3 Strategi Terbukti untuk Event Hybrid Manufacturing Day 2021 yang Sukses

Sementara Jumat selalu menjadi alasan untuk merayakan, Jumat pertama Oktober adalah yang berharga bagi Jaringan Nasional MEP^TM, karena tahun ini, Jumat, 1 Oktober, adalah Manufacturing Day (MFG Day)!

Mengatur acara MFG Day Anda mungkin telah berubah cukup banyak dalam 18 bulan terakhir. Memprioritaskan keselamatan, keterbatasan kapasitas tempat, dan perjalanan korporat yang berkurang telah presenting tantangan nyata untuk mengatur pameran manufaktur, konferensi, tur pabrik, dan acara tradisional tatap muka lainnya. Pemrograman virtual sepanjang hari (atau selama seminggu) mungkin tidak selalu solusi yang tepat dengan durasi perhatian audiens yang pendek, kebutuhan peserta rapat untuk koneksi dan jaringan, dan “kelelahan Zoom.” Jadi mengapa mengadakan acara hybrid dengan aspek tatap muka dan virtual? Dengan menggabungkan pengalaman tatap muka dan virtual menjadi acara hybrid, Anda membuka jalan untuk partisipasi yang meningkat dan kehadiran regional serta nasional yang lebih besar.

Acara Hybrid

Menciptakan acara hybrid yang sukses membutuhkan lebih dari tautan rapat Zoom. Ini melibatkan berpikir secara sengaja tentang cara untuk melengkapi pengalaman untuk semua peserta. Apa yang bekerja untuk acara tatap muka tidak selalu bisa diterjemahkan ke audiens virtual Anda. Acara hybrid yang sukses memerlukan menyeimbangkan kebutuhan yang sama dengan cara yang berbeda. Jika Anda mempertimbangkan acara hybrid untuk perayaan MFG Day Anda, berikut ini tiga cara untuk memastikan semua orang pulang dengan pengalaman positif.

1. Terlibatkan Peserta

Kunci acara yang hebat adalah menyediakan konten yang hebat, seperti menentukan topik yang banyak dicoba dan menyajikan pembicara yang dinamis. Namun, dengan acara hybrid, ini saja tidak cukup karena kedua audiens Anda akan mengalami hal-hal ini secara berbeda. Berikut beberapa tips cepat:

• Perhatikan panjang konten. Durasi perhatian virtual seringkali lebih pendek daripada tatap muka. Menangani hal ini saat membuat jadwal Anda sangat membantu. Pertimbangkan kembali urutan acara berturut-turut dan pecah presentasi padat dengan kesempatan untuk keterlibatan audiens, seperti polling atau bertanya kepada audiens apakah mereka setuju dengan poin yang dibuat.
• Pertimbangkan pencahayaan dan audio. Pencahayaan buruk, umbal balik mikrofon, latar belakang berisikan, dan elemen lain dapat menjadi mengganggu atau menyegerakan bagi audiens virtual. Jadwalkan waktu yang cukup sebelum sesi hybrid untuk menguji pencahayaan dan audio fasilitas bagi peserta virtual. Menjaga peserta virtual dalam keadaan mute audio dan video selama panel dan meminta pembicara virtual untuk mematikan diri mereka saat tidak berbicara akan membantu menghilangkan gangguan.
• Tetap sesuai jadwal. Memastikan program berjalan tepat waktu belum pernah sempenting ini. Fleksibilitas kerja dari rumah berarti pembicara dan peserta virtual mungkin memiliki kewajiban yang meningkat. Keterlambatan dalam waktu mulai atau mempertahankan tamu lebih lama dari yang direncanakan dapat membuat pembicara dan audiens terlambat untuk rapat berikutnya. Selain itu, zona waktu yang berbeda dapat menjadi masalah untuk pembicara dan tamu jarak jauh. Menjaga kereta berjalan tepat waktu membantu menjaga audiens tetap terlibat dan tidak melihat jam.
• Uji logistik untuk perubahan lokasi. Jika bagian dari jadwal Anda memerlukan peserta untuk berpindah lokasi, seperti tur fasilitas, pikirkan sebelumnya tentang cara untuk membawa peserta online Anda bersama Anda. Jika itu tidak mungkin, pertimbangkan untuk menghapusnya dari jadwal Anda atau menemukan alternatif bagi mereka yang tidak hadir tatap muka.

2. Berkomunikasi dengan Semua Peserta

Saat merencanakan acara tatap muka, kemungkinan Anda akan memiliki moderator sesi yang ditunjuk untuk memperkenalkan setiap sesi, memfasilitasi pertanyaan audiens, dan membantu peserta duduk atau menjawab pertanyaan mereka. Pastikan peserta virtual juga memiliki sumber daya khusus.

• Tetapkan moderator virtual. Moderator virtual dapat memantau fitur chat, membantu memfasilitasi masalah teknis, dan memastikan pertanyaan online disampaikan kepada pembicara. Moderator virtual juga dapat mengomunikasikan informasi yang spesifik bagi mereka yang hadir dari jauh.
• Gunakan fitur chat untuk melibatkan peserta virtual. Peserta jarak jauh ingin menjadi bagian dari percakapan. Ajukan pertanyaan yang berkaitan dengan konten atau untuk mengetahui lebih banyak tentang audiens online. Umpan balik ini dapat disediakan kepada pembicara untuk memastikan mereka memberikan klarifikasi saat diperlukan atau memfokuskan ulang informasi berdasarkan komposisi audiens.
• Ingatkan peserta tatap muka tentang rekan remote mereka. Ingatkan untuk “mengakibatkan” peserta remote dengan mengingatkan pembicara dan peserta tatap muka bahwa ada orang yang hadir dari luar tempat. Ini adalah tindakan kecil yang membuat mereka di kantor rumah merasa tidak terlupakan dan bahwa program dirancang untuk mempertimbangkan kehadiran mereka.

3. Ciptakan Komunitas

Salah satu hal terbaik tentang menghadiri acara tatap muka adalah kemampuan untuk berjaringan dan berpartisipasi dalam sesi breakout yang lebih kecil. Tidak memiliki opsi virtual ini bisa sangat menyebalkan bagi mereka yang hadir online. Pastikan untuk:

• Buat ruang breakout virtual dan bagikan umpan baliknya. Gunakan platform yang memungkinkan ruang breakout online untuk mendorong peserta virtual untuk berbagi pikiran mereka atau bekerja sama untuk mencari solusi. Pastikan moderator virtual membagikan umpan balik yang diperoleh dari sesi ini dengan semua peserta atau minta peserta virtual untuk menunjuk seseorang untuk berbicara sebagai pemimpin tim untuk sesi mereka.
• Manfaatkan platform untuk jaringan. Beberapa platform memiliki ruang sosial virtual yang menciptakan “meja” bagi peserta untuk duduk dan berjaringan. Pertimbangkan untuk menggunakan solusi ini dan menunjuk jam jaringan. Ini memungkinkan peserta online untuk terhubung satu sama lain dan mereka yang hadir tatap muka menggunakan perangkat pribadi mereka. Pastikan untuk mendorong mereka yang online untuk bertukar kartu bisnis virtual, membuat koneksi LinkedIn baru, dan menggunakan fitur chat untuk berbicara satu sama lain, baik secara individu maupun dalam kelompok.
• Gunakan game untuk memecah es. Ajukan pertanyaan kepada peserta, seperti siapa yang hadir dari lokasi terjauh, dan berikan pengakuan atau hadiah kepada satu peserta tatap muka dan satu peserta virtual. Pasangkan peserta tatap muka dan virtual dalam kompetisi untuk memecahkan masalah atau untuk lebih banyak mengetahui satu sama lain.
• Bawa teknologi untuk menyekatkan jarak. Jika fasilitas Anda memungkinkan layar, pertimbangkan untuk memberikan kesempatan kepada peserta tatap muka Anda untuk melihat mereka yang hadir secara virtual baik di laptop mereka, atau dengan menyematkan layar yang lebih besar di depan tempat. Jika Anda memiliki lebih sedikit peserta dan tablet yang tersedia, letakkan satu di setiap meja tatap muka untuk memfasilitasi interaksi.

Extra Tip: Pastikan untuk Merayakan Manufaktur!

Terlepas dari cara Anda memutuskan untuk mengadakan acara Manufacturing Day Anda, hal yang terpenting adalah merayakan kontribusi industri manufaktur Amerika! Jika Anda ingin informasi lebih lanjut tentang mengadakan acara hybrid, Jaringan Nasional MEP akan senang membantu! Jaringan telah berpartisipasi dalam MFG Day sejak awalnya dan memiliki ahli di setiap bagian negara dan Puerto Rico. Hubungi Pusat MEP lokal Anda untuk informasi lebih lanjut.