Tiga Pelajaran untuk Industri Makanan pada tahun 2021
Industri makanan telah belajar banyak tahun ini — lebih dari yang diharapkan. Secara khusus, COVID-19 telah mengajari kami beberapa pelajaran penting tentang modernisasi kualitas, keamanan, dan manajemen vendor.
Industri kita perlahan-lahan bergerak menuju modernisasi, sesuai arahan Era Baru Keamanan Pangan yang Lebih Cerdas dari Administrasi Makanan dan Obat-obatan AS dan rantai pasokan yang semakin kompleks, tetapi pandemi ini tentu telah mengubah garis waktu itu selama bertahun-tahun. Kami berharap dapat meningkatkan teknologi secara perlahan untuk memenuhi pedoman FDA yang baru, tetapi pandemi virus corona telah melampaui batas waktu tersebut.
Tujuan perusahaan dalam industri yang berhubungan dengan makanan berubah hampir dalam semalam, karena tahun 2020 menjadi tahun reaksi dan solusi jangka pendek. Banyak yang menemukan bahwa operasi dan rantai pasokan mereka tidak cukup gesit dan tangguh, dan kumpulan pemasok mereka tidak cukup beragam. Sebagian besar melihat bahwa proses manual terlalu lambat, dan hasilnya terlalu suram, untuk membuat keputusan cepat yang diperlukan untuk menjaga pintu tetap terbuka, dan karyawan serta pelanggan tetap aman.
Seiring berjalannya tahun, menjadi sangat jelas bahwa proses manual yang akrab yang melibatkan kertas, email, dan spreadsheet tidak cukup. Transformasi digital dan modernisasi teknologi adalah aktivitas yang tidak dapat ditunda hingga nanti, jika Anda ingin mendapatkan visibilitas dan wawasan serta membuat keputusan berdasarkan data.
Saat Anda bersiap untuk masa depan, inilah saatnya untuk keluar dari fase reaktif tahun 2020 dan beralih ke aktivitas jangka panjang yang proaktif dan solusi teknologi yang mendukung proses yang skalabel dan transparan.
Dengan mengubah dan menstandardisasi teknologi Anda, Anda dapat membuat sistem yang akan mengatur panggung untuk tetap berada di depan pesaing Anda, meningkatkan efisiensi, dan mempersiapkan pertumbuhan jangka panjang. Berikut adalah beberapa cara untuk memulai.
Pikirkan tentang kualitas yang berkelanjutan. Industri yang berhubungan dengan makanan, seperti banyak industri lainnya, bergantung pada laporan tepat waktu dari audit tahunan, daripada sistem dinamis yang menunjukkan bagaimana kinerja bisnis Anda setiap hari. Saatnya membuat sasaran yang mendukung kualitas berkelanjutan dengan pemasok, di dalam dinding Anda sendiri dan di setiap lokasi.
Langkah pertama adalah melihat semua perangkat lunak atau teknologi yang Anda gunakan sekarang, untuk melihat apakah Anda dapat menggabungkan atau menghilangkan solusi titik atau aplikasi yang tidak relevan. Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas, Anda dapat bertanya apakah sistem Anda dapat "berbicara" satu sama lain, dengan tujuan menciptakan jaringan internet ujung ke ujung yang menghubungkan semua data pengambilan keputusan menjadi satu sumber kebenaran. Ini membantu menghilangkan silo data dan meningkatkan komunikasi.
Proses kualitas berkelanjutan lainnya adalah diversifikasi jenis audit. Audit "snapshot" perusahaan tahunan yang besar tidak akan hilang begitu saja. Tetapi bahkan sebelum pandemi, banyak perusahaan mulai menambahkan penilaian mandiri dan check-in cepat lainnya ke aktivitas harian mereka di setiap lokasi, untuk terus mencari tren dan hotspot. Pemeriksaan ini dilakukan dengan aplikasi audit yang terhubung ke perangkat lunak manajemen kualitas, sehingga manajer dapat melihat informasi terbaru dan membuat keputusan berbasis data setiap hari jika diperlukan.
Berhenti dari proses manual. Berapa kali Anda merasa frustrasi dengan semua pekerjaan admin yang Anda lakukan, padahal Anda sebenarnya bisa melakukan pekerjaan yang berarti dengan proses dan sistem Anda? Berapa kali dokumen atau data lain "hilang" di rantai email atau lemari arsip? Berapa kali Anda bekerja ekstra untuk mengumpulkan laporan dengan tangan dari banyak spreadsheet?
Saatnya membiarkan teknologi mengambil alih sebagian besar pekerjaan admin Anda. Inilah saatnya bagi industri makanan untuk berhenti mengandalkan kertas, spreadsheet, dan proses manual lainnya.
Penting untuk diingat bahwa modernisasi bukan tentang menghilangkan orang dari persamaan. Ini menggunakan teknologi yang berpusat pada manusia yang mengurangi kesalahan manusia, mengurangi pekerjaan admin, dan meningkatkan hasil. Anda mungkin harus berinvestasi sedikit di awal, tetapi teknologi menciptakan efisiensi dan transparansi yang pada akhirnya akan menghemat waktu dan uang Anda.
Perbarui cara Anda mengelola vendor dan pemasok. Banyak tantangan menyertai orientasi pemasok baru dan manajemen pemasok yang sudah ada. E-mail tidak dijawab; tanggal pembaruan mudah diabaikan, dan mendapatkan kembali sertifikasi, dokumen, dan audit pembaruan adalah tugas untuk sedikitnya. Selain itu, Anda mungkin mendorong untuk mendiversifikasi rantai pasokan Anda karena gangguan selama pandemi. Secara keseluruhan, ada banyak komunikasi, dokumen, dan tanggal jatuh tempo yang harus dilacak. Selain itu, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pemasok Anda memenuhi standar pemerintah.
Menggunakan perangkat lunak untuk mengelola hubungan pemasok memudahkan semua pihak, memungkinkan semua orang bekerja lebih cepat dan dengan lebih banyak kolaborasi. Komunikasi pemasok, pengajuan sertifikasi, dan hasil audit semuanya berakhir di tempat yang sama, sehingga Anda dapat mengevaluasi aktivitas orientasi dan pembaruan lebih cepat dan dengan lebih percaya diri. Pengingat pembaruan otomatis dapat menghentikan pekerjaan yang berulang, atau mengkhawatirkan apakah spreadsheet telah diperbarui dengan benar.
Modernisasi sistem masuk akal baik dari sudut pandang kompetitif maupun finansial. Namun, bagi saya, alasan paling kuat untuk memodernisasi adalah karyawan Anda. Selama masa-masa genting ini, mereka melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang sama atau lebih sedikit, mengambil lebih banyak stres dan menuju ke kelelahan yang lebih dalam dan lebih keras. Jika Anda dapat berbuat lebih banyak untuk meningkatkan karyawan dan menciptakan efisiensi, Anda akan mencapai hasil yang lebih baik dalam jangka panjang, dan itulah investasi yang akan menghasilkan paling banyak pada akhirnya. Dibutuhkan modernisasi untuk membawa Anda ke sana.
Kari Hensien adalah presiden RizePoint.
