Menguasai Manajemen Perawatan: Tingkatkan Efisiensi & Hemat Biaya

Banyak manajer fasilitas telah mencari praktik manajemen perawatan baru dalam beberapa tahun terakhir dalam upaya untuk menurunkan biaya operasional. Estimasi industri menunjukkan bahwa biaya perawatan dapat mencakup 15-40% dari total biaya produksi. Ini masuk akal karena peralatan sering dioperasikan secara berkelanjutan atau selama interval yang sangat lama untuk memaksimalkan produktivitas. Perusahaan yang tidak dapat memaksimalkan umur peralatan mungkin menemukan tantangan untuk menjalankan operasi yang menguntungkan.

Dalam panduan ini, kita akan mengeksplorasi topik manajemen perawatan secara detail. Sebagai fungsi yang semakin penting, perawatan adalah prioritas bisnis yang luas dengan sejumlah pertimbangan. Posting ini akan berfokus pada apa itu manajemen perawatan, mengapa itu penting, dan bagaimana sebuah perusahaan dapat mengembangkan peran, tanggung jawab, dan praktik untuk mengoptimalkan kinerja aset.

Anda akan mempelajari:

• Apa itu Manajemen Perawatan?
• Mengapa Manajemen Perawatan Penting?
• Peran Manajemen Perawatan
• Jenis Manajemen Perawatan
• Kualitas Manajer Perawatan yang Baik
• Sumber Daya Tambahan Manajemen Perawatan

Apa Itu Manajemen Perawatan?

Manajemen perawatan adalah disiplin yang menambahkan struktur pada semua aktivitas yang terlibat dengan perencanaan, jadwal, penyelesaian, dan pelacakan pekerjaan perawatan. Lingkup manajemen perawatan jauh melampaui bekerja dengan peralatan dan memerlukan pembuatan serangkaian proses dan kontrol yang komprehensif. Untuk melacak pesanan kerja perawatan dan aktivitas terkait dengan tepat, perlu menerapkan kombinasi alat perangkat keras dan lunak.

Penggunaan barcode aset yang digabungkan dengan scanner dapat secara drastis meningkatkan efisiensi lingkungan gudang, fasilitas, atau kantor. Untuk menyederhanakan pendekatan keseluruhan mereka, banyak perusahaan berinvestasi dalam Computerized Maintenance Management System (CMMS) untuk memusatkan seluruh operasi mereka. Jenis perangkat lunak yang sama, dikenal sebagai platform Enterprise Asset Management (EAM), sering memiliki beberapa fitur yang sama yang dapat digunakan untuk melacak aktivitas perawatan.

Mengapa Manajemen Perawatan Penting?

Saat diimplementasikan dengan tepat, program manajemen perawatan dapat memberikan beberapa manfaat bagi operasi. Karena banyak lokasi bisnis mencakup ratusan atau bahkan ribuan aset, penting bahwa sistem manajemen perawatan apa pun tetap terorganisir dan terkini. Berikut adalah hanya beberapa dari banyak cara manajemen perawatan memberikan nilai.

• Efisiensi Optimal. Membuktikan kontrol atas pemeliharaan peralatan membuat lebih mudah untuk mengambil pendekatan proaktif terhadap pekerjaan perawatan Anda daripada hanya fokus pada perbaikan dan darurat. Manajemen perawatan memberikan tim visibilitas penuh atas seluruh operasi dari platform perangkat lunak terpusat. Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi membuat jauh lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah dengan cepat dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
• Waktu Henti Terkurangi. Seperti manajemen aset, manajemen perawatan juga harus mempertimbangkan siklus hidup produk penuh dari suatu aset. Memahami bagaimana usia aset atau komponen dapat mempengaruhi kinerja membuat lebih mudah untuk membuat keputusan yang tepat tentang peningkatan sistem. Juga, menggunakan campuran teknik perawatan yang berbeda juga dapat meningkatkan waktu operasional peralatan dengan mengidentifikasi pengaturan optimal untuk setiap alat.
• Biaya Terkontrol. Perbaikan yang tidak terduga dapat mengeluarkan waktu yang signifikan dan mengakibatkan penundaan produksi serta gangguan lain. Mengelola aktivitas perawatan dengan cara yang terorganisir membuat lebih mudah untuk mengontrol biaya, termasuk lembur, spare part, dan tenaga kerja. Perencanaan yang ditingkatkan juga dapat digunakan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan stok dan memaksimalkan ruang penyimpanan.
• Keselamatan yang Ditingkatkan. Selain pedoman untuk praktik kerja yang dapat diterima yang ditetapkan oleh U.S. Occupational Safety and Health Administration, sebagian besar bisnis juga harus waspada terhadap beberapa regulasi negara bagian dan federal lainnya. Manajemen perawatan membantu dengan memusatkan informasi garansi dan pelayanan yang mungkin diperlukan selama audit dan tinjauan regulasi lainnya. Peralatan yang dipelihara dengan baik juga membantu memastikan keselamatan operator.
• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik. Gagal membuat keputusan yang tepat mengenai pemeliharaan dan perawatan peralatan dapat menyebabkan kegagalan dan insiden keselamatan. Peralatan industri besar dan sistem kompleks dapat memberikan tantangan khusus ketika berkaitan dengan perencanaan siklus hidup aset. Salah satu manfaat besar yang diberikan sistem manajemen perawatan adalah serangkaian alat pelaporan yang komprehensif. Akses ke data berkualitas dapat secara signifikan meningkatkan proses pengambilan keputusan untuk manajemen aset dan perawatan.

Peran Manajemen Perawatan

Saat banyak orang memikirkan kata "perawatan," mereka membayangkan bekerja dengan peralatan dan melakukan aktivitas pelayanan. Jenis pekerjaan ini tidak diragukan lagi adalah fungsi pusat manajemen perawatan, tetapi beberapa aktivitas lain harus diintegrasikan untuk menciptakan sistem yang benar-benar efektif. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, platform perangkat lunak CMMS dan EAM adalah cara yang bagus untuk menghubungkan beberapa alur kerja yang berbeda menjadi satu solusi. Saat mendefinisikan peran manajemen perawatan dalam organisasi, area kunci berikut harus dimasukkan.

• Manajemen Aset. Salah satu area pusat tumpang tindih antara platform CMMS dan EAM adalah fungsionalitas manajemen aset. Sebelum pekerjaan dapat dijadwalkan dengan tepat, perlu memiliki database yang akurat dari aset yang telah di-tag dan dilacak dengan baik. Untuk beberapa perusahaan, hanya melakukan penilaian lengkap terhadap aset mereka dapat menyebabkan beberapa perbaikan biaya dengan mengidentifikasi peralatan lama atau yang tidak teroptimal untuk dihapus.
• Manajemen Inventaris. Inventaris dapat dielola untuk bahan baku, produk jadi, kemasan, peralatan, dan bagian. Sebagian besar perusahaan yang bekerja dengan produk harus memelihara gudang yang terorganisir dan mencapai hitungan siklus inventaris yang akurat. Alat ini bermanfaat bagi manajemen perawatan untuk mengontrol inventaris spare part dan aset lain yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan perawatan.
• Manajemen Pesanan Kerja Perawatan. Salah satu fungsi pusat perangkat lunak manajemen perawatan adalah untuk mengorganisir pemrosesan pesanan kerja. Ini sangat penting bagi perusahaan dengan tim layanan lapangan besar yang bekerja dengan peralatan di lokasi jauh. Memiliki sistem terpusat untuk menjadwalkan, menugaskan, dan menyelesaikan tugas perawatan menjaga seluruh tim tetap selaras dan mengurangi kesalahan serta waktu henti.
• Manajemen Fasilitas. Bangunan semua jenis memerlukan banyak pemeliharaan untuk memastikan lingkungan yang sesuai untuk karyawan dan pengunjung. Peralatan seperti unit HVAC, pendingin, dan pusat data harus dilayani dan diperiksa dengan sering untuk memastikan kondisi operasional yang tepat. Manajemen perawatan adalah sumber daya penting bagi manajer fasilitas untuk memverifikasi bahwa rencana pelayanan dan perawatan yang dijadwalkan selaras dengan penggunaan yang diharapkan.
• Metrik dan Pelaporan. Manajer yang cerdas memahami pentingnya meninjau data berkualitas untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan. Ini tidak berbeda ketika berkaitan dengan manajemen aset dan perawatan. Meninjau data perawatan dapat membantu mencapai anggaran yang lebih seimbang dan meningkatkan transparansi di antara departemen. Data peralatan yang lebih baik juga membuat proyeksi biaya lebih akurat dan memberi perusahaan kemampuan untuk meninjau banyak aspek operasi pada saat yang sama. Biaya yang terkait dengan overhead pabrik, biaya fasilitas, dan sumber daya perawatan adalah hanya beberapa dari banyak titik data yang mungkin dipertimbangkan.

Seperti yang Anda lihat, manajemen perawatan memerlukan beberapa fungsi esensial bekerja bersama untuk membentuk sistem yang kohesif. Meskipun peran spesifik mungkin ditugaskan ke departemen yang berbeda berdasarkan struktur dan tujuan setiap organisasi, proses pekerjaan biasanya sangat mirip. Agar program manajemen perawatan efektif, harus ada selaras dan transparansi antara semua sumber daya yang terlibat.

Jenis Manajemen Perawatan

Aktivitas perawatan bermacam-macam, dan perusahaan di semua industri terus berinovasi dan menemukan cara baru untuk meningkatkan kinerja peralatan. Banyak jenis perawatan dapat digunakan secara bersamaan untuk memberikan jumlah pelayanan yang optimal untuk alat tertentu dalam banyak kasus. Juga layak diperhatikan bahwa tidak semua peralatan cocok untuk setiap jenis perawatan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan, dan kita akan meninjau mereka dalam bagian ini.

• Perawatan Reaktif. Seperti namanya yang menunjukkan, perawatan reaktif merujuk pada perawatan yang dilakukan ketika ada indikator yang terlihat bahwa pelayanan diperlukan. Ini dapat ditentukan dari inspeksi visual atau indikator langsung lainnya. Aktivitas perawatan reaktif biasanya dielola dengan rencana inspeksi atau audit berkala. Bentuk perawatan ini dapat sangat berguna saat melayani bagian dengan umur yang sulit diprediksi berdasarkan penggunaan atau faktor lain yang diketahui. Perawatan reaktif juga merujuk pada pekerjaan darurat atau perbaikan yang diperlukan dalam hal pemadaman yang tidak terencana.
• Perawatan Proaktif. Pendekatan proaktif terhadap perawatan memerlukan perencanaan awal untuk mengidentifikasi titik kegagalan potensial. Ini dapat dilakukan menggunakan beberapa faktor, seperti waktu atau jam operasi, yang menunjukkan pelayanan harus dilakukan. Sementara perawatan proaktif mungkin terdengar sebagai pendekatan yang diinginkan, juga mudah untuk berlebihan dan melakukan pekerjaan tambahan yang tidak benar-benar diperlukan untuk memelihara kondisi operasional yang optimal. Oleh karena itu, tetap sangat penting untuk memeriksa sistem dengan menyeluruh dan menggunakan beberapa titik data untuk meningkatkan rencana pelayanan dari waktu ke waktu. Perawatan mencegah dan prediktif adalah bentuk perawatan proaktif.
• Perawatan Mencegah (Berdasarkan Waktu). Perawatan mencegah melibatkan penggunaan pemicu berbasis waktu untuk menjadwalkan dan melakukan pekerjaan pelayanan. Jadwal yang tepat untuk setiap peralatan sering ditentukan berdasarkan beberapa faktor, seperti jumlah penggunaan yang diharapkan dan potensi aus sistem. Memantau umur pakai yang diharapkan dari bagian konsumsi juga sangat penting dengan perawatan mencegah. Diinginkan untuk mengganti bagian sebelum mereka gagal tetapi tidak terlalu cepat sehingga kehilangan waktu operasional tambahan.
• Perawatan Prediktif (Berdasarkan Kondisi). Salah satu jenis perawatan yang lebih baru disebut perawatan prediktif, juga dikenal sebagai perawatan berbasis kondisi. Sebagai metode yang menantang untuk mengontrol operasi peralatan, perawatan prediktif memerlukan penggunaan sensor dan alat pemantau inline lainnya untuk mengumpulkan data real-time. Data ini kemudian dapat digunakan untuk menetapkan parameter operasional yang menentukan kapan aktivitas pelayanan harus dilakukan. Mengingat potensi investasi dalam komponen perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan, perawatan prediktif paling cocok untuk peralatan dan sistem yang mahal yang sangat rentan terhadap kegagalan yang sangat mengganggu.

Salah satu manfaat signifikan dari manajemen perawatan dan penggunaan CMMS adalah kemampuan untuk melacak semua aktivitas dan memelihara riwayat pelayanan yang rinci untuk setiap aset. Ini tidak hanya memudahkan untuk memilih jenis perawatan yang sesuai tetapi juga menyediakan platform untuk tinjauan dan perbaikan. Tidak ada sistem atau pendekatan yang sempurna, dan pendekatan iteratif yang melibatkan perbaikan berkelanjutan selalu ide yang baik ketika berkaitan dengan perawatan.

Kualitas Manajer Perawatan yang Baik

Manajer perawatan memenuhi peran vital di antara direktur perawatan atau eksekutif tingkat atas lainnya dan supervisi serta teknisi yang melakukan sebagian besar pekerjaan pelayanan. Pekerjaan ini memerlukan campuran unik dari keterampilan teknis dan kecakapan bisnis untuk melihat gambaran besar sambil juga menangani masalah dan kebutuhan sehari-hari. Untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang posisi penting ini, mari kita lihat persyaratan pekerjaan dan keterampilan yang diinginkan dari manajer perawatan yang baik.

Mengingat kompleksitas aktivitas perawatan yang terjadi di banyak perusahaan, tanggung jawab pekerjaan manajer perawatan dapat mencakup lingkup yang luas. Beberapa area fokus signifikan meliputi:

• Mengelola semua pekerjaan terkait perawatan
• Mengkoordinasikan pekerjaan dengan cara yang memenuhi pedoman regulasi
• Memelihara inventaris spare part yang sesuai
• Mengelola teknisi pelayanan dan staf lain
• Menerapkan program perawatan yang komprehensif
• Melaporkan efektivitas aktivitas perawatan
• Mengidentifikasi cara untuk meningkatkan produktivitas aset
• Memastikan pelatihan yang memadai untuk staf

Manajer perawatan dapat memegang banyak topi, dan ada beberapa kemiripan pasti dengan tanggung jawab manajer fasilitas atau manajer aset. Sebagai posisi kepemimpinan, banyak keterampilan teknis dan soft skills juga diinginkan dalam manajer perawatan. Beberapa yang paling umum adalah:

• Kemampuan teruji untuk memimpin orang lain
• Menempatkan prioritas tinggi pada manajemen waktu
• Kemampuan untuk berputar dan beradaptasi
• Keterampilan komunikasi interpersonal yang kuat
• Keterampilan pemecahan masalah yang luar biasa
• Komitmen yang kuat terhadap kerja sama tim
• Pengetahuan dasar tentang peralatan yang relevan

Manajer perawatan harus merasionalisasikan tujuan kinerja perusahaan dengan kenyataan kemampuan peralatan. Di industri yang sangat spesialis yang melayani sejumlah besar pelanggan, seperti penerbangan dan perawatan kesehatan, risiko bahkan lebih tinggi. Ini adalah alasan utama mengapa keseimbangan yang baik antara soft skills dan pengetahuan teknis diperlukan untuk menjadi manajer perawatan yang efektif. Seperti yang telah dijelaskan di atas, hanya dengan kolaborasi yang erat antara banyak departemen perusahaan dapat menciptakan program manajemen perawatan yang kuat. Pekerjaan perawatan tidak boleh pernah terjadi dalam vakum, dan sangat penting bagi manajer untuk meminta masukan dari teknisi, operator, dan staf lain yang berinteraksi dengan peralatan.

Manajemen perawatan telah menjadi prioritas bagi banyak bisnis sebagai cara efisien untuk mengintegrasikan beberapa fungsi terpisah menjadi satu kerangka manajemen aset dan perawatan. Computerized Maintenance Management Systems telah menciptakan platform fleksibel yang dapat diintegrasikan dengan scanner dan tag aset untuk manajemen fasilitas untuk menciptakan proses pesanan kerja perawatan yang otomatis. Masa depan manajemen perawatan akan didorong oleh kemajuan teknologi yang digabungkan dengan kemampuan untuk berinovasi dan mengembangkan proses pekerjaan baru yang ditingkatkan.

Baca Lebih Lanjut tentang Manajemen Perawatan

Untuk informasi lebih lanjut tentang perencanaan manajemen perawatan, kunjungi sumber daya berikut:

• Top 5 Guidelines For Maintenance Management You Should Be Using (MaintenanceCare)
• 4 Ways Oil Refineries Can Reduce Equipment Manufacturing Overhead Costs Through Maintenance Management (Camcode)
• Modern Maintenance Management Guide (Dude Solutions)
• A Quick Guide to CMMS (Real Asset Management)
• Top CMMS Software Systems: The 47 Best Software Programs for Streamlining, Centralizing and Managing Asset Tracking and Maintenance Activities (Camcode)
• The Ultimate Guide to Asset Maintenance Management Software (simPRO)
• The Ultimate Barcode Label Buying Guide (Camcode)
• Facilities Operations & Maintenance – An Overview (Whole Building Design Guide)
• The Importance of Fleet Maintenance Management and How to Choose the Right Solution (Samsara)
• Manager's Guide to Preventive Building Maintenance (Taylor & Francis Group)