C&C Power Inc. Meningkatkan Pemuatan Pesanan Khusus dengan Pengupgrade ERP

Melebihi perangkat lunak ERP-nya, produsen produk daya global mengusir hambatan yang menghambat perubahan bisnis penting. Dengan bantuan fungsionalitas perencanaan kebutuhan material (MRP) yang spesial, perusahaan dapat mengurangi stok habis, mempercepat waktu pemrosesan pesanan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

C&C Power Inc. memproduksi, memasang dan melayani pasokan daya kritis untuk portofolio pelanggan yang kompleks, termasuk perusahaan Fortune 100, agen pemerintah dan pusat data global. Selain fasilitas manufaktur engineer-to-order dan configure-to-order, organisasi menawarkan layanan pasca penjualan untuk lemari baterai akses depan, standar, rack mount dan cadangan, bersama dengan landing box, pengendali commander plus, pemantauan baterai, telekomunikasi dan sistem distribusi terintegrasi.

Akibatnya, proses bisnis internalnya sendiri harus rutin dikalibrasi untuk memastikan keandalan yang cepat dan akurat.

Perubahan Tak Terelakakan

Sejak 2019, C&C Power bekerja untuk mengurangi waktu pemrosesan pesanan dan menyelesaikan penggantian baterai serta pekerjaan lapangan lainnya dengan tim teknisi internal dan kontraktor eksternal. Perusahaan menemukan diri sendiri melebihi platform enterprise resource planning (ERP)nya, yang dikomplemenkan oleh perangkat lunak penulisan laporan pihak ketiga dan manajemen kualitas.

Perubahan diperlukan, dan oleh karena itu perusahaan mempekerjakan konsultan seleksi perangkat lunak independen.

"Sebagai bisnis yang sangat dinamis, kami memiliki persyaratan yang ketat," kata John Materse, manajer operasi C&C Power. "Prakiraan kami terbatas dan biasanya hanya berbasis proyek dengan perubahan konfigurasi. Produk kami yang volume rendah, campuran tinggi, sangat terkonfigurasi spesifik untuk setiap pelanggan, namun pelanggan masih berharap waktu pemrosesan cepat, sebagian karena persetujuan spesifikasi pelanggan, rantai pasokan lean dan harapan pengiriman cepat. Kami membutuhkan sistem ERP untuk membantu kami merencanakan inventori, tenaga kerja dan ramah untuk menyesuaikan perubahan pelanggan — beberapa yang sangat last minute."

Berpusat pada kebutuhan ini, C&C Power menyingkat solusi dari IFS AB, Microsoft Corp., Infor Inc. dan Epicor Software Corp. IFS dipilih.

MRP Fleksibel

Sebelum implementasi, C&C Power secara luas menyesuaikan sistemnya untuk menurunkan waktu pemrosesan untuk sebagian besar pesanan dari hingga 60 hari ke dalam 14 hari, dengan kurang dari separuh pengiriman dalam satu minggu. Standar perusahaan ditetapkan tinggi. C&C Power ingin dapat memberikan pelanggan pelanggan yang luar biasa, mengirim produk berkualitas dan memastikan rekan kerja memiliki akses yang tidak terganggu ke sistem — dan fungsionalitas perencanaan kebutuhan material (MRP) IFS siap untuk tantangan.

"Satu hal yang kami butuhkan IFS lakukan adalah membantu kami mengurangi dan mempertahankan waktu lalu yang lebih pendek — tanpa kami patah-patah untuk menyesuaikannya," kata Materse.

Perusahaan membutuhkan kemampuan MRP nyata dalam sistem ERP untuk membuat keputusan cepat dan mensimulasikan apakah memiliki bagian dalam stok. Hanya itu C&C Power benar-benar dapat melayani pelanggan dan memberikan jawaban instan daripada harus membuat bill of materials (BOM) untuk melihat bagian apa yang mungkin menjadi hambatan penyelesaian.

Setelah implementasi enam bulan yang dipercepat, C&C Power memperoleh banyak fleksibilitas yang dicarinya, dan kini dalam posisi untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik dan mendapatkan rencana kapasitas detail untuk manufaktur.

'Sangat Meningkat'

Segera, C&C Power menikmati visibilitas yang ditingkatkan dari tingkat inventori dan bagaimana mereka cocok dengan pesanan pelanggan — keuntungan yang sistem ERP sebelumnya tidak dapat mempertahankan. Misalnya, ketika inventori dicadangkan untuk proyek pelanggan yang ada, sistem legacy perusahaan tidak mencerminkannya, yang pada gilirannya mengakibatkan stok habis dan keterlambatan pesanan pelanggan ketika inventori yang sama dijual dua kali.

Sekarang, kemampuan C&C Power untuk menangani reservasi komponen adalah "sangat meningkat," kata Materse, dan tim dapat bergantung pada fungsionalitas yang sebenarnya bekerja. Perusahaan telah mengurangi stok habis sebesar 25% dan berharap ini akan meningkat seiring sistem memperoleh lebih banyak data histori transaksi.

Kustomisasi Kompleks

Solusi ERP terbukti cocok untuk lingkungan manufaktur volume rendah, campuran tinggi C&C Power, di mana produk dan BOM terkait dibangun di sekitar persyaratan pelanggan yang kadang-kadang berubah di tengah jalan. Operasi manufaktur kompleks dapat menangani perubahan ini pada pesanan pelanggan, tetapi fleksibilitas adalah keharusan, terutama ketika berkaitan dengan penanganan kustomisasi produk.

Karyawan dapat membuka pesanan dan menambahkan bagian ketika pelanggan ingin konfigurasi tambahan. Perubahan ini dapat dilakukan sampai pesanan dirilis untuk manufaktur tanpa menyebabkan masalah. Bahkan selama proses manufaktur, perusahaan dapat melakukan perubahan untuk memastikan memberikan sesuai harapan pelanggan.

"Sistem ERP telah meningkatkan proses bagi kami untuk membuat perubahan yang cukup agar kami terkadang dapat menurunkan biaya desain untuk pelanggan," kata Materse.

Layanan Pasca Penjualan

C&C Power melakukan lebih dari sekedar merancang dan memproduksi peralatan untuk pelanggan — perusahaan juga menyediakan layanan dan dukungan pasca penjualan untuk sistem daya tidak terputus (UPS), peralatan daya atau baterai mereka. Perusahaan bergantung pada fungsionalitas manajemen layanan dalam solusi ERP mereka untuk meningkatkan tingkat utilizasi teknisi dan meningkatkan pengalaman pelanggan pada kontrak pemeliharaan tahunan, pekerjaan garansi, penggantian baterai dan perbaikan break-fix.

"Salah satu tantangan terbesar kami adalah memahami situs pelanggan kami, hambatan yang harus dihadapi, dan di mana peralatan kami ditempatkan," kata Materse. Sebelumnya, perusahaan bergantung pada Microsoft Excel untuk menyimpan informasi layanan, seperti survei situs dan nomor seri — tetapi metode manual ini menghadirkan tantangan.

Dengan IFS, "kami dapat menyiapkan situs pelanggan untuk mencerminkan peralatan apa yang ada di ruang apa sehingga dapat dilayani dengan lebih efisien. Kami menyewa peralatan, dan kini memiliki sistem untuk mengenali saat disewa, di mana lokasinya dan kapan melakukan faktur," kata Materse.

Sistem baru juga memungkinkan C&C Power untuk lebih efektif saat penawaran, katanya: "Jika kami harus melewati pos pemeriksaan keamanan yang memakan waktu tiga jam, atau ruangnya satu mil ke dalam gedung — kami kini dalam posisi untuk memasukkan waktu itu."

Sarah Nicastro adalah field service evangelist di IFS.