Menguasai MRO: Tingkatkan Keuntungan dengan Mengoptimalkan Pemeliharaan, Perbaikan, dan Operasi

Fungsi pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) esensial untuk setiap departemen procurement atau operasi. Meskipun item ini mewakili bagian yang relatif kecil dari anggaran procurement keseluruhan, mereka masih dapat memiliki dampak signifikan pada keuntungan. Ini terutama benar jika biaya meningkat tanpa sistem yang tepat untuk mengidentifikasi dan melakukan perbaikan.

Dalam posting ini, kita akan membahas definisi MRO dan bagaimana item-item ini dapat diolah. Mengurangi biaya MRO dapat memberikan dampak positif pada keuntungan jangka panjang operasi. Selain praktik manajemen aset dan perawatan tradisional, seperti melacak aset dengan tag peralatan, tag manajemen aset fasilitas, tag utilitas, dan solusi label barcode lainnya untuk menyederhanakan proses perawatan dan perbaikan, strategi MRO dapat membawa lapisan efisiensi tambahan.

Definisi MRO

Seperti yang disebutkan di atas, MRO adalah singkatan dari pemeliharaan, perbaikan, dan operasi. Ini mencakup operasi, proses, dan aktivitas yang terkait dengan pemeliharaan pabrik atau fasilitas seperti pemeliharaan infrastruktur fisik, peralatan dan proses operasional terkait, serta bahan dan persediaan yang digunakan untuk memelihara infrastruktur dan peralatan atau dalam produksi produk atau layanan. Namun, bahan-bahan ini tidak diklasifikasikan dengan cara yang sama seperti bahan baku yang merupakan bagian dari produk jadi (seperti logam yang digunakan untuk memproduksi alat atau cat yang digunakan untuk menyelesaikan produk kayu), yang akan dianggap sebagai biaya langsung. Sebaliknya, bahan dan persediaan yang termasuk dalam MRO digunakan dalam produksi tetapi bukan bagian dari produk akhir, seperti persediaan yang digunakan untuk membersihkan dan memelihara peralatan.

Cara terbaik untuk menentukan lingkup designation MRO adalah dengan menjelajahi empat kategori utama item yang biasanya termasuk dalam penilaian. Setiap bisnis harus mengelola asetnya dengan cara yang mengoptimalkan kinerja di seluruh operasi. Mengorganisir item MRO ke dalam kategori yang berbeda menyederhanakan pelacakan dan memudahkan untuk meninjau metrik keuangan untuk kelas aset tertentu.

Pemeliharaan dan Perbaikan Infrastruktur

Kategori ini mengacu pada peralatan dan bahan terkait yang digunakan untuk menjaga seluruh fasilitas komersial tetap beroperasi, seperti:

• Peralatan HVAC (pemanasan, ventilasi, dan pendingin udara)
• Peralatan keselamatan
• Furnitur
• Peralatan komputer

Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan Produksi

Item MRO terkait produksi dikategorikan sebagai semua peralatan dan aktivitas yang diperlukan untuk memelihara sistem produksi. Kategori MRO ini mencakup peralatan seperti:

• Kompresor dan motor
• Sabuk pengikat
• Mesin CNC

Pemeliharaan Peralatan Pengelolaan Bahan

Item pengolahan bahan membantu memindahkan bahan baku dan aset terkait lainnya ke lokasi yang tepat sehingga dapat digunakan untuk tujuan produksi. Pemeliharaan peralatan pengolahan bahan mencakup persediaan seperti:

• Klep dan pipa
• Pakaian kerja dan masker wajah
• Perlengkapan Pelindung Diri (PPE) seperti sarung tangan

Alat dan Barang Konsumsi

Semua alat kecil dan bagian konsumsi lain yang digunakan dalam operasi sehari-hari ditangkap dalam kategori MRO ini, seperti:

• Perlengkapan kantor
• Pemasang, baut, dan paku
• Kimia
• Pelumas
• Baterai
• Alat tangan

Bahkan operasi yang relatif kecil mungkin memiliki ribuan item individual yang sesuai dengan kategori MRO ini. Karena alasan ini, setiap perusahaan harus memelihara pustaka aset yang terorganisir. Melampaui kategori yang luas ini, manajemen MRO yang efektif melibatkan klasifikasi aset dengan cara yang lebih terperinci. Ada beberapa taksonomi klasifikasi MRO, dengan United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC®) yang paling banyak digunakan. Taksonomi lain mencakup eCl@ss, yang sering digunakan di Eropa, ETIM, Sistem Klasifikasi Industri Standar (SIC), dan Kode Sistem Terharmonis (HSC). Ada juga taksonomi spesifik industri yang sering digunakan untuk manajemen MRO.

Mengapa Manajemen MRO Penting?

MRO dapat mencakup hampir setengah (hingga 47%) dari biaya procurement organisasi umum. Banyak dari biaya ini terkait dengan proses, dan banyak perusahaan dapat mendapat manfaat dari tinjauan menyeluruh atas efisiensi procurement mereka. Meningkatkan strategi procurement dapat menghasilkan penghematan biaya yang langsung mempengaruhi keuntungan bisnis.

Tantangan dengan banyak proses MRO adalah pekerjaan bisa bersifat reaktif dan lebih sulit untuk diproyeksikan atau diperkirakan secara jangka panjang. Yang dapat dikendalikan, bagaimanapun, adalah cara pekerjaan dilakukan. Sistem manajemen data, otomatisasi, dan teknologi emerging lainnya dapat membantu menyederhanakan aktivitas ini dan menghasilkan perbaikan efisiensi. Manajemen bagian produk, bahan baku, dan kesadaran keselamatan dapat langsung mempengaruhi biaya terkait MRO.

Cara Mengelola Item MRO

Pengalokasian dan kontrol biaya MRO harus memiliki kepemilikan yang jelas yang ditetapkan dalam departemen procurement. Mengklarifikasi tanggung jawab ini adalah langkah penting dalam menciptakan strategi MRO yang komprehensif yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengontrol risiko yang terkait dengan area ini. Beberapa contoh risiko terkait MRO meliputi:

• Biaya pengiriman yang berlebihan
• Produktivitas pekerja perawatan yang buruk
• Pemadaman produksi yang tidak terduga
• Backlog inventaris

Perusahaan yang memproduksi barang atau menyediakan layanan terkait sangat rentan terhadap masalah jenis ini. Memiliki strategi MRO yang ada menciptakan visibilitas yang lebih tinggi untuk praktik manajemen pemasok dan inventaris. Ini juga membantu menyelaraskan tim kepemimpinan Anda di sekitar prioritas procurement utama ini.

Implementasikan Sistem Pelacakan Aset untuk Mengoptimalkan Manajemen MRO

Bisnis dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik ke dalam penggunaan dan pemeliharaan aset MRO dengan menerapkan sistem pelacakan aset untuk menyederhanakan proses perawatan dan perbaikan serta mengelola siklus hidup aset yang lengkap. Data yang diperoleh melalui sistem pelacakan aset yang efisien memungkinkan pemimpin bisnis untuk membuat keputusan berbasis data seperti kapan lebih hemat biaya untuk mengganti aset daripada memperbaikinya.

Selain itu, solusi pelacakan aset memungkinkan manajemen perawatan mencegah yang efisien, memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan kinerja peralatan dan memaksimalkan umur pakai aset mereka untuk mengurangi biaya perawatan dan procurement. Tag aset dapat dicetak dengan barcode yang tetap dapat dibaca selama umur aset dan disinkronkan dengan perangkat lunak manajemen aset untuk mengaktifkan klasifikasi aset yang akurat dan mengotomatisasi identifikasi serta dokumentasi aset.

Dengan berbagai tag aset yang tersedia untuk aplikasi yang berbeda, seperti tag aset utilitas, tag aset manajemen fasilitas, label proses kerja, label tahan kimia, label barcode tahan panas tinggi, tag peralatan, label kabel, dan lebih banyak lagi, organisasi dapat secara efisien melacak peralatan, aset, dan inventaris untuk menyederhanakan dokumentasi dan meningkatkan manajemen MRO.

Kembangkan dan Lacak Indikator Kinerja Utama

Saran lain adalah mengembangkan indikator kinerja utama (KPI) yang secara jelas mendefinisikan area yang Anda ingin kontrol. Metrik berikut telah menunjukkan kesejajaran yang baik dengan sebagian besar rencana perbaikan MRO.

• Pengeluaran MRO. Jumlah dana yang dialokasikan ke kategori MRO harus mewakili 10% atau kurang dari anggaran procurement keseluruhan. Metrik keuangan sederhana ini adalah baseline yang bagus untuk menurunkan biaya dan meningkatkan efisiensi MRO.
• Stok Kosong. Operasi yang rutin mengalami stok kosong mungkin mengalami satu atau lebih masalah proses besar terkait produksi, procurement, atau fulfillment. Melacak jumlah stok kosong dapat digunakan sebagai indikator tertunda dari masalah sistemik.
• Inventaris MRO Tersedia versus Turnover. Aturan jempol yang baik untuk inventaris MRO tersedia adalah menargetkan turnover 30 hari. Inventaris berlebihan dapat menambahkan biaya tambahan yang tidak perlu.
• Rasio Pesanan Darurat terhadap Replenish. Operasi harus mengalami jumlah pesanan darurat yang rendah dibandingkan pesanan replenish standar. Aturan jempol yang baik adalah tidak lebih dari 8-10% dari semua pesanan yang harus darurat.

Melacak biaya MRO dan menurunkan biaya dapat menjadi tantangan yang signifikan bagi tim procurement untuk dikelola. Mengambil waktu untuk mengembangkan strategi MRO dapat membantu menyelaraskan semua yang terlibat dan memberikan benchmarks yang jelas untuk perbaikan. Pada akhirnya, mengontrol biaya ini dapat menghasilkan perbaikan signifikan dalam efisiensi dan keuntungan.