal.

6 Langkah ke Sistem Pelabelan Aset yang Efisien

Berikut adalah gambaran umum langkah penting dalam alur proses pelabelan aset.

1. Identifikasi jenis dan kategori aset.
2. Berikan nomor identifikasi unik.
3. Tentukan jenis label aset yang diperlukan.
4. Masukkan aset dan semua informasi terkait dalam sistem pelacakan aset Anda.
5. Pasang tag aset pada item.
6. Terapkan proses verifikasi data.

Ini adalah apa yang perlu Anda ketahui untuk menerapkan proses pelabelan aset yang terpadu.

Identifikasi Jenis dan Kategori Aset

Jika Anda telah menerapkan sistem pelacakan aset, Anda kemungkinan memiliki sistem klasifikasi, atau skema, untuk aset termasuk kategori dan jenis aset. Jika Anda menerapkan sistem pelacakan aset untuk pertama kalinya, membuat sistem kategorisasi ini adalah langkah esensial untuk memastikan kategorisasi yang konsisten seiring waktu. Aset dapat dikelompokkan menurut departemen, biaya, penggunaan, atau sejumlah variabel lainnya.
Anda mungkin ingin memilih metode kategorisasi yang selaras dengan proses yang digunakan untuk mengkategorikan aset untuk tujuan akuntansi. Meski sistem akuntansi Anda mencakup aset nyata dan tidak nyata dan proses pelabelan aset Anda hanya terkait aset nyata, memastikan bahwa klasifikasi aset fisik Anda cocok dengan metodologi akuntansi Anda memungkinkan integrasi dan pelaporan yang lebih sederhana.

Screenshot via Corporate Finance Institute

Berikut beberapa contoh kategori aset fisik:

• Furnitur
• Peralatan TI (komputer, laptop)
• Peralatan audio-visual
• Peralatan teknis (sumber daya listrik, unit pendingin udara)

Berikan Nomor Identifikasi Unik

Selain mengkategorikan aset dan mengklasifikasinya menurut jenis, setiap aset harus memiliki nomor identifikasi unik untuk pelacakan yang akurat. ID unik ini membedakan aset individual dari aset lain dengan kategori dan jenis yang sama, sehingga lebih mudah untuk mengelola proses seperti pemesanan ulang, pemeliharaan, dan akuntansi.
Nomor identifikasi unik mungkin berisi kode yang menunjukkan jenis aset atau departemen kepemilikan. Misalnya, aset yang dikendalikan oleh departemen HR mungkin mengandung awalan seperti 013, sementara aset yang dikendalikan oleh akuntansi memiliki awalan 014. Metode ini memudahkan untuk menentukan informasi penting tentang aset hanya dengan melihat tag, sementara informasi yang lebih detail hanya satu pemindaian kode batang jauh.

Tentukan Jenis Label Aset yang Diperlukan

Label dan tag aset bukan solusi satu ukuran untuk semua. Ada berbagai label dan tag aset yang dirancang untuk aplikasi spesifik, seperti tag aset tahan lama untuk aset yang mungkin terpapar kondisi yang sulit atau tag aset keamanan untuk aset bernilai tinggi yang mungkin menjadi sasaran pencurian, transfer tidak sah, atau pemalsuan. Label peralatan permanen ideal untuk mengotomatisasi pengumpulan data untuk umur aset. Pertimbangkan kategori dan jenis aset, serta kondisi lingkungan yang akan terpapar aset. Apakah aset akan dibersihkan menggunakan solusi pembersihan yang sulit? Apakah akan terpapar kimia atau pelarut? Apakah akan terpapar kondisi cuaca luar ruangan? Semua faktor ini harus dipertimbangkan saat menentukan label aset terbaik untuk setiap aset.

Masukkan Aset dan Informasi Terkait ke dalam Sistem Pelacakan Aset Anda

Aset harus dimasukkan ke dalam sistem segera setelah diterima. Untuk menyederhanakan proses ini, membantu untuk memiliki dokumentasi proses tertulis yang merinci kapan aset harus diberi tag, bagaimana mereka dikategorikan, jenis label aset apa yang harus diminta untuk jenis aset tertentu, dan prosedur untuk entri data. Misalnya, University of Washington memiliki dokumen Tagging Procedure yang memberikan informasi spesifik tentang alur proses. Persyaratan entri data dapat bervariasi menurut kategori dan jenis aset. Secara umum, data yang dimasukkan ke dalam sistem pelacakan aset meliputi:

• Nomor identifikasi aset
• Nomor seri atau model
• Informasi produsen atau vendor
• Tanggal perolehan
• Lokasi atau departemen kepemilikan
• Status
• Nilai aset

Pasang Tag Aset pada Item

Metode pemasangan bervariasi berdasarkan jenis aset dan jenis label. Beberapa tag aset menggunakan perekat sensitif tekanan, sementara yang lain memiliki lampiran mekanik. Beberapa tag aset menawarkan kedua metode pemasangan. Jika Anda memiliki opsi antara perekat atau lampiran mekanik, pilih metode yang paling sesuai untuk aset atau metode yang diwajibkan oleh kebijakan perusahaan.

Terapkan Proses Verifikasi Data

Verifikasi aset dari sekurang-kurangnya dua titik data, seperti kode batang dan nomor seri item. Saat membuang aset, langkah ini sangat penting untuk memastikan “rantai tanggung jawab yang akurat dan dapat diverifikasi,” yang dapat membantu mengurangi pelanggaran data (terutama untuk pembuangan aset TI) dan juga membantu mempertahankan kepatuhan terhadap regulasi.
Menerapkan alur proses pelabelan aset yang konsisten memastikan semua aset yang diterima oleh perusahaan Anda diklasifikasikan dan dilacak secara konsisten, sehingga mudah untuk menemukan aset di seluruh perusahaan, menerapkan jadwal pemeliharaan rutin, dan mempertahankan pencatatan yang akurat untuk tujuan audit dan akuntansi. Mengembangkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan melatih anggota tim Anda pada prosedur pelabelan aset yang disetujui menyederhanakan proses dan pada akhirnya dapat memiliki dampak positif pada garis bawah Anda, memungkinkan Anda untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya, mengurangi duplikasi aset yang tidak perlu, dan mendapatkan lebih banyak umur pakai yang dapat digunakan dari investasi Anda.