6 Strategi Terbukti untuk Mempersingkat Manajemen Aset
Proses manajemen aset dan inventaris menambahkan nilai unik bagi operasi dengan menciptakan kerangka kerja yang andal untuk pelacakan konsumsi individu, peralatan industri, dan properti penting lainnya. Aset didefinisikan sebagai peralatan yang digunakan untuk menjalankan bisnis Anda, sementara inventaris terdiri dari barang jadi atau bagian yang digunakan selama manufaktur. Dalam posting ini, kami akan fokus pada manajemen aset dan membahas 5 cara yang dapat Anda terapkan untuk meningkatkan praktik manajemen yang ada.
Data yang diberikan oleh Accelix memperkirakan bahwa organisasi rata-rata mungkin menghabiskan hingga 80% waktu pemeliharaan mereka untuk melakukan pekerjaan reaktif akibat masalah atau gangguan performa. Pelajaran penting dalam manajemen aset yang efektif adalah penciptakan praktik proaktif yang dapat mengurangi probabilitas masalah produksi dan meningkatkan return on investment (ROI) untuk peralatan modal Anda. Mengoptimalkan proses manajemen aset memerlukan waktu dan komitmen dari beberapa departemen. Menerapkan praktik terbaik yang diidentifikasi dalam posting ini dapat menambahkan kekuatan pada upaya manajemen aset Anda dan membantu Anda menghasilkan perbaikan berkelanjutan untuk bisnis Anda.
1. Bentuk Tim Manajemen Aset yang Dedikasi
Proses manajemen aset jauh lebih mudah dioptimalkan ketika sumber daya dialokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk perusahaan kecil, ini dapat berarti menetapkan pemilik proyek manajemen aset, sementara organisasi yang lebih besar mungkin membentuk tim dengan beberapa anggota. Poin terpenting adalah memiliki pemilik yang jelas yang dapat melacak kemajuan dan bertanggung jawab atas hasilnya. Juga disarankan untuk memilih anggota tim dengan keterampilan yang tepat yang familiar dengan praktik terbaik manajemen aset. Menetapkan orang atau tim yang dedicat juga memudahkan pelacakan kemajuan upaya optimisasi.
2. Lakukan Tinjauan Aset Secara Berkala
Tugas penting lain untuk manajemen inventaris dan aset adalah memverifikasi kuantitas yang tersedia secara berkala. Seluruh program manajemen aset Anda bergantung pada akurasi data inventaris yang tertangkap dalam database Anda. Setiap perusahaan harus memilih jadwal yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan regulasi dan operasional. Tinjauan berkala inventaris membantu mengoptimalkan proses manajemen aset Anda dengan mengidentifikasi aset yang hilang atau tidak dimanfaatkan seoptimal mungkin. Anda juga dapat menggunakan waktu ini untuk melakukan tinjauan keuangan untuk penganggaran aset, pajak, atau asuransi. Ini dapat sangat penting untuk memahami estimasi depresiasi kapital dan menyelesaikan rencana keuangan masa depan.
3. Lacak Seluruh Siklus Hidup Aset
Manajemen siklus hidup aset harus mencakup setiap langkah utama yang terlibat dalam proses. Ini mencakup perencanaan, pembelian, penerapan, manajemen, dan disposisi. Penting untuk menentukan setiap langkah ini karena pertimbangan unik harus dibuat pada setiap tahap proses penerapan aset. Ini dapat mencakup praktik pemeliharaan, anggaran, dan alokasi pekerjaan yang berbeda berdasarkan usia dan kondisi setiap peralatan. Dengan semua langkah proses siklus hidup aset yang didefinisikan, memungkinkan untuk mengoptimalkan tugas rutin dan menemukan cara lain untuk mempersingkat pendekatan Anda.
Cara terbaik untuk memastikan pengumpulan data yang akurat selama siklus hidup aset Anda adalah melabeli setiap aset dengan label barcode tahan lama atau tag aset dengan nomor identifikasi unik. Digabungkan dengan scanner barcode handheld, tag aset dan label barcode memungkinkan staf untuk dengan cepat memindai aset untuk mendokumentasikan pemeliharaan, perbaikan, penggunaan, transfer, atau aktivitas lain yang dapat mempengaruhi performa. Dengan menghilangkan dokumentasi manual, Anda dapat memastikan data aset yang lebih akurat dan lengkap untuk mengoptimalkan aset Anda selama siklus hidupnya. Memilih tag aset tahan lama seperti label foil Metalphoto® dan tag aset Metalphoto kaku yang akan tetap terbaca selama masa pakai aset Anda menghindari masalah relabeling dan keterbacaan yang mahal yang dapat mengurangi akurasi dokumentasi.
4. Investasikan dalam Sistem Otomatis
Platform perangkat lunak manajemen aset modern saat ini mampu dengan tingkat otomatisasi yang tinggi. Peningkatan ini tentu akan memerlukan waktu dan upaya untuk diimplementasikan tetapi seringkali dapat menghasilkan hasil yang luar biasa untuk optimisasi. Berbagai teknologi otomatisasi tersedia termasuk Kecerdasan Buatan (AI), perangkat Internet-of-Things (IoT), dan machine learning. Semua alat ini dapat digunakan untuk mengurangi kompleksitas tugas rutin dan menghasilkan wawasan yang lebih besar melalui manipulasi data canggih. Mengoptimalkan pemeliharaan, kontrak, dan proses penagihan dapat menghemat waktu dan biaya di beberapa departemen.
5. Tingkatkan Perencanaan Pemeliharaan
Manajemen aset akan mustahil tanpa aktivitas pemeliharaan berkala untuk menjaga peralatan berjalan dengan baik. Selain pemeliharaan reaktif, perusahaan juga dapat mengadopsi teknik pemeliharaan pencegahan dan prediktif. Setiap aset kemungkinan besar memiliki kebutuhan pemeliharaan yang unik dan bermanfaat untuk mengembangkan keahlian yang diperlukan untuk menyeimbangkan semua pendekatan ini dengan cara yang optimal. Membuat tim pemeliharaan yang kompeten dan mengadopsi teknik yang efektif akan membantu Anda memaksimalkan performa aset Anda.
6. Sederhanakan Pelaporan KPI dan Keuangan
Perencanaan keuangan adalah bagian fundamental dari manajemen aset dan dapat digunakan untuk menyiapkan anggaran, analisis biaya, dan laporan. Biaya pemeliharaan dapat mewakili sebagian dari biaya terbesar yang dialokasikan untuk pemeliharaan aset industri dan harus dipahami dengan baik. Selain itu, estimasi depresiasi dapat dipengaruhi berdasarkan sisa masa pakai yang diharapkan dari setiap aset. Kerangka pelaporan keuangan yang kuat memungkinkan perusahaan untuk membandingkan proyeksi biaya dan pendapatan dengan indikator kinerja kunci untuk menentukan apakah dana manajemen aset yang dialokasikan membantu meningkatkan keuntungan.
Beberapa tren industri akan mempengaruhi praktik manajemen aset jauh ke masa depan. Dengan platform manajemen aset modern dan teknologi otomatisasi, perusahaan memiliki kesempatan untuk mengoptimalkan sebagian besar langkah proses yang penting. Memahami permintaan masa depan dan kebutuhan manajemen aset lokal akan memungkinkan Anda mengembangkan program yang kuat untuk operasi Anda yang dapat menambahkan nilai signifikan untuk prioritas korporat Anda.
