Strategi Efektif Pelacakan UID dalam Manajemen Aset Militer

Pelacakan UID diwajibkan oleh program Identifikasi Unik (UID), juga dikenal sebagai Identifikasi Item Unik (IUID), yang dibuat oleh Departemen Pertahanan AS (DoD) pada 2004 sebagai cara seragam untuk melacak aset sensitif. Barang yang pada akhirnya dimiliki oleh angkatan bersenjata AS dan memenuhi persyaratan tertentu harus diberi pengidentifikasi permanen dan unik yang tidak digunakan untuk aset lain. Sebagian besar spesifikasi untuk mendesain, mencetak, menerapkan, dan mengelola label unik ini didefinisikan dalam Standar Militer 130 (MIL-STD-130).

Program ini telah mengarah pada perubahan besar bagi banyak pemasok militer dan pertahanan saat mereka memodifikasi operasi mereka untuk tetap mematuhi standar. Pemasok harus membuat UID, mendaftarkannya di basis data pemerintah, melacak aset ini, dan memastikan kepatuhan terhadap pembaruan regulasi apa pun. Karena semua pemasok militer harus menggunakan sistem pelacaka UID, esensial bagi pemasok untuk mengembangkan proses efisien dalam menerapkan pelacaka UID dan memastikan kepatuhan. Dalam posting ini, kita akan melihat empat strategi yang digunakan untuk menerapkan pelacaka UID dan mengapa mereka penting bagi pemasok, fasilitas militer, dan partner rantai pasok.

1. Penerapan oleh Pemasok di Sumber (Vendor Applied-at-Source)

Ini adalah cara paling efektif untuk menerapkan pelacaka UID pada barang baru dan membutuhkan keterlibatan terbesar dari pemasok. Jika barang tertentu memenuhi syarat pelacaka UID, setiap unit yang disediakan kepada angkatan bersenjata AS harus diberi pengidentifikasi unik. Beberapa langkah kunci dalam proses ini meliputi:

• Mencetak dan memastikan serialisasi unik
• Melabeli dengan kode matriks 2D dan label yang diformat dengan benar
• Mendaftarkan UID di Registry IUID
• Melacak aset dan menjelajari jejak audit
• Memindai, menerima, dan mengirim aset

Pemasok harus melabeli setiap barang yang memenuhi syarat dengan informasi yang dapat dibaca mesin (MRI) dan bertanggung jawab memastikan tag ini diformat dengan benar dan dipasang dengan tepat. Strategi penerapan oleh pemasok di sumber harus dioptimalkan untuk efisiensi guna mengurangi waktu produksi dan pengiriman. Dalam sebagian besar kasus, peningkatan kemampuan pelacaka peralatan oleh pemasok dapat menguntungkan pengguna akhir militer dan pertahanan serta partner pemasok dengan menyelaraskan langkah kunci.

2. Penerapan Berbasis Peluang (Opportunity-Based Item Application)

Cuplik layar via Kantor Wakil Sekretaris Pertahanan

Bentuk penerapan UID ini memerlukan penggunaan peristiwa pemicu tertentu untuk memulai pemasangan label yang sesuai. Beberapa contoh adalah pergerakan barang, perubahan status fungsional barang, atau transfer barang kepada pemilik atau entitas yang berbeda. Strategi ini sering digunakan untuk memastikan barang dapat diberi label dengan benar pada saat yang nyaman untuk diakses dan dapat dilakukan di pabrik manufaktur, gudang, atau di lapangan. Menerapkan proses ini dapat mencapai beberapa efisiensi melalui aplikasi batch, seperti dalam kasus ketika banyak unit diproduksi dan kemudian diberi label bersama pada saat peristiwa pemicu terjadi. Jika barang akan ditransfer kepada pihak lain, pelabelan harus dilakukan oleh pihak yang kehilangan penangkapan.

3. Cari dan Terapkan (Seek-and-Apply)

Strategi ini sering digunakan untuk menerapkan label UID pada barang yang disimpan di lokasi tertentu dan memerlukan pelabelan. Dalam beberapa kasus, ini dilakukan saat memperbarui barang lama ke status UID setelah perubahan persyaratan atau untuk memperbaiki atau memperbarui tag pada aset UID yang sudah ada. Contoh lain termasuk pelabelan yang mungkin dilakukan setelah aktivitas pemeliharaan besar atau perubahan hardware yang memfasilitasi modifikasi label UID. Strategi ini memerlukan koordinasi hati-hati dari aktivitas pelabelan antara semua pihak yang terlibat.

4. Penerapan Terpintu (Gated Application)

Cuplik layar via Kantor Wakil Sekretaris Pertahanan

Penerapan tag UID terpintu biasanya dilakukan oleh distributor, pemasok, atau pengguna akhir sebagai cara untuk memastikan kepatuhan UID selama transito peralatan atau aset yang relevan. Ini dapat diimplementasikan di setiap titik dalam rantai pasok sebagai cara untuk memantau status UID setiap aset saat berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain. Biasanya dilakukan dengan serangkaian pemeriksaan prosedural untuk meninjau, mengonfirmasi, dan memperbarui setiap aset yang tidak memiliki pengidentifikasi unik yang diperlukan.

Penerapan tag UID adalah langkah manajemen aset yang krusial bagi setiap pemasok, vendor, atau pengguna akhir dalam industri pertahanan. Pengidentifikasi Perusahaan yang melibatkan klasifikasi unik, seperti Penomoran Artikel Eropa (EAN), dapat ditetapkan sebagai tag yang mematuhi UID jika memenuhi persyaratan tertentu. Selain itu, Pengidentifikasi Komersial, seperti Nomor Identifikasi Kendaraan (VIN), juga dapat digunakan ketika kriteria untuk kesesuaian UID terpenuhi. Pada akhirnya, pemasok adalah entitas yang bertanggung jawab untuk menetapkan tag UID yang sesuai untuk setiap barang baru.

Pemasok dapat mendapat manfaat dari mengotomatisasi alur kerja UID untuk mengurangi kesalahan lebih lanjut dan memastikan kepatuhan terhadap semua spesifikasi yang relevan. Selain itu, penggunaan platform manajemen aset berbasis cloud dapat membantu perusahaan menjaga catatan digital yang sesuai untuk semua aset UID. Label kode batas dan tag RFID dapat memantau aset secara real-time, membantu mengurangi kehilangan, dan memfasilitasi transfer aset yang sesuai antara lokasi dan entitas.