Panduan Memilih Pengangkut Barang yang Tepat, Besar atau Kecil

Menetapkan proses pemilihan operator yang disesuaikan adalah langkah pertama menuju pengembangan rencana strategis untuk sistem transportasi yang paling efisien.

Apa pun strategi pengadaan operator pengirim, itu harus dipantau dan disesuaikan sebagai respons terhadap perubahan jaringan pengirim dan operator.

Kunci dari perencanaan transportasi yang baik adalah memiliki proses pengadaan kapal induk yang kuat yang mengakomodasi sejumlah kriteria. Pengangkut barang umum bervariasi dalam ukuran, wilayah dan kemampuan yang diinginkan. Faktor-faktor ini akan memprediksi kinerja operator dan kargo apa yang paling sesuai untuk dipindahkan.

Seperti halnya strategi investasi yang baik, pengirim harus berusaha untuk memilih mitra logistik yang tepat. Dalam hal melayani jaringan transportasi secara optimal dan mengurangi risiko, pilihan terbaik tidak selalu merupakan pilihan berbiaya rendah.

Menentukan campuran operator yang tepat itu menantang, dan sebagian besar pengirim tidak tahu seperti apa portofolio operator yang sehat dan seimbang. Ketidakseimbangan dalam pemilihan operator menempatkan pengirim dalam risiko. Dan risiko merugikan kemitraan pengirim-pengangkut dalam jangka panjang.

Divisi logistik untuk produsen atau pengecer memiliki misi tunggal:mengirimkan barang ke pasar untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sebagian besar divisi logistik biasanya memfokuskan sebagian besar waktu dan energi mereka untuk memenuhi persyaratan operasional. Kemudian tahun 2020 membawa tingkat gangguan yang belum pernah terjadi sebelumnya, memperumit lanskap rantai pasokan, dan memaksa tim transportasi untuk beralih pada pengadaan barang mereka.

Pengadaan operator strategis bervariasi dari organisasi ke organisasi. Beberapa pengirim mengandalkan strategi penetapan harga, mencari opsi berbiaya rendah, sementara yang lain memanfaatkan hubungan operator berpengalaman yang dibangun dari waktu ke waktu. Beberapa memiliki rencana darurat, sementara yang lain mencari layanan pengiriman melalui proses permintaan penawaran (RFQ).

Saat memeriksa operator dalam proses pengadaan, pengirim hari ini harus mengevaluasi bagaimana mereka mengalokasikan pengiriman ke mitra mereka. Panduan perutean harus seimbang dan beragam. Operator harus menunjukkan metrik performa operator yang positif.

Apa pun strategi operator, menggunakan data untuk mengevaluasi kemitraan operator akan membantu mengatasi inefisiensi dan biaya tersembunyi di jaringan Anda.

Kasus untuk Hubungan Jangka Panjang

Banyak pengirim memiliki sekelompok operator inti yang menangani sebagian besar pengiriman mereka. Hubungan yang lebih sedikit menghasilkan kesederhanaan tambahan dan kesempatan untuk menjalin hubungan dan kepercayaan yang kuat. Di sisi lain, pendekatan ini dapat menimbulkan risiko bawaan.

Kebutuhan pengirim dan jaringan operator terus berkembang. Terlepas dari seberapa dekat pengirim dan operator, penyelarasan jaringan berada dalam bahaya saat jaringan tersebut berubah.

Ketika volume pengirim di jalur meningkat tiba-tiba, seperti yang terjadi selama pandemi COVID-19 untuk pengirim yang tidak tahan lama, operator yang ada mungkin tidak memiliki kapasitas untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Jika operator Anda diberikan pengiriman dari pengirim lain dengan margin yang lebih menguntungkan, mungkin tidak memiliki kapasitas kapan dan di mana Anda membutuhkannya. Itu sebabnya panduan perutean yang solid membutuhkan kedalaman. Namun jika hubungan yang terbukti benar hanya didasarkan pada pengalaman masa lalu, pengirim mungkin akan kecewa dengan biaya yang tidak terduga dan layanan yang buruk.

Hubungan jangka panjang bermanfaat bagi pengirim dan operator karena mitra dapat menyelaraskan pola jaringan mereka secara strategis, kemampuan penting pada saat terjadi gangguan. Namun, seperti hubungan pemasok lainnya, perjanjian ini harus terus dievaluasi.

Pengirim dapat menambah risiko ke jaringan mereka ketika mereka terburu-buru untuk memberikan pengiriman kepada pendatang baru jaringan berbiaya rendah. Jika operator berbiaya rendah dipilih tanpa uji tuntas, inefisiensi jaringan dapat dengan mudah diabaikan.

Sementara mitra operator lama dapat berpindah dari jaringan, kapasitas baru juga dapat datang dan pergi. Layanan cenderung menjadi area pertama yang kinerja jaringan Anda mungkin terganggu saat Anda membeli hanya berdasarkan harga.

Masalah muncul ketika volume jalur yang diberikan tidak terwujud, dan alternatif kontingensi menit terakhir digunakan. Misalnya, operator mungkin tidak mengetahui persyaratan khusus di suatu fasilitas, atau mungkin operator tidak diatur dengan benar untuk pembayaran. Sejumlah tantangan dapat terjadi, dan ketika kebutuhan pengirim dan pengangkut tidak selaras, keduanya pasti memiliki pengalaman negatif.

Pemilihan operator yang optimal mencakup operator inti pengirim, dengan harapan, kinerja, dan hubungan yang telah ditetapkan, dan sejumlah operator dan broker baru yang teridentifikasi yang dikelola dan diukur secara aktif. Yang terpenting, biaya harus seimbang dengan layanan, persyaratan pengiriman, dan spesifikasi lain yang dipertimbangkan dalam proses pengadaan.

Peran Pialang

Penggunaan perantara oleh pengirim adalah tempat lain di mana inefisiensi dapat berkembang. Namun, broker memainkan peran strategis kunci dalam menyediakan pengirim dengan kedalaman panduan perutean yang andal, layanan berkualitas, dan solusi langsung dalam gangguan yang tidak terduga. Pialang dapat menjadi sumber kapasitas sesuai permintaan yang layak di jalur berulang yang melakukan perjalanan ke lokasi yang tidak diinginkan, memerlukan deadhead yang lama, atau gagal memberikan putaran alami di jaringan operator.

Terkadang broker dapat menjadi penopang bagi pengirim yang memiliki masalah lebih sistemik dengan kontrak kapasitas mereka. Karena ketidaksejajaran dengan operator yang dikontrak terus terjadi, solusi pasar spot seperti perantara muncul sebagai norma dan bukan pengecualian.

Kapanpun pengiriman kontrak terbukti tidak dapat diandalkan, dan panduan perutean telah berkembang sangat bergantung pada pengadaan pasar spot yang diperantarai, mengontrak ulang operator baru mungkin merupakan pilihan yang jauh lebih menguntungkan. Banyak pengirim menunda solusi pengadaan barang baru hingga RFP tahunan mereka, tetapi proses ini dapat diselesaikan secara teratur untuk jalur tertentu.

Pengirim harus hati-hati memeriksa di mana mereka paling sering menggunakan broker, dan menentukan apakah ada peluang untuk mengontrak tarif yang stabil dengan operator berbasis aset. Memperoleh dukungan pasar spot di bagian jaringan yang sulit dijangkau mungkin terus menjadi pilihan terbaik.

Jaringan Nasional dan Regional

Beberapa pengirim besar percaya bahwa hanya operator nasional yang dilengkapi dengan baik untuk menangani ukuran dan cakupan permintaan pengiriman mereka. Ini adalah kesalahpahaman yang mudah ketika membandingkan peta jaringan lengkap pengirim dengan peta operator nasional. Namun, jika Anda menelusuri ke tingkat lokal, peluang pengoptimalan yang lebih terperinci akan muncul. Operator nasional mungkin memiliki jangkauan yang lebih luas, tetapi meskipun mereka melayani jalur tertentu, mereka mungkin tidak cocok dengan jaringan yang dimaksud.

Operator kecil hingga menengah dengan fokus pada layanan regional seringkali cocok, terutama jika mereka adalah jaringan aktif yang mengelilingi beberapa jalur utama. Operator nasional mungkin bersedia mengirim truk ke area ini, tetapi ini sering kali disertai dengan biaya tambahan.

Pilihan terbaik mungkin adalah maskapai regional kecil atau menengah yang lebih familiar dan tersedia di sepanjang jalur ini. Operator ini dapat lebih efektif melayani pengiriman pengirim tanpa biaya tambahan ketidakpatuhan, deadheading, atau inefisiensi lainnya.

Memilih Operator yang Tepat:Daftar Periksa Awal

Nilai setiap kriteria dari 1 hingga 10 untuk membandingkan operator pesaing dan kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan.

• Kemampuan untuk melacak pengiriman pada waktu tertentu, dan melaporkan dengan cepat dan akurat
• Komunikasi operator dengan departemen lalu lintas dan bagian terkait lainnya dari bisnis pengirim
• Pengiriman terdiri dari kargo dengan kepadatan tinggi
• Pengiriman terdiri dari kargo ringan
• Fasilitas yang dimiliki dan dioperasikan oleh operator
• Fasilitas yang dijalankan oleh agen atau broker independen
• Terletak dekat dengan penerima barang
• Lokasi orang-orang pendukung
• Terletak dekat dengan penerima barang
• Mempertahankan tingkat asuransi yang tepat untuk nilai komoditas
• Jumlah pengiriman yang akan ditangani oleh kurir
• Jumlah personel yang ditugaskan untuk memindahkan barang
• Memiliki atau menyewakan terminal
• Pengalaman sebelumnya dengan perusahaan truk
• Prosedur dan proses untuk mempelajari lebih lanjut tentang bisnis pengirim barang
• Menanggapi keadaan darurat dengan baik
• Referensi
• Tenaga kerja yang terampil dan berpengalaman
• Rasio truk-trailer perusahaan truk
• Persentase pergantian pengemudi perusahaan truk
• Fasilitas fisik perusahaan truk
• Waktu yang dicurahkan untuk pengirim dibandingkan dengan pengirim lainnya

James Mathews adalah direktur senior pengadaan muatan truk di Transportation Insight.