Apa itu MRO, dan Mengapa Penting?

Fungsi pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) sangat penting untuk setiap departemen pengadaan atau operasi. Meskipun item-item ini mewakili porsi yang relatif kecil dari keseluruhan anggaran pengadaan, mereka masih dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap profitabilitas. Ini terutama benar jika biaya meningkat tanpa sistem yang tepat untuk mengidentifikasi dan melakukan perbaikan.

Dalam posting ini, kita akan membahas definisi MRO dan bagaimana item ini dapat dikelola. Mengurangi biaya MRO dapat berdampak positif pada profitabilitas jangka panjang operasi. Selain praktik manajemen aset dan pemeliharaan tradisional, seperti melacak aset dengan tag peralatan, tag manajemen aset fasilitas, tag utilitas, dan solusi label kode batang lainnya untuk menyederhanakan proses pemeliharaan dan perbaikan, strategi MRO dapat memberikan lapisan efisiensi tambahan.

Definisi MRO

Seperti disebutkan di atas, MRO adalah singkatan dari pemeliharaan, perbaikan, dan operasi. Ini mencakup operasi, proses, dan aktivitas yang terkait dengan pemeliharaan pabrik atau fasilitas seperti pemeliharaan infrastruktur fisik, peralatan dan proses operasional terkait, dan bahan dan perlengkapan yang digunakan untuk memelihara infrastruktur dan peralatan atau dalam produksi suatu produk. atau layanan. Namun, bahan-bahan ini tidak diklasifikasikan dengan cara yang sama seperti bahan mentah yang merupakan bagian dari produk jadi (seperti logam yang digunakan untuk membuat alat atau cat yang digunakan untuk menyelesaikan produk kayu), yang akan dianggap sebagai biaya langsung. Sebaliknya, bahan dan persediaan yang termasuk dalam MRO digunakan dalam produksi tetapi bukan merupakan bagian dari produk akhir, seperti persediaan yang digunakan untuk membersihkan dan memelihara peralatan.

Cara terbaik untuk menentukan ruang lingkup penunjukan MRO adalah dengan mengeksplorasi empat kategori utama item yang biasanya disertakan dalam penilaian. Setiap bisnis harus mengelola asetnya dengan cara yang mengoptimalkan kinerja di seluruh operasi. Mengatur item MRO ke dalam kategori yang berbeda akan menyederhanakan pelacakan dan mempermudah peninjauan metrik keuangan untuk kelas aset tertentu.

Perbaikan dan Pemeliharaan Infrastruktur

Kategori ini mengacu pada peralatan dan bahan terkait yang digunakan untuk menjaga dan menjalankan seluruh fasilitas komersial, seperti:

• Peralatan HVAC (pemanas, ventilasi, dan pendingin udara)
• Peralatan keselamatan
• Perabotan
• Peralatan komputer

Perbaikan dan Pemeliharaan Peralatan Produksi

Item MRO terkait produksi dikategorikan sebagai semua peralatan dan aktivitas yang diperlukan untuk memelihara sistem produksi. Kategori MRO ini mencakup peralatan seperti:

• Kompresor dan motor
• Sabuk konveyor
• Mesin CNC

Pemeliharaan Peralatan Penanganan Material

Item penyerahan bahan membantu memindahkan bahan mentah dan aset terkait lainnya ke lokasi yang tepat sehingga dapat digunakan untuk tujuan produksi. Pemeliharaan peralatan penanganan material meliputi persediaan seperti:

• Katup dan pipa
• Pakaian kerja dan masker wajah
• Alat Pelindung Diri (APD) seperti sarung tangan

Alat dan Bahan Habis Pakai

Semua alat kecil dan suku cadang habis pakai lainnya yang digunakan dalam operasi sehari-hari termasuk dalam kategori MRO ini, seperti:

• Perlengkapan kantor
• Gasket, sekrup, dan paku
• Bahan kimia
• Pelumas
• Baterai
• Perkakas tangan

Bahkan operasi yang relatif kecil dapat memiliki ribuan item individual yang sesuai dengan kategori MRO ini. Untuk alasan ini, setiap perusahaan harus memelihara perpustakaan aset yang terorganisir. Di luar kategori luas ini, manajemen MRO yang efektif melibatkan klasifikasi aset yang tepat dengan cara yang lebih terperinci. Ada beberapa taksonomi klasifikasi MRO, dengan United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC®) yang paling banyak digunakan. Taksonomi lain termasuk eCl@ss, yang sering digunakan di Eropa, ETIM, Sistem Klasifikasi Industri Standar (SIC), dan Kode Sistem Harmonisasi (HSC). Ada juga taksonomi khusus industri yang sering digunakan untuk manajemen MRO.

Mengapa Manajemen MRO Penting?

MRO dapat mencapai hampir setengah (hingga 47%) dari biaya pengadaan organisasi pada umumnya. Banyak dari biaya ini terkait dengan proses, dan banyak perusahaan dapat memperoleh manfaat dari tinjauan menyeluruh terhadap efisiensi pengadaan mereka. Meningkatkan strategi pengadaan dapat menghasilkan penghematan biaya yang berdampak langsung pada profitabilitas bisnis.

Tantangan dengan banyak proses MRO adalah bahwa pekerjaan dapat menjadi reaktif dan lebih sulit untuk diprediksi atau diproyeksikan dalam jangka panjang. Apa yang dapat dikendalikan, bagaimanapun, adalah cara pekerjaan dilakukan. Sistem manajemen data, otomatisasi, dan teknologi baru lainnya dapat membantu merampingkan aktivitas ini dan menghasilkan peningkatan efisiensi. Pengelolaan suku cadang produk, bahan baku, dan kesadaran keselamatan dapat berdampak langsung pada biaya terkait MRO.

Cara Mengelola Item MRO

Alokasi dan pengendalian biaya MRO harus memiliki kepemilikan yang jelas yang ditetapkan dalam departemen pengadaan. Mengklarifikasi tanggung jawab ini merupakan langkah penting dalam menciptakan strategi MRO komprehensif yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengendalikan risiko yang terkait dengan area ini. Beberapa contoh risiko terkait MRO meliputi:

• Biaya pengiriman yang berlebihan
• Produktivitas kerja pemeliharaan yang buruk
• Penghentian produksi tak terduga
• Penyimpanan inventaris

Perusahaan yang memproduksi barang atau menyediakan layanan terkait sangat rentan terhadap jenis masalah ini. Memiliki strategi MRO menciptakan visibilitas yang lebih tinggi untuk praktik manajemen pemasok dan inventaris. Ini juga membantu menyelaraskan tim kepemimpinan Anda dengan prioritas pengadaan utama ini.

Terapkan Sistem Pelacakan Aset untuk Mengoptimalkan Manajemen MRO

Bisnis dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik dalam penggunaan dan pemeliharaan aset MRO dengan menerapkan sistem pelacakan aset untuk merampingkan proses pemeliharaan dan perbaikan serta mengelola siklus hidup aset secara lengkap. Data yang diperoleh melalui sistem pelacakan aset yang efisien memungkinkan para pemimpin bisnis untuk membuat keputusan berdasarkan data seperti saat mengganti aset lebih hemat daripada memperbaikinya.

Selain itu, solusi pelacakan aset memungkinkan manajemen pemeliharaan preventif yang efisien, memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan kinerja peralatan dan memaksimalkan masa pakai aset mereka untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan pengadaan. Tag aset dapat dicetak dengan kode batang yang tetap dapat dibaca sepanjang masa pakai aset dan disinkronkan dengan perangkat lunak manajemen aset untuk memungkinkan klasifikasi aset yang akurat serta mengotomatiskan identifikasi dan dokumentasi aset.

Dengan berbagai tag aset yang tersedia untuk berbagai aplikasi, seperti tag aset utilitas, tag aset manajemen fasilitas, label barang dalam proses, label tahan bahan kimia, label barcode panas tinggi, tag peralatan, label kabel, dan banyak lagi, organisasi dapat melacak peralatan, aset, dan inventaris secara efisien untuk menyederhanakan dokumentasi dan meningkatkan manajemen MRO.

Mengembangkan dan Melacak Indikator Kinerja Utama

Saran lainnya adalah mengembangkan indikator kinerja utama (KPI) yang secara jelas mendefinisikan area yang ingin Anda kendalikan. Metrik berikut telah terbukti selaras dengan sebagian besar rencana peningkatan MRO.

• Pembelanjaan MRO . Jumlah pendanaan yang diarahkan untuk kategori MRO harus mewakili 10% atau kurang dari keseluruhan anggaran pengadaan. Metrik keuangan sederhana ini merupakan dasar yang sangat baik untuk menurunkan biaya dan meningkatkan efisiensi MRO.
• Stok Habis . Sebuah operasi yang secara rutin mengalami kehabisan stok kemungkinan besar mengalami satu atau lebih masalah proses utama yang terkait dengan produksi, pengadaan, atau pemenuhan. Pelacakan jumlah kehabisan stok dapat digunakan sebagai indikator ketertinggalan masalah sistemik.
• Inventaris MRO Di Tangan versus Perputaran . Aturan praktis yang baik untuk inventaris MRO yang ada adalah menargetkan omset 30 hari. Kelebihan inventaris dapat menambah biaya tambahan yang tidak perlu.
• Rasio Pesanan untuk Pengisian Ulang . Sebuah operasi harus mengalami jumlah pesanan terburu-buru yang rendah dibandingkan pesanan pengisian standar. Aturan praktis yang baik adalah tidak lebih dari 8-10% dari semua pesanan harus terburu-buru.

Melacak pengeluaran MRO dan menurunkan biaya dapat menjadi tantangan yang signifikan bagi tim pengadaan untuk dikelola. Meluangkan waktu untuk mengembangkan strategi MRO dapat membantu menyelaraskan semua orang yang terlibat dan memberikan tolok ukur yang jelas untuk perbaikan. Pada akhirnya, mengendalikan biaya ini dapat menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi dan profitabilitas.