Panduan Utama untuk Manajemen Pemeliharaan

Banyak manajer fasilitas telah mencari praktik manajemen pemeliharaan baru dalam beberapa tahun terakhir dalam upaya untuk menurunkan biaya operasi. Perkiraan industri menunjukkan bahwa biaya pemeliharaan dapat mencapai 15-40% dari total biaya produksi. Ini masuk akal mengingat bahwa peralatan sering dioperasikan terus menerus atau untuk interval yang sangat lama untuk memaksimalkan produktivitas. Perusahaan yang tidak dapat memaksimalkan umur peralatan mungkin merasa kesulitan untuk menjalankan operasi yang menguntungkan.

Dalam panduan ini, kita akan mengeksplorasi topik manajemen pemeliharaan secara mendetail. Sebagai fungsi yang semakin penting, pemeliharaan merupakan prioritas bisnis yang luas dengan sejumlah pertimbangan yang signifikan. Postingan ini akan berfokus pada apa itu manajemen pemeliharaan, mengapa itu penting, dan bagaimana perusahaan dapat mengembangkan peran, tanggung jawab, dan praktik untuk mengoptimalkan kinerja aset.

Anda akan belajar:

• Apa itu Manajemen Pemeliharaan?
• Mengapa Manajemen Pemeliharaan Penting?
• Peran Manajemen Pemeliharaan
• Jenis Manajemen Pemeliharaan
• Kualitas Manajer Pemeliharaan yang Baik
• Sumber Daya Manajemen Pemeliharaan Tambahan

Apa itu Manajemen Pemeliharaan?

Manajemen pemeliharaan adalah disiplin yang menambahkan struktur ke semua aktivitas yang terlibat dengan perencanaan, penjadwalan, penyelesaian, dan pelacakan pekerjaan pemeliharaan. Ruang lingkup manajemen pemeliharaan jauh lebih dari sekadar bekerja dengan peralatan dan membutuhkan pembuatan serangkaian proses dan kontrol yang komprehensif. Untuk melacak perintah kerja pemeliharaan dan aktivitas terkait dengan benar, perlu untuk menerapkan kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak.

Penggunaan barcode aset yang dikombinasikan dengan pemindai dapat secara drastis meningkatkan efisiensi gudang, fasilitas, atau lingkungan kantor. Untuk merampingkan pendekatan mereka secara keseluruhan, banyak perusahaan berinvestasi dalam Computerized Maintenance Management System (CMMS) untuk memusatkan seluruh operasi mereka. Jenis perangkat lunak serupa, yang dikenal sebagai platform Enterprise Asset Management (EAM), sering kali memiliki beberapa fitur serupa yang dapat digunakan untuk melacak aktivitas pemeliharaan.

Mengapa Manajemen Pemeliharaan Penting?

Ketika diterapkan dengan benar, program manajemen pemeliharaan dapat memberikan beberapa manfaat bagi suatu operasi. Mengingat bahwa banyak lokasi bisnis mencakup ratusan atau bahkan ribuan aset, sangat penting bahwa sistem manajemen pemeliharaan tetap teratur dan mutakhir. Berikut ini hanyalah beberapa dari banyak cara di mana manajemen pemeliharaan memberikan nilai.

• Efisiensi Optimal . Mendemonstrasikan kontrol atas pemeliharaan peralatan membuat lebih mudah untuk mengambil pendekatan proaktif untuk pekerjaan pemeliharaan Anda daripada hanya berfokus pada perbaikan dan keadaan darurat. Manajemen pemeliharaan memberikan tim visibilitas lengkap atas seluruh operasi dari platform perangkat lunak terpusat. Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mempermudah mengidentifikasi masalah dengan cepat dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
• Pengurangan Waktu Henti . Seperti manajemen aset, manajemen pemeliharaan juga harus mempertimbangkan seluruh siklus hidup produk suatu aset. Memahami bagaimana usia aset atau komponen dapat memengaruhi kinerja membuatnya lebih mudah untuk membuat keputusan yang tepat tentang peningkatan sistem. Selain itu, menggunakan campuran teknik perawatan yang berbeda juga dapat meningkatkan waktu kerja peralatan dengan mengidentifikasi penyiapan yang optimal untuk setiap alat.
• Biaya Terkendali . Perbaikan yang tidak terduga dapat menghabiskan waktu yang signifikan dan mengakibatkan penundaan produksi dan gangguan lainnya. Mengelola aktivitas pemeliharaan dengan cara yang terorganisir memudahkan pengendalian biaya, termasuk lembur, suku cadang, dan tenaga kerja. Perencanaan yang lebih baik juga dapat digunakan untuk mengoptimalkan tingkat penyimpanan inventaris dan memaksimalkan ruang penyimpanan.
• Keamanan yang Lebih Baik . Selain pedoman untuk praktik kerja yang dapat diterima yang ditetapkan oleh Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja AS, sebagian besar bisnis juga harus memperhatikan beberapa peraturan negara bagian dan federal lainnya. Manajemen pemeliharaan membantu dengan memusatkan informasi garansi dan layanan yang mungkin diperlukan selama audit dan tinjauan peraturan lainnya. Peralatan yang dirawat dengan baik juga membantu memastikan keselamatan operator.
• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik . Gagal membuat keputusan yang tepat mengenai pemeliharaan dan pemeliharaan peralatan dapat menyebabkan kegagalan dan insiden keselamatan. Peralatan industri yang cukup besar dan sistem yang kompleks dapat menghadirkan tantangan khusus dalam hal perencanaan siklus hidup aset. Salah satu manfaat besar yang diberikan sistem manajemen pemeliharaan adalah seperangkat alat pelaporan yang komprehensif. Akses ke data berkualitas dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan untuk manajemen aset dan pemeliharaan secara signifikan.

Peran Manajemen Pemeliharaan

Ketika banyak orang memikirkan kata “pemeliharaan”, mereka membayangkan bekerja dengan peralatan dan melakukan aktivitas servis. Jenis pekerjaan ini tidak diragukan lagi merupakan fungsi sentral dari manajemen pemeliharaan, tetapi beberapa kegiatan lain harus diintegrasikan untuk menciptakan sistem yang benar-benar efektif. Seperti disebutkan sebelumnya, platform perangkat lunak CMMS dan EAM adalah cara terbaik untuk menghubungkan beberapa alur kerja yang berbeda ke dalam satu solusi. Saat mendefinisikan peran manajemen pemeliharaan dalam suatu organisasi, area utama berikut harus disertakan.

• Pengelolaan Aset . Salah satu area utama yang tumpang tindih antara platform CMMS dan EAM adalah fungsionalitas manajemen aset. Sebelum pekerjaan dapat dijadwalkan dengan tepat, perlu memiliki database yang akurat tentang aset yang ditandai dan dilacak dengan benar. Untuk beberapa perusahaan, hanya melakukan penilaian lengkap atas aset mereka dapat menghasilkan beberapa peningkatan biaya dengan mengidentifikasi peralatan lama atau yang kurang digunakan untuk dipindahkan.
• Manajemen Inventaris . Persediaan dapat dikelola untuk bahan mentah, produk jadi, paket, peralatan, dan suku cadang. Sebagian besar perusahaan yang bekerja dengan produk harus memelihara gudang yang terorganisir dan mencapai jumlah siklus persediaan yang akurat. Alat ini bermanfaat bagi manajemen pemeliharaan untuk mengontrol inventaris suku cadang dan aset lain yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan.
• Manajemen Perintah Kerja Pemeliharaan . Salah satu fungsi utama perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah mengatur pemrosesan perintah kerja. Ini sangat penting bagi perusahaan dengan tim layanan lapangan besar yang bekerja dengan peralatan di lokasi terpencil. Memiliki sistem terpusat untuk menjadwalkan, menetapkan, dan menyelesaikan tugas pekerjaan pemeliharaan membuat seluruh tim tetap selaras dan mengurangi kesalahan dan waktu henti.
• Manajemen Fasilitas . Bangunan dari semua jenis memerlukan pemeliharaan dalam jumlah besar untuk memastikan bahwa lingkungannya cocok untuk karyawan dan pengunjung. Peralatan seperti unit HVAC, pendingin, dan pusat data harus sering diservis dan diperiksa untuk memastikan kondisi pengoperasian yang benar. Manajemen pemeliharaan adalah sumber daya penting bagi manajer fasilitas untuk memverifikasi bahwa layanan terjadwal dan rencana pemeliharaan selaras dengan penggunaan yang diharapkan.
• Metrik dan Pelaporan . Manajer yang cerdas memahami pentingnya meninjau data berkualitas untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan. Ini tidak terkecuali dalam hal manajemen aset dan pemeliharaan. Meninjau data pemeliharaan dapat membantu mencapai anggaran yang lebih seimbang dan meningkatkan transparansi antar departemen. Data peralatan yang lebih baik juga membuat proyeksi biaya lebih akurat dan memberi perusahaan kemampuan untuk meninjau banyak aspek operasi pada saat yang bersamaan. Biaya yang terkait dengan overhead pabrik, biaya fasilitas, dan sumber daya pemeliharaan hanyalah beberapa dari sekian banyak poin data yang dapat dipertimbangkan.

Seperti yang Anda lihat, manajemen pemeliharaan mengharuskan beberapa fungsi penting bekerja sama untuk membentuk sistem yang kohesif. Sementara peran spesifik dapat ditugaskan ke departemen yang berbeda berdasarkan struktur dan tujuan masing-masing organisasi, proses kerja biasanya sangat mirip. Agar program manajemen pemeliharaan efektif, harus ada keselarasan dan transparansi antara semua sumber daya yang terlibat.

Jenis Manajemen Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan memiliki banyak bentuk, dan perusahaan di semua industri terus berinovasi dan menemukan cara baru untuk meningkatkan kinerja peralatan. Beberapa jenis perawatan dapat digunakan secara bersamaan untuk memberikan jumlah layanan yang optimal untuk alat tertentu dalam banyak kasus. Perlu juga dicatat bahwa tidak semua peralatan cocok untuk setiap jenis perawatan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan, dan kami akan meninjaunya di bagian ini.

• Pemeliharaan Reaktif . Seperti namanya, perawatan reaktif mengacu pada perawatan yang dilakukan ketika ada indikator nyata bahwa layanan diperlukan. Ini dapat ditentukan dari inspeksi visual atau indikator langsung lainnya. Kegiatan pemeliharaan reaktif umumnya dikelola dengan rencana inspeksi atau audit berkala. Bentuk perawatan ini dapat sangat berguna saat menyervis suku cadang dengan masa pakai yang sulit diprediksi berdasarkan penggunaan atau faktor lain yang diketahui. Pemeliharaan reaktif juga mengacu pada pekerjaan darurat atau perbaikan yang diperlukan jika terjadi pemadaman listrik yang tidak direncanakan.
• Pemeliharaan Proaktif . Pendekatan proaktif untuk pemeliharaan memerlukan beberapa perencanaan awal untuk mengidentifikasi titik kegagalan potensial. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa faktor, seperti waktu atau jam operasional, yang menunjukkan bahwa pelayanan harus dilakukan. Sementara pemeliharaan proaktif mungkin terdengar seperti pendekatan yang diinginkan, juga mudah untuk memberikan kompensasi yang berlebihan dan melakukan pekerjaan ekstra yang tidak benar-benar diperlukan untuk mempertahankan kondisi operasi yang optimal. Oleh karena itu, masih penting untuk memeriksa sistem secara menyeluruh dan menggunakan beberapa titik data untuk meningkatkan rencana layanan dari waktu ke waktu. Pemeliharaan preventif dan prediktif adalah bentuk pemeliharaan proaktif.
• Pemeliharaan Pencegahan (Berbasis Waktu) . Pemeliharaan preventif melibatkan penggunaan pemicu berbasis waktu untuk penjadwalan dan melakukan pekerjaan servis. Jadwal yang tepat untuk setiap peralatan sering ditentukan berdasarkan beberapa faktor, seperti jumlah penggunaan yang diharapkan dan potensi keausan sistem. Memantau masa pakai suku cadang habis pakai yang diharapkan juga sangat penting dengan pemeliharaan preventif. Sebaiknya mengganti suku cadang sebelum rusak tetapi tidak secepat itu sehingga kehilangan waktu pengoperasian tambahan.
• Pemeliharaan Prediktif (Berbasis Kondisi) . Salah satu jenis pemeliharaan yang lebih baru disebut pemeliharaan prediktif, juga dikenal sebagai pemeliharaan berbasis kondisi. Sebagai metode yang menantang untuk mengendalikan operasi peralatan, pemeliharaan prediktif memerlukan penggunaan sensor dan perangkat pemantauan in-line lainnya untuk mengumpulkan data waktu nyata. Data ini kemudian dapat digunakan untuk mengatur parameter operasi yang menentukan kapan aktivitas layanan harus dilakukan. Mengingat potensi investasi dalam komponen perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan, pemeliharaan prediktif paling cocok untuk peralatan dan sistem mahal yang sangat rentan terhadap kegagalan yang sangat mengganggu.

Salah satu manfaat signifikan dari manajemen pemeliharaan dan penggunaan CMMS adalah kemampuan untuk melacak semua aktivitas dan memelihara riwayat layanan terperinci untuk setiap aset. Ini tidak hanya memudahkan untuk memilih jenis perawatan yang sesuai tetapi juga menyediakan platform untuk peninjauan dan peningkatan. Tidak ada sistem atau pendekatan yang sempurna, dan pendekatan berulang yang melibatkan perbaikan berkelanjutan selalu merupakan ide yang baik dalam hal pemeliharaan.

Kualitas Manajer Pemeliharaan yang Baik

Seorang manajer pemeliharaan memenuhi peran penting antara direktur pemeliharaan atau eksekutif tingkat atas lainnya dan supervisor dan teknisi yang melakukan sebagian besar pekerjaan servis. Pekerjaan ini membutuhkan perpaduan unik antara keterampilan teknis dan ketajaman bisnis untuk melihat gambaran besar sambil juga menangani masalah dan kebutuhan sehari-hari. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang posisi penting ini, mari kita lihat persyaratan pekerjaan dan keterampilan yang diinginkan dari manajer pemeliharaan yang baik.

Mengingat kompleksitas kegiatan pekerjaan pemeliharaan yang terjadi di banyak perusahaan, tanggung jawab pekerjaan seorang manajer pemeliharaan dapat mencakup cakupan yang luas. Beberapa area fokus yang signifikan meliputi:

• Mengelola semua pekerjaan yang berhubungan dengan pemeliharaan
• Mengkoordinasikan pekerjaan dengan cara yang memenuhi pedoman peraturan
• Menjaga inventaris suku cadang yang sesuai
• Mengelola teknisi servis dan staf lainnya
• Menerapkan program pemeliharaan yang komprehensif
• Pelaporan efektivitas kegiatan pemeliharaan
• Mengidentifikasi cara untuk meningkatkan produktivitas aset
• Pastikan pelatihan yang memadai untuk staf

Seorang manajer pemeliharaan dapat memakai banyak topi, dan ada beberapa kesamaan yang pasti dengan tanggung jawab seorang manajer fasilitas atau manajer aset. Sebagai posisi kepemimpinan, banyak keterampilan teknis dan soft skill juga diinginkan dalam manajer pemeliharaan. Beberapa yang paling umum adalah:

• Kemampuan yang ditunjukkan untuk memimpin orang lain
• Menempatkan prioritas tinggi pada manajemen waktu
• Kemampuan untuk berputar dan beradaptasi
• Kemampuan komunikasi interpersonal yang kuat
• Keterampilan pemecahan masalah yang sangat baik
• Komitmen yang kuat untuk kerja tim
• Pengetahuan dasar tentang peralatan yang relevan

Seorang manajer pemeliharaan harus merasionalisasi tujuan kinerja perusahaan dengan realitas kemampuan peralatan. Dalam industri yang sangat terspesialisasi yang melayani banyak pelanggan, seperti kedirgantaraan dan perawatan kesehatan, taruhannya bahkan lebih tinggi. Inilah alasan utama mengapa keseimbangan yang baik antara soft skill dan pengetahuan teknis diperlukan untuk menjadi manajer pemeliharaan yang efektif. Seperti dijelaskan di atas, hanya dengan kolaborasi erat antara banyak departemen, perusahaan dapat membuat program manajemen pemeliharaan yang kuat. Pekerjaan pemeliharaan tidak boleh dilakukan dalam ruang hampa, dan sangat penting bagi manajer untuk meminta masukan dari teknisi, operator, dan staf lain yang berinteraksi dengan peralatan.

Manajemen pemeliharaan telah menjadi prioritas bagi banyak bisnis sebagai cara yang efisien untuk mengintegrasikan beberapa fungsi terpisah ke dalam satu aset dan kerangka kerja manajemen pemeliharaan. Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi telah menciptakan platform fleksibel yang dapat diintegrasikan dengan pemindai dan tag aset untuk manajemen fasilitas guna membuat proses perintah kerja pemeliharaan otomatis. Masa depan manajemen pemeliharaan akan didorong oleh kemajuan teknologi yang dikombinasikan dengan kemampuan untuk berinovasi dan mengembangkan proses kerja yang baru dan lebih baik.

Bacaan Lebih Lanjut Tentang Manajemen Pemeliharaan

Untuk informasi lebih lanjut tentang perencanaan manajemen pemeliharaan, kunjungi sumber daya berikut:

• 5 Panduan Teratas Untuk Manajemen Pemeliharaan yang Harus Anda Gunakan (MaintenanceCare)
• 4 Cara Kilang Minyak Dapat Mengurangi Biaya Overhead Manufaktur Peralatan Melalui Manajemen Pemeliharaan (Camcode)
• Panduan Manajemen Pemeliharaan Modern (Solusi Bung)
• Panduan Singkat CMMS (Manajemen Aset Nyata)
• Sistem Perangkat Lunak CMMS Teratas:47 Program Perangkat Lunak Terbaik untuk Merampingkan, Memusatkan, dan Mengelola Aktivitas Pelacakan dan Pemeliharaan Aset (Camcode)
• Panduan Utama Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Aset (simPRO)
• Panduan Pembelian Label Barcode Terbaik (Camcode)
• Pengoperasian &Pemeliharaan Fasilitas – Gambaran Umum (Panduan Desain Seluruh Bangunan)
• Pentingnya Manajemen Pemeliharaan Armada dan Cara Memilih Solusi yang Tepat (Samsara)
• Panduan Manajer untuk Pemeliharaan Bangunan Preventif (Taylor &Francis Group)