Merayakan Hari Manufaktur 2021 — Tiga Cara Membuat Acara Hibrida Hebat

Sementara hari Jumat selalu menjadi alasan untuk merayakannya, hari Jumat pertama di bulan Oktober adalah hari yang paling dekat dan disayangi oleh Jaringan Nasional MEP ^TM , karena tahun ini, Jumat, 1 Oktober, adalah Hari Manufaktur (Hari MFG)!

Mengorganisir acara Hari MFG Anda mungkin telah sedikit berubah dalam 18 bulan terakhir. Memprioritaskan keselamatan, kendala kapasitas tempat, dan mengurangi perjalanan perusahaan telah menghadirkan tantangan nyata untuk menyelenggarakan pameran manufaktur, konferensi, tur pabrik, dan acara tradisional tatap muka lainnya. Pemrograman virtual sehari penuh (atau selama seminggu) mungkin tidak selalu menjadi solusi yang tepat dengan rentang perhatian audiens yang pendek, kebutuhan peserta rapat untuk koneksi dan jaringan, dan "Zoom kelelahan." Jadi mengapa mengadakan acara hybrid dengan aspek tatap muka dan virtual? Dengan menggabungkan pengalaman tatap muka dan virtual menjadi acara gabungan, Anda membuka jalan bagi peningkatan partisipasi dan kehadiran regional dan nasional yang lebih besar.

Acara Hibrida

Membuat acara hibrid yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar tautan rapat Zoom. Ini melibatkan pemikiran yang disengaja tentang cara-cara untuk memperkaya pengalaman bagi semua peserta. Apa yang berhasil untuk acara tatap muka tidak selalu diterjemahkan ke audiens virtual Anda. Sebuah acara hybrid yang sukses membutuhkan keseimbangan kebutuhan yang sama dengan cara yang berbeda. Jika Anda mempertimbangkan acara hibrida untuk perayaan Hari MFG Anda, berikut adalah tiga cara untuk memastikan bahwa semua orang pergi dengan pengalaman yang positif.

1. Buat Peserta Tetap Terlibat

Kunci untuk setiap acara hebat adalah menyediakan konten yang hebat, seperti menentukan topik yang diminati dan menghadirkan pembicara yang dinamis. Namun, dengan acara hibrida, ini saja tidak cukup karena kedua audiens Anda akan mengalami hal ini secara berbeda. Berikut beberapa kiat singkatnya:

• Berhati-hatilah dengan panjang konten. Rentang perhatian virtual seringkali lebih pendek daripada saat bertemu langsung. Mengingat hal ini saat membuat jadwal Anda sangat membantu. Pertimbangkan kembali urutan acara berturut-turut dan pisahkan presentasi padat dengan peluang untuk keterlibatan audiens, seperti polling atau menanyakan audiens apakah mereka setuju dengan poin yang dibuat.
• Pertimbangkan pencahayaan dan audio. Pencahayaan yang buruk, umpan balik mikrofon, pengaturan latar belakang yang bising, dan elemen lainnya dapat terbukti mengganggu atau tidak menyenangkan bagi audiens virtual. Jadwalkan waktu yang cukup sebelum sesi hybrid untuk menguji pencahayaan fasilitas dan audio bagi peserta virtual. Membisukan audio dan video peserta virtual selama panel dan meminta panelis virtual untuk menonaktifkan diri mereka sendiri saat tidak berbicara akan membantu menghilangkan gangguan.
• Tetap sesuai jadwal. Memastikan bahwa program berjalan tepat waktu tidak pernah sepenting ini. Fleksibilitas bekerja dari rumah berarti bahwa pembicara dan peserta virtual mungkin memiliki kewajiban yang meningkat. Penundaan waktu mulai atau membuat tamu lebih lama dari yang direncanakan dapat membuat pembicara dan audiens Anda terlambat untuk rapat berikutnya. Selain itu, zona waktu yang berbeda dapat menimbulkan masalah bagi pembicara jarak jauh dan tamu. Menjaga kereta berjalan tepat waktu membantu audiens Anda tetap terlibat dan tidak melihat jam.
• Uji logistik untuk perubahan lokasi. Jika bagian dari jadwal Anda mengharuskan peserta untuk mengubah lokasi, seperti tur fasilitas, pikirkan terlebih dahulu cara untuk membawa peserta online Anda bersama Anda. Jika itu tidak memungkinkan, pertimbangkan untuk menghapusnya dari jadwal Anda atau mencari alternatif untuk mereka yang tidak hadir secara langsung.

2. Berkomunikasi Dengan Semua Peserta

Saat merencanakan acara tatap muka, kemungkinan Anda akan memiliki moderator sesi yang ditunjuk untuk memperkenalkan setiap sesi, memfasilitasi pertanyaan audiens, dan membantu peserta duduk atau menjawab pertanyaan mereka. Pastikan bahwa peserta virtual juga memiliki sumber daya khusus.

• Menunjuk moderator virtual. Moderator virtual dapat melihat fitur obrolan, membantu memfasilitasi masalah teknis, dan memastikan bahwa pertanyaan online disajikan kepada pembicara. Moderator virtual juga dapat mengomunikasikan informasi apa pun yang spesifik kepada mereka yang hadir dari jarak jauh.
• Gunakan fitur obrolan untuk melibatkan peserta virtual. Peserta jarak jauh ingin menjadi bagian dari percakapan. Ajukan pertanyaan yang berhubungan dengan konten atau untuk mempelajari lebih lanjut tentang audiens online. Umpan balik ini dapat diberikan kepada pembicara untuk memastikan mereka memberikan kejelasan saat dibutuhkan atau memfokuskan kembali informasi berdasarkan komposisi audiens.
• Mengingatkan hadirin secara langsung dari rekan-rekan jarak jauh mereka. Ingatlah untuk "menyertakan" peserta jarak jauh dengan mengingatkan pembicara dan peserta langsung bahwa ada orang yang hadir di luar lokasi. Ini adalah tindakan kecil yang membuat orang-orang di kantor rumah mereka merasa seperti mereka tidak dilupakan dan bahwa program dirancang untuk mempertimbangkan kehadiran mereka.

3. Buat Komunitas

Salah satu hal terbaik tentang menghadiri acara secara langsung adalah kemampuan untuk berjejaring dan berpartisipasi dalam sesi breakout yang lebih kecil. Tidak memiliki opsi virtual ini bisa sangat membuat frustasi bagi mereka yang hadir secara online. Pastikan untuk:

• Buat ruang kerja kelompok virtual dan bagikan masukan mereka. Gunakan platform yang memungkinkan ruang kerja kelompok online untuk mendorong peserta virtual untuk berbagi pemikiran mereka atau bekerja sama untuk menemukan solusi. Pastikan moderator virtual membagikan umpan balik yang diperoleh dari sesi ini dengan semua peserta atau minta peserta virtual untuk menunjuk seseorang untuk berbicara sebagai pemimpin tim untuk sesi mereka.
• Manfaatkan platform untuk jaringan. Beberapa platform memiliki ruang hangout virtual yang membuat "meja" bagi peserta untuk duduk dan berjejaring. Pertimbangkan untuk menggunakan solusi ini dan menetapkan jam jaringan. Hal ini memungkinkan peserta online untuk terhubung satu sama lain dan mereka yang hadir secara langsung menggunakan perangkat pribadi mereka. Pastikan untuk mendorong mereka yang online untuk bertukar kartu nama virtual, membuat koneksi LinkedIn baru, dan menggunakan fitur obrolan untuk berbicara satu sama lain, baik secara individu atau sebagai grup.
• Gunakan game untuk mencairkan suasana. Ajukan pertanyaan kepada peserta, seperti siapa yang hadir dari lokasi terjauh, dan berikan pengakuan atau hadiah kepada satu orang secara langsung dan satu peserta virtual. Pasangkan peserta secara langsung dan virtual dalam kompetisi untuk memecahkan masalah atau untuk belajar lebih banyak tentang satu sama lain.
• Bawa teknologi untuk menutup jarak. Jika fasilitas Anda memungkinkan adanya layar, pertimbangkan untuk memberikan kesempatan kepada peserta secara langsung untuk melihat mereka yang hadir secara virtual baik di laptop mereka, atau dengan memasang layar yang lebih besar di bagian depan tempat. Jika Anda memiliki lebih sedikit peserta dan tablet yang tersedia, letakkan satu di setiap meja tatap muka untuk memfasilitasi interaksi.

Tips Ekstra:Pastikan untuk Merayakan Manufaktur!

Terlepas dari bagaimana Anda memutuskan untuk menjadi tuan rumah acara Hari Manufaktur Anda, hal terpenting adalah merayakan kontribusi industri manufaktur Amerika! Jika Anda ingin informasi lebih lanjut tentang menyelenggarakan acara hibrida, Jaringan Nasional MEP akan dengan senang hati membantu! Jaringan telah berpartisipasi dalam Hari MFG sejak awal dan memiliki ahli di setiap negara bagian dan Puerto Rico. Hubungi Pusat MEP setempat untuk informasi lebih lanjut.