Buka Pertumbuhan dengan Cloud: 3 Manfaat Utama yang Harus Diketahui Setiap Bisnis

Organisasi berpotensi merasakan banyak manfaat dari memindahkan perangkat lunak dan infrastruktur komputasi mereka ke cloud.

IDC memperkirakan bahwa pada tahun 2025, datasphere global akan melebihi 163 zetabytes (triliun gigabyte), kira-kira sepuluh kali lipat ukurannya pada tahun 2016. Perusahaan berisiko tertinggal lebih jauh dalam kemampuan mereka untuk menentukan apa yang penting, mengamankan semua yang sensitif, dan menemukan data kunci saat mereka membutuhkannya. Seiring pertumbuhan data, biaya dan kompleksitas menyimpannya di on-premise juga meningkat, membuat manajemen informasi yang efektif menjadi prioritas utama bagi organisasi transportasi dan logistik. Layanan enterprise content management (ECM) berbasis cloud dapat membantu.

Banyak ahli mengonfirmasi manfaat keuangan dari cloud. Nucleus Research, perusahaan yang spesialisasi dalam menilai return on investment teknologi, memperkirakan cloud mengembalikan nilai 3,2 kali lebih banyak daripada perangkat lunak on-premise. Namun banyak perusahaan transportasi dan logistik telah lambat dalam mengadopsi layanan cloud, sehingga manfaat keuangannya belum sepenuhnya terwujud. ECM berbasis cloud juga dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan, meningkatkan keamanan siber, dan menyederhanakan manajemen armada.

Manfaat dari bergantung pada cloud meliputi:

Memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Banyak peraturan pemerintah mengharuskan perusahaan untuk melindungi data sensitif, termasuk file karyawan, informasi pelanggan, dan catatan keuangan. Misalnya, Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) mengharuskan supir dapat memberikan catatan elektronik aktivitas saat diminta oleh personil penegak hukum. Dan Departemen Perhubungan AS mewajibkan aktivitas pencatatan tertentu, termasuk penyimpanan catatan bisnis melalui berbagai periode retensi, tergantung pada tipe catatan. Memastikan kepatuhan terhadap standar ini dapat kompleks, terutama di lingkungan di mana dokumen kertas adalah norma.

Mengonversi catatan ke format elektronik dapat secara dramatis menyederhanakan kepatuhan terhadap peraturan. Banyak sistem manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk mengunci akses ke informasi, memastikan perlindungan informasi identitas pribadi (PII). Selain itu, Anda dapat menyiapkan jadwal retensi catatan otomatis yang memberitahu Anda saat dokumen telah disimpan cukup lama, dan memberi Anda kesempatan untuk mengizinkan penghancuran. Akhirnya, dokumen elektronik yang disimpan di cloud memungkinkan akses mobile ke catatan seperti catatan aktivitas supir, sehingga dapat diakses sesuai kebutuhan — bahkan saat di jalan.

Meningkatkan keamanan siber. Dari catatan manajemen armada, seperti pemeliharaan kendaraan dan catatan aktivitas supir, hingga dokumen bisnis umum seperti catatan karyawan dan keuangan, setiap perusahaan transportasi dan logistik dipenuhi informasi yang harus dikelola dengan hati-hati. Beberapa informasi harus dirahasiakan, dan pelanggaran data dapat merusak baik kepercayaan konsumen maupun keuangan perusahaan. Jumlah perusahaan AS yang terpengaruh oleh pelanggaran data hampir melipat ganda antara 2016 dan 2017, dari 24 persen menjadi lebih dari 46 persen, dengan biaya rata-rata $3,62 juta per pelanggaran.

Memindahkan dokumen ke layanan ECM berbasis cloud dapat meningkatkan perlindungan informasi sensitif. Secara perlu, penyedia cloud adalah ahli dalam keamanan siber. Banyak sistem menawarkan banyak perlindungan, termasuk enkripsi, penegakan kata sandi yang kuat, dan akses spesifik konten, yang membatasi file dan bahkan dokumen individual kepada penonton yang berwenang. Dalam hal besar, perusahaan menemukan keamanan mereka meningkat saat informasi dipindahkan dari jaringan korporasi mereka sendiri ke layanan cloud.

Menyederhanakan manajemen armada. Manajemen armada adalah salah satu fungsi yang paling kritis untuk perusahaan logistik, yang harus melacak lokasi kendaraan saat ini dan yang diproyeksi, mengelola catatan pelanggan dan pengiriman, dan memastikan keselamatan supir, sambil mengantarkan barang tepat waktu. Kelas teknologi yang muncul disebut robotic process automation (RPA) dapat menyederhanakan manajemen armada dan mengurangi biayanya. RPA menggunakan akun pengguna elektronik yang disebut "bots" untuk masuk ke berbagai aplikasi, untuk memverifikasi dan berbagi data, dan secara otomatis melakukan tugas manual seperti entri data. Saat digabungkan dengan ECM berbasis cloud, teknologi ini dapat secara dramatis mengurangi biaya dengan menyederhanakan proses perutean dan memungkinkan karyawan untuk beralih ke tugas yang lebih bernilai tambah.

Seiring pertumbuhan data Anda, Anda akan memerlukan alat yang lebih baik untuk mengelola bisnis Anda. Sambil mempertimbangkan tujuan perusahaan dan departemen Anda, tanyakan pada diri sendiri: Di mana cloud mungkin membantu Anda mencapai hasil yang Anda inginkan?

Christina Robbins adalah marketing manager di Digitech Systems LLC, penyedia perangkat lunak enterprise content management (ECM).