Menguasai Renegosiasi Biaya dengan Mitra yang Ada – Panduan Praktis

Pemasok memainkan peran kunci dalam pengadaan, dan biaya mereka memiliki pengaruh besar terhadap kesejahteraan perusahaan. Untuk mulai menghemat biaya dengan pemasok yang ada, bisnis harus fokus pada memperbaiki hubungan mereka.

Survei Pemasok

Pemasok Anda dapat menjadi sumber informasi yang hebat untuk memahami bagaimana perusahaan Anda beroperasi, dan bagaimana Anda dapat menghapus biaya. Apa yang masuk akal dari perspektif Anda mungkin tidak selalu masuk akal dari perspektif pemasok, dan mungkin perusahaan Anda memiliki beberapa persyaratan atau struktur yang menambahkan biaya untuk pemasok.

Untuk menangkap umpan balik yang berharga dari pemasok, pertimbangkan survei di mana Anda secara khusus meminta mereka untuk mengidentifikasi area potensi untuk menghapus biaya. Dalam survei Anda dapat mengajukan pertanyaan seperti:

1. Silakan saran proses atau persyaratan yang kami terapkan pada Anda yang dapat kami hentikan untuk menghapus biaya.
2. Silakan saran produk/layanan yang kami beli saat ini yang dalam bentuk yang lebih sederhana atau dengan spesifikasi yang lebih sederhana (lebih standar) dapat dibeli dengan harga yang lebih rendah.
3. Silakan beritahu kami seberapa banyak kami dapat mengurangi harga produk jika kami mengurangi kredit kami kepada Anda selama 14 hari?
4. Silakan bagikan ide Anda tentang bagaimana kami dapat menyederhanakan proses bersama dan menghapus biaya.

Dengan mengumpulkan umpan balik ini dari pemasok, Anda mendapatkan ‘katalog ide’ yang dapat Anda mulai menganalisis. Kemungkinan akan banyak saran yang tidak dapat diterapkan, tetapi akan juga ada ide yang belum pernah Anda pikirkan yang mungkin menghasilkan penghematan biaya yang besar.

Anda dapat melakukan survei di atas menggunakan e-mail dan kuesioner berbasis Excel, atau alat manual lain atau perangkat lunak SRM dengan opsi untuk membuat kuesioner untuk pemasok.

Kumpulkan Amunisi

Untuk beberapa pemasok, mungkin perlu memasuki proses renegosiasi yang lebih keras untuk mencapai harga yang lebih rendah.

Untuk mendapatkan hasil yang diinginkan, Anda harus sepenuhnya siap dengan semua data dan fakta yang dapat Anda akses. Ini berarti Anda harus mengumpulkan hal-hal berikut:

1. Bagaimana pengeluaran Anda berkembang? Jika telah meningkat, Anda dapat menggunakan ini sebagai argumen untuk meminta harga yang lebih baik.
2. Bagaimana kinerja pengiriman dan kualitas berkembang? Jika pemasok telah kurang berkinerja, itu bisa menjadi argumen untuk menuntut pengembalian dana sekarang untuk menjaga hubungan bisnis, atau Anda dapat mencoba mendapatkan syarat yang lebih baik untuk masa depan.
3. Seberapa puas/tidak puas pemangku kepentingan Anda dengan pemasok? Jika Anda mendapatkan umpan balik negatif dari pemangku kepentingan, itu bisa menjadi alasan yang baik untuk menekan pemasok untuk menawarkan harga yang lebih baik, karena pemasok menciptakan masalah dalam kerja sama, yang pada gilirannya menimbulkan biaya terkait.

Untuk mengumpulkan umpan balik pemangku kepentingan dari organisasi Anda tentang pemasok yang ingin Anda jalani proses renegosiasi, Anda dapat melakukan hal berikut:

1. Identifikasi pemasok yang akan dievaluasi. Awalnya, jaga sederhana dan sertakan maksimal 20 pemasok dalam survei. Nanti Anda selalu dapat memperluas ke lebih banyak pemasok.
2. Identifikasi pemangku kepentingan internal yang akan mengevaluasi pemasok yang dipilih. Untuk setiap pemangku kepentingan, identifikasi pemasok strategis mana yang dapat/perlu dievaluasi oleh mereka. Lagi, jaga sederhana dan nanti Anda dapat memperluas jumlah pemangku kepentingan yang terlibat.
3. Identifikasi kriteria/pertanyaan mana yang harus dievaluasi pemasok oleh pemangku kepentingan Anda. Ini dapat berupa pertanyaan (yang akan dinilai pada skala 1=Sangat Tidak Setuju dan 5=Sangat Setuju) seperti:
   • Pemasok mudah untuk bekerjasama
   • Pemasok tidak menambahkan biaya pada operasi kami
   • Pemasok menyelesaikan masalah tanpa penundaan
   • Pemasok menawarkan dukungan yang kami butuhkan untuk bekerja secara efektif
4. Buat survei dan kirimkan ke pemangku kepentingan untuk dijawab. Anda dapat melakukan ini menggunakan Excel, atau solusi otomatis.
5. Ketika pemangku kepentingan telah membalas, buat satu laporan pemasok untuk setiap pemasok. Dalam laporan pastikan Anda menge peringkat pemasok sehingga Anda dapat menggunakan peringkat buruk sebagai argumen untuk harga yang lebih baik juga.
6. Di meja renegosiasi gunakan semua data dan fakta yang dikumpulkan untuk membuat argumen yang akan membantu Anda mendapatkan harga atau syarat yang lebih baik.

Lars Kuch Pedersen adalah pendiri LeanLinking.