Menegosiasikan Ulang Biaya Dengan Pemasok yang Ada:Panduan

Pemasok memainkan peran kunci dalam pengadaan, dan biaya mereka memiliki pengaruh besar pada kesejahteraan perusahaan. Untuk mulai memotong pengeluaran dengan pemasok yang ada, bisnis harus fokus untuk memperbaiki hubungan mereka.

Supplier Survei

Pemasok Anda dapat menjadi sumber informasi yang bagus untuk memahami bagaimana perusahaan Anda beroperasi, dan bagaimana Anda dapat menghapus biaya. Apa yang masuk akal dari perspektif Anda mungkin tidak selalu masuk akal dari perspektif pemasok, dan mungkin perusahaan Anda memiliki beberapa persyaratan atau struktur yang menambah biaya bagi pemasok.

Untuk mendapatkan umpan balik yang berharga dari pemasok, pertimbangkan survei di mana Anda secara khusus meminta mereka untuk mengidentifikasi area yang berpotensi untuk menghilangkan biaya. Dalam survei Anda dapat mengajukan pertanyaan seperti:

1. Sarankan proses atau persyaratan yang kami terapkan pada Anda yang dapat kami hentikan untuk menghilangkan biaya.
2. Sarankan produk/layanan yang kita beli hari ini agar dalam bentuk yang lebih sederhana atau dengan spesifikasi yang lebih sederhana (lebih terstandarisasi) dapat dibeli dengan harga yang lebih rendah.
3. Beri tahu kami seberapa besar kami dapat mengurangi harga produk jika kami mengurangi persyaratan kredit kami kepada Anda selama 14 hari?
4. Silakan sampaikan ide Anda tentang bagaimana kami dapat menyederhanakan proses bersama kami dan menghilangkan biaya.

Dengan mengumpulkan umpan balik ini dari pemasok, Anda mendapatkan 'katalog ide' yang dapat Anda mulai analisis. Mungkin akan ada banyak saran yang tidak dapat diterapkan, tetapi akan ada juga ide yang tidak pernah terpikirkan oleh Anda yang dapat menghasilkan penghematan biaya yang besar.

Anda dapat melakukan survei di atas menggunakan email dan kuesioner berbasis Excel, atau beberapa alat manual atau perangkat lunak SRM lainnya dengan opsi membuat kuesioner untuk pemasok.

Kumpulkan Amunisi

Untuk pemasok tertentu, mungkin perlu memasuki proses negosiasi ulang yang lebih sulit untuk mencapai harga yang lebih rendah.

Untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan, Anda harus sepenuhnya siap dengan semua data dan fakta yang bisa Anda akses. Ini berarti Anda harus mengumpulkan yang berikut ini:

1. Bagaimana perkembangan pembelanjaan Anda? Jika telah meningkat, Anda dapat menggunakan ini sebagai argumen untuk meminta harga yang lebih baik.
2. Bagaimana kinerja pengiriman dan kualitas berkembang? Jika pemasok berkinerja buruk, ini bisa menjadi argumen untuk menuntut pengembalian dana sekarang untuk menjaga hubungan bisnis, atau Anda dapat mencari untuk mendapatkan persyaratan yang lebih baik di masa mendatang.
3. Seberapa puas/tidak puas pemangku kepentingan Anda dengan pemasok? Jika Anda mendapatkan umpan balik negatif dari pemangku kepentingan, itu bisa menjadi alasan yang baik untuk menekan pemasok untuk menawarkan harga yang lebih baik, karena pemasok menciptakan masalah dalam kerjasama, yang pada gilirannya memerlukan biaya terkait.

Untuk mengumpulkan umpan balik pemangku kepentingan dari organisasi Anda tentang pemasok tempat Anda ingin menjalankan proses negosiasi ulang, Anda dapat melakukan hal berikut:

1. Identifikasi pemasok yang akan dievaluasi. Awalnya, tetap sederhana dan sertakan maksimal 20 pemasok dalam survei. Nanti Anda selalu dapat memperluas ke lebih banyak pemasok.
2. Identifikasi pemangku kepentingan internal yang akan mengevaluasi pemasok yang dipilih. Untuk setiap pemangku kepentingan, identifikasi pemasok strategis apa yang dapat/harus mereka evaluasi. Sekali lagi, tetap sederhana dan nanti Anda dapat memperluas jumlah pemangku kepentingan yang terlibat.
3. Identifikasi kriteria/pertanyaan apa yang harus dievaluasi oleh pemasok oleh pemangku kepentingan Anda. Ini bisa berupa pertanyaan (dinilai pada skala dari 1=Sangat Tidak Setuju dan 5=Sangat Setuju) seperti:
   • Supplier mudah diajak bekerja sama
   • Pemasok tidak menambah biaya untuk operasi kami
   • Pemasok memecahkan masalah tanpa penundaan
   • Supplier menawarkan dukungan yang kami butuhkan untuk bekerja secara efektif
4. Buat survei dan kirimkan ke pemangku kepentingan untuk dijawab. Anda dapat melakukannya menggunakan Excel, atau solusi otomatis.
5. Jika pemangku kepentingan telah menjawab, buat satu laporan pemasok untuk setiap pemasok. Dalam laporan, pastikan Anda memberi peringkat pemasok sehingga Anda dapat menggunakan peringkat yang buruk sebagai argumen untuk penetapan harga yang lebih baik juga.
6. Di tabel negosiasi ulang, gunakan semua data dan fakta yang dikumpulkan untuk membuat argumen yang akan membantu Anda mendapatkan harga yang lebih baik atau persyaratan yang lebih baik.

Lars Kuch Pedersen adalah pendiri LeanLinking.