3 Pelajaran Penting yang Dipelajari Industri Pangan pada Tahun 2021

Industri pangan telah belajar banyak tahun ini — lebih dari yang diharapkan. Secara spesifik, COVID-19 telah mengajarkan beberapa pelajaran penting tentang modernisasi kualitas, keselamatan, dan manajemen vendor.

Industri kami telah perlahan bergerak menuju modernisasi, pada arah U.S. Food and Drug Administration's New Era of Smarter Food Safety dan rantai pasokan yang semakin kompleks, namun pandemi telah secara perlu memindahkan garis waktu itu maju bertahun-tahun. Kami berharap dapat secara perlahan meningkatkan teknologi untuk memenuhi pedoman FDA baru, namun pandemi virus corona telah mempercepat garis waktu itu.

Tujuan perusahaan di industri terkait pangan berubah hampir semalam, saat 2020 menjadi tahun reaksi dan solusi jangka pendek. Banyak yang menemukan operasi dan rantai pasokan mereka tidak cukup cepat tanggap dan tangguh, dan kolam pemasok mereka tidak cukup beragam. Kebanyakan melihat proses manual terlalu lambat, dan hasil terlalu kabur, untuk membuat keputusan cepat yang dibutuhkan untuk menjaga pintu tetap terbuka, dan karyawan serta pelanggan aman.

Seiring tahun berlangsung, telah menjadi nyata yang menyakitkan bahwa proses manual yang familiar yang melibatkan kertas, email, dan lembar kerja cukup tidak cukup. Transformasi digital dan modernisasi teknologi adalah aktivitas yang tidak dapat ditunda untuk nanti, jika Anda ingin mendapatkan visibilitas dan wawasan serta membuat keputusan berbasis data.

Saat Anda mempersiapkan masa depan, saatnya untuk keluar dari fase reaktif 2020 dan beralih ke aktivitas dan solusi teknologi proaktif, jangka panjang yang mendukung proses yang dapat diskalakan dan transparan.

Dengan mengubah dan menspesifikasikan teknologi Anda, Anda dapat menciptakan sistem yang akan menyiapkan panggung untuk selalu berada di depan persaingan, meningkatkan efisiensi, dan mempersiapkan pertumbuhan jangka panjang. Berikut beberapa cara untuk memulai.

Pikirkan tentang kualitas berkelanjutan. Industri terkait pangan, seperti banyak yang lain, bergantung pada laporan pada waktu tertentu dari audit tahunan, daripada sistem dinamis yang menunjukkan bagaimana bisnis Anda berjalan setiap hari. Saatnya untuk membuat tujuan yang mendukung kualitas berkelanjutan dengan pemasok, dalam dinding Anda sendiri dan di setiap lokasi.

Langkah pertama adalah melihat semua perangkat lunak atau teknologi yang Anda gunakan saat ini, untuk melihat apakah Anda dapat menggabungkan atau menghilangkan solusi titik atau aplikasi yang tidak relevan. Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas, Anda dapat bertanya apakah sistem Anda dapat "berbicara" satu sama lain, dengan tujuan menciptakan jaringan internet of things dari ujung ke ujung yang menghubungkan semua data pengambilan keputusan ke dalam satu sumber kebenaran. Ini membantu menghilangkan silo data dan meningkatkan komunikasi.

Proses kualitas berkelanjutan lain adalah memperbanyak jenis audit. Audit tahunan besar "snapshot" korporat tidak akan hilang, dan tidak seharusnya. Namun bahkan sebelum pandemi, banyak perusahaan mulai menambahkan self-assessment dan cek cepat lainnya ke aktivitas harian mereka di setiap lokasi, untuk terus mencari tren dan hotspot. Cek ini dilakukan dengan aplikasi audit yang terhubung dengan perangkat lunak manajemen kualitas, sehingga manajer dapat melihat informasi paling terkini dan membuat keputusan berbasis data setiap hari jika diperlukan.

Beralih dari proses manual. Berapa kali Anda merasa frustasi dengan semua pekerjaan administratif yang Anda lakukan, saat Anda sebenarnya dapat melakukan pekerjaan yang bermakna dengan proses dan sistem Anda? Berapa kali dokumen atau data lainnya "hilang" dalam rantai email atau lemari arsip? Berapa kali Anda bekerja lembur untuk mengumpulkan laporan secara manual dari banyak lembar kerja?

Saatnya untuk membiarkan teknologi mengambil alih sebagian besar pekerjaan administratif Anda. Inilah momen bagi industri pangan untuk berhenti bergantung pada kertas, lembar kerja, dan proses manual lainnya.

Penting untuk diingat bahwa modernisasi bukan tentang menghilangkan orang dari persamaan. Ini adalah penggunaan teknologi yang berpusat pada manusia yang mengurangi kesalahan manusia, mengurangi pekerjaan administratif, dan meningkatkan hasil. Anda mungkin perlu menginvestasikan sedikit di awal, namun teknologi menciptakan efisiensi dan transparansi yang akan menghemat waktu dan uang Anda pada akhirnya.

Perbarui cara Anda mengelola vendor dan pemasok. Banyak tantangan menyertai onboarding pemasok baru dan manajemen yang ada. Email tidak terjawab; tanggal perpanjangan mudah diabaikan, dan mendapatkan kembali sertifikasi perpanjangan, dokumen, dan audit adalah pekerjaan yang menyita waktu untuk dianut. Di atas itu, Anda mungkin mendorong untuk memperbanyak rantai pasokan Anda karena gangguan selama pandemi. Digabungkan, itu banyak komunikasi, dokumen, dan tanggal jatuh tempo yang harus dipertahankan. Selain itu, ini adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan bahwa pemasok Anda memenuhi standar pemerintah.

Menggunakan perangkat lunak untuk mengelola hubungan pemasok memudahkan semua pihak, memungkinkan semua orang bekerja lebih cepat dan dengan lebih banyak kolaborasi. Komunikasi pemasok, pengiriman sertifikasi, dan hasil audit semua berakhir di tempat yang sama, sehingga Anda dapat mengevaluasi aktivitas onboarding dan perpanjangan dengan lebih cepat dan lebih percaya diri. Pengingat perpanjangan yang terotomatisasi dapat menghentikan pekerjaan repetitif, atau kekhawatiran apakah lembar kerja diperbarui dengan benar.

Modernisasi sistem masuk akal baik dari sudut daya saing maupun keuangan. Bagi saya, alasan yang paling memaksa untuk memodernisasi adalah karyawan Anda. Di masa-masa tidak stabil ini, mereka melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang sama atau lebih sedikit, menanggung lebih banyak stres dan menuju ke dalam burnout yang lebih dalam dan lebih sulit. Jika Anda dapat melakukan lebih banyak untuk memperkuat karyawan dan menciptakan efisiensi, Anda akan mencapai hasil yang lebih baik dalam jangka panjang, dan itu adalah investasi yang akan membayar paling banyak pada akhirnya. Ini akan membutuhkan modernisasi untuk membawa Anda ke sana.

Kari Hensien is president of RizePoint.