Mengapa Cloud? Tiga Manfaat yang Harus Anda Pertimbangkan

Organisasi akan menyadari banyak manfaat dari memindahkan perangkat lunak dan infrastruktur komputasi mereka ke cloud.

IDC memperkirakan bahwa pada tahun 2025, datasphere global akan melebihi 163 zetabytes (satu triliun gigabyte), kira-kira sepuluh kali lipat dari ukuran pada tahun 2016. Perusahaan berisiko semakin tertinggal dalam kemampuan mereka untuk menentukan apa yang penting, mengamankan segala sesuatu yang sensitif, dan menemukan lokasi. data kunci pada saat dibutuhkan. Seiring pertumbuhan data, demikian pula biaya dan kerumitan untuk menyimpannya di lokasi, menjadikan pengelolaan informasi yang efektif sebagai perhatian utama bagi organisasi transportasi dan logistik. Layanan manajemen konten perusahaan (ECM) berbasis cloud dapat membantu.

Banyak ahli mengkonfirmasi manfaat finansial dari cloud. Nucleus Research, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam menilai pengembalian finansial atas investasi teknologi, memperkirakan bahwa cloud mengembalikan nilai 3,2 kali lebih banyak daripada perangkat lunak lokal. Namun banyak perusahaan transportasi dan logistik lambat dalam mengadopsi layanan cloud, sehingga keuntungan finansial tidak sepenuhnya terwujud. ECM berbasis cloud juga dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan, meningkatkan keamanan siber, dan menyederhanakan manajemen armada.

Manfaat mengandalkan cloud meliputi:

Memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Banyak peraturan pemerintah mengharuskan perusahaan melindungi data sensitif, termasuk file karyawan, informasi pelanggan, dan catatan keuangan. Misalnya, Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) meminta agar pengemudi dapat memberikan catatan aktivitas elektronik saat diminta oleh personel penegak hukum. Dan Departemen Perhubungan A.S. mengamanatkan kegiatan penyimpanan catatan tertentu, termasuk penyimpanan catatan bisnis melalui berbagai periode penyimpanan, tergantung pada jenis catatannya. Memastikan kepatuhan terhadap standar ini bisa jadi rumit, terutama di lingkungan di mana dokumen kertas menjadi norma.

Mengonversi arsip ke format elektronik dapat secara dramatis menyederhanakan kepatuhan terhadap peraturan. Banyak sistem manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk mengunci akses ke informasi, memastikan perlindungan informasi pengenal pribadi (PII). Selain itu, Anda dapat mengatur jadwal penyimpanan catatan otomatis yang memberi tahu Anda ketika dokumen telah disimpan cukup lama, dan memberi Anda kesempatan untuk mengotorisasi pemusnahan. Terakhir, dokumen elektronik yang disimpan di cloud memungkinkan akses seluler ke catatan seperti catatan pengemudi, sehingga dapat diakses sesuai kebutuhan — bahkan saat dalam perjalanan.

Meningkatkan keamanan siber. Dari catatan manajemen armada, seperti perawatan kendaraan dan catatan pengemudi, hingga dokumen bisnis umum seperti catatan karyawan dan keuangan, setiap perusahaan transportasi dan logistik dibanjiri informasi yang harus dikelola dengan hati-hati. Informasi tertentu harus dijaga kerahasiaannya, dan pelanggaran data dapat merusak kepercayaan konsumen dan keuangan perusahaan. Jumlah perusahaan AS yang terpengaruh oleh pelanggaran data hampir dua kali lipat antara 2016 dan 2017, dari 24 persen menjadi lebih dari 46 persen, dengan biaya rata-rata $3,62 juta per pelanggaran.

Memindahkan dokumen ke layanan ECM berbasis cloud dapat meningkatkan perlindungan informasi sensitif. Tentu saja, penyedia cloud adalah ahli dalam keamanan siber. Banyak sistem menawarkan beberapa perlindungan, termasuk enkripsi, penegakan kata sandi yang kuat, dan akses khusus konten, yang membatasi file dan bahkan dokumen individu untuk pemirsa yang berwenang. Dalam kebanyakan kasus, keamanan mereka meningkat ketika perusahaan memindahkan informasi dari jaringan perusahaan mereka sendiri ke layanan cloud.

Menyederhanakan manajemen armada. Manajemen armada adalah salah satu fungsi paling penting bagi perusahaan logistik, yang harus melacak lokasi kendaraan saat ini dan yang diproyeksikan, mengelola catatan pelanggan dan pengiriman, dan memastikan keselamatan pengemudi, sambil mengirimkan barang tepat waktu. Kelas teknologi baru yang disebut robotic process automation (RPA) dapat menyederhanakan manajemen armada dan mengurangi biayanya. RPA menggunakan akun pengguna elektronik yang disebut "bot" untuk masuk ke berbagai aplikasi, untuk memverifikasi dan berbagi data, dan secara otomatis melakukan tugas manual seperti entri data. Jika dikombinasikan dengan ECM berbasis cloud, teknologi tersebut dapat secara dramatis mengurangi biaya dengan merampingkan proses perutean dan memungkinkan karyawan untuk beralih ke tugas dengan nilai tambah yang lebih tinggi.

Seiring pertumbuhan data Anda, Anda akan membutuhkan alat yang lebih baik untuk mengelola bisnis Anda. Saat mempertimbangkan tujuan perusahaan dan departemen Anda, tanyakan pada diri Anda:Di mana cloud dapat membantu Anda mencapai hasil yang Anda butuhkan?

Christina Robbins adalah manajer pemasaran di Digitech Systems LLC, penyedia perangkat lunak manajemen konten perusahaan (ECM).