5 Tips Implementasi Perangkat Lunak Maximo

IBM Maximo Asset Management secara resmi diluncurkan oleh IBM pada tahun 2005 dan telah menjadi salah satu platform Enterprise Asset Management (EAM) yang paling banyak digunakan di dunia. Untuk mendapatkan nilai maksimal dari fitur-fitur canggih perangkat lunak, setiap perusahaan harus membuat rencana implementasi yang menyeluruh. Dengan dukungan manajemen proyek resmi dan proses Management of Change (MOC), organisasi dan departemen TI akan terstruktur dengan baik dan siap untuk sukses.

Sebagian alasan untuk memfokuskan begitu banyak upaya pada implementasi adalah karena ini adalah fase paling kritis untuk memastikan ROI yang baik untuk penerapan Maximo. Peluncuran yang efektif juga akan memprioritaskan optimalisasi proses penting dan memungkinkan migrasi data yang lancar ke platform baru. Dalam posting ini, kami akan memeriksa beberapa tip dan praktik terbaik yang perlu diingat saat Anda mempersiapkan implementasi Maximo Anda sendiri. Produktivitas tim Anda akan bergantung pada jumlah upaya yang dilakukan dalam tahap perencanaan dan berapa banyak fitur, seperti otomatisasi, yang dapat digunakan oleh perusahaan Anda.

1. Bentuk Tim Implementasi

Karena fase implementasi mungkin merupakan bagian terpenting dari setiap penerapan Maximo, sangat penting untuk mengumpulkan tim yang tepat, termasuk konsultan eksternal yang dapat membantu Anda melalui proses implementasi. Memiliki tim implementasi lintas fungsi dapat membantu mengelola sejumlah prioritas sehari-hari seperti meninjau persyaratan, menyesuaikan jadwal proyek, dan mengelola masalah apa pun yang muncul. Cobalah untuk memilih anggota yang benar-benar merangkul nilai yang dapat ditawarkan Maximo kepada organisasi Anda dan memahami tantangan yang terkait dengan proyek dengan cakupan ini.

Melibatkan sekelompok pemangku kepentingan eksekutif dan manajemen menengah juga akan membantu memastikan bahwa komunikasi dikoordinasikan di semua departemen. Juga, memilih orang yang kompeten untuk memimpin tim implementasi sebagai satu orang penting diperlukan untuk akuntabilitas. Pemimpin ini dapat bekerja sama dengan anggota tim dan seluruh organisasi untuk menentukan peran penting lainnya seperti peninjau, pemberi persetujuan, pengguna utama, dan pengguna akhir.

2. Tentukan Persyaratan Sejernih Kristal

Mencoba mengimplementasikan paket perangkat lunak besar apa pun tanpa persyaratan yang jelas adalah resep untuk kegagalan. Jika departemen TI Anda telah memfasilitasi peninjauan EAM sebelum memilih Maximo, kemungkinan Anda telah menetapkan serangkaian persyaratan yang baik. Sekarang, perlu untuk mengambil persyaratan tersebut dan memastikan bahwa fungsi yang sesuai dalam Maximo dioptimalkan. Ini juga dapat berdampak pada keputusan yang terkait dengan ekstensi sistem di masa mendatang dan integrasi dengan perangkat lunak pihak ketiga. Beberapa area fungsional penting lainnya untuk ditinjau adalah:

• Kategori inventaris
• Hierarki perusahaan dan situs
• Mata Uang
• Akuntansi
• Struktur organisasi
• Keamanan dan izin
• Hierarki aset

Karena Anda meninjau inventaris dan hierarki aset Anda, sekarang juga saat yang tepat untuk menerapkan tag manajemen aset fasilitas (jika Anda belum melakukannya) untuk menyederhanakan entri data dan dokumentasi berkelanjutan, yang berperan dalam langkah 4. hal terpenting yang perlu diingat saat meninjau persyaratan sebelum implementasi adalah memastikan bahwa proses internal Anda, platform Maximo, dan sistem perangkat lunak terintegrasi semuanya selaras.

3. Lakukan Pengujian Sistem Secara Menyeluruh

Arsitektur TI perusahaan yang khas adalah susunan kompleks dari sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda. Setelah perangkat lunak Maximo Anda terinstal, mulai rejimen pengujian menyeluruh untuk memverifikasi kompatibilitas di semua sistem Anda. Maximo kemungkinan akan berinteraksi dengan sejumlah program lain dan juga akan berjalan di banyak sistem komputer yang berbeda.

Dengan lebih banyak pengujian dilakukan di muka sebelum peluncuran di seluruh perusahaan, Anda akan mengurangi jumlah kesalahan dan masalah yang dihadapi oleh pengguna akhir Anda. Sistem perangkat lunak yang sepenuhnya terintegrasi dan berjalan dengan lancar memberikan pengalaman orientasi yang lebih mudah dan mengurangi frustrasi bagi pengguna akhir, yang berkontribusi pada kepuasan dan produktivitas kerja.

4. Prioritaskan Entri dan Migrasi Data

Migrasi data ke Maximo adalah langkah penting dalam implementasi Anda, dan selalu merupakan ide yang baik untuk menyelesaikannya sedini mungkin. Jika aset Anda ditandai dengan tepat, Anda dapat menggunakan pemindai kode batang untuk merampingkan proses entri data secara signifikan. Memasukkan data Anda ke dalam sistem akan memungkinkan Anda menguji fitur pencadangan dan pengambilan data sistem serta menyiapkan materi pelatihan untuk karyawan Anda. Ini juga saat yang tepat untuk memungkinkan pengguna Anda berinteraksi dengan data nyata dan membantu menentukan parameter untuk pengujian penerimaan pengguna dan prosedur perusahaan.

5. Jadwalkan Audit Sistem Rutin

Menyediakan akses sistem dan pelatihan untuk Maximo akan menjadi salah satu langkah terakhir dalam implementasi Anda di seluruh perusahaan. Setelah program diluncurkan secara resmi, Anda seharusnya sudah memiliki jadwal yang ditetapkan untuk audit sistem rutin. Hal ini memudahkan departemen TI Anda untuk memanfaatkan proses MOC mereka dan mengelola pemutakhiran, patch, dan perubahan sistem lain yang diperlukan. Tinjauan ini juga merupakan titik kontak yang sangat baik antara staf pendukung dan pengguna sistem, memungkinkan semua orang untuk mengambil langkah mundur dan mengidentifikasi masalah apa pun.

IBM Maximo adalah salah satu platform EAM terbaik di pasar dan telah diterapkan oleh ribuan perusahaan di seluruh dunia. Perencanaan yang tepat selama seluruh proses dapat membantu meningkatkan peluang penerapan yang berhasil dan mengurangi waktu henti sistem. Kiat penerapan Maximo yang direkomendasikan dalam artikel ini adalah awal yang baik untuk menyusun rencana yang komprehensif dan mencapai kemampuan manajemen aset kelas dunia untuk fasilitas Anda.