Produsen Produk Menangani Pesanan Kustom Dengan Peningkatan ERP

Mengatasi perangkat lunak ERP-nya, produsen global produk listrik mulai menghilangkan penghalang jalan yang menghambat perubahan bisnis penting. Dengan bantuan fungsionalitas perencanaan kebutuhan material (MRP) khusus, perusahaan dapat mengurangi kehabisan stok, meningkatkan waktu penyelesaian pesanan, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

C&C Power Inc. memproduksi, memasang, dan melayani catu daya penting untuk portofolio pelanggan yang kompleks, termasuk perusahaan Fortune 100, lembaga pemerintah, dan pusat data global. Di atas fasilitas manufaktur engineer-to-order dan configure-to-order, organisasi menawarkan layanan purna jual untuk akses depan, standar, rak mount dan lemari baterai cadangan, bersama dengan kotak pendaratan, komandan plus pengontrol, pemantauan baterai, telekomunikasi dan sistem distribusi yang terintegrasi.

Akibatnya, proses bisnis internalnya sendiri harus dikalibrasi secara teratur untuk memastikan keandalan yang cepat dan akurat.

Perubahan Sudah Dekat

Sejak 2019, C&C Power telah bekerja untuk mengurangi waktu pergantian pesanan dan menyelesaikan penggantian baterai dan pekerjaan layanan lapangan lainnya dengan tim teknisi internal dan kontraktor eksternal. Perusahaan menemukan dirinya melampaui platform perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), yang dilengkapi dengan penulisan laporan pihak ketiga dan perangkat lunak manajemen kualitas.

Perubahan diperlukan, sehingga perusahaan menyewa konsultan pemilihan perangkat lunak independen.

“Sebagai bisnis yang sangat dinamis, kami memiliki beberapa persyaratan yang ketat,” kata John Materse, manajer operasi C&C Power. “Perkiraan kami terbatas dan biasanya hanya berbasis proyek dengan perubahan konfigurasi. Produk kami yang bervolume rendah, campuran tinggi, dan sangat dikonfigurasi khusus untuk setiap pelanggan, namun pelanggan masih mengharapkan waktu pengerjaan yang cepat, sebagian karena persetujuan spesifikasi pelanggan, rantai pasokan yang ramping, dan mengharapkan pengiriman yang cepat. Kami membutuhkan sistem ERP untuk membantu kami merencanakan inventaris, tenaga kerja, dan memaafkan dengan lebih baik untuk mengakomodasi perubahan pelanggan — beberapa di antaranya adalah menit terakhir.”

Berpusat pada kebutuhan ini, solusi terpilih C&C Power oleh IFS AB, Microsoft Corp., Infor Inc. dan Epicor Software Corp. IFS dipilih.

MRP Fleksibel

Sebelum menerapkan, C&C Power sangat menyesuaikan sistemnya untuk menurunkan waktu pengerjaan untuk sebagian besar pesanan dari hingga 60 hari hingga dalam 14 hari, dengan hanya kurang dari setengah pengiriman dalam satu minggu. Standar perusahaan ditetapkan tinggi. C&C Power ingin dapat memberikan layanan pelanggan yang sangat baik, mengirimkan produk berkualitas, dan memastikan rekan-rekannya memiliki akses tanpa gangguan ke sistem — dan fungsionalitas perencanaan kebutuhan material (MRP) IFS siap menghadapi tantangan tersebut.

“Satu hal yang kami perlukan untuk dilakukan oleh IFS adalah membantu kami mengurangi dan mempertahankan waktu tunggu yang lebih singkat — tanpa kami harus berusaha keras untuk mengakomodasi itu,” kata Materse.

Perusahaan membutuhkan kemampuan MRP nyata dalam sistem ERP untuk membuat keputusan cepat dan mensimulasikan apakah ada suku cadang yang tersedia. Hanya dengan begitu C&C Power dapat benar-benar melayani pelanggan dan memberikan jawaban instan daripada harus membuat tagihan bahan (BOM) untuk melihat bagian mana yang mungkin menjadi hambatan hingga penyelesaian.

Setelah implementasi enam bulan yang dipercepat, C&C Power memperoleh banyak fleksibilitas yang dicarinya, dan sekarang berada dalam posisi untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik dan mendapatkan rencana kapasitas terperinci untuk manufaktur.

'Sangat Meningkat'

Segera, C&C Power menikmati peningkatan visibilitas tingkat inventaris dan bagaimana mereka menyesuaikan dengan pesanan pelanggan — keuntungan yang tidak dapat dipertahankan oleh sistem ERP sebelumnya. Misalnya, ketika inventaris dicadangkan untuk proyek pelanggan yang ada, sistem warisan perusahaan tidak mencerminkan hal itu, yang akibatnya menyebabkan kehabisan stok dan penundaan pesanan pelanggan ketika inventaris yang sama terjual dua kali.

Sekarang, kemampuan C&C Power untuk menangani pemesanan komponen “sangat meningkat,” kata Materse, dan tim dapat mengandalkan fungsionalitas yang benar-benar berfungsi. Perusahaan telah mengurangi kehabisan stok sebesar 25% dan mengharapkan ini meningkat karena sistem memperoleh lebih banyak data riwayat transaksi.

Penyesuaian Kompleks

Solusi ERP terbukti cocok untuk volume rendah, lingkungan manufaktur campuran tinggi C&C Power, di mana produk dan BOM terkait dibangun berdasarkan kebutuhan pelanggan yang terkadang dapat berubah di tengah jalan. Operasi manufaktur yang kompleks dapat menangani perubahan ini pada pesanan pelanggan, tetapi fleksibilitas adalah suatu keharusan, terutama dalam hal penanganan penyesuaian produk.

Karyawan dapat membuka pesanan dan menambahkan bagian ketika pelanggan menginginkan konfigurasi tambahan. Perubahan ini dapat dilakukan hingga pesanan dirilis untuk pembuatan tanpa menyebabkan masalah. Bahkan selama proses manufaktur, perusahaan dapat membuat perubahan untuk memastikannya memenuhi harapan pelanggan.

“Sistem ERP telah meningkatkan proses bagi kami untuk membuat perubahan yang cukup sehingga terkadang kami dapat menurunkan biaya desain kami untuk pelanggan,” kata Materse.

Layanan Purna Jual

C&C Power melakukan lebih dari sekadar merancang dan membuat peralatan untuk pelanggan mereka — perusahaan juga menyediakan layanan purna jual dan dukungan untuk catu daya, peralatan listrik, atau baterai mereka yang tidak pernah terputus. Perusahaan mengandalkan fungsionalitas manajemen layanan dalam solusi ERP mereka untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan teknisi dan meningkatkan pengalaman pelanggan dalam kontrak pemeliharaan tahunan, pekerjaan garansi, penggantian baterai, dan perbaikan kerusakan.

“Salah satu tantangan terbesar kami adalah memahami lokasi pelanggan kami, hambatan yang harus kami tangani, dan di mana peralatan kami ditempatkan,” kata Materse. Sebelumnya, perusahaan mengandalkan Microsoft Excel untuk menyimpan informasi layanan, seperti survei lokasi dan nomor seri — tetapi metode manual ini menghadirkan tantangan.

Dengan IFS, “kami dapat mengatur lokasi pelanggan untuk mencerminkan peralatan apa yang ada di ruangan apa sehingga dapat diservis dengan lebih efisien. Kami menyewa peralatan, dan sekarang memiliki sistem untuk mengenali kapan peralatan itu disewa, di mana lokasinya, dan kapan harus menagihnya,” kata Materse.

Sistem baru ini juga memungkinkan C&C Power menjadi lebih efektif saat mengutip, katanya:“Jika kita harus melalui pos pemeriksaan keamanan yang memakan waktu tiga jam, atau ruangannya berjarak satu mil ke dalam gedung — kita sekarang dalam posisi untuk memperhitungkan pada waktu itu.”

Sarah Nicastro adalah penginjil dinas lapangan di IFS.